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Qué son los turnos rotativos

Rotar, de ahí lo de “turnos rotativos”. Ir cambiando de horario de trabajo. Flexibilidad y equilibrio. Estos son los dos principios que describen a los turnos rotativos pero, ¿qué son los turnos rotativos en una empresa y en un sistema de turnos de trabajo?

¿Qué son los turnos rotativos?

Los turnos rotativos son una forma específica de cubrir un horario por parte de un trabajador en una empresa. Dependiendo del tipo de negocio, los turnos rotativos son muy positivos tanto para el negocio como sobre todo, para el trabajador. Aporta flexibilidad y frescura entre otros beneficios.

En una empresa, los turnos rotativos representan un horario de trabajo en el que figura una hora de entrada y una hora de salida estipuladas las cuales van cambiando con el paso de los días / semanas. Cambio y modificaciones constantes, contempladas con anterioridad y lineales.

Es lo que habitualmente conocemos con la frase de: esta semana estoy de mañana, la semana próxima, de tarde.

Los turnos rotativos tratan de ir modificando los horarios o mejor dicho, los turnos, en los que los trabajadores desempeñan sus funciones y tareas en la empresa. Con ello se consigue que todos los empleados trabajen en las mismas condiciones, que haya igualdad, que nadie esté más beneficiado / perjudicado que otros así como otros beneficios para ambos lados.

No todas las empresas aceptan en su esquema de negocio, esta tipología de turnos. Es un esquema muy particular y que hay que estudiar y analizar muy bien antes de ponerlo en marcha. Una vez instaurado, hay que cuidarlo y tener siempre en cuenta las necesidades de todos.

Para que funcione a la perfección, debe ser periódico y cumplir con los requisitos de “rotación”. Pero por supuesto, un sistema de turnos rotativos debe atender a un excelente calendario de turnos de trabajo bien elaborado, consensuado y equilibrado.

Beneficios de los turnos rotativos

A priori, puede parecer que es algo contraproducente para el organismo. Con los turnos rotativos no se mantiene un “hábito” de horarios continuado en el tiempo. Hay que ir cambiando y moldeando esos hábitos según el horario de trabajo. Pero, aunque esta premisa parece algo sumamente negativa, la realidad es que los turnos rotativos tienen más beneficios de lo que parece a simple vista.

Los turnos rotativos son altamente efectivos sobre todo para determinados sectores profesionales y tipologías de empresas. Negocios que necesitan estar abiertos o funcionando las 24 horas del día, deben implantar esta modalidad para no perjudicar a nadie de su equipo. Aportar igualdad es fundamental para los trabajadores y la salud laboral.

Beneficios para los trabajadores

El mayor beneficio que aportan los turnos rotativos para los empleados es no verse perjudicado por un horario “malo” de forma constante. Las empresas que trabajan bajo turnos rotativos suele ser porque deben cubrir amplios espectros de horarios laborales. Trabajar las 24 horas, de noche o fines de semana, por ejemplo.

Gracias a los turnos rotativos, los integrantes del equipo se aseguran que no les “toque” siempre el turno más perjudicial o difícil: el de noche, el de fin de semana o incluso, el de tarde o de mañana según las preferencias de cada uno.

Si hay que cubrir horarios muy amplios en la empresa, qué mejor que aportar igualdad para todos. Que todos puedan optar a los turnos “buenos” y también pasar, de forma equilibrada, por los malos.

*Eso sí, hay que también tener en cuenta siempre las preferencias de los trabajadores. Puede que te sorprenda que haya personas que quieren para siempre los horarios que pensamos más malos: los turnos de noche por ejemplo. Antes de hacer tu cuadrante, pregunta. Preguntando se llega súper lejos.

Beneficios para la empresa

La empresa también se verá beneficiada de estos turnos rotativos. Ante todo, porque su equipo estará más contento que si tiene que siempre, cubrir los mismos turnos. Si los empleados están más contentos, trabajan mejor, el ambiente es más saludable, la productividad aumenta.

Además, la empresa va a tener una herramienta muy potente de medición de productividad y eficiencia de su equipo. Si estipula turnos rotativos y va modificando esos “teams” va a poder evaluar quién trabaja mejor en qué franja horaria y con qué compañeros.

De ahí, de ese análisis, puedes construir equipos de alto rendimiento mucho más optimizados. Y eso es oro puro en tu negocio.

