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Coronavirus en las empresas: ¿cómo actuar?

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Lo primero, la salud, por supuesto. Pero después, la economía y esta la sustentan las empresas. ¿Cómo deben actuar las empresas en estos tiempos de pandemia por coronavirus? El Gobierno está lanzando desde el principio diferentes medidas que nos gusten más o menos, son las que debemos acatar y a las que podemos acogernos para poder sobrellevar esta situación pero, en la práctica, en el día a día ¿cómo se organiza una empresa que ha visto modificado totalmente su escenario?

Los cambios reales en las empresas

Mucho se habla del teletrabajo, de los Ertes o de cómo pedir aplazamientos de impuestos (según las medidas adoptadas por el Gobierno en este periodo para el pago del IVA – IRPF e impuesto de sociedades se ha ampliado el plazo hasta el 20 de mayo) y son medidas que ayudan a tener un poco de aire y margen para la tesorería de la empresa. Pero, ¿qué ocurre con el día a día?

Nuestros equipos y empleados tienen que seguir trabajando (si no hemos hecho un Erte) para poder acometer las tareas y seguir a pleno rendimiento. Esta situación pasará y habrá que retomar todo con más fuerza para paliar las ventas bajas o no existentes de estos meses y los que vienen.

Lo primero es diseñar un plan de acción interno, planificar qué se va a hacer, cómo y en qué periodo y una vez claro, trasladarlo a los empleados y equipo para que nadie se sienta desinformado, fuera de juego y entre en miedo (siguiente paso es la cero productividad).

Como líderes de las organizaciones hay que mantener la calma y no dejar que la situación nos supere. Jamás hay que perder las formas y menos con nuestro equipo porque cada uno tiene su situación particular y son siempre los que apuestan por la empresa y con su trabajo, la sacan adelante. Calma, tranquilidad y buen hacer.

En ese plan de acción habrá medidas como la implementación del teletrabajo, reducción de horas de algunos, aumento de trabajo para otros, tareas nuevas que hay que desarrollar para afrontar esta situación, etc. Hay que valorar cada caso por separado y así poner las soluciones necesarias por escenarios.

Herramientas para el trabajo de los empleados

En las empresas, todo el que ha podido, está ahora teletrabajando (trabajar desde casa) y aunque está comprobado que es igual o en algunos casos, más eficaz y productivo, hay que saber adaptarse a la situación sobre todo, si no se ha implementado antes.

Tus empleados, para poder trabajar, necesitan de herramientas que les proporcione la empresa para realizar su trabajo. Además del ordenador de uso profesional, hay que asegurarles una buena conexión a Internet: revisar sus conexiones, sus contratos por si necesita una ampliación de banda (y que corra a cargo de la empresa). También revisar qué dispositivos necesita cada uno porque quizás, las personas del departamento financiero – administración o pedidos van a necesitar sí o sí una impresora en casa que habrá que proporcionarle.

Si no lo tenéis de antes es el momento de implementar un sistema de almacenamiento en la nube para compartir la información de la empresa que está en uso continuo y diario. La transformación digital ya hace tiempo que nos está empujando a ello pero ahora aún más justificado todos necesitamos espacios en la nube para poder trabajar en remoto y siempre tener acceso a toda la información.

Sistemas hay más de los que pensamos y además de ser fáciles de uso son muy accesibles en precio. Los beneficios son muy elevados y una vez que estés en ellos, no los dejarás aunque se vuelva a la oficina. La libertad de movimiento que permiten es absoluta. Google Drive o Dropbox son los dos más conocidos y usados. Y si lo que te preocupa es la seguridad, más fácil es que se rompa un ordenador o que os roben información de un dispositivo a que esto ocurra en Google Drive o Dropbox que están más que preparados para ello.

En el caso de que tu equipo esté trabajando en la empresa (en uno u otro punto o moviéndose) necesita con más razón que los dotes de las herramientas necesarias ante todo, para salvaguardar su salud. Hazte con mascarillas, geles, guantes y todo lo que necesiten. También ayúdales con dispositivos móviles que puedan aliviar su carga de trabajo cuando vuelvan a casa y con los que puedan reportar en tiempo real desde cualquier punto.

Asegúrate de que tu equipo tiene todo lo que necesita para trabajar.

Jornadas de trabajo

Otro de los puntos importantes en estos momentos es el registro de las jornadas de trabajo. Según la Ley de Control Horario que entró en vigor el pasado año, todas las empresas deben llevar un exhaustivo control horario de las jornadas de trabajo de sus empleados. Y ahora, este momento, no es una excepción.

