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Horarios de trabajo: consejos

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Las personas pasamos buena parte de nuestro tiempo en el trabajo. La distribución temporal de la jornada laboral interviene de manera directa en la calidad de vida y, en consecuencia, en el estado de ánimo y rendimiento de los trabajadores. Dicho de otra manera: tener horarios de trabajo saludable y flexible es beneficioso tanto para empleados como para empleadores.Consejos para establecer la jornada laboral

  1. Respeta los aspectos legales. La ley obliga a promover una organización de tiempo laboral y de descanso que permita la compatibilidad entre vida laboral y personal.
  2. Adapta los turnos de trabajo según la estructura, tamaño y objetivos de tu negocio, pero sin olvidar a las personas. Analiza tu empresa e identifica cómo organizar a las personas en turnos que no sean incompatibles con su situación personal.
  3. Distribuye los turnos de manera equitativa entre trabajadores, priorizando su salud y rendimiento en el puesto de trabajo. Esto ayudará a reducir la tasa de bajas y accidentes. Es importante que las personas sientan que no se les está pidiendo un esfuerzo injusto o exclusivo.
  4. Compensa los turnos nocturnos y el trabajo en fines de semanas y festivos. Toda motivación extra impulsa el rendimiento laboral. La compensación además de económica, puede ser en días de descanso u otro tipo de incentivos.
  5. Planifica cada horario de trabajo al detalle y haz revisiones de forma periódica. Comunica la planificación con antelación a tus empleados. Recuerda que las personas deben ser capaces también de planificar sus vidas personales.
  6. Emplea herramientas y aplicaciones que faciliten la planificación  y seguimiento de los horarios.
  7. No pierdas de vista al ciente. ¿Tu cliente espera que le atiendas en el mismo horario en el que tú trabajas? Adapta tus turnos de trabajo para tu mercado objetivo cuente con una atención adecuada dentro de su huso horario y costumbres.
  8. Clientes y empleados necesitan regularidad. Los clientes necesitan saber en qué horarios y días podrás atenderle. Los empleados necesitan poder planificar sus vidas personales con un mínimo de antelación y no a última hora. Es necesario pues, tener horarios y turnos de trabajo que no generen ansiedad o incertidumbre en clientes o empleados.

Los horarios de trabajo más convenientes para la salud y la productividad

Uno de los expertos más prestigiosos sobre salud laboral, Till Roenneberg, ha comprobado que adaptar los turnos de trabajo a los ritmos naturales es altamente beneficioso para la salud de las personas. A través de sus estudios, se ha confirmado que esta adaptación tiene enormes ventajas relacionadas con la salud y la calidad de vida.

No cabe duda de que el horario de trabajo debe adaptarse a los ritmos de cada persona; o lo que es lo mismo: ser más flexible. Pero no sólo para cuidar la salud del trabajador, sino también porque la flexibilidad aumenta la productividad y rendimiento en la jornada laboral.

De acuerdo con un estudio de la Facultad de Económicas y Empresariales de la Universidad de Zaragoza y , dirigido por Antonio Montañés, la flexibilización de la jornada laboral puede acarrear mejoras en la productividad de entre un 5 y un 9%.


Un horario flexible aumenta la productividad en la jornada laboral.
Todas las personas operamos diferente, así como las necesidades de cada sector empresarial pueden llegar a requerir turnos y horarios laborales especiales. No existe pues, un turno de trabajo que encaje perfecto con el 100% de los empleados o de los sectores. Por ello, es importante la flexibilidad. Considerar las necesidades de las personas y alinearlas con las del negocio, es crucial para una buena definición de horarios de trabajo.

Claves para optimizar el tiempo en el trabajo

  • Planifica los turnos de trabajo con antelación.
  • Facilita la rutina de turnos para que las personas no necesiten tiempos de adaptación.

  • Vigila los turnos especiales     para que los empleados tengan un descanso justo y para que la carga de estos turnos sea equitativa entre ellos.
  • Confía en tu equipo. Habla con ellos y pregúntales qué prefieren.
  • Investiga las opciones que tienes para flexibilizar la jornada de trabajo. Existen diferentes modalidades de flexibilización de la jornada, averigua cuál es la más conveniente para tu negocio y trabajadores.
  • Aprovecha la tecnología. Existen aplicaciones para realizar la planificación de turnos de los empleados de tu empresa que te ayudan a ahorrar tiempo y a mantener un control adecuado.
  • Ten en mente la ley de Pareto. Los expertos en gestión del tiempo tienen siempre en cuenta la ley del 80/20: el 20% del tiempo empleado produce el 80% de los resultados y el 80% del tiempo produce tan solo el 20% de los resultados. Identifica ese 20% de tareas que producirán el 80% de resultados.

