Control horario con reconocimiento facial: ¿seguro y legal?

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El control horario mediante reconocimiento facial se ha posicionado como una de las tecnologías más precisas y difíciles de vulnerar para registrar la jornada laboral. Su implementación se extiende por sectores como la logística, la industria, la sanidad o la seguridad privada. Sin embargo, su uso en España está bajo un intenso escrutinio legal, especialmente desde 2025, con la actualización de criterios de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y las nuevas directrices europeas sobre tratamientos biométricos.
La clave está en el equilibrio entre eficiencia y legalidad. Aunque el reconocimiento facial permite evitar el fraude en el fichaje y mejora la trazabilidad del control horario, también implica un tratamiento de datos especialmente sensibles. El artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) los considera de categoría especial, lo que implica obligaciones adicionales, como la necesidad de una Evaluación de Impacto (EIPD), base jurídica sólida, y garantías técnicas avanzadas.
En 2025, la AEPD ha reiterado que solo en situaciones muy concretas podría justificarse el uso del reconocimiento facial para el fichaje, y siempre que no exista una alternativa menos intrusiva. De hecho, recientes resoluciones han obligado a empresas a desactivar este tipo de sistemas por considerarlos desproporcionados.
Este post explora en detalle los requisitos legales y técnicos que deben cumplirse para implantar un sistema de fichaje con reconocimiento facial. Abordamos qué dice la normativa vigente, qué riesgos legales existen, en qué casos está prohibido, y qué alternativas legales existen para cumplir con la obligación del registro horario. Además, incluimos herramientas como Plain, que permiten gestionar turnos y registrar la jornada de forma legal, flexible y sin conflictos con la protección de datos personales.

Qué implica usar reconocimiento facial para fichar en el trabajo

La adopción de sistemas de reconocimiento facial en el ámbito laboral ha crecido de forma sostenida en los últimos años, especialmente como alternativa a las tarjetas, PINs o aplicaciones móviles para el fichaje de jornada. Sin embargo, su aplicación plantea interrogantes técnicos, organizativos y legales que no deben subestimarse.
Cuando una empresa decide incorporar el reconocimiento facial como método de control horario, está dando un paso más allá del control convencional: accede y gestiona datos biométricos únicos, considerados por la normativa europea como especialmente sensibles. Esta tecnología permite identificar a una persona a través de sus rasgos faciales, y en muchos casos lo hace en tiempo real, en el propio puesto de trabajo o en un punto de entrada al centro.
El objetivo aparente es mejorar la eficiencia y evitar fraudes en el fichaje (como suplantaciones entre empleados). Pero, ¿realmente lo consigue? ¿Y a qué coste en términos de privacidad, confianza y legalidad?

Cómo funciona un sistema de control horario con reconocimiento facial

El reconocimiento facial aplicado al fichaje laboral opera con un sistema de cámaras o terminales biométricos que escanean el rostro de los trabajadores para verificar su identidad antes de registrar su entrada o salida. Generalmente, el proceso incluye:
• Captura de imagen facial en un punto de control.
• Comparación automática con una base de datos previamente generada con los rostros de los empleados autorizados.
• Verificación de identidad y registro automático de la hora y ubicación del fichaje.
Algunos sistemas avanzados integran sensores térmicos, geolocalización o filtros de detección de mascarillas, lo que amplía su uso a contextos de seguridad sanitaria o de obra exterior. La mayoría de estas soluciones están conectadas a una plataforma en la nube desde la cual el departamento de RRHH o el responsable de obra puede consultar los registros en tiempo real.
Sin embargo, esta operativa implica la almacenamiento y tratamiento continuo de datos biométricos, lo que activa obligaciones específicas:
• Evaluación de impacto en protección de datos.
• Seguridad reforzada en el almacenamiento de plantillas biométricas.
• Consentimiento explícito y justificado, lo que, en entornos laborales, rara vez es legalmente válido.

Ventajas operativas frente a otros sistemas de fichaje

Desde el punto de vista técnico y operativo, los sistemas de reconocimiento facial ofrecen una serie de ventajas que explican su creciente popularidad en determinados sectores:
• Imposibilidad de suplantación: a diferencia de las tarjetas o claves, el rostro no se puede prestar ni falsificar fácilmente.
• Velocidad y automatización: el proceso es rápido, sin contacto y requiere mínima intervención del empleado.
• Reducción de incidencias: no hay olvidos de PIN, tarjetas extraviadas ni bloqueos de usuario.
• Integración con otros sistemas de seguridad: permite controlar el acceso físico a zonas restringidas o combinarse con cámaras de videovigilancia.
Además, en entornos de alta rotación o con horarios muy flexibles (como mantenimiento industrial, obras o instalaciones logísticas), puede parecer una opción eficaz para centralizar y controlar los fichajes.
Pero el gran problema es que estas ventajas no justifican legalmente su uso si existen alternativas menos intrusivas, como establece el RGPD y ha reiterado la AEPD en sus resoluciones más recientes.

