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Control horario: todo sobre la nueva ley

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A estas alturas ya habrás escuchado hablar y más de una vez sobre la nueva Ley de Control Horario. Es para tenerla muy en cuenta si quieres evitar multas y posibles sanciones. ¿Qué implica, qué hay que tener en cuenta y cómo gestionarla? Lo detallamos paso a paso.

La nueva Ley de Control Horario

Según aprobado y publicado en el BOE, a partir del pasado mes de mayo (de 2019), es obligatorio en las empresas españolas el registro detallado de la jornada laboral de los empleados de la misma.

Es decir, hay que llevar un minucioso control de las horas trabajadas por nuestros empleados y que esa información siempre esté actualizada y preparada para una posible inspección.

La Ley, publicada el 12 de marzo de 2019 y vigente desde mayo del mismo año estipula cómo debe hacerse el control horario de la jornada laboral de los trabajadores de toda empresa que realice su actividad en el territorio español.

Algunos de los puntos más importantes de la citada Ley y que todos debemos tener en cuenta (como la de la RGPD que nos volvió un poco locos el año anterior):

  • Toda empresa española debe llevar un exhaustivo control horario de la jornada laboral de sus trabajadores.
  • El control horario no hace distinción entre las tipologías de jornada de trabajo y afecta a todas y cada una de ellas.
  • Este registro debe ser guardado por la empresa durante el periodo hábil de cuatro años y a disposición de una posible inspección y/o reclamación.
  • Empleados y sindicatos podrán ejercer el derecho de reclamar este registro a la empresa cuando consideren oportuno.
  • Es obligatorio informar a los sindicatos correspondientes las horas extras realizadas por los empleados de cada empresa.

Obligaciones que implica la ley

La más importante es la de su obligado cumplimiento por parte de las empresas desde el 12 de mayo de 2019. Hay que tener muy presentes todos los puntos anteriores y cumplirlos para que no se incurra así en ninguna falta.

Para llevar el registro horario según parámetros legales, las empresas deben incluir en dicho control el “horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado” sin que esto ocasione perjuicio alguno en la flexibilidad horaria que exista para cada individuo y que esté pactado con la empresa.

¿Por qué hay que hacer registro horario?

El objetivo de esta nueva ley ya en vigor y en pleno funcionamiento (o así debería ser) es asegurar que se cumplen, por ambas partes (empleados y empresas) el horario establecido.

Se quiere de la misma manera evitar que existan abusos o posibles fraudes (como no pagar / compensar las horas extras realizadas).

El registro del horario de trabajo de los empleados

Esta es la parte “más complicada” para las empresas porque seguramente incluya un desembolso económico para poder realizar el citado control horario. Las empresas deberán contar con un sistema cómodo para realizar el seguimiento y digitalización de los horarios (no vale esto de anotar las horas en un papel).

Lo más normal es contratar un software que incluya fichaje horario y un sistema de identificación del empleado. En medianas – grandes empresas se instalan dispositivos de huella dactilar que reconoce al empleado al entrar – salir (el fichaje de toda la vida).

Esta es la forma más sencilla y también más eficaz y libre de errores que se puede poner en práctica. El resto, puede incurrir en errores y problemas adheridos (como que el control no sea válido en caso de una inspección y tengamos una multa superior a lo que nos habría costado el software).

Cómo afecta al teletrabajo

A día de hoy, el teletrabajo es algo que se normaliza a pasos agigantados (aunque en España aún queda mucho por andar en este sentido).

Para estos empleados que trabajan en remoto (por la circunstancia que sea) será la empresa la que debe habilitar la fórmula para que registren su jornada de trabajo. Deberán igualmente ya que no la ley no exime de ello, registrar e imputar sus horas de trabajo, adoptar las normas de prevención de riesgos laborales, etc.

A cuánto ascienden las posibles sanciones

Pues si no cumples con la normativa que como decimos, ya está vigente, las multas son elevadas y es que pueden oscilar desde los 626 € hasta los 1.250 € si la infracción es grave.

Si la suben de nivel y la consideran como “media” (que es más que grave), la multa llegaría hasta los 3.125 €.

Y si la has liado muy mucho y te colocan el sellito de “grado máximo” ahí ya estamos hablando de hasta 6.250 €.

Vaya, que mejor ponerse a ello y que esté todo bien regulado y registrado.

¿A quién no le aplica?

