Productividad en el trabajo: claves para maximizarla y estrategias

Contenido

La productividad en el trabajo es un factor crucial para el éxito de cualquier empresa. Cuando los empleados están organizados, motivados y trabajan en horarios eficientes, la empresa puede alcanzar sus objetivos con mayor facilidad. Y de todos es sabido que a más productividad, mejores resultados… Mayores ventas. El escenario soñado por todos los empresarios. Eso sí, aunque nos encantaría, la productividad no es algo que caiga del cielo. Es una característica que hay que trabajar de forma incesante y concienzudamente día tras día. De hecho, en los últimos tiempos es muchísimo más difícil ser productivo que antes. Las nuevas tecnologías, Internet y todo lo que en él habita (redes sociales, mails, etc) son el mayor ladrón de atención al que nos hemos enfrentado jamás. A eso hay que sumarle el estrés que genera, los problemas personales de cada uno, etc, etc… Es necesario e imperante ponerse a trabajar la productividad para conseguir aumentarla. ¿Cómo hacerlo? Con estrategias claves que ayudan a que el equipo esté focalizado y totalmente motivado.

Descubramos los secretos nunca antes revelados que harán que la productividad se dispare tanto de forma individual como grupal.

¿Qué es la productividad en el trabajo y por qué es importante?

Hacer más en menos tiempo con el mismo (o incluso mejor) nivel de calidad. A eso se le llama productividad y es el objetivo que todos tenemos no sólo en el trabajo sino también, en nuestra vida personal. A ser más productivos, reducimos el tiempo dedicado a cada actividad lo que significa que liberamos minutos e incluso horas para poder hacer otras actividades (normalmente, ocio). Ahí radica el gran valor de la productividad ya que además, derivado de esto, se genera mayor satisfacción de los empleados y por lo tanto liberación y reducción de estrés.

Como vemos, en esto de la productividad todo son beneficios. Y no sólo estos sino que además, cuando un trabajar es más productivo está mejor valorado por sus jefes y por lo tanto, estos son más propensos a estar comprometidos con la empresa permaneciendo en ella a largo plazo y ofreciendo más y más para la satisfacción de todos. El impacto positivo en la retención del talento es indiscutible también lo que impacta directamente en la reputación de la marca.

Por lo tanto, la productividad va más allá de completar tareas más rápido. Es la clave para liberar tiempo, reducir el estrés y alcanzar un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal. Cuando se es más productivo, se es más eficiente en las tareas laborales y se libera tiempo para disfrutar de pasiones, hobbies y familia. Además, una mayor productividad puede impulsar la carrera profesional de cualquier individuo y abrir nuevas oportunidades.

Factores que influyen positivamente en la productividad laboral

Para conseguir un nivel satisfactorio (y siempre en evolución positiva) de productividad es imprescindible trabajarla día a día. Existen en el escenario actual infinidad de factores que ayudan a potenciarla y por supuesto, otros que la merman en demasía. Lo fundamental es identificar unos y otros para poder minimizar los nocivos y potenciar los positivos. Entre estos últimos, los que ayudan a generar más productividad están:

Entorno de trabajo y ergonomía

Todo lo que nos rodea afecta y mucho, en la productividad personal y laboral de un individuo. Desde el espacio de trabajo como tal, el material y las herramientas a utilizar, el acceso a las soluciones digitales, el ambiente y relación con los compañeros… Todo, influye de una forma u otra en la gestión de la productividad y el nivel que se obtiene de la misma.

Por supuesto, el entorno en el que se trabaja tiene un impacto significativo en la productividad y es que en ese entorno es dónde pasamos muchas horas de nuestro día y desarrollamos las tareas que nos son encomendadas. Un lugar de trabajo limpio, organizado y libre de distracciones puede mejorar tu enfoque y eficiencia. Es imprescindible personalizar el espacio de trabajo al máximo para adecuarlo a las necesidades de cada uno así también como a las preferencias (si para alguien es importante una taza en particular o una planta porque le motiva, que lo sume a su espacio). Todo cuenta en pro de la productividad.