Sectores en los que más se utiliza actualmente en España

Aunque el uso del reconocimiento facial está aún limitado, algunos sectores han apostado por esta tecnología en sus procesos de control horario, sobre todo entre 2022 y 2024. A pesar de los límites legales, muchas empresas lo han instalado por desconocimiento, o bajo supuestos de «consentimiento del trabajador» que no siempre son válidos. En España, los sectores con más implantación actual son:
• Seguridad privada y vigilancia: por la necesidad de verificar la identidad del personal en zonas sensibles.
• Construcción y obra civil: donde los fichajes móviles con control facial se han integrado en casetas de obra o accesos temporales.
• Logística y distribución: especialmente en centros de carga con múltiples entradas y franjas horarias rotativas.
• Sanidad privada y clínicas: donde se buscan procesos sin contacto y con acceso restringido.
• Oficinas de multinacionales tecnológicas: que ya usaban biometría para el acceso y han extendido su uso al fichaje.
En todos estos casos, la tendencia ha sido revisada a la baja en 2025, tras nuevas resoluciones que alertan sobre el carácter desproporcionado del uso facial, a no ser que exista una causa legítima y demostrable de necesidad.
📌 Caso reciente: En 2024, una empresa de construcción en Sevilla fue sancionada tras usar un sistema de fichaje facial en obra sin EIPD ni consulta a los representantes sindicales. Aunque se alegó «consentimiento verbal», la AEPD determinó que este no era válido, y exigió el cese del sistema y la eliminación inmediata de los datos biométricos recopilados.

¿Es legal el fichaje por reconocimiento facial según la normativa vigente?

La respuesta rápida es: no, salvo en casos muy concretos, justificados y con garantías adicionales. La legalidad del uso de datos biométricos como el reconocimiento facial en entornos laborales está sujeta a una serie de requisitos muy estrictos, tanto a nivel europeo como nacional. Esto se debe a que estos datos permiten identificar de manera única e irremplazable a una persona, por lo que su tratamiento conlleva un alto riesgo para la privacidad.
En España, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha dictado ya varias resoluciones en las que considera que el uso del reconocimiento facial para el control horario vulnera el principio de minimización y proporcionalidad del tratamiento de datos personales, salvo en casos muy excepcionales. En 2025, además, se han actualizado los criterios de supervisión, con nuevos controles sobre la validez del consentimiento en el ámbito laboral, especialmente en entornos donde hay una relación de subordinación.

Regulación biométrica en el RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos

El artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) prohíbe como norma general el tratamiento de datos biométricos con fines de identificación, salvo que se cumpla al menos una de estas condiciones:
• Que exista un consentimiento explícito, libre y voluntario del trabajador.
• Que el tratamiento sea necesario por razones de interés público esencial.
• Que esté amparado por una obligación legal o convenio colectivo específico.
A esto se suma la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), que refuerza la exigencia de proporcionalidad y necesidad, especialmente en el contexto laboral. Según esta ley, el empleador debe demostrar que:
• No existe una alternativa menos intrusiva para cumplir la finalidad (control horario).
• El sistema no implica una intromisión excesiva en los derechos del trabajador.
• Se ha realizado una Evaluación de Impacto sobre la Protección de Datos (EIPD) antes de implantar el sistema.
El reconocimiento facial no puede considerarse una opción por defecto. Es un tratamiento de alto riesgo y, por tanto, está sujeto a exigencias que van mucho más allá de las soluciones tradicionales de fichaje.

Resoluciones recientes de la AEPD sobre control facial

La AEPD ha sancionado en varias ocasiones a empresas por instalar sistemas de control horario con reconocimiento facial sin cumplir los requisitos legales. En 2021, ya impuso una multa de 20.000 euros a una entidad educativa por no realizar una evaluación de impacto. En 2023, dictó una resolución contra una empresa de seguridad que usaba el reconocimiento facial sin consentimiento libre ni justificación proporcional.
En 2024 y 2025, los criterios han evolucionado:
• Se prohíbe el fichaje facial si existen alternativas menos invasivas, como apps, tarjetas o sistemas de código.
• Se considera que el consentimiento en el ámbito laboral rara vez es libre, debido a la relación de dependencia entre empleado y empleador.
• La implantación debe contar con el aval del comité de empresa o la representación legal de los trabajadores, si existe.
La AEPD ha dejado claro que, en la mayoría de los casos, los sistemas de fichaje facial son desproporcionados e innecesarios, y su uso puede dar lugar a sanciones severas.

Por qué no se considera un sistema “de uso general” para fichar

El reconocimiento facial no es, ni debe ser, un sistema de uso general para el control de horarios. Las autoridades de protección de datos, tanto nacionales como europeas, han establecido que:
• No cumple el principio de minimización, ya que recoge más información de la necesaria.
• Tiene un alto impacto emocional y psicológico en los trabajadores.
• Puede vulnerar otros derechos, como la libertad sindical o la intimidad, si se asocia a videovigilancia.
Además, el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD) ha emitido guías donde recalca que el reconocimiento facial solo es admisible si no hay ninguna alternativa menos invasiva. Es decir, debe ser la última opción posible, no la primera.

