Ausencia en el trabajo: Cómo manejarla y mantener la productividad

21 septiembre 2023 María Alcaraz

La ausencia en el trabajo es uno de los grandes dolores que las empresas viven día a día. Solventar este escoyo es fundamental para poder mantener y optimizar la productividad. Y es que las fallas, los huecos, los imprevistos y que el equipo no esté donde debe estar, genera inconvenientes de fuerte calado.

Para poder resolver problemas importantes como el de las ausencias en el trabajo lo primero siempre, es detectar si está ocurriendo para después, evaluar la raíz del problema y de ahí,  implementar soluciones efectivas. La ausenciaen el trabajo o la ausencia laboral debe estar controlada, minimizada y siempre contar con un plan de contención que la convierta en algo asumible. ¿Cómo hacerla para así remar en pro de la productividad?

¿Qué es una ausencia laboral?

Una ausencia laboral es esa situación en la que el empleado no está en su puesto de trabajo ni desempeñando sus funciones habituales descritas y, por lo tanto, no está cumpliendo con el horario establecido o las obligaciones derivadas de su rol.

De ese empleado se espera que esté trabajando y ofreciendo lo que está pactado según contrato. Al no hacerlo, ya sea de forma justificada o no, el empleado a priori, estaría incumpliendo con lo pactado y dejando de lado sus obligaciones.

Sean justificadas o no, la ausencia en el trabajo se da de forma habitual y los motivos son muy diversos. Para la empresa suele ser un inconveniente bastante grande ya que hay que cubrir el hueco y espacio que deja esa persona normalmente, de forma rápida y ágil. Y es que las ausencias se dan sin previo aviso y hay que reaccionar rápidamente.

Las ausencias laborales están recogidas y tipificadas en el Artículo 37 del Estatuto de los Trabajadores.

Tipos de ausencia laboral

Hablar de tipos de ausencia laboral es abrir un amplio espectro de posibilidades y es que estas tipologías dependerán de diferentes factores como si son justificadas o no (las ausencias), si están premeditadas o no (con preaviso o de forma espontánea). También hay diferentes tipos de ausencias según la motivación o la justificación de las mismas.

Ausencia justificada, ausencia injustificada

A priori, las dos tipologías más habituales son según si son planificadas – preaviso o espontáneas – sin preaviso.

Ausencias planificadas: Estas son ausencias que se han programado con anticipación y se han comunicado a la empresa. Ejemplos incluyen vacaciones programadas, días de descanso y tiempo libre programado, como asuntos familiares o médicos.

Ausencias no planificadas: Estas ausencias son imprevistas y suelen estar relacionadas con emergencias personales o médicas. Ejemplos incluyen enfermedades repentinas, lesiones, accidentes, problemas familiares inesperados o situaciones de crisis.

Causas comunes de ausencia en el trabajo

Por otro lado, también hay diferentes tipos de ausencias que están determinada por el motivo que hay detrás o que las genera. En este caso serían:

Enfermedad: Los empleados pueden necesitar tiempo libre debido a enfermedades o condiciones médicas que les impidan trabajar temporalmente.

Son ausencias NO planificadas.

Vacaciones: Los empleados tienen derecho a tomar tiempo libre para descansar y relajarse. Lo que esté estipulado por contrato según las horas / días trabajadas durante el año.

Son ausencias planificadas.

Licencia por Maternidad o Paternidad: Para cuidar de un recién nacido o un hijo adoptado. Dependiendo de si paternidad o maternidad los días son más o menos.

Son ausencias planificadas aunque el día de inicio puede variar por el nacimiento.

Duelo: Ausencia por la pérdida de un ser querido. Dependiendo del rango de parentesco, son más o menos días. Si es pareja o pariente hasta 2º grado de consanguineidad son 2 días ampliable a 4 si el fallecimiento es en otra ciudad.

Son ausencias planificadas.

Citas médicas: Para consultas médicas o tratamientos. Lo que se necesite para la cita.

Son ausencias planificadas.

Emergencias personales: Situaciones imprevistas, como accidentes automovilísticos o problemas en el hogar.

Mudanza: cuando alguien se cambia de vivienda. Si es en la misma ciudad sería 1 día libre si es en otra ciudad, 3 días libres. Son ausencias planificadas.

Matrimonio o pareja de hecho: son los días libres que corresponde por una vinculación legal con otra persona – pareja. 15 días libres. Son ausencias planificadas.

Deber público: como votar o acudir a un juicio. Lo que sea necesario y se reclame.

Son ausencias planificadas.

• Sean o no justificadas o planificadas, estas están recogidas en el Estatuto de los Trabajadores y normalmente, deben ser remuneradas (porque se entiende el motivo).