Y es que la ergonomía laboral se ha preocupado de hacerse cargo de estos detalles tras años estudiando la importancia y el impacto que tiene de cada cosa del espacio de trabajo en la productividad.

Gestión del tiempo y prioridades

Sin una gestión del tiempo eficiente, no existe la posibilidad de aumentar la productividad. Y es que saltar de una cosa a otra, no saber cuáles son las prioridades y estar pensando qué hacer es perder el tiempo a cantidades exageradas.

La gestión del tiempo efectiva es la piedra angular de la productividad en el trabajo. Cuando se organiza el día de manera estratégica, se aprovecha al máximo cada hora laboral. Para mejorar esa planificación es importante ejecutar alguna de estas acciones:

Planificación diaria: Comenzar cada día con una lista de tareas y un plan de acción claro. Esto permite abordar las prioridades de manera organizada.
Técnicas de enfoque: Técnicas como el método Pomodoro, que divide el trabajo en intervalos de tiempo concentrado y descansos regulares, pueden ayudar a mantener la concentración y la energía.
Eliminación de ladrones de tiempo: Identificar las actividades que consumen tiempo sin aportar valor. Reduzcir o eliminar estas distracciones para liberar tiempo valioso.
Delegar: Aprender a delegar tareas cuando sea posible siempre es un must. Delegar no solo alivia la carga de trabajo, sino que también fomenta la colaboración y el desarrollo de habilidades del equipo.

Por supuesto, además de una gestión eficaz del tiempo, otro parámetro fundamental para trabajar y aumentar la productividad es sin duda, la priorización de tareas. En este punto siempre hay que tener como premisa que ni todo es urgente, ni todo es importante (de hecho, lo son menos tareas de las que pensamos a priori). Hay que saber diferenciar unas de otras y ser asertivos para colocar cada una en su lugar sin que pese decir que no. Para priorizar se pueden tener en cuenta estas dinámicas:

Matriz de Eisenhower: Esta herramienta ayuda a categorizar tareas en función de su importancia y urgencia. Las tareas importantes pero no urgentes a menudo son las que más contribuyen a losobjetivos a largo plazo.
Técnica 1-3-5: Establece runa tarea importante, tres tareas medianas y cinco tareas pequeñas para el día. Esto permite abordar un equilibrio entre las tareas grandes y pequeñas.
Metas a largo plazo: Mantener los objetivos a largo plazo en mente al priorizar. Preguntarse uno mismo si una tarea te acerca o te aleja de las metas más grandes.
Reevaluación constante: No hay que tener miedo de reevaluar y ajustar las prioridades a medida que cambian las circunstancias. La flexibilidad es clave para la productividad.

La gestión efectiva del tiempo y la habilidad de priorizar adecuadamente ayudan y mucho al enfoque en las tareas que tienen el mayor impacto en el trabajo así como a evitar la sensación de estar ocupado sin lograr mucho. Estos factores son esenciales para una productividad sostenible a largo plazo.

Motivación y reconocimiento

La motivación y el reconocimiento son factores críticos que influyen en la productividad de los empleados. Cuando los empleados se sienten motivados y reconocidos, tienden a ser más productivos y comprometidos en su trabajo. Aquí hay una mirada más profunda a cómo estos factores afectan la productividad:

Motivación:

La motivación es el motor que impulsa a los empleados a dar lo mejor de sí mismos en el trabajo. Una fuerza interna que surge de metas personales, valores y deseos de crecimiento. La motivación puede influir en la productividad de las siguientes maneras:

Mayor esfuerzo: Los empleados motivados tienden a esforzarse más en sus tareas. Encuentran un sentido de propósito en lo que hacen y se esfuerzan por alcanzar sus metas y objetivos.

Mayor persistencia: La motivación ayuda a los empleados a superar obstáculos y desafíos. No se rinden fácilmente y están dispuestos a aprender de los errores.