Hay trabajadores que no entrarían dentro de los que están obligados a cumplir con esta normativa – ley. ¿Cuáles son? Los que estén dentro de uno de estos 3 grupos.

Las relaciones de carácter especial

Personal de alta dirección, empleadas del hogar, deportistas profesionales, discapacitados que trabajen en centros especiales de empleo, abogados, artistas en espectáculos públicos…

El único caso en el que se les debe aplicar la ley a este conjunto es cuando les ampare una normativa específica que así lo indique.

Trabajadores con régimen específico sobre el registro de la jornada

Esto aplicaría a los empleados que tengan jornada a tiempo parcial (y a los que ya les aplicaba la norma del registro de jornada diaria) y otros “supuestos” que tengan normativa específica del registro de trabajo (camioneros o transporte por carretera, marinos mercantes, ferroviarios… Los recogidos en el Real Decreto 1561/1995.

Los autónomo y asociados a cooperativas

Estos, como trabajan “por su cuenta” no están obligados a realizar un control horario (y casi mejor que no porque no saldría a cuenta la cantidad de horas trabajadas de un autónomo).

Ahora que ya conoces los detalles de la nueva ley de control horario, lo más cómodo es tener todo registrado en un software y para eso, prueba ahora Plain gratis y ya, no podrás dejar de usarlo.

plantilla horarios semanal

¿Cómo hacer una plantilla de horario semanal?

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Tienes un equipo y un horario que encajar. Tienes que cuadrar quién trabajará cuando. Necesitas, pero de forma urgente, una plantilla de horario semanal. Una plantilla que luego podrás perfeccionar y gestionar con soluciones como Plain que te harán la vida más fácil pero para empezar, necesitas una Plantilla de Horario Semanal.

¿Por qué una plantilla de horario semanal?

Porque tienes que organizar los turnos de tu empresa de forma saludable. Porque necesitas que todos sepan cuándo tienen que trabajar y cuando no. Tú tienes que conseguir, de forma ordenada, un equilibrio de turnos y de fuerza de trabajo.

Si tienes una empresa – negocio que necesita de varios turnos (mañana – tarde – noche) es imposible que puedas tener todo en la cabeza y que no cometas el error de cargar mucho de personal un turno y otro, dejarlo “tiritando”. Tienes que crear turnos y para ello, una plantilla de horario semanal es lo más apropiado.

Cometer el gran error de no balancear bien los horarios, es uno de los mayores desastres que un negocio puede vivir. Un horario es lo más saludable que todos podemos tener. Desde siempre, desde que somos niños, tenemos rutinas para comer, dormir, ir al colegio, jugar… Un horario es saludable. Y más si tienes un negocio en el que todos tienen que cumplir una serie de tareas y cubrir unos servicios que ofreces a tus clientes.

¿Por qué semanal?

Este aspecto también es muy importante. ¿Por qué la plantilla no puede ser diaria o mensual? ¿Por qué elegimos la medida de “semanas” para hacer turnos? Las semanas son la medida más habitual que tenemos los humanos para generar ciclos.

Un día es algo “pequeño” para estar haciendo horarios constantes y no nos proporciona una visión en el tiempo suficiente para planear nuestra vida. Un mes es algo más lejano y “grande” en el tiempo y puede que se nos haga demasiado difícil de acometer. Además, en un mes, puedes ocurrir muchas cosas y necesitarás hacer variaciones (bajas médicas, picos de trabajo, eventos que necesiten más personal de forma inesperado).

Una plantilla de horario semanal es la medida más adecuada para la empresa y para el trabajador. Bien es cierto que además de la plantilla semanal puedes hacer la mensual para tener una visión más global pero para utilizar día a día, la semana es la medida más adecuada.

Hagamos una plantilla de horario semanal

Una vez que tienes claro que necesitas una plantilla de horario semanal, lo siguiente que tienes que tomar son ciertas decisiones clave como:

Formato de tu plantilla de horario semanal

El formato es la pieza clave para esta plantilla. Tiene que ser, siempre, un formato que sea cómodo para ti. Déjate de inventar y ponerte a estudiar tediosos formatos que te llevan más tiempo entender cómo funcionan que ponerlo en práctica.

Hagamos la vida sencilla. Una plantilla de horarios semanal tiene que ser fácil para ti. Elige un papel y un boli si para ti es lo sencillo (obviamente esto para empezar, luego hay que perfeccionar), un Excel y/o una solución como Plain (esto es el objetivo a llegar porque te facilita todo).