Debéis seguir registrando las jornadas de trabajo. Hay que seguir fichando a la entrada y a la salida. Y si se está trabajando en casa – teletrabajando, también. Es por ello que ahora soluciones como Plain cobran mayor significado que nunca. Es fácil, ágil y eficaz. Todo el mundo tiene acceso a la plataforma solo con una conexión a internet y un dispositivo como un ordenador.

A través de Plain podréis registrar cuándo empezáis a trabajar y cuándo finalizáis la jornada de trabajo. Si en algún momento nos requieren la información para una posible inspección será tan fácil como exportar los datos y entregar el informe.

Además, registrar las horas que estamos trabajando nos sirve a cada uno de nosotros para controlar nuestro foco de atención en el trabajo y cómo trabajamos. En casa hay más distracciones que en la oficina y es más fácil perder la atención pero si sabemos que estamos contabilizando (aunque solo sea para nosotros mismos) el tiempo trabajado, estaremos más concienciados. Es una muy buena aliada para la productividad.

Reuniones virtuales puntuales

Otro de los aspectos que va a ayudar mucho a continuar construyendo la sensación de equipo ahora que estamos deslocalizados es tener reuniones virtuales con el equipo. Servirán para saber en qué punto de tareas y proyectos estamos cada uno pero también nos ayudará a seguir sintiéndonos parte del equipo, a conocer cómo están nuestros compañeros y a que esa unidad y trabajo conjunto no se pierda.

Igualmente, herramientas y soluciones online no faltan. Solo hay que elegir la que más se adapta a las necesidades de cada equipo.

Como líder de una empresa este es un momento en el que se te va a exigir lo mejor de ti y no es cuestión de mandar sino de saber gestionar al equipo, de aportar y dar valor más que nunca.

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Coronavirus: Mi hijo no tiene colegio, ¿cómo hago para trabajar?

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Este es el nuevo escenario de muchos profesionales de nuestro país (y también de otros tantos que están en la misma situación). El coronavirus o Covid-19 está modificando nuestra forma de vivir. Los primeros en quedarse en casa fueron los niños. Los colegios se suspendieron en España (de forma escalonada por comunidades) en el primer brote de esta pandemia. ¿Una decisión acertada? Seguramente sí porque en los colegios es donde más contagio de virus hay y más rápido pero ¿cómo se cuidan a los niños sin colegio si sus padres tienen que trabajar?

Este, el de el cuidado de los niños sin colegio ha sido y sigue siendo a día de hoy, uno de los temas más controvertidos y comentados en todos los círculos tanto a nivel usuario – ciudadano como llegando al Gobierno. Hay que tomar medidas porque está genial que los niños no vayan al colegio para evitar propagación y contagio masivo del virus pero, ¿cómo se gestiona cuando los padres tienen que trabajar?

Niños al cuidado de abuelos:

En tiempos de coronavirus, no es una opción

Exacto. Ahora mismo, la solución de la que todos tiramos (o en una gran mayoría) cuando los niños enferman o no tienen colegio pero los adultos – padres tienen que trabajar, la de que los abuelos se queden al cuidado de los pequeños, es la opción más alejada de la recomendable en estos momentos.

Los niños son los que menos viven o desarrollan el virus (son los más inmunes) pero lo propagan y por el contrario, los abuelos y las personas mayores son el colectivo de más riesgo en esta pandemia. Juntos, niños y abuelos siempre han sido un tándem perfecto porque unos acompañaban a los otros pero ahora, este puzzle, se ha convertido en casi letal.

No es una opción. Hay que mantener a los niños lo más alejados de las personas mayores. Si tienes hijos, tienes que trabajar y crees que dejarlos al cuidado de los abuelos es la mejor opción, pensemos si quieres juntos cómo hacerlo pero descarta esta alternativa.

Familiares fuera

No se puede viajar, no se pueden hacer traslados pero quizás, si tienes algún hermano – primo – tíos o alguien que no sea de riesgo ni personas mayores que puedan quedarse con tus hijos mientras tu trabajas, haz una excepción (la Policía puede informarte de cómo hacerlo o un abogado) y lleva a tus hijos con ellos. Si tu trabajo está en juego y no hay otra opción, esta puede servirte.

