Full Time Equivalent o FTE: significado y usos en RRHH

Contenido

Utilizar Full Time Equivalent – FTE es implementar la herramienta más sólida y eficaz para el cálculo de la productividad real de un equipo de trabajo teniendo en cuenta a los empleados a tiempo completo versus tiempo parcial. Y es que esta equivalencia arroja una cifra concreta a la que se llega a través de diversas operaciones que facilitan la medición de la productividad, algo sumamente importante y necesario para los departamentos de Recursos Humanos y en general, para toda la compañía.

Y es que una de las preguntas más frecuentes y recurrentes del entorno laboral es cómo hacer para medir y evaluar la productividad real del grupo. Para esto hay que tener en cuenta diversidad de factores que influyen en cómo los empleados están desarrollando sus funciones algo a lo que atiende este cálculo de Full Time Equivalent. Esta arroja luz sobre la contribución de los empleados sin importar si trabajan a tiempo completo o parcial para así extraer conclusiones reales y sobre todo, “usables” en el día a día de la toma de decisiones.

¿Qué es el FTE?

Full Time Equivalent (FTE) o en español, Equivalente de Tiempo Completo es un indicador o valor muy utilizado actualmente en los recursos humanos de las empresas así como en diversos entornos económicos. En realidad es algo muy útil para todas las situaciones en las que esté involucrado un equipo y se quiera conocer su nivel de productividad sin tener en cuenta las horas aportados para cada miembro.

Y es que el FTE no es sólo una métrica sino una ventaja estratégica que permite a las organizaciones analizar, comparar y optimizar la contribución de su fuerza laboral, superando las limitaciones impuestas por diferentes horarios de trabajo.

Es la medición estrella para expresar la carga de trabajo total en términos de equivalentes a tiempo completo. En un escenario laboral complejo en el que los empleados pueden optar (según necesidades de la empresa o de ellos mismos) a jornadas parciales, completas, flexibles o incluso por horas, el FTE se presente como una unidad común para unificar estas variaciones. Así, gracias a este cálculo, los responsables de recursos humanos pueden tener una visión equitativa y precisa de la productividad del equipo y de la organización.

Con este dato se pueden llegar a conclusiones sumamente interesantes como por ejemplo evaluar si nuestra compañía podría soportar la tan comentada opción de jornada laboral de 4 días a la semana. Y es que en la mayoría de los casos no es cuestión de horas trabajadas sino de la productividad de ese tiempo empleado.

Importancia para la empresa

La relevancia del FTE para una empresa radica en su capacidad para proporcionar una evaluación integral de la fuerza laboral. Al eliminar de la ecuación las diferencias de horarios y contratos, esta métrica se convierte en una herramienta estratégica para la toma de decisiones en Recursos Humanos. Permite a las organizaciones planificar eficientemente sus recursos, evaluar la productividad de manera equitativa y calcular costos laborales de manera precisa.

Relación con la productividad

El FTE y la productividad están intrínseca y muy estrechamente entrelazados. Esta métrica ofrece una visión unificada de la carga de trabajo, independientemente de las variaciones en las horas laborales. Al proporcionar una medida común de la contribución de los empleados, el FTE facilita la comparación de productividad entre equipos, departamentos y empleados a tiempo completo y parcial. Esto se traduce en una evaluación más justa y precisa del rendimiento, permitiendo a las empresas identificar áreas de eficiencia y oportunidades de mejora.

Optimización de los Recursos Humanos

El FTE no es solo un número en una hoja de cálculo; es una guía para la optimización de recursos humanos. Permite a los líderes empresariales ajustar estratégicamente su fuerza laboral, asegurando que el personal esté alineado con las necesidades operativas de la empresa. Esta herramienta se convierte así en un pilar para la planificación estratégica de la organización, garantizando que cada miembro del equipo contribuya de manera efectiva a los objetivos comerciales.

Cómo calcular el Full Time Equivalent

Lo mejor para comprender y de ahí, ejecutar el Full Time Equivalent es descubrir el cálculo que lo hace posible. Una vez despejada la incógnita de cómo calcular este valor, se abre un mundo nuevo de posibilidades para realizar diversas acciones a partir de los datos que cada empresa tiene.

En detalle, todo se resume a una fórmula a aplicar:

Total de horas trabajadas

FTE =

Horas de jornada completa

Gracias a esta fórmula, el cálculo es relativamente sencillo si, de nuevo, contamos con la información necesaria relativa a las horas trabajadas por nuestro equipo y las horas de jornada completa que este realiza (descartando las horas de jornada parcial, flexible y por horas).