Participantes de la plantilla

Tus empleados, los que van a formar el equipo de trabajo en cada turno, los que tienen que aparecer en la plantilla. Esos, tenlos presente y además, añade a cada uno sus posibilidades tanto en negativo (cuando no pueden trabajar) como en positivo.

Horarios que vas a utilizar

Qué horarios tienes sobre la mesa de tu negocio. No es igual si vas a hacer una plantilla de horarios semanal con un solo turno que si necesitas incluir dos (mañana – tarde) o incluso tres (mañana – tarde – noche). Esto tienes que tenerlo súper claro, cuántas horas incluye cada turno y qué horas son esas.

Comunicación y uso de la plantilla

Cómo vas a comunicar tu plantilla a tu equipo. Cómo ellos la van a tener disponible. Si va a ser editable por todos (recomendable que no) o sólo tú. Qué hay que hacer para implementar un cambio…

Con estos factores, ya puedes crear tu plantilla de horario semanal. ¿Lo más sencillo? Generar cuadrículas por horas de trabajo y en las mismas, incluir al trabajador que lo va a cubrir. Por supuesto, incluye todos los días. Todos. También los de cierre para que así tengas la semana completa. No te dejes nada que luego viene alguien que no esté muy familiarizado con tu plantilla y no entiende por qué falta el miércoles. Incluye también todas las horas del día y si no hay turno, ponlas de un color gris por ejemplo. Lo importante es tener toda la semana vista, con todas las franjas horarias e ir rellenando huecos de forma inteligente con los miembros del equipo.

Aquí tienes el paso inicial para crear una plantilla de horarios semanal. ¿Lo siguiente? Usar una herramienta – solución ágil como Plain que te ayude a protocolarizar el proceso. ¡Pruébalo gratis ahora!

las 10 clave de la gestión de personal

las 10 claves de la gestión de personal

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La gestión de personal es clave en toda empresa. No sólo hay que gestionar lo que viene sino que hay que saber hacerlo bien. Las personas, el equipo, son el activo más valioso de todo negocio. Si está mal gestionado se sentirán mal, incómodos y descontentos con la empresa. A partir de aquí, las consecuencias para el negocio pueden y serán, absolutamente desastrosas. ¿Cómo conseguir una gestión de personal exitosa? Con 10 claves que cambiarán el escenario de tu empresa.

¿Por qué necesitas una gestión de personal cuidada y óptima?

En tu empresa, en tu negocio, tu personal es lo más importante. Actualmente, y mientras las máquinas no nos desbanquen absolutamente, necesitamos personas para trabajar. Más o menos cualificadas, con más o menos responsabilidad, todos son importantes.

Y que todo funcione correctamente, es lo que conseguirá que tu negocio ruede hacia el éxito. Si el equipo no está contento y satisfecho, si siente que la empresa no le respalda, su motivación bajará hasta el suelo y por ende, la productividad se verá fuertemente afectada.

Es fundamental realizar, a la escala que tu empresa lo necesite, una correcta gestión de personal. Siempre hay que atender a las necesidades de los empleados y tenerlos en consideración. Se intentará dar solución a todo lo que puedan requerir y si no es viable, ofrecer opciones y explicaciones.

El empresario que considere que su equipo son “un dolor de cabeza”, que solo le dan problemas y que incluso sienta que pagar sus nóminas es malgastar el dinero, está enviando a su negocio al mas absoluto fracaso. Un buen líder sentirá que el día de pago de nóminas es un buen día porque habrá valorado el trabajo de sus empleados y sentirá que eso, lo que le han dado, merece una compensación.

Invertir en la gestión de personal es asegurarse que tu empresa funcionará cada vez mejor. Lo que dediques a esta gestión de personal dependerá de la envergadura de tu empresa. Cuanto más personal tengas, más recursos tendrás que emplear en la gestión de personal porque más equipo tendrás. Pero siempre irá directamente relacionado con los resultados que tú quieras obtener.

Las 10 claves para una gran gestión de personal

1. Tu equipo – tu mejor cliente:

Siempre, tu equipo, es tu mejor cliente y también tu mejor comercial. Tu equipo es el primero que debe probar tus productos / servicios y escuchar sus opiniones te dará gran luz para saber por donde tirar.

