Horario flexible: por qué deberías implementarlo en tu empresa

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El horario flexible es cada vez más, una necesidad a tener en cuenta por parte de las empresas. Es uno de los beneficios más acusados que pueden ofrecer a sus empleados engrosando así el salario emocional que estos van a percibir. La flexibilidad es vital en el entorno actual y es que todos necesitamos de cierto espacio para poder diseñar la vida según necesidades y gustos. Estás más que comprobado que tener un horario de trabajo flexible aumenta los índices de felicidad y satisfacción de cualquier empleado y por ello, su productividad e implicación, aumentan exponencialmente.

Desde la pandemia por Covid19, el horario flexible (así como el teletrabajo y la deslocalización) están ganando terreno y no sólo por petición popular sino porque se están comprobando sus beneficios. Los horarios “más abiertos” permiten a los trabajadores gestionar su tiempo de manera más efectiva, lo que a su vez conduce a una mayor satisfacción en el trabajo y un aumento de la productividad. En este artículo, exploraremos en profundidad qué son los horarios flexibles y los múltiples beneficios que aportan a las empresas y a sus empleados. Si tienes equipo a tu cargo, lideras una empresa y aún no has implementado la flexibilidad en tus horarios, es el momento de indagar sobre ellos, abrir las miras y ofrecer más oportunidades de mejora a tus empleados porque con la flexibilidad, todos ganan.

¿Qué es la jornada laboral flexible o horarios flexibles?

Un horario flexible de trabajo es ese horario que no es estricto ni se tiene que cumplir a rajatabla por parte de los trabajadores. Es un timming que da la opción al empleado a adaptar su horario a sus necesidades y gustos siempre y cuando se cumplan o bien con las horas de trabajo estipuladas o con las tareas a realizar.

También conocido como jornada laboral flexible, en ella no se establece una hora de entrada / salida fija y encorsetada. Es el empleado el que estipula este horario bien dentro de una horquilla horaria (entrada de 8 a 10) o, en algunos casos, con absoluta y total libertad.

Están considerados como una estrategia de gestión del tiempo que las empresas ofrecen en pro de sus empleados. El objetivo es que sumando flexibilidad y libertad estos aumenten su responsabilidad y por ende, su productividad e implicación con la empresa.

Tipos de jornada laboral flexible

Dentro de los horarios flexibles o jornadas de trabajo no rígidas se pueden dar diferentes situaciones dependiendo de las posibilidades del empleado y de la empresa. Así cada uno podrá elegir su categoría según condiciones / necesidades.

Trabajo remoto: Los empleados pueden trabajar desde casa o cualquier lugar con acceso a Internet. Esto elimina la necesidad de desplazamientos y permite un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Horarios comprimidos: En lugar de trabajar cinco días a la semana, los empleados pueden optar por trabajar cuatro días más largos y tener un día libre. Esto puede ayudar a reducir los costos de transporte y disminuir la fatiga laboral.
Flexibilidad en las horas de entrada y salida: Algunas empresas permiten a los empleados elegir su hora de inicio y finalización del día laboral, siempre y cuando se cumplan ciertas horas centrales.
Bancos de tiempo: Los empleados pueden acumular horas extras trabajadas y utilizarlas más tarde para tener tiempo libre adicional.

Beneficios del horario flexible

Sin duda alguna, cuando algo experimenta un asentamiento en la sociedad (laboral en este caso) y además, un notable ascenso en su uso, todo se debe a los beneficios que aporta en contraposición a sus desventajas e incluso, a los gastos.

En el caso de la jornada laboral flexible o el horario flexible ya se están probando las ventajas que aporta y los pocos recursos que necesita para sacar el máximo partido de ella. Ambas partes, empleados y empresas cosechan importantes beneficios desde el primer instante en el que se implementan este tipo de jornadas.

Mayor satisfacción de los empleados:

Los horarios de trabajo flexibles permiten a los empleados tener un mayor control sobre su vida laboral y personal. Esto a menudo se traduce en una mayor satisfacción en el trabajo, ya que los trabajadores pueden adaptar su horario a sus necesidades individuales. La capacidad de equilibrar las demandas laborales con las responsabilidades familiares y personales contribuye en gran medida a un ambiente de trabajo más positivo y a un mayor compromiso por parte de los empleados.

Aumento de la productividad:

La productividad puede aumentar significativamente con horarios de trabajo flexibles. Cuando los empleados tienen la opción de elegir cuándo y dónde trabajan, pueden alinear sus tareas más demandantes con los momentos en que se sienten más enérgicos y concentrados. Esto conduce a una mayor eficiencia en la ejecución de tareas, ya que se minimizan los períodos de baja productividad. Además, al reducir el estrés relacionado con los desplazamientos o la rigidez de los horarios, los empleados pueden centrarse mejor en sus tareas.

