Actualización del fichaje digital en 2025

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25 no es un cambio técnico sin más: es una transformación profunda en la forma en que las empresas españolas registran, validan y demuestran el tiempo de trabajo de sus equipos. Y aunque la obligatoriedad del control horario lleva ya varios años en vigor, lo cierto es que muchas pymes siguen operando con sistemas poco fiables, manuales o directamente desactualizados.

Ahora, con la nueva instrucción técnica de la Inspección de Trabajo, la trazabilidad del fichaje, la firma digital, la integración con el registro de jornada y la capacidad de auditar los datos en tiempo real ya no son extras, sino requisitos esenciales.

Lo que antes podía interpretarse como un formalismo se ha convertido en un punto crítico en las auditorías laborales. De hecho, los nuevos requerimientos técnicos afectan directamente a cómo deben conservarse los registros, cómo deben fichar las personas que trabajan en remoto y qué margen de maniobra tiene cada empresa a la hora de adaptar su sistema.

En este post analizamos qué ha cambiado exactamente en el fichaje digital en 2025, cómo afecta esto a las pequeñas empresas y qué debes tener en cuenta para cumplir sin complicarte. Además, veremos por qué muchas soluciones que hace dos años eran válidas, hoy ya no cumplen, y cómo software como Plain ayuda a implementar un sistema de fichaje fiable, automatizado y en línea con la nueva normativa.

Si quieres evitar sanciones, operar con seguridad jurídica y liberar tiempo en la gestión del control horario, este análisis te interesa.

Qué es el fichaje digital y por qué es obligatorio en España

El fichaje digital no es una opción tecnológica ni una mejora voluntaria: es una exigencia legal para todas las empresas, con independencia de su tamaño o sector. Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, el registro diario de jornada dejó de ser un papel firmado al final del mes para convertirse en un sistema verificable, objetivo y trazable. Y es precisamente ahí donde el fichaje digital gana protagonismo.

Lo que entendemos hoy por fichaje digital va más allá del “marcar entrada y salida” desde un ordenador o una app. Implica un sistema electrónico de registro horario que:

Identifica a la persona trabajadora de forma única.
Registra la hora exacta de inicio y fin de la jornada, incluyendo pausas si son no computables.
Conserva los datos durante al menos 4 años, de forma accesible y verificable.
Aporta trazabilidad y evita manipulaciones posteriores.

Definición de fichaje digital según la normativa laboral

Aunque no existe una definición única en la ley que hable de «fichaje digital» como tal, la normativa sí exige que el sistema de registro diario de jornada sea fiable, objetivo, accesible y conservado durante el tiempo legalmente previsto. El Ministerio de Trabajo y la propia Inspección de Trabajo, en sus guías técnicas, asumen ya que estos requisitos solo se cumplen con medios digitales o electrónicos.

Por tanto, el fichaje digital es la forma más segura y eficaz de cumplir con la obligación legal de registrar las horas de trabajo, ya sea en oficinas, en remoto o en entornos de turnos rotativos.

Qué diferencia al fichaje digital del control horario tradicional

La principal diferencia está en la capacidad de trazabilidad y validación. El control horario tradicional —basado en papel, hojas de Excel o incluso correos electrónicos— no garantiza ni la objetividad del dato ni su conservación.

El fichaje digital, en cambio:

Registra el dato en tiempo real.
Incluye sello de tiempo, ubicación o dispositivo.
Se integra con sistemas de RRHH y genera informes automáticos.
Reduce la carga administrativa y los errores manuales.

Además, permite cumplir con la normativa aunque el equipo trabaje desde casa, esté de viaje o en diferentes centros de trabajo. Es una herramienta legal y operativa al mismo tiempo.

Enlace con otras formas de fichaje: apps móviles, geolocalización y teletrabajo

El fichaje digital puede adoptar diferentes formas, siempre que se cumplan los requisitos legales. En 2025, las más utilizadas son:

Aplicaciones móviles con control por IP o geolocalización.
Fichaje por código QR en entornos híbridos o compartidos.
Software con login y validación desde dispositivos autorizados.
Integraciones con herramientas de control de acceso físico.

Este tipo de soluciones se ha vuelto esencial para empresas con personal en movilidad, trabajos fuera de sede o plantillas híbridas. Pero su validez no depende solo de la tecnología utilizada, sino de cómo se ajusta al marco normativo.