Además, piensa en su satisfacción y en cómo se sentirá utilizando lo que vendes. Pero si algo tienes que pensar al considerar a tu equipo como “cliente interno” es que tienes que escuchar y atender a sus necesidades. Un cliente insatisfecho es una mala imagen para tu marca, imagina si además, trabaja para la marca en cuestión. Su valoración tendrá mucho más peso.

2. Un nuevo escenario profesional:

Es importante hacer la transformación de los escenarios profesionales. Se acabaron los jefes tiranos, que sólo piensan en ellos y en el beneficio de la empresa por encima de todo y de todos. Hay que ir rotando (y cada vez más rápido) hacia una empresa saludable, en la que el empleado se sienta confortable, cómodo y satisfecho. Así es como él dará lo mejor de sí mismo y la empresa será la beneficiada.

Quién aún piense que el jefe siempre lleva la razón o actúa bajo el yugo de “yo soy el jefe – cliente” está destinado a fracasar. Porque cambiará de empleado pero el problema persistirá. Si tu equipo está bien, gana la empresa.

3. Un cuadro de mando útil:

En ese nuevo paradigma profesional por supuesto hay que tener cuadros de mando. Pero no bajo la tiranía sino bajo la necesidad de saber a quién se reporta, quién toma la última decisión y quién asume responsabilidades. Es necesario tener una jerarquía que sepa siempre cual es su lugar, sus funciones y sepan representar su papel de forma positiva para todos.

4. Recursos a proporcionar:

Los recursos dentro de la empresa también hay que tenerlos muy en cuenta. Comprar una nueva máquina o un nuevo ordenador es una inversión que retornará en mayores beneficios para la empresa. No es un premio al trabajador.

 El ejemplo más claro es que una persona que se dedique a la contabilidad de la empresa, necesitará una calculadora. Si no se la das, tendrá que hacer las cuentas a mano, irá más despacio y además, con errores. Atiende a las necesidades de materiales y recursos que te haga tu equipo. Estudia el por qué y qué beneficios aporta al trabajo y la productividad.

5. Anticipación a las situaciones internas:

Un buen gestor de personal de una empresa tiene que trabajar la anticipación. No pueden venirle las situaciones cuando ya están generando problemas. Tiene que conocer a la perfección su empresa, lo que está ocurriendo y prever posibles inconvenientes para saber reaccionar rápido y con decisión.

6. Escucha activa del equipo:

Sea acabó la era de no contar con el equipo. Hay que escuchar “activamente” y atender plenamente a lo que están transmitiendo.

Además, escuchar de forma activa al equipo incluye que en la medida de lo posible, implementaremos sus requerimientos y necesidades. Tener en cuenta lo que nos dicen, piden, necesitan, proponen.

7. Todos somos RRHH:

En la gestión correcta de personal hay que añadir el transmitir a todos los miembros de la organización que todos hacemos recursos humanos. Esto no significa ser chivos expiatorios sino que todos debemos velar por la buena relación entre compañeros, ayudar a crecer como equipo, etc.

Si todos trabajamos con el objetivo común de sentirnos responsables del equipo, el fruto será mejor.

8. Desarrollo y formación de empleados:

No todo en la vida es cuestión de dinero. La retribución económica es vital, obviamente pero la formación a los empleados, cuenta y mucho. Motivación a través de formación es una apuesta segura para ellos y para la empresa. Ganas doblemente con ello. Conseguirás que se sientan valorados, aumentar su motivación y además, que lo que aprendan en la formación que proporcionas, retorne a la empresa.

9. Turnos y horarios saludables:

Entendemos que hay empresas en las que hay que realizar una serie de turnos que no son siempre los más deseados. Pero hacer turnos no significa crear una guerra interna ni “maltratar” a tus empleados.

Genera turnos saludables, intentando atender a las necesidades de la empresa pero también de los individuos. Implementa generador de turnos de trabajo que te ayuden a realizar esta tarea de forma más ágil y fácil. Plain será tu aliado e incluyendo los parámetros determinantes para tu negocio, tendrás plannings de turnos hechos al instante.

10. Gestión de proyectos efectiva:

Por último, si quieres que tu gestión de personal sea excelente, debes atender a cómo gestionáis los proyectos tanto internos como externos. Si los proyectos no salen, si se bloquean, si nadie o alguien no sabe qué tiene que hacer, cómo y cuándo, todo será un auténtico caos y comenzarán los problemas entre las personas del equipo.

Todo cuenta en la gestión de personal de una empresa y es responsabilidad de todos que sea saludable y óptima. Trabajar esta área te ayudará a crear una empresa mejor y más feliz y eficiente.