Reducción de costes operativos:

La implementación de horarios flexibles puede llevar a una reducción significativa de los costes operativos para las empresas. Menos empleados en la oficina al mismo tiempo pueden disminuir los gastos relacionados con el espacio de oficina, el consumo de energía y otros servicios públicos. Esto se traduce en ahorros significativos a largo plazo, lo que puede ser especialmente beneficioso para empresas con presupuestos ajustados.

Atracción de talentos:

Los horarios de trabajo flexibles son un atractivo importante para los candidatos a puestos de trabajo. En un mercado laboral competitivo, las empresas que ofrecen flexibilidad tienen una ventaja para atraer y retener a talentos destacados. Los profesionales valoran la posibilidad de equilibrar su vida laboral y personal, y la flexibilidad se ha convertido en un factor determinante en la elección de empleadores.

Mejora en la conciliación laboral y familiar:

Uno de los beneficios más evidentes de los horarios flexibles es la capacidad de los empleados para equilibrar sus responsabilidades laborales con sus compromisos familiares y personales. Esto no solo reduce el estrés y la presión sobre los empleados, sino que también fomenta una mayor retención de talento, ya que los empleados son más propensos a permanecer en una empresa que les permite atender a sus necesidades familiares.

Fomento de la diversidad e inclusión:

Los horarios flexibles pueden ser una herramienta eficaz para promover la diversidad e inclusión en el lugar de trabajo. Permiten a las personas con diferentes necesidades, como padres, cuidadores, personas con discapacidades o aquellos que tienen otras responsabilidades, participar de manera más activa en la fuerza laboral. Esto enriquece la diversidad de la empresa y contribuye a una cultura empresarial más inclusiva.

Menos absentismo y rotación de personal:

Cuando los empleados tienen horarios flexibles que se adaptan a sus necesidades, es menos probable que falten al trabajo debido a problemas personales o de salud. Esto reduce el ausentismo y, a su vez, disminuye la rotación de personal. Las empresas ahorran tiempo y recursos que de otro modo se gastarían en la contratación y capacitación de nuevos empleados.

Adaptabilidad a circunstancias cambiantes:

Los horarios flexibles permiten a las empresas ser más adaptables a circunstancias cambiantes, como situaciones de emergencia, condiciones climáticas extremas o eventos inesperados. Los empleados pueden ajustar sus horarios para acomodarse a estas situaciones sin que ello afecte en gran medida la operación normal de la empresa.

Los horarios de trabajo flexibles no solo benefician a los empleados al permitirles una mejor calidad de vida y equilibrio entre el trabajo y la vida personal, sino que también aportan ventajas significativas a las empresas al aumentar la productividad, reducir costos operativos y mejorar la retención de empleados. Estos beneficios hacen que la implementación de horarios flexibles sea una estrategia laboral valiosa en la era actual.

¿Cómo implementar un horario flexible que funcione para tu equipo?

Una vez conocidos los beneficios (numerosos e importantes) de la jornada laboral flexible para las empresas y los empleados, es el momento de implementarla. Los equipos de trabajo deben hacerse a esta flexibilidad y también las compañías. Los cambios a priori suelen costar pero una vez en funcionamiento, son de gran utilidad.

El mayor reto en la implementación de horarios de trabajo flexible está al principio ya que todos deben acostumbrarse a otras fórmulas sobre todo, de trabajo en equipo. La comunicación debe ser fluida y sobre todo, que el equipo conozca cuándo y cómo se trabaja. Para ello lo mejor es seguir este check list de áreas en las que hay que poner el foco a la hora de implementar la jornada laboral flexible.

Definir una política de horarios clara:

Lo primero hay que hacer (o es recomendable) es establecer una política de horarios flexibles clara y comunicarla a todos los empleados. Esta política debe describir los tipos de horarios flexibles disponibles, los procedimientos para solicitarlos, las expectativas de desempeño y cualquier requisito específico para su implementación.

Evaluar la viabilidad:

Antes de implementar horarios flexibles, es imprescindible evaluar si son factibles para la empresa. Considerar la naturaleza del trabajo, las necesidades de los clientes, la tecnología necesaria para el trabajo remoto y cualquier regulación que pueda afectar la flexibilidad de los horarios.

Formación y comunicación:

Hay que asegurarse de que los empleados comprendan completamente la política de horarios flexibles. Ofrecer capacitación sobre cómo utilizar herramientas tecnológicas para el trabajo remoto si es necesario. Comunicar claramente los canales de comunicación y las expectativas de disponibilidad.