Para tener estos datos a mano de forma fácil y sobre todo, real, es importante contar con las herramientas precisas y necesarias. Para ello, lo mejor es implementar una solución de Gestión de Personas con la que trabajar día a día en el control horario, de jornada laboral – ausencias y vacaciones. Así, no sólo se tendrá en orden el día sino que además se pueden extraer datos y conclusiones en tiempo real sin esfuerzo.

Con un ejemplo práctico, todo se ve mejor:

Imaginemos a un empleado a tiempo parcial que trabaja 20 horas a la semana en una empresa donde la jornada laboral estándar es de 40 horas. Aplicando la fórmula:

FTE = = 0,5

Este resultado de 0.5 indica que el empleado a tiempo parcial contribuye con la mitad de la carga de trabajo de un empleado a tiempo completo. De esta manera, el FTE se convierte en una herramienta valiosa para evaluar y comparar la productividad de los empleados, proporcionando una medida equitativa que trasciende las diferencias en los horarios de trabajo.

Ventajas y desventajas del FTE en Recursos Humanos

Adoptar el Full Time Equivalent (FTE) en la gestión de recursos humanos es adentrarse en un océano de posibilidades. Casi todas ellas esenciales para entender las corrientes laborales de nuestra compañía y del equipo que trabaja en ella. Como todo en la vida, este baremo aporta ventajas pero también alguna que otra desventaja a los departamentos de RRHH.

Eso sí, estamos convencidos de que el aporte positivo es muchísimo mayor que el negativo por lo que apostamos firmemente por ella.

Ventajas del Uso del FTE en Recursos Humanos:

Equidad en la evaluación: El FTE permite evaluar la productividad de manera equitativa, eliminando las disparidades causadas por diferentes jornadas laborales. Proporciona una base uniforme para comparar la contribución de los empleados.
Planificación eficiente: Facilita la planificación de recursos humanos al convertir diferentes horarios en una medida común. Esto permite a las empresas asignar eficientemente tareas y responsabilidades, optimizando la fuerza laboral según las necesidades operativas.
Análisis de costes preciso: Al calcular el FTE, las empresas pueden realizar análisis de costos más precisos, teniendo en cuenta la contribución real de cada empleado a la carga de trabajo total. Esto es crucial para la gestión financiera y la toma de decisiones estratégicas.
Evaluación comparativa: El FTE facilita la comparación de la productividad entre equipos, departamentos e individuos, proporcionando una visión holística de la eficiencia operativa de la organización.

Desventajas del uso del FTE en Recursos Humanos:

Simplificación excesiva: La métrica del FTE, al convertir las horas trabajadas en una unidad común, puede simplificar en exceso la complejidad de las contribuciones individuales. Puede pasar por alto habilidades y esfuerzos específicos que no se reflejan completamente en las horas trabajadas.
Ignora factores cualitativos: El FTE se centra en la cantidad de tiempo dedicado al trabajo, pero no tiene en cuenta factores cualitativos como la calidad del trabajo, la creatividad o la innovación. Esto puede limitar la comprensión completa del rendimiento del empleado.
Inflexibilidad en horarios: El FTE asume una jornada laboral estándar, lo que puede no ser aplicable a entornos laborales modernos con horarios flexibles. Puede no reflejar completamente la realidad de aquellos que trabajan en modalidades no tradicionales.
Potencial para malentendidos: La aplicación incorrecta del FTE, o su malinterpretación, puede conducir a malentendidos en la gestión de personal. Las organizaciones deben asegurarse de educar a su personal sobre el uso y propósito adecuado de esta métrica.

En resumen, el uso del Full Time Equivalent en Recursos Humanos es un viaje que ofrece recompensas significativas, pero también presenta desafíos. Al comprender las ventajas y desventajas, las organizaciones pueden aprovechar al máximo esta herramienta, utilizando su potencial mientras navegan hábilmente por las aguas de la gestión de recursos humanos.

Situaciones reales en la empresa en las que aplicar FTE

El día a día de las empresas suele copar toda la actividad de las mismas. Es importante aterrizarlas para saber cuándo y cómo aplicar soluciones tan efectivas como Full Time Equivalent. Y es que cada escenario tiene sus aliados que hay que saber comprender para sacar el máximo partido de ellas. ¿Dónde y cuándo se puede aplicar con éxito el FTE?