Obligaciones del control horario

Obligaciones de control horario

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Desde varios años ya, existe una cierta incertidumbre sobre el tema de la obligación (o no) de llevar un control horario o registro de la jornada de los trabajadores en las empresas. Las idas y venidas del tema en los últimos años, por diferentes interpretaciones del Estatuto de los Trabajadores, mantiene a día de hoy este tema a debate. Como si de un partido de tenis se tratase, tanto empresas como trabajadores están sintiéndose como el público sentado en la grada, viendo la pelota pasar de un lado a otro, sin terminar de marcar el punto de partido, sin tener claro qué tipo de control horario llevar y para qué tipo de trabajadores.

En este artículo, pondremos sobre la mesa cuál es la situación legal e intentaremos dar luz a qué obligaciones de control horario tienen las empresas y sus trabajadores a fecha de hoy.

¿Qué dice la ley al respecto?

El Estatuto de los Trabajadores

El tema de las obligaciones en cuanto a control horario está regulado por la norma básica de derecho laboral, el Estatuto de los trabajadores, que en su artículo 35 establece que “a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día, y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las reducciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.”

La Audiencia Nacional

La Audiencia Nacional interpretó que, para el control de las horas extraordinarias, se necesita un registro diario de jornada para poder acreditar la realización efectiva de estas horas, según sus sentencias de 4 de diciembre de 2015 y 16 de febrero de 2016.

El Tribunal Supremo

Pero el Tribunal Supremo estableció, en sus sentencias de 23 de marzo de 2017 y 20 de abril de 2017 que las empresas sí deben llevar sólo un registro de las horas extra realizadas, como postula el artículo 35.5 del Estatuto de los trabajadores, pero no por ello están obligadas a registrar la jornada diaria de todo su personal.

El centro de la cuestión está en el tema del abuso de las horas extraordinarias no compensadas en España. Según los datos del gobierno nacional «…La EPA referida al segundo trimestre de 2018 pone de manifiesto que en España se realizaron 6.822.900 horas extraordinarias a la semana y que no fueron retribuidas 2.986.200 horas, es decir un 43,8 % del total…».

Este es pues el motor que impulsa el debate sobre la obligatoriedad de las empresas de llevar un control horario o registro de horas de sus trabajadores.

¿En qué punto nos encontramos hoy?

El pasado julio fue aprobado el Plan Director por un Trabajo Digno 2018-2019-2020. Este plan enmarca más de 50 medidas, para ponerle coto a los contratos temporales y parciales fraudulentos, los excesos de las jornadas y las horas extraordinarias no compensadas.

El Plan Director argumenta que el fraude y los excesos en las jornadas «…está favorecido por una insuficiente o deficiente regulación de la normativa de aplicación a las mismas, por ejemplo, en cuanto a la obligatoriedad del registro de la jornada de trabajo, lo que dificulta el control de su realización…»

Ante este panorama el gobierno trabaja en una proposición de ley concreta para resolver este asunto. Su pretensión es modificar la normativa para hacerla más clara y efectiva, imponiendo la obligación de que cada trabajador registre su jornada día a día, apuntando el horario concreto de entrada y salida a su puesto de trabajo. Con esta nueva normativa, el objetivo que se permite alcanzar se basa en tres pilares:

  • Hacer imperativo el registro de la jornada diaria de toda la plantilla de la empresa, sea cual sea su jornada laboral.
  • Tener un mayor control sobre las horas extraordinarias de trabajo, potenciando las actuaciones de la Inspección de Trabajo.
  • Reforzar las sanciones por incumplimiento de las obligaciones del empresario ante las jornadas de sus trabajadores.

Mientras se aprueba, ¿qué registro debemos llevar en cuanto a control de horarios?

Recordemos que el Estatuto de los Trabajadores exige el control de horarios respecto a:

  • Horas extraordinarias, tanto de trabajadores a jornada completa como parcial: hay que registrarlas y contabilizarlas para proteger al trabajador ante la siniestralidad laboral y para no sobrepasar el límite legal, establecido en 80 horas extraordinarias al año.
  • Trabajadores a tiempo parcial: existe una modificación del Estatuto de los Trabajadores tras la aprobación del RD-ley 16/2013, de 20 de diciembre, en la que se obliga a registrar diariamente las horas trabajadas de los empleados a tiempo parcial y entregar una copia con el resumen del cómputo total al empleado periódicamente.