Para que una ausencia sea NO remunerada será porque el motivo esté fuera del convenio de los trabajadores al que está acogido el rol o la organización. Y es que supondrá que el trabajador no está cumpliendo con sus obligaciones por motivos externos a estas faltas contempladas.

Beneficios de las ausencias justificadas

De cualquier forma, lo mejor para todos siempre es que las ausencias sean lo más justificadas y sobre todo, en la medida de lo posible, que se haga un preaviso a la empresa. Así se podrá solventar la situación y todos, trabajaremos mejor.

Los beneficios para las ausencias justificadas son abundantes para ambas partes. Tanto el empleado como la empresa estarán más cómodos y podrán resolver la situación con más margen si se sabe con antelación la situación que está por acontecer.

Beneficios para el empleado:

Mejora del bienestar: Las ausencias justificadas, como días de licencia por enfermedad o vacaciones, permiten a los empleados cuidar de su salud física y mental. Esto les ayuda a evitar el agotamiento y a mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.

Reducción del estrés: Saber que tienen derecho a tomar tiempo libre cuando sea necesario reduce el estrés de los empleados. Esto les permite abordar problemas personales o de salud sin preocuparse por la seguridad de su trabajo.

Mayor compromiso: Los empleados que sienten que se les respeta su derecho a tomar ausencias justificadas tienden a ser más felices y comprometidos en el trabajo. Esto puede llevar a un mejor rendimiento y a relaciones laborales más positivas.

Fomento de la productividad: Cuando los empleados pueden tomarse tiempo libre cuando están enfermos o necesitan descansar, es más probable que vuelvan al trabajo con energía renovada y una mayor capacidad para realizar sus tareas de manera efectiva.

Beneficios para la empresa:

Retención de talentos: Ofrecer políticas de ausencia justificada y apoyar a los empleados en momentos de necesidad puede mejorar la retención de talento. Los empleados valoran a las empresas que se preocupan por su bienestar.

Reducción del absentismo injustificado: Al ofrecer ausencias justificadas, las empresas pueden reducir el riesgo de que los empleados tomen tiempo libre sin permiso o falten al trabajo sin notificación. Esto ayuda a mantener la continuidad en el lugar de trabajo.

Aumento de la satisfacción: Los empleados que se sienten respaldados y valorados por su empleador tienden a ser más leales y comprometidos. Esto puede tener un impacto positivo en el ambiente laboral y la cultura de la empresa.

Mejora de la productividad a largo plazo: Aunque las ausencias justificadas pueden implicar una breve interrupción en el trabajo, a largo plazo, pueden mejorar la productividad al garantizar que los empleados estén en su mejor forma física y mental cuando estén en el trabajo.

Cumplimiento legal y ético: Cumplir con las leyes laborales y brindar un entorno de trabajo justo y equitativo es esencial para la reputación y la integridad de la empresa.

Las ausencias laborales justificadas son esenciales para el bienestar de los empleados y el funcionamiento eficiente de las empresas. Al ofrecer políticas de ausencia equitativas y apoyar a los empleados en sus necesidades personales y de salud, las empresas pueden crear un ambiente laboral positivo que beneficie tanto a los empleados como a la organización en su conjunto. Esto a menudo conduce a una mayor retención de talento, una fuerza laboral más comprometida y una cultura empresarial más saludable.

Ley de Ausencias en el trabajo

En España, las ausencias laborales y en el trabajo se rigen por la Ley Absentismo Laboral incluida en el Estatuto de los Trabajadores aprobada por Real Decreto Ley 1/1995 del 24 de marzo. Aquí todo queda reflejado y es de obligado cumplimiento no sólo estar informados sino ponerlo en práctica.

Dentro de la misma, en el artículo 21.4 se determina que la empresa tiene todo el derecho cuando considere a comprobar la veracidad de la justificación para la ausencia del trabajador. Es decir, si por ejemplo es una baja médica, la empresa puede solicitar un reconocimiento médico o un justificante.

Igualmente, en el artículo 52.2 se contempla la posibilidad de extinguir el contrato en caso de que el ausentismo represente más del 20% de las horas laborales estipuladas según contrato y que además, suceda durante dos meses consecutivos (20% de ausencias en dos meses consecutivos). En este punto, que las ausencias sean o no justificadas no implica nada.

Además, en el artículo 54 se refleja como incumplimiento de contrato toda circunstancia que suponga ausencias injustificadas pudiendo llegar a ser causa de despido justificado como disciplinario.

Por último y como reseña importante al Estatuto de los Trabajadores en el área de las ausencias de trabajo, en el artículo 58 se considera y expresa la facultad o posibilidad de las empresas de sancionar a los empleados que incurran en las ausencias no justificadas.

