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Cuadrante de turnos de trabajo: claves

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¿Sabes cómo hacer un cuadrante de turnos de trabajo a nivel ninja? Si no sabes, te enseñamos y si ya los estás haciendo, te enseñamos a ser un auténtico pro de los cuadrantes de turnos de trabajo.

Porque una vez que los hagas con estas claves, ya jamás volverás a hacerlos de forma manual y como antes. ¿Por qué? Porque verás lo eficientes a la vez que fáciles que son.

Un cuadrante de turnos de trabajo bien hecho es fundamental para que tu empresa funcione correctamente. No hay nada peor que un equipo mal organizado, que no sepa cuándo tiene que trabajar o lo que es más grave, que tu plantilla no esté equilibrada por turnos.

Tener un turno de trabajo muy potente en unas características profesionales y muy débil en otras es horrible para sacar un trabajo de calidad hacia delante. Un turno de trabajo con personal descontento por no haber tenido en cuenta sus necesidades horarias, avecina debacle.

Olvida ya estar expuesto a la catástrofe y conoce al detalle las claves más eficaces además de las más desconocidas de cómo hacer un cuadrante de turnos de trabajo.

¿Qué es un cuadrante de turnos de trabajo?

Un cuadrante de turnos de trabajo es esa herramienta que te va a hacer la vida muchísimo más fácil en tu empresa – negocio – trabajo. Si tienes una plantilla que funciona por horarios y turnos, necesitas sí o sí un cuadrante de turnos de trabajo.

En el cuadrante de turnos de trabajo incluirás:

  • Los turnos disponibles: dependiendo del horario de tu empresa, serán unos u otros. Hay empresa que tienen 2 turnos (mañana y tarde), 3 turnos (mañana – tarde – noche).
  • Las personas implicadas en cada turno: dependiendo de tu personal, de los que hay disponibles en cada franja horaria y de los que asignes a ellas, aparecerán en tu cuadrante unos empleados u otros.
  • Los horarios de tus turnos: no todos los turnos tienen los mismos horarios y eso, debes tenerlo en cuenta.

Con todo esto, tendrás que elaborar tu calendario de turnos de trabajo y con él… vivirás más tranquilo.

Diferencias entre calendario y cuadrante de turnos de trabajo

En realidad hay pocas o ninguna diferencias entre ambos. Un calendario de turnos de trabajo es en base, lo mismo que un cuadrante. Los puedes hacer – construir como tú consideres y necesites. Incluye en ellos la información que tú creas que es útil más que para ti, para tu equipo y el correcto funcionamiento de tu empresa.

Crea tu cuadrante o tu calendario. Llámalo como quieras pero ponte a ello. No dejes esto al azar o anotado en un papel mal hecho. Eso ya pasó y tanto tú como tu empresa tenéis que evolucionar.

Claves del cuadrante de turnos de trabajo

Ahora sí, descubramos esas claves que van a hacer que tu cuadrante sea maravilloso. Porque queremos que sea perfecto. Queremos que cuando lo termines, estés deseando hacer otro. Que tu equipo se sorprenda y maraville con tu cuadrante y estén motivados a trabajar sólo de verlo.

Además de los tips que hemos detallado anteriormente, aquí añadimos 4 claves fundamentales para completar tu cuadrante de forma excepcional.

Soporte

Elige un soporte cómodo para ti, que te sea familiar y con el que sientas confianza. ¿El que sea? Bueno, eso no. Si vas a coger un folio – libreta y bolígrafo, te diríamos que estamos en el siglo XXI, en plena transformación digital y que hay que avanzar.

¿Un Excel? Pues preferiríamos que tampoco porque hay herramientas como Plain que son mucho más eficaces pero bueno, si para empezar te sientes más cómodo y con mayor confianza… Ok pero sabiendo que hay que cambiarlo lo antes posible a un software que con unos parámetros que incluyas una vez, haga el trabajo solo y de forma súper eficaz.