Ante la aprobación de la nueva normativa, ¿cuál es la mejor forma de llevar el control horario?

En cuanto la normativa esté aprobada, las empresas se verán obligadas a contar con un sistema de registro de horarios que contabilice las horas trabajadas por el empleado, y que éstas coincidan con lo firmado por ambas partes en contrato. Estos registros deberán conservarse durante un periodo de cuatro años, de cara a facilitar la información que pueda ser exigida en caso de una Inspección de Trabajo, según se prevé en la normativa expuesta.

El formato que debe llevar este control de horarios no está especificado. El más básico y rudimentario es una cuadrícula en papel con las anotaciones firmadas de horas de entrada y salida, día a día. Los sistemas de control de acceso, como tarjeta o código de verificación, no son válidos por sí mismos por su vulnerabilidad en cuanto a suplantación de identidad del empleado. Tanto estos sistemas como otros de registro manual o electrónicos serán más efectivos si se complementan con sistemas de gestión basados en aplicaciones informáticas.

¿Cómo hacer más sencillo este exhaustivo control de horarios en nuestra empresa?

Registrar los turnos de trabajo de cada empleado, así como llevar un registro de sus horas trabajadas puede suponernos un caos con sistemas tradicionales o manuales. Aplicaciones con gestores de turnos y registros integrados pueden ayudarte a gestionar toda la información de forma más eficiente y sencilla, además de tener informes listos rápidamente ante una posible inspección laboral.

Plain te ofrece una solución informática para planificar y gestionar los turnos y horarios de trabajo de todos los trabajadores de tu empresa. Puedes empezar una Prueba gratis o solicitar una demo con nosotros y sin compromiso te mostraremos todas las características de Plain y cómo puede ayudarte a planificar tus turnos de trabajo de forma inteligente.

que son los turnos de trabajo

Qué son los turnos de trabajo

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Los turnos de trabajo son un tipo de programa de trabajo en el que grupos de trabajadores -que, por lo general, realizan el mismo tipo de trabajo- rotan a través de periodos establecidos a lo largo del día. El trabajo por turnos es común en entornos de producción donde se realizan tareas repetitivas y la actividad se desarrolla durante todo el día o en intervalos de tiempo superiores a las 8 horas habituales.

Ejemplos de sectores donde se divide la producción en turnos de trabajo son la industria, los comercios y franquicias, las clínicas y servicios médicos, hostelería y restauración, o servicios de asistencia a emergencias.

Para que este tipo de organización de la carga de trabajo en empresas sea efectivo, tanto para atender la demanda de clientes como para adecuar los turnos para los trabajadores sin afectar la productividad y su calidad de vida, se requiere una planificación apropiada que integre las necesidades del negocio y de las personas del equipo.

Cómo organizar horarios y turnos de trabajo que funcionen

Las dificultades para programar turnos de trabajo pueden causar problemas importantes para los clientes, la actividad del negocio y los miembros del personal por igual. Vamos a ver algunos consejos para facilitar la organización de turnos de trabajo.

Conoce tu negocio y los picos de trabajo

Factores como la demanda de los clientes o la distribución de la planta de producción juegan un papel clave en la forma de organizar los turnos de trabajo.

Es importante observar las tendencias respecto a las necesidades de personal que tiene tu negocio. Por ejemplo, es posible que por las tardes haya más personas que solicitan una cita en tu clínica porque es cuando no están trabajando y tienen disponibilidad, o que los fines de semana la ocupación en tu establecimiento se multiplique frente a los lunes.

Tener en cuenta cuándo se necesita más personal es esencial para evitar situaciones en las que tus clientes se sientan desatendidos o que están recibiendo un servicio mediocre debido a la escasez de recursos. Y también lo es para minorar el estrés de los trabajadores porque sienten que se les está pidiendo demasiado al esperar que cada uno haga el trabajo de varias personas porque no se anticipó el pico de trabajo.

Para poder llevar a cabo una planificación efectiva de los turnos de trabajo, necesitas conocer las tareas a realizar que requieren rotación de personal, los perfiles profesionales que se requieren en cada turno y el número de personas para cada puesto, cuándo se necesita incluir excepciones o refuerzos, la localización donde se desarrolla la tarea (si se dispone de distintas ubicaciones o el servicio se presta en las instalaciones del cliente), el comportamiento de la demanda por parte de clientes, y si hay cuestiones a considerar por parte de proveedores (por ejemplo, si un proveedor solo entrega mercancía tres días por semana por las mañanas).