Plan B: Teletrabajar

La opción más viable y también cómoda para todos es la de Teletrabajar. Trabajar desde casa se está imponiendo entre la mayoría de la población y es la salvación para padres con hijos. Si puedes, acógete a ella porque seguro que así podrás compaginar mucho mejor la situación.

Eso sí, lo de teletrabajar solo es posible si tu trabajo lo permite. No todo el mundo puede hacerlo y los más beneficiados son los que realizan un trabajo de oficina y pueden hacer estas mismas tareas desde cualquier lugar y sólo con un ordenador y una conexión a Internet (que todos tenemos en casa).

Vacaciones: una opción dolorosa para algunos

Si tu trabajo no es posible realizarlo desde casa, no puedes tirar de abuelos y ambas partes de la pareja (en caso de que haya dos progenitores) trabajar fuera, la cosa se complica al igual que para familias monoparentales en las que el padre – madre tiene que salir a trabajar.

¿Qué hacer en estos momentos? Negociar y acogerte a las medidas existentes pero sobre todo, ser claro y hablar con tu jefe – empleador. En estos momentos hay que tirar de comprensión, empatía y todo lo que tengamos para entender al otro.

Si todas tus opciones están descartadas, necesitarás tirar de vacaciones para poder gestionar estos días. Eso sí, todo dependerá de cuánto se extienda el tiempo sin colegio de los niños porque seguramente sea más el tiempo sin colegio que tus vacaciones disponibles. 

Para los primeros días o para algunos puntuales en los que tu situación sea más complicada, puedes tirar de esto pero debes pensar en otra alternativa.

Cambio de horario y reducción de jornada laboral

También puedes negociar con tu empleador una reducción de jornada laboral y/o un cambio de horario. Esto es flexibilizar por ambas partes y es muy útil cuando ambos progenitores trabajan fuera de casa y tienen que compatibilizar horarios para poder cuidar de los hijos que están sin colegio (contemplado en el artículo 34 del ET).

Algunas empresas tienen horarios más amplios y pueden ofrecer este cambio de jornada. Si no es posible, negocia una reducción de jornada para poder estar a todo. Eso sí, irá sobre tu sueldo pero seguro que a algún acuerdo podéis llegar.

Sea como sea, los niños están en casa, no hay colegio y no se prevé la vuelta a las aulas quizás incluso hasta el próximo año escolar (estaríamos hablando de septiembre). Hay que inventar soluciones y planes alternativos para poder estar a todo.

Desde Plain seguimos pensando en cómo podemos ayudarte pero si tienes alguna idea interesante (o que quizás no creas que lo es pero seguro que en el fondo sí), no dudes en escribirnos,   le damos una vuelta juntos y la publicamos para ayudar a todos. Es el momento de ayuda conjunta.

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Coronavirus: teletrabajar o baja laboral

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El coronavirus ha llegado como un elefante en una cacharrería. Se ha hecho notar y de forma estrepitosa. En escasas semanas y a contrareloj nos ha obligado a modificar todo nuestro escenario de vida tanto personal como profesional. Hemos, sin darnos casi cuenta, que coger todos nuestros bártulos e irnos a casa a teletrabajar. Eso, los más afortunados porque otros son presa de los ertes o los peor parados han caído enfermos y se han acogido a la baja laboral.

El coronavirus nos tiene en jaque. Eso es así pero lo que tenemos que tener más claro que nada es que saldremos de esta esforzándonos. Lo primero ahora es la salud y cuidarnos y lo segundo, estar fuertes para continuar con nuestra actividad profesional porque cuando volvamos a la normalidad nos quedará otra batalla que lidiar: la de recuperar la economía.

Pero mientras eso llega, debemos conocer todos los detalles de la situación. En Internet, radio y televisión información no nos falta del estado y avance de la pandemia así que aquí no nos vamos a hacer más eco de esos datos. Desde este blog lo que queremos es ayudarte a conocer las medidas laborales que tanto tú como tu equipo podéis adoptar y a las que acogeros dependiendo de la situación de cada uno y de cada empresa.

Teletrabajar por el coronavirus

Teletrabajar es la medida más adoptada desde hace unos días. Desde que el Gobierno instara a protegernos de la propagación del virus, muchas empresas que tenían la posibilidad optaron por dotar a sus trabajadores de las herramientas necesarias para enviarlos a casa a realizar sus tareas desde allí.