Esperamos que los anteriores consejos te sirvan para diseñar y planificar mejor los horarios de trabajo de tu compañía. Recuerda que Plain es una herramienta sencilla que te puede ayudar en la optimización de turnos y planificación de horarios.

planilla de trabajo desde 0

Cómo hacer una planilla de trabajo desde 0

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Bien estés administrando una red de tiendas que abre los fines de semana o que gestiones una planta de fabricación que funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, el trabajo programado por turnos depende de equilibrar las necesidades de tu negocio con las necesidades de tus empleados. Desarrollar una planilla de trabajo sólida garantiza que tu empresa funcione de forma eficiente y que tus empleados puedan realizar sus tareas a niveles óptimos sin estrés ni fatigas.

Por ello, el objetivo de elaborar una planilla de trabajo es colocar los empleados correctos en los trabajos correctos en los momentos adecuados para satisfacer la demanda de los clientes.

Vamos a ver cómo hacer una planilla de trabajo desde cero, ya que independientemente del sector, el proceso de planificación de turnos de trabajo consta de 4 fases:

  • Determinar la carga de trabajo y los requisitos para cubrirla, incluidas cualificaciones especiales.
  • Planificar un modelo para elaborar turnos de trabajo reales.
  • Crear la planilla de trabajo.
  • Publicar, hacer seguimiento y ajustar los horarios de trabajo cuando sea necesario.

Determinar la carga de trabajo y los requisitos para cubrirla

Para determinar la carga de trabajo y los requisitos para cubrirla, hay que predecir la demanda de productos o servicios y traducir esa demanda a cuántos empleados se necesitan en diferentes intervalos de tiempo a lo largo de una semana o varios meses -el periodo para el que se planifique la planilla de trabajo-.

Se necesitan empleados para realizar ciertas tareas que se basan en las demandas del negocio, como las reservas confirmadas en un hotel, la cantidad de llamadas a recibir en un call center, la cantidad de pacientes de una clínica, las cuotas de fabricación, las rutas de vigilancia, etc. Y para definir esa demanda comercial necesitarás abordar algunas preguntas clave:

  • ¿Cuales son los motores de la demanda de tu negocio? Por ejemplo, si tu negocio es un call center, lo que impulsa la demanda a la que tienes que hacer frente es el número de llamadas a responder, el tiempo promedio para cada llamada y el nivel de servicio requerido. En cambio, si estás organizando la planilla de trabajo para la limpieza de un hotel, puede ser el número de habitaciones a limpiar. Identificar estos ‘impulsores’ te permite pronosticar los requisitos de personal.
  • ¿Varía la demanda del negocio según la hora del día? La identificación de los picos y valles y los periodos durante los cuales varía la demanda te ayuda a comprender la naturaleza cíclica de la carga de trabajo. Una vez que conoces ese patrón puedes saber cómo cubrir la demanda. Por ejemplo, un restaurante de comida rápida estará más ocupado de 2 a 4 o los servicios de llamadas para los servicios de emergencias serán más bajos durante la noche.
  • ¿Qué tareas son necesarias para satisfacer la demanda de tu negocio? Para responder a esta pregunta debes conocer las tareas a realizar en cada periodo de tiempo, las habilidades requeridas para realizar la tarea y la ubicación donde realizarla (si corresponde).

Para pronosticar la demanda comercial puedes utilizar tus conocimientos operativos, las predicciones ventas, los pedidos confirmados, historial de reservas/llamadas, etc. A partir de esta información puedes crear un perfil de requisitos de personal en un periodo de tiempo.

Planificar un modelo para elaborar turnos de trabajo reales

Una vez que sabes el número de empleados necesarios para cada periodo de tiempo, es hora de diseñar un marco para la elaboración de horarios reales. Este es el paso donde se define el número de turnos, la duración de los turnos, los patrones de rotación así como los días de descanso.

Hay muchos modelos en los que se basan la mayoría de las organizaciones, desde el tradicional 8×5 (donde cada persona trabaja turnos de 8 horas durante cinco días consecutivos con fines de semana libres) a entornos 24×7 donde resulta clave crear equipos donde a cada persona se le asigna el mismo turno, rotación y días libres que el resto del equipo y los turnos y rotaciones se organizan en base a los equipos.

Otras alternativas pueden ser variaciones de los anteriores como cuatro días de 10 horas, días de 12 horas, tres días de 13 horas u horarios de semana laboral comprimidos.

También debes tener en cuenta otras restricciones al seleccionar la duración del turno y el patrón de días de trabajo/descanso. La regulación en materia laboral, los acuerdos sindicales y las propias normas de la empresa pueden restringir la cantidad de días de trabajo consecutivo y las horas trabajadas o requerir un periodo de descanso mínimo entre las asignaciones.

