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Organigrama: tipos y ejemplos

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Un organigrama es una herramientas más útiles y a su vez más desvalorizadas de las empresas. Se tiene un concepto equivocado de ellos y es que en realidad, más que ser un instrumento de ordeno y mando es una herramienta que nos facilita poder saber a quién contactar en cada caso y ocasión. Un organigrama es de suma utilidad y todas las empresas deberían tenerlo bien desarrollado y actualizado en todo momento.

¿Qué es un organigrama?

Un organigrama es ese esquema que de forma horizontal u horizontal plasma y muestra la estructura organizacional e interna de la empresa. Es decir, en un organigrama se pueden y deben ver todos los puestos de trabajo y roles que hay en la compañía y su situación con respecto al resto.

De forma gráfica y visual podremos identificar en todo momento qué roles están en nuestra empresa, de qué área se responsabilizan, a quién hay que reportar y qué vías hay que seguir en cualquier circunstancias.

Es un documento que debe realizar el departamento de Recursos Humanos y estará supervisado / confirmado por la dirección de la empresa.

El organigrama es fundamental para todos los integrantes del equipo, debe estar siempre actualizado ante los posibles cambios de roles y de personal y todos deberíamos tenerlo como algo de uso habitual en nuestro día a día.

Debe ser público para todos y que así en cualquier momento se pueda consultar para acceder a un rol determinado de forma acertada.

Utilidades de un organigrama

Un organigrama ahorra tiempo y también hace que las cosas funcionen correctamente fluyendo las tareas y responsabilidades.

Además, un organigrama va a ayudar también a la propia empresa a organizarse mejor en cuanto al persona disponible. A veces tenemos un equipo mal ubicado – distribuido, del que no estamos sacando el máximo partido y rendimiento. Tenerlo expuesto gráficamente nos permite mover piezas allí donde más se necesitan o donde pensamos que van a ser más útiles para el desempeño de la estrategia global de la compañía.

Es más útil de lo que pensamos y nos va a dar claves para conocer el funcionamiento de nuestra empresa a niveles que ni podemos imaginar. Podremos gestionar nuestros recursos de personal de forma más inteligente.

Por supuesto, no debemos olvidar determinados aspectos a los que nos ayuda un organigrama:

  • Definir objetivos: aunque parezca que no, con un organigrama vamos a establecer objetivos más reales para nuestra empresa. A menudo marcamos objetivos que no son alcanzables con el personal que tenemos y con el organigrama los adaptaremos más a la realidad.
  • Hoja de ruta para empleados: muchas veces los empleados están perdidos y no saben a quién acudir para que solventen sus necesidades y/o revisar una tarea. Con un organigrama tendrán una hoja de ruta y siempre sabrán a quién consultar en cada momento y situación.
  • Establece una relación sana de jerarquía. La jerarquía no es negativa pero está mal vista ya que se hace un uso incorrecto de la misma. Es necesario tener un responsable por departamento y área que establezca parámetros y pueda organizar al equipo y al trabajo.
  • Nos va a ayudar a identificar cuando hay fallos de personal por falta o por sobra. Un fallo en la estructura organizacional de la empresa puede causar auténticos desastres. Mucho mejor poder detectarlos.
  • Ayudará a gestionar la comunicación entre la dirección y los empleados tanto de forma vertical como horizontal para que todo el mundo esté siempre informado de la forma correcta.

Por último y no menos importante, un organigrama nos va a ayudar a detectar fallos de jerarquía porque si tenerla es importante, detectar sus fallos o faltas, mucho más. Como decíamos, tener una jerarquía es positivo pero debe estar bien diseñada para que no haya demasiados escalones y todo dificulte el tránsito de la información y el trabajo.

Tipologías de organigrama

Como en la mayoría de documentos y herramientas que utilizamos en nuestra empresa, existen diferentes tipologías según lo que necesitemos exponer y realizar. En el caso de los organigramas es igual y antes de ponernos a realizar el nuestro es mejor conocer los que tenemos a nuestra disposición.

¿Qué información vas a verter en el organigrama?

Según la info que necesites plasmar puedes escoger entre los siguientes tipos de organigrama:

  • Organigrama informativo
  • Organigrama analítico
  • Organigrama formal
  • Organigrama informal

¿Qué tipología de organización tienes?

En este caso, las tipologías de organigrama que más encajarán a tus necesidades son:

  • Organigrama jerárquico
  • Organigrama matricial
  • Organigrama plano

¿Cómo quieres que sea su representación visual?

El formato influye y mucho en cualquier herramienta de gestión de una empresa. Un organigrama no va a ser menos.

  • Organigrama vertical – en forma de pirámide
  • Organigrama horizontal – de izquierda a derecha / por columnas

¿Qué necesidades tiene la empresa?