A su vez, existen ciertos aspectos legales a respectar a la hora de organizar turnos de trabajo. Por lo que es recomendable que revises el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, el Arts. 1 y 2 del Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo y la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales. La legislación vigente estipula que las empresas tienen la obligación de promover la organización de tiempos de trabajo y descansos que permitan compatibilizar la vida laboral y personal a los trabajadores. Y te será de ayuda para conocer los límites a la hora de asignar determinados turnos de trabajo, por ejemplo, los turnos de noche.

Conoce a tu equipo

Es importante comunicarse con el equipo tan regularmente como sea posible. Esto te permitirá organizar turnos de trabajo que tengan en cuenta sus necesidades y las franjas horarias en las que pueden trabajar mejor.

Teniendo en cuenta que el trabajo por turnos puede conllevar alteraciones del sueño o en la alimentación -especialmente cuando hay turnos de noche-, se recomienda distribuir de la forma más equitativa posible las rotaciones en los turnos de trabajo y hacerlo de forma gradual para afectar lo mínimo posible el sueño natural de los empleados.

Sin embargo, si conoces a tu equipo es posible que sepas que hay personas del equipo que prefieren levantarse muy temprano y que pueden trabajar durante las primeras horas de la mañana en las que la mayoría de las personas prefieren dormir/llevar su hijos al colegio.

Equilibrar los turnos de trabajo, los descansos y tener en cuenta las necesidades de los trabajadores es bueno para su salud y estabilidad emocional, pero también lo es para mantenerlos motivados, mejorar su productividad y reducir la tasa de incidencias, accidentes y bajas laborales.

Planifica los turnos de trabajo por adelantado

Para que los trabajadores puedan tener estabilidad en sus vidas necesitan poder organizar su tiempo libre. Y esto es imposible si conocen los horarios de trabajo con un día de antelación o si en su día libre reciben llamadas de urgencia para que acudan al trabajo.

Los empleados tienen una vida personal y tienen familia, amigos, responsabilidades y tareas diarias que realizar. Por esto, es importante planificar los turnos de trabajo con suficiente antelación.

Es cierto que hay situaciones que no se pueden prevenir como enfermedades graves o el fallecimiento de un familiar, pero si trabajas con una plataforma de gestión de turnos de trabajo es posible organizar los horarios con mayor simplicidad y rapidez y con el menor impacto en la actividad de tu equipo y de tu negocio.

Respeta las solicitudes de tiempo libre y otras circunstancias

Hay muchos factores que determinan las horas en las que las personas prefieren estar en el trabajo, como poder compaginar el trabajo con su vida familiar. En otras ocasiones, hay personas que prefieren trabajar solo los fines de semana porque estudian entre semana. O a quienes les gusta programar con meses de antelación sus vacaciones y esperan poder tener ese tiempo libre.

Haz todo lo posible para tener en cuenta las preferencias y los periodos en que las personas han indicado que no pueden trabajar. No siempre es posible acomodar todo al crear un programa de turnos, pero al menos hay que estar al tanto de los posibles conflictos y hacer todo lo posible para mantener contentos a los miembros del equipo

Con Plain puedes planificar los turnos de tu equipo de forma inteligente y añadir todas las reglas que necesites: vacaciones, lactancias, reducciones de jornada, horas extra, bajas, horas máximas entre descanso y descanso… y más. Y también es posible añadir excepciones a las reglas comunes para que la configuración de tu planilla de trabajo sea perfecta.

Aprovecha la tecnología

Programar turnos de trabajo con hojas de cálculo y llevar de cabeza todas las reglas a tener en cuenta es complejo y con frecuencia da lugar a conflictos o errores de planificación.

Sin embargo, aplicaciones como Plain te ayudan a planificar, comunicar y gestionar el día a día de los turnos de trabajo de tus trabajadores de forma sencilla y eficaz.

Plain te permite planificar turnos de trabajo con la flexibilidad que necesita tu negocio, incluir todas las reglas e información importante sobre la disponibilidad de tus empleados y obtener planificaciones inmediatas que tu equipo podrá conocer al momento.

Puedes empezar una Prueba gratis o solicitar una demo con nosotros y sin compromiso te mostraremos todas las características de Plain y cómo puede ayudarte a planificar tus turnos de trabajo de forma inteligente.