Optimización de recursos en épocas de alta demanda:

Imaginemos una empresa del sector minorista que experimenta picos estacionales de demanda. Al aplicar el FTE, los gerentes de recursos humanos pueden determinar cuántos empleados adicionales, ya sean a tiempo completo o parcial, se necesitan para satisfacer la demanda sin comprometer la eficiencia operativa.

Evaluación de productividad entre equipos:

En un entorno corporativo diverso, diferentes equipos pueden tener composiciones variables de empleados a tiempo completo y parcial. Utilizando el FTE, los líderes empresariales pueden comparar la productividad entre estos equipos de manera justa, identificando áreas de eficiencia y oportunidades de mejora.

Planificación estratégica de la fuerza laboral:

Una empresa que busca expandirse internacionalmente puede enfrentarse a desafíos de gestión de personal debido a diferentes legislaciones laborales y culturas de trabajo. El FTE proporciona una base uniforme para planificar estratégicamente la fuerza laboral, teniendo en cuenta las variaciones en las horas de trabajo y los contratos.

Gestión de costes en tiempos de cambio:

En situaciones económicas cambiantes, las empresas a menudo necesitan ajustar sus costos laborales. El FTE se convierte en una herramienta esencial al calcular con precisión la contribución de cada empleado, facilitando la toma de decisiones informadas sobre la gestión de costos sin comprometer la calidad del trabajo.

Adopción de modelos de trabajo flexibles:

En un mundo donde el trabajo remoto y los horarios flexibles se han vuelto más comunes, el FTE permite a las organizaciones evaluar y comparar la contribución de los empleados en diferentes modelos de trabajo. Facilita la implementación de políticas flexibles sin perder de vista la productividad.

Estos ejemplos destacan cómo el Full Time Equivalent se convierte en una herramienta versátil y esencial en diversas situaciones empresariales. Desde la gestión de la carga de trabajo hasta la toma de decisiones estratégicas, el FTE se presenta como un compañero confiable en el viaje de la gestión de recursos humanos.

Recursos Humanos como catalizador de bienestar laboral

El Full Time Equivalent (FTE) es mucho más que un cálculo, una cifra resultante… Es un puente que conecta la eficiencia con el bienestar laboral en el vasto paisaje de Recursos Humanos. Este epígrafe explorará cómo el FTE puede ser un catalizador para el bienestar de los empleados, proporcionando una visión que va más allá de las métricas para abrazar la esencia humana en el entorno laboral.

Promoviendo el equilibrio trabajo-vida:

La adopción del FTE en la gestión de recursos humanos puede ser un faro que guía hacia un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida personal. Al tener en cuenta las contribuciones de los empleados de manera equitativa, se fomenta un entorno que valora no solo la productividad, sino también la importancia de un equilibrio adecuado entre las demandas laborales y la calidad de vida.

Optimización de cargas de trabajo:

El FTE, al proporcionar una visión clara de la carga de trabajo, se convierte en una herramienta clave para la optimización. La gestión adecuada de los recursos humanos, basada en el FTE, no solo busca maximizar la eficiencia operativa, sino también aliviar la presión sobre los empleados, promoviendo así un entorno de trabajo menos estresante.

Apoyo a modelos laborales flexibles:

En un mundo laboral en constante evolución, el FTE se adapta como un aliado para la implementación de modelos laborales flexibles. Permite a las organizaciones reconocer y valorar la contribución de aquellos que eligen horarios no convencionales, apoyando la diversidad de estilos de trabajo y promoviendo un enfoque centrado en las necesidades individuales.

Enfoque holístico en la gestión de personas:

La conexión entre el FTE y el bienestar laboral va más allá de los números. Representa un cambio hacia un enfoque más holístico en la gestión de personas. Al entender que cada empleado es único y contribuye de manera diferente, el FTE se convierte en una herramienta que respeta la diversidad y el bienestar individual en el corazón de la estrategia de recursos humanos.

Para concluir y aterrizar aún más, el Full Time Equivalent se convierte en un catalizador de bienestar laboral al proporcionar una herramienta que no solo mide la productividad, sino que también impulsa un enfoque humano en la gestión de recursos humanos. Es un recordatorio de que, detrás de las cifras, hay personas cuyo bienestar y felicidad son esenciales para el éxito a largo plazo de cualquier organización.

Eso sí, para implementarlas con éxito asegúrate de contar con la información precisa y adecuada en cada momento. Las herramientas de gestión de turnos y personas como Plain son cruciales para este punto. ¡Descúbrela!