Las empresas tienen cada una su personalidad y sobre todo, sus necesidades. De ahí que se derive que hay que adaptar los documentos a esas necesidades y requerimientos. El organigrama también lo hará y puedes elegir:

  • Organigrama general
  • Organigrama integral

Cómo crear un organigrama de valor

Crear y diseñar un organigrama no es poner todos los empleados de la empresa en un cuadro y tirar líneas. Si vamos a hacer eso, mejor no hacer nada. Para implementar el organigrama de tu empresa de forma eficaz y efectiva puedes seguir estos tips:

  • Trabaja por grupos
  • Ten una visión global
  • Decide de forma objetiva la dependencia de los empleados
  • Crea un organigrama visual y sencillo

Con estos tips ya puedes realizar un buen organigrama para tu empresa. La gestión del equipo de trabajo es fundamental y proporcionarles un mapa de ruta te ayudará en gran medida a que todo el mundo sepa dónde se encuentra.

recursos humanos

¿Qué son los Recursos Humanos?

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Los Recursos Humanos, ese gran usado pero poco conocido. El departamento de recursos humanos de las empresas es el “cajón desastre” al que todos acudimos cuando necesitamos algo y no sabemos bien cómo gestionarlo o quién es el responsable. A pesar de cómo lo utilizamos el departamento de Recursos Humanos de toda empresa tiene unas tareas muy bien definidas y que todos deberíamos conocer para poder sacarles el máximo provecho. Indaguemos más y más en qué son los recursos humanos.

¿Qué son los Recursos Humanos? Definición

Los Recursos Humanos son precisamente esos recursos de la empresa que se destinan a la gestión de las personas y todo lo relacionado con ellas. El equipo humano que tenemos en nuestras compañías es nuestro baluarte y hay que saber tratarlo de forma directa y constructiva. Que sean felices y estén cómodos influye directamente en la productividad y lo que ofrecen a la empresa por lo que hay que destinar y dedicar recursos a ellos.

De esto se encargan y responsabilizan los recursos humanos y por lo tanto se crean departamentos específicos para tal efecto. Son los conocidos departamentos de Recursos Humanos.

Tareas y responsabilidades de los Recursos Humanos

Si tenemos en cuenta que los Recursos Humanos van a gestionar todo lo relacionado con las personas de nuestra empresa, podemos deducir que las tareas y responsabilidades que tienen en su haber son.

  • Contratación de personal – reclutamiento
  • Selección de personal necesario para la empresa
  • Onboarding – bienvenida del personal nuevo de la empresa
  • Formación de personal
  • Gestión de talento – promoción interna
  • Resolución de conflictos entre el equipo
  • Puente de comunicación entre el equipo y la alta dirección
  • Gestión de nóminas y salarios
  • Decisión y ejecución de despidos
  • Comunicación interna de la compañía
  • Gestión de control horario

Y otras tareas añadidas que dependerá de cómo esté diseñado el organigrama de la empresa y el reparto de funciones en la misma. Todo lo que tenga que ver con la gestión de personas puede estar dentro del departamento de Recursos Humanos pero siempre entendiendo que si asume más responsabilidades necesitará de personal adecuado para tales efectos.

Origen de los recursos humanos

Estamos muy habituados a tratar y trabajar con departamentos de recursos humanos pero no sabemos muy bien el origen del mismo algo realmente útil para entender lo que abarca y hasta donde llega cada sección de la empresa a la que pertenecemos.

Los Recursos Humanos como tal dentro de una compañía tiene origen en el economista John R. Commons que acuñó el término por primera vez en su libro “Distribución de la riqueza” publicado en 1884. A partir de entonces el término tuvo que esperar unos años más, hasta 1910 para ser popularizado y que las empresas hicieran uso del mismo.

De hecho, si queremos encontrar un momento histórico en el que los Recursos Humanos tuvieron su esplendor hay que remontarse a la Primera Guerra Mundial (1914 – 1939) y la Gran Depresión (1939 – 1938).

A día de hoy, los profesionales de esta área están trabajando para cambiar la denominación ampliando así el término hasta títulos como Gestión de personal, departamentos de personas, People o incluso, Happiness departament.

¿Por qué una empresa necesita de Recursos Humanos?

Teniendo en cuenta que el valor humano, el equipo de personas que conforman tu empresa es el activo más valioso que tenemos para poder desarrollar nuestra actividad, está claro que se necesita un buen departamento de Recursos Humanos para dar soporte a todos los que participan en la compañía.