Aunque la primera vez que se diseña el modelo de planilla de trabajo puede suponer un gran esfuerzo, una planificación de turnos de turnos bien diseñada te ahorrará incidencias por falta de personal, te ahorrará dinero y tus clientes y empleados estarán más contentos.

Crear la planilla de trabajo

A partir del modelo de turnos de trabajo que se haya establecido ya se puede crear la planilla de trabajo real, simplemente asignando a los empleados los turnos correspondientes. Para ello, utiliza la información sobre disponibilidad, cualificación, costes laborales y el número de empleados requerido para cada periodo de tiempo.

El objetivo aquí es crear el mejor horario posible donde el número de trabajadores incluido en la planilla de trabajo coincida con el número ideal de empleados que se requieren en cada periodo al tiempo que se respetan las normas laborales y las preferencias de los empleados tanto como sea posible.

También es importante configurar una jerarquía acerca de las restricciones (habilidades requeridas en cada puesto, días de descanso necesarios, horas mínimas y máximas, preferencias de los empleados) para poder priorizar cuando haya restricciones en conflicto.

Publicar, hacer seguimiento y ajustar los horarios de trabajo

Es necesario revisar de forma continua y optimizar el cronograma planificado debido a los cambios de última hora en la demanda del negocio o la disponibilidad de los empleados. En muchas ocasiones hay que ajustar la planificación bien porque un empleado enferma o por circunstancias de la producción.

Realizar todas estas tareas a mano o en una hoja de cálculo requiere mucho tiempo y es difícil debido a las fluctuaciones de la carga de trabajo, las frecuentes solicitudes especiales de los empleados, los cambios de última hora y, en muchas ocasiones, la alta rotación de empleados. Además, la planilla de trabajo muchas veces debe cambiarse cuando un empleado llama porque está enfermo y no puede trabajar.Sin las herramientas adecuadas, se invertirá una gran cantidad de tiempo en estas tareas, tiempo mejor empleado en actividades más críticas para el negocio que ayuden a generar más ingresos.

Plain te permite planificar los turnos de trabajo de tu equipo de forma inteligente, sencilla y rápida: solo tienes que introducir las reglas para organizar los turnos y la información acerca de cada empleado y Plain se encarga de elaborar planificaciones inmediatas que puedes compartir con tus empleados en cuestión de segundos.

Pruébalo ahora gratis y comienza a programar los turnos de tu equipo de forma fácil y ágil.

que son los turnos de trabajo

Qué son los turnos de trabajo

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Los turnos de trabajo son un tipo de programa de trabajo en el que grupos de trabajadores -que, por lo general, realizan el mismo tipo de trabajo- rotan a través de periodos establecidos a lo largo del día. El trabajo por turnos es común en entornos de producción donde se realizan tareas repetitivas y la actividad se desarrolla durante todo el día o en intervalos de tiempo superiores a las 8 horas habituales.

Ejemplos de sectores donde se divide la producción en turnos de trabajo son la industria, los comercios y franquicias, las clínicas y servicios médicos, hostelería y restauración, o servicios de asistencia a emergencias.

Para que este tipo de organización de la carga de trabajo en empresas sea efectivo, tanto para atender la demanda de clientes como para adecuar los turnos para los trabajadores sin afectar la productividad y su calidad de vida, se requiere una planificación apropiada que integre las necesidades del negocio y de las personas del equipo.

Cómo organizar horarios y turnos de trabajo que funcionen

Las dificultades para programar turnos de trabajo pueden causar problemas importantes para los clientes, la actividad del negocio y los miembros del personal por igual. Vamos a ver algunos consejos para facilitar la organización de turnos de trabajo.

Conoce tu negocio y los picos de trabajo

Factores como la demanda de los clientes o la distribución de la planta de producción juegan un papel clave en la forma de organizar los turnos de trabajo.

Es importante observar las tendencias respecto a las necesidades de personal que tiene tu negocio. Por ejemplo, es posible que por las tardes haya más personas que solicitan una cita en tu clínica porque es cuando no están trabajando y tienen disponibilidad, o que los fines de semana la ocupación en tu establecimiento se multiplique frente a los lunes.

Tener en cuenta cuándo se necesita más personal es esencial para evitar situaciones en las que tus clientes se sientan desatendidos o que están recibiendo un servicio mediocre debido a la escasez de recursos. Y también lo es para minorar el estrés de los trabajadores porque sienten que se les está pidiendo demasiado al esperar que cada uno haga el trabajo de varias personas porque no se anticipó el pico de trabajo.