Qué ha cambiado en 2025 respecto al fichaje digital obligatorio

La llegada de 2025 ha traído consigo una actualización clave en el modo en que se entiende y se regula el fichaje digital en España. Si bien las obligaciones generales no han cambiado —el registro de jornada sigue siendo obligatorio para todas las empresas— sí se han reforzado los requisitos técnicos y la fiscalización por parte de la Inspección de Trabajo.

El uso de soluciones tecnológicas válidas ya no se mide solo por su funcionalidad interna, sino por su capacidad para cumplir con los nuevos estándares de trazabilidad, integridad del dato y disponibilidad ante auditoría.

Nueva instrucción técnica de la Inspección de Trabajo

A comienzos de 2025, la Inspección de Trabajo publicó una nueva instrucción técnica en la que deja claro que los sistemas de fichaje deben garantizar:

Trazabilidad completa del dato (quién, cuándo, desde dónde).
Integridad del registro (sin posibilidad de manipulación o edición posterior).
Disponibilidad inmediata en caso de requerimiento.
Enlace directo entre jornada registrada y cálculo de retribución.

Esta instrucción prioriza la automatización y elimina cualquier margen de ambigüedad en los registros manuales o poco transparentes.

Cambios en los requisitos de trazabilidad y conservación

Uno de los focos clave está en la trazabilidad y la conservación de los registros:

Ya no basta con conservar un PDF mensual o un resumen de horas.
El sistema debe conservar los datos originales, con sello de tiempo, usuario y método de fichaje.
Los registros deben poder ser consultados individualmente, por jornada, y no solo en resumen.
Se debe poder acreditar que el dato no ha sido modificado una vez registrado.

Estos nuevos requisitos hacen inviable el uso de herramientas informales o soluciones que no están específicamente diseñadas para cumplir con esta normativa.

Adaptación a modelos híbridos, multisede y 100% remotos

Otra novedad importante en 2025 es que el sistema de fichaje debe ser válido para todas las formas de trabajo existentes en la empresa. Esto incluye:

Plantillas híbridas (presencial + remoto).
Equipos deslocalizados (comerciales, técnicos de campo, etc.).
Modelos multisede o con centros de trabajo distribuidos.
Empresas con personal a tiempo parcial, turnos partidos o nocturnos.

La normativa exige que todas las personas trabajadoras, sea cual sea su ubicación o modalidad de jornada, estén incluidas en el sistema de registro. Y que puedan acceder a sus datos, fichar de forma válida y tener garantías sobre su jornada.

Requisitos legales actuales para el fichaje digital

Con la nueva instrucción técnica de la Inspección de Trabajo en 2025, el fichaje digital ha dejado de ser una recomendación tecnológica para convertirse en un mecanismo imprescindible de control legal. Ya no basta con registrar una entrada y una salida. El sistema debe ser capaz de trazar la jornada con precisión, garantizar la autenticidad del dato y permitir su verificación en cualquier momento.

Cumplir con los requisitos legales no es solo una cuestión de software, sino de metodología. Las empresas deben integrar el sistema de fichaje dentro de su estructura laboral con procesos claros, documentados y fácilmente auditables.

Qué debe registrar un sistema de fichaje digital válido

Un sistema de fichaje digital en 2025 debe registrar, como mínimo:

Hora exacta de inicio y finalización de la jornada.
Pausas no computables (si existen).
Horas extra realizadas, con su justificación.
Incidencias o anomalías en el horario.
Identidad inequívoca del trabajador que ficha.
Ubicación o medio desde el que se realiza el fichaje (en caso de teletrabajo o movilidad).
Sello de tiempo que garantice la inalterabilidad del dato.

Además, todo esto debe conservarse durante al menos 4 años, en un formato seguro, accesible y consultable individualmente.

Duración, pausas, horas extra y firma digital: qué se exige

Uno de los puntos más revisados por la Inspección es si el registro refleja correctamente las pausas y los posibles excesos de jornada. Si hay horas extra, deben estar justificadas, firmadas digitalmente o aceptadas mediante el procedimiento interno de la empresa, y con compensación económica o descanso equivalente.

Respecto a la firma digital, no es obligatoria en todos los casos, pero sí muy recomendable si no se utiliza una app de fichaje con validación automática. Lo importante es que el sistema garantice que la jornada no ha sido alterada a posteriori.

Qué empresas están obligadas a cumplir con los nuevos requisitos

Todas. Desde un autónomo con dos personas contratadas, hasta una multinacional con miles de empleados. La obligación es universal, y no distingue por tipo de contrato, sector o tamaño.