Las personas estamos compuestas de emociones que se ven afectadas por las circunstancias de la vida y todo afecta a nuestro rendimiento laboral y profesional. Por lo tanto, si queremos que todos los que trabajan en una empresa estén bien enfocados, sean productivos y estén bien necesitan apoyo en todas las áreas de su trabajo y eso incluye a sus emociones y resolución de situaciones de forma exitosa.

Ahí es donde entra en juego el departamento de Recursos Humanos. Dará atención y cubrirá las necesidades de los empleados de la compañía remando a favor de aumentar el índice de felicidad y por ende, conseguir mayor rendimiento y productividad.

Digitalizar los Recursos Humanos

Como todos los departamentos de las empresas, el de Recursos Humanos también tienen que actualizarse y por consiguiente, que sumarse a la digitalización.

Un departamento correctamente digitalizado optimizará los recursos, reducirá errores y ofrecerá mejores soluciones para todos los implicados. Gracias a Plain se conseguirá que todo funcione mejor, que la información fluya entre los afectados y que el trabajo sea más productivo y funcional. Pruébalo ahora y podrás evaluar tú mismo los resultados y beneficios.

ley de control horario

Guía del Registro de la jornada laboral

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El Registro de la Jornada Laboral de los trabajadores no es algo que se pueda realizar de cualquier manera. Hay que estar bien atentos al procedimiento y a todos los detalles de cómo se hace. ¿Qué implica el registro de la jornada laboral? ¿Para qué se hace? ¿Quién tiene que llevarlo a cabo? Desde la última Ley de Registro Horario han cambiado y mucho las cosas así que tomemos buena nota del cómo y el qué.

Qué es el registro de la jornada de trabajo

El 8 de marzo de 2019 entró en vigor el Real Decreto 8/2019 sobre el Registro de la Jornada Laboral. A partir de entonces, todas las empresas deben registrar la jornada laboral de sus empleados sea cual sea su puesto, actividad y rol.

A partir de esta nueva obligación de las empresas se pretende disminuir el fraude por jornadas laborales demasiado largas o que suman horas no cobradas (se evita que estas horas extraordinarias no se abonen al trabajador que las realiza).

De esta forma y gracias al nuevo registro de la jornada laboral el trabajador podrá acreditar ante un juzgado las horas realizadas y que estas no han sido abonadas.

Desde la entrada en vigor de esta Ley toda empresa está obligada a tener un sistema de registro de jornada para todos sus empleados y se debe realizar de forma pulcra para evitar posibles sanciones descritas aquí.

Para poder cumplir con las obligaciones del registro de la jornada laboral es importante conocer sus detalles y diferentes casuísticas específicas así como sus obligaciones.

Obligaciones para la empresa de la ley de registro de jornada laboral

Como empresa hay determinadas obligaciones que esta debe cumplir a la hora de implementar y ejecutar la Ley de Registro Horario. Las empresas por lo tanto deben estar muy alerta de cumplir estas obligaciones porque serán sobre las que se rija la Administración ante cualquier inspección.

Las dos obligaciones más importantes y básicas son:

Registro diario:

El registro de la jornada laboral de los empleados debe ser diario. Es decir, todos los días de trabajo de los mismos. No es ni semanal ni mensual sino diario. De lunes a domingo si durante todos los días hay al menos, un empleado realizando su trabajo (ya sea en oficina o remoto).

Registro de entrada y salida:

El registro horario se realiza a la entrada del empleado y a la salida del mismo. Es decir, no hay que registrar las pausas o salidas y entradas durante la jornada (las pausas) sino el cómputo total de la jornada (al entrar y al salir). Esta obligación se cumplirá de esta forma siempre y cuando el convenio específico no determine lo contrario.

Registro de las pausas en el trabajo

De forma habitual, las pausas realizadas durante la jornada de trabajo no se contabilizan en el registro horario. No es obligatorio su registro pero si la empresa lo considera oportuno para llevar un control de productividad de su equipo sí se puede pedir que lo chequeen. Este punto ya quedará a criterio de la empresa puesto que no es una obligación de la ley.

Si la empresa considera que quiere realizar una visualización de las pausas de sus empleados es muy importante y aconsejable que lo haga porque ante un posible enfrentamiento con el trabajador este podrá acreditar que lo que se considera como jornada laboral es el tiempo desde la entrada hasta la salida, no imputan las pausas (si por ejemplo el empleado se queda más tiempo para compensar las pausas esto será considerado como tiempo extra de trabajo que hay que abonar y no como compensación de pausas). Será la empresa entonces la que tendrá que demostrar y acreditar de forma fehaciente que el empleado se ha tomado determinadas y extras pausas no justificadas.

Soporte para el control horario de la jornada

La duda más recurrente de las empresas es cómo se realiza el control horario de la jornada de trabajo. El formato, el soporte, la forma fue uno de los grandes escollos en 2018 cuando entró en vigor la Ley que todas las empresas debían ejecutar de forma inmediata.