Tácticas para aliviar los efectos secundarios de los turnos rotativos

Para contrarrestar los posibles efectos “negativos” en la salud de estos turnos rotativos hay fórmulas comprobadas y eficaces. Por ejemplo, hay que dejar 2 noches de margen en el cambio de turno para que el cuerpo y los biorritmos se vuelvan a acostumbrar al nuevo horario. Siempre hay que respetar las horas de sueño y ser muy constante en los hábitos de alimentación e incluso, higiene.

Cuando se duerme “fuera de horario” por ejemplo de día (si tienes turno de noche), hay que hacerse con un ambiente agradable y que invite a dormir. Se pueden practicas técnicas de relajación y de sueño.

Hacer deporte es otro de los aliados de los turnos rotativos. Aunque cueste, es importante por ejemplo, al salir del turno de noche, hacer deporte y después, ir a dormir o al contrario, ir a dormir y al despertar, hacer deporte para activarnos cuando todos duermen.

Patrones más habituales de turnos rotativos

A día de hoy, parece que está todo inventado. En esto de los turnos rotativos… Casi también. Tras mucho análisis, ya hay fórmulas como si de una alineación de fútbol se tratase para estos turnos rotativos.

Los patrones más habituales de turnos rotativos son: 6×2, 5×2, 4×3.

El primer número – A, corresponde a los días de trabajo y el segundo, B, a los días de descanso. De esta manera, en los patrones arriba descritos quedaría:

  • 6 días de trabajo  x 2 de descanso (completos).
  • 5 días de trabajo x 2 de descanso (completos).
  • 4 días de trabajo x 3 de descanso (completos).

El último patrón está actualmente en auge sobre todo porque los trabajadores lo ven como algo beneficioso. Se trabajan 4 días con jornadas más largas (de 10 – 12 horas por ejemplo) para después descansar 3 días completos. Hay que tener en cuenta que esta fórmula daña más los biorritmos del cuerpo pero… ¡para gustos!

Luego hay otras fórmulas en las que se trabaja 24 horas seguidas y se descansan varios días pero eso ya es otra modalidad de la que hablaremos en otro momento.

Si queréis hacer un cuadrante de turnos rotativos en tu empresa que funcione bien y que no tenga fisuras, lo mejor es confiar en potentes softwares como Plain que facilitan todo. Pruébalo ahora y verás la diferencia. Nunca más cogerás un papel y un boli para hacer un turno de trabajo.

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Cómo hacer una planilla de trabajo desde 0

Bien estés administrando una red de tiendas que abre los fines de semana o que gestiones una planta de fabricación que funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, el trabajo programado por turnos depende de equilibrar las necesidades de tu negocio con las necesidades de tus empleados. Desarrollar una planilla de trabajo sólida garantiza que tu empresa funcione de forma eficiente y que tus empleados puedan realizar sus tareas a niveles óptimos sin estrés ni fatigas.

Por ello, el objetivo de elaborar una planilla de trabajo es colocar los empleados correctos en los trabajos correctos en los momentos adecuados para satisfacer la demanda de los clientes.

Vamos a ver cómo hacer una planilla de trabajo desde cero, ya que independientemente del sector, el proceso de planificación de turnos de trabajo consta de 4 fases:

  • Determinar la carga de trabajo y los requisitos para cubrirla, incluidas cualificaciones especiales.
  • Planificar un modelo para elaborar turnos de trabajo reales.
  • Crear la planilla de trabajo.
  • Publicar, hacer seguimiento y ajustar los horarios de trabajo cuando sea necesario.

Determinar la carga de trabajo y los requisitos para cubrirla

Para determinar la carga de trabajo y los requisitos para cubrirla, hay que predecir la demanda de productos o servicios y traducir esa demanda a cuántos empleados se necesitan en diferentes intervalos de tiempo a lo largo de una semana o varios meses -el periodo para el que se planifique la planilla de trabajo-.

Se necesitan empleados para realizar ciertas tareas que se basan en las demandas del negocio, como las reservas confirmadas en un hotel, la cantidad de llamadas a recibir en un call center, la cantidad de pacientes de una clínica, las cuotas de fabricación, las rutas de vigilancia, etc. Y para definir esa demanda comercial necesitarás abordar algunas preguntas clave:

  • ¿Cuales son los motores de la demanda de tu negocio? Por ejemplo, si tu negocio es un call center, lo que impulsa la demanda a la que tienes que hacer frente es el número de llamadas a responder, el tiempo promedio para cada llamada y el nivel de servicio requerido. En cambio, si estás organizando la planilla de trabajo para la limpieza de un hotel, puede ser el número de habitaciones a limpiar. Identificar estos ‘impulsores’ te permite pronosticar los requisitos de personal.
  • ¿Varía la demanda del negocio según la hora del día? La identificación de los picos y valles y los periodos durante los cuales varía la demanda te ayuda a comprender la naturaleza cíclica de la carga de trabajo. Una vez que conoces ese patrón puedes saber cómo cubrir la demanda. Por ejemplo, un restaurante de comida rápida estará más ocupado de 2 a 4 o los servicios de llamadas para los servicios de emergencias serán más bajos durante la noche.
  • ¿Qué tareas son necesarias para satisfacer la demanda de tu negocio? Para responder a esta pregunta debes conocer las tareas a realizar en cada periodo de tiempo, las habilidades requeridas para realizar la tarea y la ubicación donde realizarla (si corresponde).