Cómo manejar las ausencias en el trabajo de manera efectiva

Una de las tareas más importantes de todo responsable de recursos humanos o gestor de personas es saber gestionar y lidiar con las ausencias en el trabajo. Y es que cualquier empresa se verá resentida si tiene que enfrentarse a esta situación y más, de manera continuada.

Las ausencias, sobre todo las imprevistas (estén o no justificadas, lo clave es el tiempo con el que se puedan resolver) causan daños graves en la productividad y las ventas así como en el bienestar de los equipos.

Y es que no solo afectan las ausencias como tales (una visita médica, un accidente o cualquier situación repentina) sino también las vacaciones. Todo vacío que haya que cubrir con otra persona o suplir con otros recursos, va a generar un trastorno.

Afortunadamente, a día de hoy hay un amplio abanico de posibles soluciones para afrontar esta situación de ausentismo laboral. Todo dependerá del volumen de la empresa, el equipo humano, las necesidades y el grado de ausencias que existan en el negocio.

Estrategias para gestionar las ausencias de manera proactiva

Cualquier empresa debe tener un plan de acción compuesto por diferentes estrategias que hagan frente a las situaciones de ausencias. La idea es ser proactivos y no esperar a que la situación desborde por completo al equipo. Sin estas estrategias, cualquier ausencia generará muchísimo más perjuicio derivado que la propia ausencia.

• Políticas claras de ausencias:

Como medida de inicio sería recomendable establecer políticas de ausencias claras y comunicativas en la empresa. Asegurarse de que todos los empleados conozcan estas políticas y sepan cómo solicitar ausencias, cuándo deben notificarlas y qué documentación puede ser necesaria (como certificados médicos).

• Planificación anticipada:

Es importante fomentar la planificación anticipada de las ausencias, especialmente para vacaciones y otros eventos previsibles. Esto permite a la empresa organizar la carga de trabajo y garantizar que las responsabilidades estén cubiertas durante la ausencia del empleado.

• Delegación efectiva:

Capacitar a los empleados para que estén listos para asumir las responsabilidades de sus colegas en caso de ausencia. Esto implica asegurarse de que los reemplazos temporales estén capacitados y tengan acceso a la información y herramientas necesarias.

• Uso de tecnología:

Utilizar herramientas de gestión de recursos humanos y sistemas de seguimiento de asistencia para realizar un seguimiento de las ausencias y planificar en consecuencia. Las aplicaciones y software de gestión de proyectos también pueden ayudar a mantener el flujo de trabajo durante las ausencias.

• Programas de bienestar:

Fomentar un ambiente de trabajo que promueva la salud y el bienestar de los empleados. Ofrece programas de bienestar que ayuden a prevenir enfermedades y a mantener a los empleados saludables, reduciendo así las ausencias por enfermedad.

• Flexibilidad laboral:

Considerar opciones de trabajo flexible, como el teletrabajo o el horario flexible, para permitir a los empleados gestionar mejor sus responsabilidades personales y profesionales. Esto puede reducir la necesidad de ausentarse del trabajo en ciertas circunstancias.

• Comunicación abierta:

Incentivar y trabajar una comunicación abierta y transparente entre empleados y supervisores. Los empleados deben sentirse cómodos al comunicar sus necesidades de ausencia y los supervisores deben estar dispuestos a escuchar y buscar soluciones.

• Política de cobertura de ausencias:

Desarrollar un plan de cobertura de ausencias que especifique cómo se manejarán las responsabilidades de un empleado cuando esté ausente. Esto puede incluir la asignación de tareas a colegas o reemplazos temporales.

• Evaluación post-ausencia:

Llevar a cabo una revisión después de que un empleado regrese de una ausencia, especialmente si fue larga o inesperada. Esto puede ayudar a identificar áreas de mejora en la gestión de las ausencias y garantizar una transición suave de vuelta al trabajo.

• Educación continua:

Proporcionar a los empleados información sobre sus derechos y responsabilidades en relación con las ausencias. Esto incluye la notificación adecuada de ausencias y el uso de políticas de licencia.

Gestionar las ausencias de manera proactiva no solo ayuda a mantener la productividad, sino que también contribuye al bienestar de los empleados y al ambiente laboral positivo. Es importante adaptar estas estrategias a las necesidades específicas de tu empresa y brindar apoyo adecuado a los empleados en situaciones de ausencia.

Políticas y procedimientos para reportar y documentar las ausencias

La implementación de políticas y procedimientos efectivos para reportar y documentar las ausencias es esencial para una gestión eficaz de las ausencias laborales. Todo empleado debe tener conocimiento absoluto de lo que debe hacer en caso de ausencia, el procedimiento a seguir y cómo tiene que comunicarlas.