Para empresas de gran volumen de plantilla era algo que ya estaba más asumido y la mayoría de ellas contaban con fórmulas sobre todo electrónicas para el registro de la jornada de trabajo (huella o similar al entrar / salir de las instalaciones o de su trabajo). Pero las empresas medianas y pequeñas tuvieron que hacer inversiones para adaptarse a esta nueva ley.

En este punto la Ley no especifica si el registro se debe hacer de forma manual (por escrito manual) o electrónico. Por lo tanto, cualquier fórmula es válida para la Administración. Eso sí, debe ser un procedimiento que garantice que nadie puede alterar y modificar los horarios y datos registrados.

Un Excel, un papel con firma, un sistema electrónico con huella conectado a una solución como Plain para la recogida de las horas y gestión de las mismas… Todo es válido y dependerá de lo que cada empresa pueda acometer según sus circunstancias (de personal, económicas, de recursos y de necesidades).

Lo que sí hay que tener en cuenta son dos puntos: el primero como decíamos que sea un método que no permita la alteración de los datos y por supuesto, el segundo, que no suponga un gasto económico para el empleado. Es la empresa la que tiene que hacerse cargo de todo.

Una empresa no puede obligar a un trabajador a utilizar sus propios soportes para realizar dicha tarea de control horario (se conoce ya la sentencia en contra de Telepizza que obligaba a sus repartidores a utilizar sus propios teléfonos móviles para el registro de la jornada laboral). Igualmente, el Tribunal Supremo también ha considerado que los GPS no son un sistema válido para el registro de la jornada laboral ya que no tienen en cuenta el antes y el después de que la persona entre – salga del vehículo.

Es importante tomar en cuenta todos estos detalles para realizar correctamente el registro horario.

Qué otros datos hay que recopilar

Además de la hora de entrada y salida de los empleados a su puesto de trabajo, el Estatuto de los Trabajadores también recoge otras obligaciones a la hora de realizar dicho registro de tiempo de trabajo.

Es decir, no solo están incluidos los empleados que trabajan a jornada completa sino que los que tienen jornada parcial o teletrabajan por ejemplo así como los que están fuera de un espacio físico de trabajo (repartidores, técnicos de campo, etc) también están obligados a realizar el control horario de su jornada de trabajo.

Por supuesto, queda reflejado que hay que realizar un control exacto de las horas extraordinarias realizadas y estas deben aparecer en la nómina del trabajador reflejadas.

Tiempo de conservación del registro horario

¿Cuánto tiempo hay que tener guardado y almacenados los datos de la jornada de trabajo? La empresa no puede a final de cada mes borrar ni machacar los datos recopilados de las jornadas de trabajo de sus empleados.

De hecho, será durante un periodo de 4 años el tiempo en el que una empresa debe guardar los datos recopilados de registro de la jornada de trabajo.

Todo empleado y representantes de los mismos tienen derecho a visualizar estos datos en cualquier momento.

Los convenios colectivos

Según cada convenio colectivo esta ley puede tener puntualizaciones específicas y que se lleve a cabo de una u otra forma determinada. Sea como sea y afecte como afecte cada convenio y sus particularidades lo que jamás quedará exento es la obligación de cumplimiento de esta Ley así cómo que se haga un registro diario de las jornadas de trabajo.

¿Hay trabajadores exentos?

En principio y a rasgos generales, no, ningún trabajador (sea el cargo que sea) está exento del registro horario. Todos deben “fichar” su jornada de trabajo al entrar y al salir.

Perjuicios para el trabajador

¿Puede un empleado estar preocupado por esta ley? En principio, si hace las cosas bien y cumple con sus obligaciones de trabajo y horario, no tiene ningún perjuicio para él. Otra cosa es si no está cumpliendo con su horario. El empresario puede hacer uso del registro horario para descontar el tiempo no trabajado de la nómina del mismo.

Al igual que la empresa estará obligada al pago de las horas extraordinarias registradas, el empleado deberá cumplir con su horario y si no, como ya hay alguna empresa que lo ha realizado, se puede conectar el reloj de registro con la producción de las nóminas y que automáticamente se descuente el tiempo no trabajado.

Por supuesto, una empresa podrá utilizar los datos extraídos para justificar un despido por incumplimiento reiterado del horario establecido así como por generar algún tipo de fraude con esta base.

Si quieres cumplir a rajatabla con la Ley de Registro Horario lo mejor es que tengas una gestión constante y perfecta de los horarios de tus empleados. Estar al día de forma saludable y cómoda también afectará a la productividad del equipo. Con Plain puedes llevar a cabo este registro horario de forma excepcional. Prúebalo ahora gratis.