Mejor creatividad: La motivación puede fomentar la creatividad y la innovación. Los empleados motivados a menudo piensan fuera de la caja y aportan ideas frescas a la mesa.

Menor absentismo y rotación de personal: Los empleados motivados tienen menos probabilidades de faltar al trabajo o dejar la empresa. Esto se traduce en una mayor estabilidad y continuidad en el equipo.

Reconocimiento:

El reconocimiento es una poderosa herramienta para fomentar la motivación y la productividad. Cuando los empleados se sienten valorados y apreciados, están más dispuestos a dar lo mejor de sí mismos. El reconocimiento puede influir en la productividad de las siguientes maneras:

Aumento de la moral: El reconocimiento crea un ambiente de trabajo positivo y fomenta la moral del equipo. Los empleados se sienten más felices y motivados.

Fomento de la lealtad: Los empleados que reciben reconocimiento tienden a sentirse más leales a la empresa y menos propensos a buscar oportunidades en otros lugares.

Mayor compromiso: Los empleados reconocidos sienten un mayor compromiso con su trabajo y la empresa. Esto se traduce en una mayor dedicación y esfuerzo en sus tareas.

Mejora de las relaciones interpersonales: El reconocimiento puede fomentar relaciones de trabajo más positivas y saludables, lo que a su vez mejora la colaboración y la comunicación en el equipo.

La motivación y el reconocimiento son elementos cruciales para impulsar la productividad en el trabajo. Las empresas pueden fomentar la motivación a través de metas claras, desarrollo profesional y la creación de un ambiente de trabajo inspirador. El reconocimiento, por su parte, se puede lograr a través de elogios, premios, bonos o simplemente expresando gratitud de manera regular. Al cultivar una cultura de motivación y reconocimiento, las organizaciones pueden elevar la productividad y el bienestar de sus empleados.

Herramientas y tecnologías para mejorar la productividad

Hoy en día, si algo tenemos a nuestro alcance eso son, sin duda alguna, herramientas para todo… Herramientas digitales. Internet nos ha traído la posibilidad de para todo, tener una solución digital, una app o cualquier otra herramienta que nos hará la vida más fácil… Si sabemos elegir y utilizarlas, todo sea dicho (porque mucho de todo, también puede causar el efecto contrario, sobresaturación y distracción máxima).

La productividad también ha caído bajo estos efluvios y ahora, en Internet, disponemos de multitud de soluciones digitales para ayudarnos a enfocarnos y ser más productivos. Están bien y son positivas si, de nuevo, sabemos utilizarlas y las ponemos a trabajar a nuestro favor sabiendo eliminar las distracciones que generan

Herramientas de gestión de tareas y proyectos:

Para acometer un proyecto de forma totalmente productiva este, hay que diseccionarlo en tareas asumibles en el tiempo. Si no, es imposible porque se hará “mucha bola”. Estas herramientas son perfectas para gestionar el día a día de los proyectos y además, de forma colaborativa con otros miembros del equipo. Son gratuitas (aunque tienen versión premium) y están siempre en la nube (no hace falta instalarlas).

Trello: Trello es una herramienta de gestión de proyectos visual que te permite organizar tareas en tableros personalizables con tarjetas y listas. Es especialmente útil para la gestión de proyectos en equipo.

Asana: Asana es una plataforma de gestión de tareas y proyectos que te permite planificar, rastrear y colaborar en proyectos. Su interfaz intuitiva facilita la creación y el seguimiento de tareas.

Jira: Jira es ideal para equipos de desarrollo de software y gestión de proyectos ágiles. Permite el seguimiento detallado de tareas, la gestión de errores y la colaboración en equipo.

Calendarios Digitales:

Con la cantidad de tareas que hay que realizar al día ya sean de trabajo o personales, es imposible acordarse de todas. Un calendario es lo más eficaz a la hora de tener un orden. Los digitales nos ayudan mucho porque están siempre disponibles en nuestro móvil y además, se pueden sincronizar con otras herramientas habituales de trabajo.