Para poder llevar a cabo una planificación efectiva de los turnos de trabajo, necesitas conocer las tareas a realizar que requieren rotación de personal, los perfiles profesionales que se requieren en cada turno y el número de personas para cada puesto, cuándo se necesita incluir excepciones o refuerzos, la localización donde se desarrolla la tarea (si se dispone de distintas ubicaciones o el servicio se presta en las instalaciones del cliente), el comportamiento de la demanda por parte de clientes, y si hay cuestiones a considerar por parte de proveedores (por ejemplo, si un proveedor solo entrega mercancía tres días por semana por las mañanas).

A su vez, existen ciertos aspectos legales a respectar a la hora de organizar turnos de trabajo. Por lo que es recomendable que revises el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, el Arts. 1 y 2 del Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo y la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales. La legislación vigente estipula que las empresas tienen la obligación de promover la organización de tiempos de trabajo y descansos que permitan compatibilizar la vida laboral y personal a los trabajadores. Y te será de ayuda para conocer los límites a la hora de asignar determinados turnos de trabajo, por ejemplo, los turnos de noche.

Conoce a tu equipo

Es importante comunicarse con el equipo tan regularmente como sea posible. Esto te permitirá organizar turnos de trabajo que tengan en cuenta sus necesidades y las franjas horarias en las que pueden trabajar mejor.

Teniendo en cuenta que el trabajo por turnos puede conllevar alteraciones del sueño o en la alimentación -especialmente cuando hay turnos de noche-, se recomienda distribuir de la forma más equitativa posible las rotaciones en los turnos de trabajo y hacerlo de forma gradual para afectar lo mínimo posible el sueño natural de los empleados.

Sin embargo, si conoces a tu equipo es posible que sepas que hay personas del equipo que prefieren levantarse muy temprano y que pueden trabajar durante las primeras horas de la mañana en las que la mayoría de las personas prefieren dormir/llevar su hijos al colegio.

Equilibrar los turnos de trabajo, los descansos y tener en cuenta las necesidades de los trabajadores es bueno para su salud y estabilidad emocional, pero también lo es para mantenerlos motivados, mejorar su productividad y reducir la tasa de incidencias, accidentes y bajas laborales.

Planifica los turnos de trabajo por adelantado

Para que los trabajadores puedan tener estabilidad en sus vidas necesitan poder organizar su tiempo libre. Y esto es imposible si conocen los horarios de trabajo con un día de antelación o si en su día libre reciben llamadas de urgencia para que acudan al trabajo.

Los empleados tienen una vida personal y tienen familia, amigos, responsabilidades y tareas diarias que realizar. Por esto, es importante planificar los turnos de trabajo con suficiente antelación.

Es cierto que hay situaciones que no se pueden prevenir como enfermedades graves o el fallecimiento de un familiar, pero si trabajas con una plataforma de gestión de turnos de trabajo es posible organizar los horarios con mayor simplicidad y rapidez y con el menor impacto en la actividad de tu equipo y de tu negocio.

Respeta las solicitudes de tiempo libre y otras circunstancias

Hay muchos factores que determinan las horas en las que las personas prefieren estar en el trabajo, como poder compaginar el trabajo con su vida familiar. En otras ocasiones, hay personas que prefieren trabajar solo los fines de semana porque estudian entre semana. O a quienes les gusta programar con meses de antelación sus vacaciones y esperan poder tener ese tiempo libre.

Haz todo lo posible para tener en cuenta las preferencias y los periodos en que las personas han indicado que no pueden trabajar. No siempre es posible acomodar todo al crear un programa de turnos, pero al menos hay que estar al tanto de los posibles conflictos y hacer todo lo posible para mantener contentos a los miembros del equipo

Con Plain puedes planificar los turnos de tu equipo de forma inteligente y añadir todas las reglas que necesites: vacaciones, lactancias, reducciones de jornada, horas extra, bajas, horas máximas entre descanso y descanso… y más. Y también es posible añadir excepciones a las reglas comunes para que la configuración de tu planilla de trabajo sea perfecta.

Aprovecha la tecnología

Programar turnos de trabajo con hojas de cálculo y llevar de cabeza todas las reglas a tener en cuenta es complejo y con frecuencia da lugar a conflictos o errores de planificación.

Sin embargo, aplicaciones como Plain te ayudan a planificar, comunicar y gestionar el día a día de los turnos de trabajo de tus trabajadores de forma sencilla y eficaz.

Plain te permite planificar turnos de trabajo con la flexibilidad que necesita tu negocio, incluir todas las reglas e información importante sobre la disponibilidad de tus empleados y obtener planificaciones inmediatas que tu equipo podrá conocer al momento.

Puedes empezar una Prueba gratis o solicitar una demo con nosotros y sin compromiso te mostraremos todas las características de Plain y cómo puede ayudarte a planificar tus turnos de trabajo de forma inteligente.