Fomentar la responsabilidad:

Los empleados deben entender que la flexibilidad conlleva la responsabilidad de cumplir con las tareas y plazos. Establecer sistemas de seguimiento y medición del desempeño para asegurarte de que los resultados no se vean comprometidos es fundamental.

Sistemas de gestión del tiempo:

Proporcionar a los empleados herramientas y recursos para la gestión del tiempo es la mejor vía de implementación. Esto puede incluir aplicaciones de seguimiento del tiempo, calendarios compartidos y software de gestión de proyectos que ayuden a mantener la organización y la colaboración.

Proceso de solicitud y aprobación:

Establecer un proceso claro y eficiente para que los empleados soliciten horarios flexibles. Definir quién debe aprobar las solicitudes y cómo se comunicarán las decisiones; mantener un equilibrio entre la flexibilidad y las necesidades operativas de la empresa.

Promoción de la comunicación:

Fomentar una comunicación abierta y regular entre los empleados y sus supervisores. Esto puede incluir reuniones regulares para revisar el progreso del trabajo, asegurarse de que se satisfagan las necesidades y resolver cualquier problema.

Flexibilidad gradual:

Se puede implementar horarios flexibles de manera gradual para permitir una adaptación más suave. Comienza con un grupo piloto de empleados y ajusta la política según los comentarios y la experiencia antes de expandirla a toda la organización.

Mantener una cultura de confianza:

Fomentar una cultura de confianza en la que los empleados se sientan valorados y responsables de sus tareas, independientemente de dónde o cuándo las realicen. La confianza es fundamental para que los horarios flexibles funcionen correctamente.

Evaluar y ajustar:

Regularmente evaluar la efectividad de los horarios flexibles en tu empresa. Recopilar comentarios de los empleados y supervisores y realiza ajustes según sea necesario para mejorar el sistema.

Con estos pasos es mucho más fácil implementar una jornada laboral flexible de forma gradual y totalmente saludable. Evitar los conflictos, la pérdida de foco y la atención es fundamental en este proceso.

Herramientas de utilidad en la implementación de un horario flexible

Actualmente existen infinidad de herramientas y soluciones que ayudan a que la implementación y ejecución de un horario flexible sea mucho más fácil, llevadera y además, natural. Internet y el desarrollo de aplicaciones enfocadas en la gestión del tiempo, de personas y de horarios ayuda y mucho en esta tarea.

Lo mejor es que estas herramientas son totalmente adaptables a las necesidades de cada empresa y a las particularidades de cada equipo. Lo más adecuado es hacer una buena búsqueda y de ahí, elegir la que más y mejor se relacione con nuestras necesidades.

Software de Gestión de Proyectos: Herramientas como Asana o Trello permiten a los equipos colaborar en proyectos y realizar un seguimiento del progreso de las tareas de manera efectiva. Estas plataformas facilitan la planificación y el seguimiento de proyectos, independientemente de la ubicación de los miembros del equipo.
Herramientas de comunicación en tiempo real: Aplicaciones de mensajería y videoconferencia como Slack, Microsoft Teams o Zoom son esenciales para mantener una comunicación efectiva entre los miembros del equipo que trabajan de manera remota o en horarios diferentes. Facilitan la colaboración en tiempo real y la conexión instantánea.
Software de programación y control de tiempo: Soluciones como Clockify, Toggl o Harvest o software de control horario ayudan a los empleados a registrar el tiempo que dedican a tareas específicas, lo que es útil para el seguimiento y la gestión del tiempo en un horario flexible. También pueden generar informes para evaluar la productividad.
Herramientas de videoconferencia y webinars: Para reuniones virtuales y sesiones de capacitación, herramientas como WebEx, GoToMeeting o Adobe Connect permiten la interacción en tiempo real y la colaboración visual, independientemente de la ubicación de los participantes.
Sistemas de gestión de Recursos Humanos (HRMS): Las plataformas de HRMS como Plain pueden ayudar a gestionar de manera eficaz las solicitudes de horarios flexibles, así como el seguimiento de las horas de trabajo y los beneficios de los empleados.
Software de Gestión de Documentos: Plataformas como Google Workspace (anteriormente G Suite), Microsoft Office 365 o Dropbox facilitan el almacenamiento y la colaboración en documentos en línea, lo que es esencial para un equipo distribuido.
Herramientas de encuestas y retroalimentación: Plataformas como SurveyMonkey o Google Forms son útiles para recopilar la retroalimentación de los empleados sobre la implementación de horarios flexibles y para realizar encuestas periódicas de satisfacción laboral.
Herramientas de control de acceso y seguridad: Para garantizar la seguridad de los datos y la protección de la información, considera implementar sistemas de control de acceso como LastPass o 1Password y software de seguridad de la red como VPN (Red Privada Virtual).
Calendarios compartidos: Aplicaciones de calendario como Google Calendar o Microsoft Outlook permiten a los empleados programar y compartir horarios, lo que facilita la coordinación de reuniones y actividades.