Google Calendar: Google Calendar es una herramienta de programación en línea que te permite programar reuniones, establecer recordatorios y compartir eventos con otros usuarios. Es altamente personalizable y se integra con otras aplicaciones de Google.

Microsoft Outlook: Outlook es un cliente de correo electrónico y calendario que ofrece una amplia gama de funciones de programación y organización. Es ampliamente utilizado en entornos empresariales.

Herramientas de colaboración y comunicación:

Los equipos de trabajo están cada vez, más deslocalizados y es importante poder mantener conversaciones fluidas sin que ello, interrumpa el trabajo. Ahora es viable hacerlo con diferentes soluciones fáciles y accesibles.

Slack: Slack es una plataforma de mensajería empresarial que facilita la comunicación en equipo. Puedes crear canales temáticos, compartir archivos y conectar con otros servicios.

Zoom: Zoom es una herramienta de videoconferencia que se ha vuelto esencial para la colaboración a distancia. Permite reuniones en línea, webinars y colaboración en tiempo real.

Gestión de documentos y colaboración en línea:

De igual forma, al estar en localizaciones diferentes hay que encontrar la manera de compartir documentos e información digitalmente. Ahora es posible y muy fácil gracias estas plataformas colaborativas.

Google Workspace (anteriormente G Suite): Google Workspace proporciona herramientas como Google Docs, Sheets y Slides para la colaboración en línea y la gestión de documentos. También incluye Gmail y Google Drive.

Microsoft 365: Microsoft 365 ofrece aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint, además de servicios en la nube y correo electrónico, para una colaboración y productividad empresarial.

Dropbox: Una plataforma de espacio virtual para guardar todo tipo de documentos, información y además, poder compartirla con otros usuarios.

Herramientas de automatización y productividad personal:

Porque la vida personal y la profesional están íntimamente ligadas (una sin la otra no pueden convivir) es fundamental también encontrar las soluciones que las unan.

Zapier: Zapier te permite automatizar tareas repetitivas al conectar aplicaciones y crear flujos de trabajo automatizados. Esto ahorra tiempo y reduce errores humanos.

Evernote: Evernote es una herramienta de toma de notas que te permite capturar ideas, organizar información y sincronizarla en todos tus dispositivos.

Estas son solo algunas de las muchas herramientas y tecnologías disponibles para mejorar la productividad en el trabajo. La elección de las herramientas adecuadas dependerá de tus necesidades específicas y de la naturaleza de tu trabajo. Aprovechar estas tecnologías puede simplificar tareas, aumentar la colaboración y liberar tiempo para enfocarte en tareas de alto valor.

Técnicas y métodos para aumentar la productividad

A lo largo de este post ya hemos desdeñado algunas de las técnicas y métodos más habituales y sobre todo eficientes para aumentar la productividad. Es fácil encontrar en internet diferentes soluciones y métodos ya que la productividad es algo que preocupa a todos. En resumen, las más óptimas por resultados y también por la facilidad de ejecución son:

Método Pomodoro:

El método Pomodoro se basa en trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos (llamados «Pomodoros») seguidos de un breve descanso. Esta técnica te ayuda a mantener la concentración y a evitar la fatiga mental.

Matriz de Eisenhower:

La Matriz de Eisenhower clasifica las tareas en cuatro cuadrantes según su importancia y urgencia. Esto te ayuda a priorizar y enfocarte en las tareas que tienen el mayor impacto.

Técnica GTD (Getting Things Done):

GTD es un enfoque de gestión de tareas que se centra en capturar, organizar y realizar seguimiento de todas las tareas y proyectos. Proporciona una estructura sólida para mantenerse al tanto de las responsabilidades.

Delegación eficiente:

Aprender a delegar tareas de manera efectiva es esencial para liberar tiempo y concentrarte en lo que haces mejor. Identifica tareas que pueden ser asignadas a otros miembros del equipo.

Minimizar las interrupciones:

Establece momentos específicos para revisar el correo electrónico y las redes sociales. Apaga las notificaciones innecesarias para evitar distracciones. Trabajar en un espacio tranquilo también puede ayudar.