Responsable del cuadrante

Esto debe ser una responsabilidad de una sola porque como haya varias personas “que metan mano” estamos / estarás perdido. El caos será vuestro mejor amigo a no ser, que tengáis una herramienta de gestión que ayude a hacerlo todo fácil y que cada uno tenga su rol asignado. Así podréis ver los cambios que hace cada uno, habrá avisos de modificaciones, etc.

Comunicación y difusión del cuadrante

Cuando tengas el cuadrante debes pensar en las formas de comunicación y difusión del mismo. De poco o nada va a servir tu cuadrante si nadie de tu equipo lo ve ni tiene acceso. Es un documento que hay que compartir y que debe servir como guía de trabajo.

Si el equipo no lo ve, si no tiene acceso, si no puede consultarlo para saber cuándo tiene que trabajar ¿de qué sirve el cuadrante de trabajo? Pues para que pierdas el tiempo haciendo algo que no vas a poner en práctica. Más claro…

Analiza las vías de difusión del mismo que tienes disponibles y cuáles son las más efectivas para que lleguen a todos de forma rápida, concisa y con facilidad de acceso (que no de modificación).

Actualización del cuadrante

Y por último, determina cuándo se puede actualizar el cuadrante. ¿Por qué? Porque cuando un cuadrante está terminado y por ejemplo los turnos de una semana están hechos y ya se ha comunicado y mostrado a tu equipo, no es eficaz que se esté cambiando cada día.

Si hay modificaciones que sean por una máxima urgencia. Si no, no los aceptes porque puede que el resto del equipo ya haya creado sus planes según los horarios que tú has marcado. Evita locuras y descontentos. Crea un protocolo saludable para todos. Puede que al principio sea difícil de aceptar pero con el tiempo, todos lo agradecerán.

Ahora es el momento de crear tu cuadrante de turnos de trabajo. Nosotros te invitamos gratis a probar Plain. Seguro que todo te resultará más fácil y verás los resultados muy pronto.

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Qué es un calendario de turnos de trabajo

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Sin calendario de turnos de trabajo, no se puede planificar. Sin calendario de turnos de trabajo, tu empresa será un auténtico caos. Si quieres que todo funcione, que todo fluya y que todo tu equipo sepa cuándo tiene que trabajar, necesitas un calendario de turnos de trabajo.

¿Qué es un calendario de turnos de trabajo?

Si tienes una empresa en la que trabajan varias personas cubriendo la misma actividad, necesitas un calendario de turnos de trabajo. Es la forma más eficaz, ágil y eficiente de organizar quién trabaja en cada momento del día, de la semana y del mes.

Con un calendario de turnos de trabajo vas a conseguir poner orden en tu negocio. Gracias a un calendario de turnos de trabajo cada empleado y miembro del equipo tendrá de forma visible, ordenada y optimizada, asignados sus turnos de trabajo en tu empresa.

Así, todo el mundo sabrá cuando tiene que trabajar, cuando descansa y tú, podrás vivir tranquilo. Con un calendario de turnos bien hecho, nada puede salir mal. Evitarás que un turno esté saturado de empleados y por el contrario, otro “cojee” de personal.

Por qué necesitas un calendario de turnos de trabajo

Porque quieres un negocio saludable. Porque quieres vivir tranquilo y sobre todo, deseas que tu negocio funcione a las mil maravillas. Por eso, necesitas un calendario de turnos de trabajo bien elaborado, que contemple todas las necesidades y además, que siempre esté actualizado con todos los cambios que surjan al minuto.

Si tienes una empresa o negocio en el que se conjugan varios empleados a la vez y tienes que cubrir diferentes franjas horarias, es indispensable que tengas un calendario de turnos de trabajo. Y a estas alturas, ya no vale con uno “cutre” y a mano en el que abunden los tachones.