Las únicas excepciones parciales se dan en casos como:

Trabajadores del hogar.
Altos directivos no sujetos a jornada.
Algunas situaciones muy concretas recogidas por convenio.

Fuera de eso, cualquier empresa que tenga empleados en nómina debe implantar un sistema válido de registro horario digital, que cumpla con todos los requisitos descritos.

Riesgos de no cumplir: lo que ya revisa la Inspección en 2025

La Inspección de Trabajo ha intensificado sus actuaciones durante 2025, especialmente en lo relativo al control horario. Las campañas de fiscalización se centran en empresas con modelos de jornada irregular, presencialidad parcial o teletrabajo, pero también alcanzan a negocios tradicionales que aún no se han adaptado al fichaje digital.

Sanciones económicas y consecuencias legales

Las sanciones por incumplir la obligación de registro horario están recogidas en la Ley sobre Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS). En 2025, el importe varía en función de la gravedad y reincidencia:

Infracción leve: desde 70 € a 750 €.
Infracción grave: de 751 € a 7.500 € por cada trabajador afectado.
Infracción muy grave: multas superiores, posibilidad de recargos en cotización y pérdida de ayudas públicas.

Además del impacto económico, no cumplir puede derivar en reclamaciones individuales, demandas colectivas o conflictos internos difíciles de sostener.

Qué documentación te pueden requerir en una auditoría

La Inspección puede solicitar:

Registros diarios de jornada individualizados.
Justificación de pausas, horas extra y ausencias.
Procedimientos internos de registro y validación.
Documentación que acredite el acceso a los datos por parte del trabajador.
Protocolos en caso de trabajo en remoto o jornada flexible.

Y todo esto debe entregarse en el momento o plazo señalado. No sirve preparar un Excel a última hora ni reconstruir jornadas con interpretaciones.

Casos reales de sanciones por sistemas de fichaje obsoletos

Hay múltiples ejemplos de empresas sancionadas en 2024 y 2025 por utilizar sistemas de registro no válidos. Desde cadenas de restauración que usaban hojas firmadas a mano sin horas concretas, hasta empresas tecnológicas que confiaban en herramientas no homologadas sin trazabilidad.

Un caso relevante fue el de una pyme madrileña del sector limpieza, sancionada con 18.000 € por tener un sistema de fichaje en papel sin respaldo digital, con varias hojas alteradas a posteriori y sin posibilidad de comprobar si los trabajadores realmente fichaban en su horario.

Dudas habituales sobre la legalidad del fichaje digital

La digitalización del fichaje plantea muchas dudas en las empresas pequeñas, especialmente cuando se combinan varios tipos de jornada o se trabaja con herramientas gratuitas. Aquí es clave separar mitos de realidades y ceñirse a lo que dice la ley.

¿Es obligatorio que los empleados firmen digitalmente?

No, pero sí debe garantizarse que el dato es fiel, verificable y no ha sido modificado. Si se utiliza una app que registra automáticamente el inicio y el fin de jornada con validación del usuario (por login, dispositivo o IP), no es necesaria la firma digital.

En sistemas donde el fichaje se introduce a posteriori o se permite el ajuste manual, la firma o confirmación digital del trabajador sí es necesaria.

¿Vale una app de fichaje gratuita? ¿Qué dice la ley?

La ley no exige que el sistema sea de pago, pero sí que cumpla con:

Conservación durante al menos 4 años.
Accesibilidad para el trabajador.
Fiabilidad del dato y trazabilidad.
Protección de datos personales.

Muchas apps gratuitas no cumplen con todo esto. Por tanto, pueden implicar riesgos legales aunque a corto plazo parezcan una solución sencilla.

¿Se puede fichar desde el móvil si hay geolocalización activada?

Sí, siempre que la geolocalización esté activada con consentimiento informado del trabajador y que el sistema registre:

La ubicación en el momento del fichaje.
El dispositivo utilizado.
El momento exacto del registro.

Es una opción muy útil para plantillas en movilidad o equipos deslocalizados, pero debe estar recogida en la política interna de registro horario y cumplir con la normativa de protección de datos.

Cómo afecta el fichaje digital al clima laboral y la cultura de empresa

El control horario no solo es una obligación legal: también moldea la percepción que tienen los equipos sobre cómo se valora su tiempo. En muchas empresas, el fichaje se ha vivido durante años como una herramienta de vigilancia. Sin embargo, cuando se implementa bien y se comunica con claridad, puede convertirse en una palanca para reforzar la confianza, mejorar la planificación interna y consolidar una cultura de respeto mutuo entre empresa y trabajadores.