Para pronosticar la demanda comercial puedes utilizar tus conocimientos operativos, las predicciones ventas, los pedidos confirmados, historial de reservas/llamadas, etc. A partir de esta información puedes crear un perfil de requisitos de personal en un periodo de tiempo.

Planificar un modelo para elaborar turnos de trabajo reales

Una vez que sabes el número de empleados necesarios para cada periodo de tiempo, es hora de diseñar un marco para la elaboración de horarios reales. Este es el paso donde se define el número de turnos, la duración de los turnos, los patrones de rotación así como los días de descanso.

Hay muchos modelos en los que se basan la mayoría de las organizaciones, desde el tradicional 8×5 (donde cada persona trabaja turnos de 8 horas durante cinco días consecutivos con fines de semana libres) a entornos 24×7 donde resulta clave crear equipos donde a cada persona se le asigna el mismo turno, rotación y días libres que el resto del equipo y los turnos y rotaciones se organizan en base a los equipos.

Otras alternativas pueden ser variaciones de los anteriores como cuatro días de 10 horas, días de 12 horas, tres días de 13 horas u horarios de semana laboral comprimidos.

También debes tener en cuenta otras restricciones al seleccionar la duración del turno y el patrón de días de trabajo/descanso. La regulación en materia laboral, los acuerdos sindicales y las propias normas de la empresa pueden restringir la cantidad de días de trabajo consecutivo y las horas trabajadas o requerir un periodo de descanso mínimo entre las asignaciones.

Aunque la primera vez que se diseña el modelo de planilla de trabajo puede suponer un gran esfuerzo, una planificación de turnos de turnos bien diseñada te ahorrará incidencias por falta de personal, te ahorrará dinero y tus clientes y empleados estarán más contentos.

Crear la planilla de trabajo

A partir del modelo de turnos de trabajo que se haya establecido ya se puede crear la planilla de trabajo real, simplemente asignando a los empleados los turnos correspondientes. Para ello, utiliza la información sobre disponibilidad, cualificación, costes laborales y el número de empleados requerido para cada periodo de tiempo.

El objetivo aquí es crear el mejor horario posible donde el número de trabajadores incluido en la planilla de trabajo coincida con el número ideal de empleados que se requieren en cada periodo al tiempo que se respetan las normas laborales y las preferencias de los empleados tanto como sea posible.

También es importante configurar una jerarquía acerca de las restricciones (habilidades requeridas en cada puesto, días de descanso necesarios, horas mínimas y máximas, preferencias de los empleados) para poder priorizar cuando haya restricciones en conflicto.

Publicar, hacer seguimiento y ajustar los horarios de trabajo

Es necesario revisar de forma continua y optimizar el cronograma planificado debido a los cambios de última hora en la demanda del negocio o la disponibilidad de los empleados. En muchas ocasiones hay que ajustar la planificación bien porque un empleado enferma o por circunstancias de la producción.

Realizar todas estas tareas a mano o en una hoja de cálculo requiere mucho tiempo y es difícil debido a las fluctuaciones de la carga de trabajo, las frecuentes solicitudes especiales de los empleados, los cambios de última hora y, en muchas ocasiones, la alta rotación de empleados. Además, la planilla de trabajo muchas veces debe cambiarse cuando un empleado llama porque está enfermo y no puede trabajar.Sin las herramientas adecuadas, se invertirá una gran cantidad de tiempo en estas tareas, tiempo mejor empleado en actividades más críticas para el negocio que ayuden a generar más ingresos.

Plain te permite planificar los turnos de trabajo de tu equipo de forma inteligente, sencilla y rápida: solo tienes que introducir las reglas para organizar los turnos y la información acerca de cada empleado y Plain se encarga de elaborar planificaciones inmediatas que puedes compartir con tus empleados en cuestión de segundos.

Pruébalo ahora gratis y comienza a programar los turnos de tu equipo de forma fácil y ágil.