A día de hoy, en el siglo XXI, en la era digital, tu calendario de turnos de trabajo tiene que estar a la altura. Un calendario de turnos no es tarea sencilla y se irá complicando a medida que tu plantilla aumente. Cuanto más personal tengas, más difícil puede tornarse todo… O no. Todo dependerá de las herramientas en las que inviertas para esta tarea.

Tu negocio es un restaurante, un almacén o empresa de fabricación en la que se trabaja durante varios turnos diarios y semanales, un hospital, una residencia… Hay infinidad de empresas que necesitan contar con un calendario de turnos de trabajo.

Las necesidades de un calendario de turnos de trabajo

Hacerlo, componerlo y actualizarlo, suele ser una tarea del departamento de recursos humanos o en su defecto, del gerente o responsable de cada área. Sea quien sea el responsable, siempre hay que tener presente que el calendario debe estar optimizado y adecuado a dos grandes referencias:

  • Las necesidades de la empresa.
  • Las necesidades de los trabajadores.

Hacer un calendario de turnos de trabajo sólo pensando en lo que la empresa necesita y obviando a los trabajadores, no va a funcionar. Reinará el desánimo y la desidia hasta llegar al enfado con la dirección. Desarrollar un calendario sólo atendiendo a lo que los trabajadores quieren al cien por cien, tampoco va a funcionar porque es muy difícil “contentar” a todos en todo momento.

En un calendario de trabajo debe reinar el equilibrio. Piensa en todos y en todo. Gracias a herramientas y softwares como Plain, esto es más sencillo porque podrás incluir en el programa los parámetros más importantes a tener en cuenta y él solo te dará la mejor opción de turnos de trabajo con tu personal disponible.

Cómo hacer un calendario de turnos de trabajo

Para hacer un buen calendario de trabajo pon sobre la mesa lo que tienes: tus necesidades de empresa y las de tus trabajadores. Deberás tener en cuenta:

  • Necesidades de la empresa: lista, enumera, cuantifica todo lo que sea relevante a la hora de cubrir con personal tu negocio. Quién tiene que hacer qué tarea, en qué momento del día – semana, los picos de trabajo, las horas bajas (muy importante para vacaciones y días libres)…
  • Necesidades de tu equipo: antes de ponerte a construir los turnos de trabajo, habla con tu equipo o mejor, escúchales. Pregunta qué necesitan. En este caso está muy bien crear un formulario en el que a través de las preguntas que tú decidas, respondan cuáles son sus necesidades y preferencias a la hora de realizar turnos. Deja bien claro que esto ayudará a crear los turnos y que la empresa lo tendrá en cuenta pero que no es de obligado cumplimiento (así evitarás problemas posteriores).

Con toda esta información fundamental y básica, puedes empezar a armar el rompecabezas de los turnos de trabajo de tu empresa. Estipula lo que necesites: calendario por día – semana – mes. Incluye las vacaciones o cuándo vais a necesitar extras (por ejemplo, hay negocios más temporeros que tienen que concentrar su producción en 3 meses y no se para en todo el día y la noche).

Y por supuesto, no olvidar que un calendario de turnos de trabajo es un documento VIVO. Siempre activo, siempre abierto a los cambios que puedan surgir (enfermedades, bajas, cambios) para contemplarlos en tiempo real.

Calendario de turnos de trabajo… Visible para todos

Es importante a tener en cuenta si estás adentrándote en esto de los calendarios de turnos de trabajo saber que todos deben tener visible el calendario. Visible y accesible. Todos deben poder saber en cualquier momento cuando trabajan, cuando libran y poder solicitar de forma ordenada y por el canal adecuado, cualquier tipo de cambio. Si tienes que hacer de forma continuada, calendarios de turnos de trabajo, facilítate la vida con una herramienta que lo haga por ti. Un software que te permita tener tu calendario siempre actualizado y disponible para tu equipo. Prueba Plain ahora gratis y verás la diferencia de eso de usar un Excel o un cuadrante en papel.