H3. Fichar no es vigilar: cómo comunicar correctamente el uso del sistema

Uno de los errores más comunes al implantar un sistema de fichaje digital es no explicar por qué se hace ni qué beneficios aporta. Si los empleados sienten que se trata solo de una herramienta de control, el clima puede enrarecerse y surgir resistencia pasiva.

Por eso, es esencial explicar desde el primer día que fichar no es una forma de fiscalizar, sino de proteger derechos: evitar sobrecargas, contabilizar horas extra, facilitar la conciliación y asegurar que todo queda bien registrado. Si se comunica desde ahí, el sistema deja de generar recelo y empieza a verse como lo que realmente es: una garantía.

La cultura del tiempo bien gestionado: del control al equilibrio

Un buen sistema de fichaje no solo registra cuándo se entra o se sale. Permite detectar excesos, medir pausas reales, visualizar jornadas irregulares y poner sobre la mesa información clave para tomar decisiones con criterio. Todo eso contribuye a una cultura organizativa más eficiente y más sana.

Además, el registro ayuda a fomentar la desconexión digital y el respeto a los límites: si un trabajador ficha cada día a las 20:00 h, algo no está funcionando bien. Tener ese dato permite intervenir con antelación, evitar el desgaste acumulado y mejorar el equilibrio entre vida personal y trabajo.

Qué opinan los equipos cuando el sistema funciona bien

Según el último Barómetro de InfoJobs sobre Bienestar Laboral, el 68 % de los trabajadores españoles considera positivo contar con un sistema claro de registro horario que les permita verificar sus horas trabajadas y proteger sus derechos.

En empresas que han digitalizado el fichaje con herramientas bien implementadas, la sensación de equidad crece. Se reducen los conflictos, se evitan las discusiones por horas extra o pausas y, sobre todo, se genera un entorno donde todos saben a qué atenerse.

Qué tener en cuenta si trabajas con turnos, festivos o nocturnidad

La jornada laboral no siempre es lineal ni homogénea. En muchos sectores —especialmente en hostelería, sanidad, mantenimiento, seguridad o retail— el tiempo de trabajo se distribuye de forma irregular, con turnos partidos, guardias nocturnas o cambios frecuentes. En estos entornos, un sistema de fichaje digital tiene que ser algo más que una app para “marcar entrada y salida”. Debe adaptarse a la operativa real sin generar caos ni conflictos.

Cómo registrar correctamente jornadas partidas, nocturnas o con guardias

En los turnos partidos, es imprescindible que el sistema distinga entre los tramos activos y los periodos de descanso. De lo contrario, pueden generarse errores en la jornada total, especialmente si las pausas no son retribuidas.

En jornadas nocturnas, el sistema debe permitir fichajes que atraviesen el cambio de día (por ejemplo, de 22:00 a 6:00 h) sin cortar el tramo o provocar duplicidades. Y en el caso de las guardias, es importante que quede claro si el tiempo es de presencia activa o disponibilidad pasiva, ya que el cómputo legal varía en cada caso.

El error más común: olvidar fichar descansos o pausas legales

Aunque muchas empresas registran correctamente el inicio y el fin de la jornada, no todas contabilizan las pausas. Sin embargo, la Inspección de Trabajo ya ha empezado a solicitar esta información de forma expresa.

No registrar los descansos correctamente puede suponer una sanción, pero también una fuente de desconfianza: si se descuentan automáticamente del salario o la jornada, debe haber trazabilidad para justificarlo.

Cómo debe configurarse un software en entornos con turnos complejos

Un sistema válido debe permitir:

Definir distintos tipos de jornada por empleado o departamento
Registrar pausas manuales o automáticas con control horario real
Gestionar turnos que cruzan días naturales
Distinguir entre horas ordinarias, extra y festivas
Identificar qué parte de la jornada es nocturna y activar el plus correspondiente

Plain, por ejemplo, permite configurar turnos rotativos, partidos, nocturnos o con disponibilidad según las reglas de cada convenio, sin tener que hacer cálculos manuales.

Cómo integrar el fichaje digital con otras áreas de gestión

El control horario no debería ser una herramienta aislada, sino una pieza integrada en todo el sistema de gestión de personal. Solo así puede cumplir su función sin duplicar trabajo, sin generar errores administrativos y sin frustrar a los responsables del equipo.