Cualquier duda que el empleado tenga supondrá un extra de nervios e inseguridad para la parte que está sufriendo la situación complicada. Lo que más interesa a todos es la facilidad en todo lo que concierne a las ausencias y no generar aún más problemas.

• Desarrollo de políticas claras:

Lo más saludable es comenzar por redactar políticas claras sobre las ausencias laborales. Estas políticas deben detallar los tipos de ausencias permitidas, los procedimientos de notificación, la documentación requerida y las consecuencias de no cumplir con las políticas.

• Comunicación de políticas:

El siguiente paso es asegurarse de que todos los empleados estén informados sobre las políticas de ausencias. Esto se puede hacer mediante la distribución de manuales de empleados, capacitación en recursos humanos o una reunión informativa al comienzo del empleo.

• Procedimientos de notificación:

Seguir estableciendo procedimientos claros de notificación para que los empleados informen sobre sus ausencias. Esto puede incluir la obligación de notificar a su supervisor o departamento de recursos humanos con anticipación, por correo electrónico o mediante un sistema de registro en línea.

• Documentación requerida:

Es importante especificar qué documentación se debe proporcionar en caso de ausencia, como certificados médicos, constancias de eventos familiares, etc. Establecer plazos concisos para la presentación de esta documentación.

• Registro de ausencias:

Implementar un sistema de registro de ausencias que permita a los empleados notificar sus ausencias y a los supervisores y el departamento de recursos humanos llevar un registro de las mismas. Esto facilita la planificación y el seguimiento.

• Procedimientos de cobertura:

Detallar cómo se manejarán las responsabilidades de un empleado ausente. Esto puede incluir la asignación de tareas a colegas, reemplazos temporales o redistribución de cargas de trabajo.

• Política de tardanzas y ausencias injustificadas:

Además de las ausencias planificadas y justificadas, es necesario implementar políticas para las tardanzas y las ausencias injustificadas. Indica las consecuencias de la falta de notificación o documentación adecuada.

• Confidencialidad:

Asegurar que toda la información relacionada con la salud o la razón de las ausencias se maneje de manera confidencial y de acuerdo con las leyes de privacidad.

• Capacitación y educación:

Proporcionar capacitación a los supervisores y empleados sobre las políticas y procedimientos de ausencias. Asegura que comprendan sus derechos y responsabilidades.

• Revisión y actualización:

Revisar y actualizar regularmente las políticas y procedimientos de ausencias para mantenerlos al día con las leyes laborales cambiantes y las necesidades de la empresa.

• Fomentar la comunicación:

Promover una comunicación abierta y constructiva entre los empleados y sus supervisores. Esto puede ayudar a resolver problemas antes de que se conviertan en ausencias prolongadas.

• Flexibilidad y apoyo:

Siempre es importante que cualquier líder muestre flexibilidad y empatía hacia los empleados que enfrentan dificultades personales o de salud. Ofrece apoyo cuando sea necesario. Si no lo perciben, lo primero que se verá mermada será la seguridad en el trabajo y de ahí, la productividad, creatividad, etc.

Gestión eficaz de ausencias con Plain

La gestión de las ausencias laborales con software de gestión de turnos, ausencias y vacaciones puede simplificar enormemente el proceso y ayudar a mantener la continuidad operativa en tu empresa. Estos softwares como en el caso de Plain no sólo facilitan la tarea sino que aseguran que los resultados son óptimos y lo que es más importante, permite una gestión eficaz en tiempo real de cualquier situación con conexión directa con los empleados.

Plain ayuda a que cualquier miembro del equipo esté al tanto de todo lo que ocurre en cuestión de turnos y cambios de horarios directamente en su dispositivo móvil. Cada empleado tendrá su usuario y desde él, recibirá notificaciones, podrá emitir cualquier ausencia, verá cambios en los plannings, etc.

Las ventajas y beneficios de programas y soluciones como Plain para la gestión de turnos, ausencias y vacaciones son, entre otras:

• Registro centralizado de ausencias (en tiempo real)
• Notificación automática de cambios
• Planificación de turnos eficaz y sin errores
• Integración con calendarios como Google Calendar
• Control de acceso directo para cada usuario
• Seguimiento de saldo de días libres y vacaciones
• Información en tiempo real de cualquier cambio o modificación
• Generación de informes para evaluación de situaciones
• Capacitación del personal
• Actualización regular como mejoras

Por lo tanto la gestión de las ausencias laborales con software de gestión de turnos, ausencias y vacaciones como Plain puede ahorrar tiempo y esfuerzo, reducir errores y garantizar una gestión más eficiente y equitativa de las ausencias de los empleados. Además, permite una planificación de recursos más precisa y la capacidad de adaptarse a cambios en la programación de manera ágil.