El confinamiento laboral llegó antes que el social y es que los empresarios optaron por salvaguardar su bien más preciado, sus personas que conforman los equipos de trabajo. Si se podía teletrabajar, ha sido la alternativa que antes se ha adoptado.

¿Qué implica legalmente teletrabajar? En realidad nada porque ni cambia el horario, ni las funciones y tareas ni las responsabilidades. Lo único que modifica es la logística diaria del trabajo. Se han cambiado las ubicaciones de los empleados que pasan de estar en una oficina o centro de trabajo a realizar lo mismo desde sus casas. Ya está.

Eso sí, para el empresario están en pie alguna que otra condición “legal” o burocrática que debe mantener. Lo primero es que hay que notificar a la Seguridad Social a través de tu asesor laboral que tus empleados van a teletrabajar. No te preocupes porque tu asesoría está al tanto y sabe como debe hacerlo pero tú debes trasladar la petición a tu asesor para que realice todo el procedimiento.

Y por supuesto, es importante que todos tengáis un control horario de las jornadas de trabajo y no para vigilar porque entendemos que todos somos responsables de nuestras tareas sino porque a todos nos va a ayudar a tener una rutina de trabajo, mantener un horario saludable y que estemos más focalizados. Para esto desde Plain queremos ayudar lanzando la campaña de “altas gratis” durante el tiempo que dure el Estado de Alarma. No lo dudas, da de alta ahora mismo a tu empresa y equipo y gestiona el tiempo de todos de forma eficaz y además, online y gratis.

*Recuerda que por la última ley de control horario tu empresa está obligada a registrar la jornada de trabajo de sus empleados y el teletrabajo no está exento.

Empleado solicita teletrabajar

En esta situación otro de los puntos a tener en cuenta es que un empleado, por su situación personal (hijos sin colegio, personas a su cargo, salud de riesgo ante el virus) puede solicitar a su superior la opción de teletrabajar durante esta fase y ambos están obligados a llegar a un acuerdo lo más beneficioso para ambos pero anteponiendo siempre la salud y situación del empleado.

La empresa tendrá por lo tanto que facilitar al empleado las herramientas necesarias para poder desempeñar su trabajo desde su casa.

Teletrabajar y los derechos del trabajador

Otro asunto que preocupa y mucho a los empleados que van a teletrabajar por primera vez y que no están habituados es si esta situación le privará de algún derecho o beneficio de los que disfrutaba en su empresa. La respuesta es NO. Ningún beneficio ni derecho adquirido por el empleado como sueldo, horario, bonus, etc pueden verse afectados por la situación de teletrabajo.

Baja laboral por coronavirus

Otro de los escenarios, el que no querríamos que nadie tuviese que acometer en esta circunstancia es el de que se tenga que solicitar la baja laboral por coronavirus. ¿Qué ocurre en este caso? La realidad es que aunque estemos en queja constante por el papel del Gobierno en esta crisis, a día de hoy se puede solicitar una baja laboral por coronavirus de forma telemática y/o por teléfono.

Están siendo, en la medida de las posibilidades de la situación, lo más ágiles que se puede y solo hay que contactar con tu médico de cabecera que te llevará el seguimiento si estás en casa para que él mismo tramite tu baja y entre la mutua de la empresa esté todo realizado ágilmente.

La baja por coronavirus tiene sus puntos diferenciadores de otras bajas laborales habituales. En este caso y como ya habrás seguramente leído y escuchado, no se tienen los 3 días habituales de carencia sin cobrar (en una baja laboral ordinaria se empieza a cobrar desde el cuarto día de baja).

Igualmente, la baja laboral por coronavirus se aplicará tanto a los enfermos del Covid19 como a los que están viviendo un aislamiento preventivo prescrito. Ambos casos se igualarán con la situación a accidente de trabajo por lo que percibirán la prestación económica de incapacidad temporal del sistema de Seguridad Social y cobrarán el 75% de su sueldo habitual.

*Estas bajas estarán soportadas económicamente por la Administración y las Mutuas y no por las empresas.

Estos son dos de los escenarios posibles que una empresa y sus trabajadores pueden estar viviendo en estos días de Estado de Alarta en España (teletrabajar y baja laboral) pero hay otros como los Ertes que están sufriendo muchas empresas. Seguiremos ampliando información pero en estos días, hazte con aquello que os haga a todos la vida más fácil y ahora, para la gestión del tiempo de tu pyme, Plain es gratuito. Pruébalo porque no querrás dejar de usarlo.