Enlace con nóminas: cómo reducir errores y ajustes posteriores

Si los fichajes no están conectados con la gestión de nóminas, hay que revisar todo manualmente a final de mes: validar horas extra, calcular nocturnidades, comprobar bajas, justificar ausencias… Ese proceso es lento, propenso a errores y altamente frustrante para los responsables de RR. HH.

Cuando el sistema de fichaje se integra con el de nóminas, todo eso desaparece. Los datos fluyen automáticamente y el cálculo de retribuciones variables es mucho más rápido y fiable.

Conexión con planificación de turnos, bajas y vacaciones

Además de fichar, hay que planificar. Por eso, los mejores sistemas permiten generar cuadrantes de turnos que se conectan directamente con el fichaje real. De esta forma, se pueden comparar fácilmente lo previsto y lo trabajado.

También es clave que las ausencias, las vacaciones o los permisos se integren en el sistema, para que no haya que “descontar manualmente” días no trabajados o buscar justificaciones por separado.

Qué ventajas tiene unificar toda la operativa de RRHH en una sola plataforma

Una plataforma integrada permite:

Tener toda la información en un único lugar
Acceder desde móvil u ordenador en tiempo real
Evitar errores manuales en registros o cálculos
Generar informes automáticos para la Inspección
Garantizar trazabilidad y cumplimiento legal sin esfuerzo

Esto no solo mejora la eficiencia operativa: también reduce la carga mental del equipo y mejora la experiencia de los empleados.

Preguntas frecuentes sobre el fichaje digital en 2025

Las actualizaciones legales y técnicas han generado muchas dudas entre responsables de personal, gerentes de pymes y autónomos con empleados. Aquí resolvemos algunas de las más comunes en 2025, siempre en base a la normativa vigente y a lo que ya está aplicando la Inspección de Trabajo.

¿Se puede seguir fichando en papel?

Técnicamente, sí. Pero solo si ese sistema en papel:

Registra hora exacta de inicio y fin.
Es individual y diario.
Está disponible durante 4 años para el trabajador y la Inspección.
Es inalterable (por ejemplo, firmado a diario y sin posibilidad de modificación posterior).

En la práctica, muy pocas empresas cumplen estos requisitos con papel. Por eso, la mayoría de inspecciones acaban sancionando si no se puede demostrar la fiabilidad y trazabilidad del registro.

¿Es legal fichar fuera del centro de trabajo?

Sí, siempre que el sistema utilizado:

Identifique al trabajador de forma inequívoca.
Registre fecha, hora y ubicación (si procede).
Permita controlar la jornada efectiva, incluidas pausas y horas extra.

Esto es clave para empresas con personal desplazado, remoto o que presta servicios en terceros (comerciales, técnicos, repartidores, consultores, etc.). La Inspección revisa especialmente que se controle la jornada igual que en entornos presenciales.

¿Puedo automatizar los informes para la Inspección con Plain?

Sí, y es uno de los grandes puntos fuertes de Plain.

La plataforma permite generar informes detallados, actualizados y exportables con:

Registro diario por trabajador.
Control de horas ordinarias, extra, pausas y absentismos.
Alertas de incumplimientos o excesos.
Acceso directo a históricos con trazabilidad completa.

Esto evita preparar documentación a contrarreloj y permite a las pymes enfrentarse a cualquier requerimiento de la Inspección sin temor a errores o lagunas en el control horario.

Conclusión: digitalizar el fichaje ya no es una opción, es una ventaja

Llegados a este punto, hablar de fichaje digital en 2025 ya no va de modernizarse, sino de proteger a tu empresa. No se trata solo de cumplir la ley y evitar sanciones: el registro horario bien hecho es una herramienta de gestión, de orden interno y de confianza con tu equipo. El control horario no debería vivirse como una carga, sino como una base clara para organizar jornadas, planificar descansos y cuidar el bienestar laboral sin improvisaciones ni conflictos.

Las empresas que han dado el paso a la digitalización no solo están más tranquilas ante cualquier auditoría: también toman mejores decisiones, ganan tiempo administrativo y profesionalizan su operativa sin costes añadidos. Plain está diseñado precisamente para eso. Es un software pensado para que cualquier pyme o equipo de trabajo, sea cual sea su sector o complejidad de turnos, pueda fichar de forma legal, clara y sin errores. Y todo, sin perder ni un minuto en papeleos.

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