Todas estas aplicaciones y soluciones ayudan mucho en el día a día a las empresas y equipos que cuentan con horarios flexibles. No significa tenerlas todas pero sí es verdad que eligiendo las que mejor se adaptan a las necesidades, se suma mucha facilidad en la gestión de equipos remotos y que no cumplen con el mismo horario de trabajo.

Desafíos comunes y cómo superarlos

A pesar de que algo ofrece innumerables beneficios (como el caso de las jornadas y horarios laborales flexibles) la realidad es que el día a día, pueden suponer importantes desafíos. Unos desafíos que conociéndolos, es mucho más fácil salvar y gestionar.

Esto ocurre igual en el caso de los horarios flexibles. La mayoría de los retos y desafíos son comunes y vienen del desconocimiento de todo lo bueno y positivo que aportan sin necesidad de grandes cambios. El punto más importante es siempre, la confianza y transparencia.

Resistencia al cambio: La resistencia al cambio es un desafío común cuando se introduce una nueva política de horarios flexibles. Algunos empleados y directivos pueden ser reacios a abandonar la estructura de trabajo tradicional.

Dificultad en la gestión del tiempo: Los empleados pueden tener dificultades para gestionar su tiempo de manera efectiva cuando tienen flexibilidad en sus horarios. La falta de una estructura puede llevar a la procrastinación y la pérdida de productividad.

Desafíos de comunicación: La comunicación entre los miembros del equipo puede ser un problema cuando trabajan en diferentes horarios o lugares. Pueden surgir malentendidos y falta de alineación en proyectos y tareas.

Equidad y transparencia: Garantizar que la flexibilidad en los horarios se aplique de manera equitativa y transparente es esencial para evitar conflictos y percepciones de favoritismo.

Evaluación del desempeño: Evaluar el desempeño de los empleados que tienen horarios flexibles puede ser un desafío. Los criterios de evaluación deben ser claros y basarse en resultados medibles.

Cómo superar estos desafíos:

Para solventar cualquier desafío lo primero que hay que tener es la intención. A partir de aquí, será el momento de poner en marcha acciones enfocadas a este objetivo:

Comunicación abierta y educación: La comunicación abierta es clave. Educar a los empleados y gerentes sobre los beneficios de los horarios flexibles y cómo pueden adaptarse al cambio. Fomentar la discusión y la retroalimentación constante.
Establecer expectativas claras: Definir expectativas de desempeño y plazos claros. Proporcionar a los empleados pautas sobre cómo deben administrar su tiempo y cumplir con sus responsabilidades.
Capacitación en gestión del tiempo: Ofrecer capacitación en gestión del tiempo para ayudar a los empleados a optimizar su productividad y mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Herramientas de comunicación efectiva: Utilizar herramientas de comunicación eficaces para mantener a los empleados conectados y asegurarte de que estén al tanto de los proyectos y cambios en la empresa. Fomentar reuniones regulares y actualizaciones de estado.
Políticas equitativas y transparentes: Establecer políticas que aseguren que la flexibilidad se aplique de manera equitativa. Crear un proceso claro para solicitar horarios flexibles y considerar la implementación de rotación.
Evaluación basada en resultados: Cambiar el enfoque de la evaluación del tiempo presente al rendimiento y los resultados. Evaluar a los empleados en función de sus logros y contribuciones al equipo y a la empresa.
Ajuste a medida: No existe una solución única para todos los desafíos de implementar horarios flexibles. Ajustar las políticas y prácticas según las necesidades y dinámicas de tu empresa y equipo.
Retroalimentación continua: Pide retroalimentación a los empleados sobre cómo les va con los horarios flexibles y qué se podría mejorar. Asegúrate de que sus preocupaciones se aborden de manera proactiva.

Potenciando el rendimiento de la jornada y horario flexibles con Plain

Por supuesto, todo es más fácil si se parte de un convencimiento fuerte de que la acción de los horarios flexibles generará un impacto positivo en el equipo y la empresa. A partir de aquí, con este desglose de acciones será más fácil, llevadero y sostenible en el tiempo. El retorno de la inversión será mucho mayor y el beneficio para todos se podrá recoger antes.

Además de todas las soluciones descritas, incluir Plain en la gestión de personas y horarios de una empresa será uno de las acciones más potentes en esta área. Con la solución se puede optimizar tareas de gestión de turnos, ausencias, vacaciones y sobre todo, control horario (algo fundamental en el horario flexible) de una forma rápida, sencilla y eficaz. Con todo el uso a través de la aplicación móvil y con usuarios por cada empleado, es todo a golpe de clic con eficiencia absoluta.