Planificación y definición de metas:

Establece metas claras y planes de acción. Descompón tareas grandes en pasos más pequeños y alcanzables. Revisa y ajusta tus metas de manera regular.

Método «Eat That Frog» (Come Esa Rana):

Abordar la tarea más difícil o desagradable del día primero te da una sensación de logro temprano y te libera para otras tareas.

Automatización y herramientas de productividad:

Utiliza herramientas de automatización y productividad, como Zapier o aplicaciones de gestión de tareas, para simplificar tareas repetitivas.

Mantener un espacio de trabajo organizado:

Un espacio de trabajo organizado ayuda a encontrar lo que necesitas de manera eficiente y a mantener la concentración.

El rol del liderazgo en la productividad del equipo

El liderazgo efectivo es un catalizador clave para mejorar la productividad del equipo. Los líderes tienen la capacidad y la obligación de inspirar, motivar y guiar a sus colaboradores para alcanzar sus objetivos y maximizar su eficiencia. ¿Cómo hacerlo?

Establecer objetivos claros:

Los líderes deben definir objetivos claros y comunicarlos de manera efectiva a su equipo. Cuando todos comprenden sus roles y metas, es más probable que trabajen en conjunto hacia un objetivo común.

Fomentar la motivación:

Los líderes motivadores pueden inspirar a sus equipos a dar lo mejor de sí mismos. Reconocer el esfuerzo y los logros, así como proporcionar un ambiente de trabajo positivo, puede aumentar la moral y la motivación.

Facilitar la comunicación:

La comunicación abierta y efectiva es esencial. Los líderes deben estar dispuestos a escuchar las preocupaciones de su equipo, proporcionar retroalimentación constructiva y asegurarse de que todos estén en la misma página.

Delegación inteligente:

Los líderes deben ser capaces de delegar tareas de manera eficaz. Confiar en los miembros del equipo para asumir responsabilidades no solo libera tiempo para el líder, sino que también empodera a los empleados.

Desarrollo de habilidades:

Fomentar el crecimiento y el desarrollo de las habilidades de su equipo es una de las obligaciones de todo buen líder. Proporcionar oportunidades de formación y retroalimentación constructiva puede mejorar las capacidades de los empleados.

Resolución de conflictos:

Los líderes tienen que saber abordar los conflictos de manera efectiva y promover un ambiente de trabajo armonioso. La gestión adecuada de conflictos evita interrupciones en la productividad.

Modelar el comportamiento deseado:

Nadie nace aprendido. Los líderes son modelos a seguir para su equipo. Mostrar un alto nivel de compromiso, ética de trabajo y profesionalismo puede inspirar a otros a hacer lo mismo.

Promover el equilibrio entre trabajo y vida personal:

Hay que saber reconocer la importancia del equilibrio entre trabajo y vida personal y promover políticas que lo respalden. Esto puede conducir a empleados más saludables y comprometidos.

Evaluar y ajustar estrategias:

Como líder hay que estar dispuestos a evaluar y ajustar las estrategias a medida que cambian las circunstancias. Esto garantiza que el equipo esté en camino para alcanzar sus metas.

Un liderazgo efectivo es un multiplicador de la productividad del equipo. Cuando los líderes se esfuerzan por guiar, motivar y apoyar a su equipo de manera adecuada, pueden crear un ambiente en el que los empleados sean más productivos, estén más comprometidos y alcancen un alto rendimiento.

Sin duda alguna, la productividad, su gestión y su optimización es una de las tareas más importantes de todo aquel que trabaja con un equipo humano. Es una acción en grupo y por supuesto, también personal de cada individuo. En cada área de la empresa hay herramientas y soluciones que ayudarán a que todo sea más fácil. Es el caso de Plain que sin duda alguna, hace que la gestión y planificación de turnos, ausencias y vacaciones sea más eficiente y eficaz liberando tiempo para el resto de tareas diarias. ¿Cómo funciona? ¡Prúebalo ahora!