Actualización 2025: nuevos criterios para el uso de datos sensibles

A partir de marzo de 2025, la AEPD ha actualizado sus directrices de evaluación para empresas que desean tratar datos biométricos. Entre las novedades se encuentran:
• Revisión obligatoria de las Evaluaciones de Impacto existentes.
• Inclusión de protocolos de supresión segura de datos biométricos cuando ya no son necesarios.
• Recomendación de realizar consultas previas ante la AEPD si se duda de la legalidad del sistema.
Además, se ha instado a las empresas a que aporten pruebas documentales del análisis de alternativas. En este análisis debe constar por qué no pueden usar otras herramientas como apps móviles, tarjetas RFID o sistemas QR. Solo si ninguna otra opción es viable, podrá plantearse el uso de tecnologías de reconocimiento facial, siempre bajo estrictas garantías.

Requisitos legales para implantar un sistema de fichaje facial

La implantación de un sistema de fichaje con reconocimiento facial no puede hacerse a la ligera. Aunque su uso pueda parecer atractivo por sus beneficios operativos, lo cierto es que se trata de una tecnología altamente intrusiva desde el punto de vista de la privacidad. Por eso, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) imponen una serie de requisitos muy estrictos que, si no se cumplen, pueden suponer sanciones económicas considerables.

Evaluación de impacto obligatoria (EIPD) y consentimiento informado

Uno de los pasos clave antes de implantar un sistema de control horario basado en biometría facial es realizar una Evaluación de Impacto relativa a la Protección de Datos (EIPD). Este documento no es optativo: es obligatorio por ley cuando se tratan datos sensibles como los biométricos, y debe estar disponible ante cualquier inspección o requerimiento de la AEPD.
La EIPD debe incluir:
• Una descripción del sistema y la tecnología usada.
• Análisis de riesgos sobre los derechos de los trabajadores.
• Justificación de la necesidad y proporcionalidad del sistema.
• Medidas técnicas y organizativas para minimizar los riesgos.
Respecto al consentimiento, el RGPD considera que no es una base válida en el ámbito laboral, ya que existe una relación de subordinación entre empleador y trabajador. Por tanto, aunque el trabajador firme su «autorización», esta no se considerará válida legalmente si no se demuestra que existen otras bases legales más sólidas y que el fichaje facial es imprescindible.

Qué base jurídica puede (y no puede) usarse para implantarlo

La AEPD ha sido clara: no basta con el consentimiento ni con alegar interés legítimo para justificar el uso del reconocimiento facial en el trabajo. Las únicas bases jurídicas admisibles para tratar datos biométricos son:
• Obligación legal, en caso de que la normativa exija ese tipo de sistema (lo que hoy no ocurre en España).
• Protección de intereses vitales, como la seguridad de personas o infraestructuras (solo aplicable en contextos muy específicos).
• Cumplimiento de una función pública, lo cual queda restringido a administraciones públicas.
El interés legítimo de la empresa, tan habitual en otros tratamientos, no es aplicable a datos biométricos. Esta doctrina ha sido reiterada por la AEPD, el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD) y múltiples sentencias judiciales. Por tanto, usar este sistema solo para controlar la puntualidad no es jurídicamente admisible.

Alternativas menos intrusivas exigidas por la AEPD

Un principio clave del RGPD es el de minimización: si hay medios menos intrusivos para lograr el mismo fin, deben utilizarse. En este sentido, la AEPD exige que se valoren sistemas como:
• Aplicaciones móviles con geolocalización voluntaria.
• Fichaje mediante PINs o códigos únicos.
• Tarjetas NFC o chips integrados en el uniforme.
• Softwares integrados con verificación doble, sin capturar biometría.
Solo si se demuestra que todas estas opciones son insuficientes y que la biometría es estrictamente necesaria, podrá valorarse su uso. De lo contrario, la empresa estaría incumpliendo el principio de proporcionalidad y podría ser sancionada.

Qué documentación debe tener la empresa para evitar sanciones

Además de la EIPD, cualquier empresa que quiera utilizar un sistema de fichaje facial debe contar con:
• Registro de actividades de tratamiento actualizado.
• Políticas de privacidad específicas para este sistema.
• Informes de seguridad y cifrado de datos biométricos.
• Protocolos de conservación y eliminación de datos.
• Acuerdos firmados con proveedores tecnológicos que cumplan el RGPD.
Todo este marco documental debe estar perfectamente alineado con los artículos 5, 9, 24, 25 y 35 del RGPD y con la Guía de Tratamientos Biométricos publicada por la AEPD.

Qué dice la AEPD en 2025 sobre el fichaje digital: claves legales

Este epígrafe está diseñado para permitir un enlace contextual al post ya publicado en el blog de Plain: «Actualización del fichaje digital en 2025». La normativa en torno al fichaje digital ha vivido una evolución relevante, especialmente por el impacto de nuevas tecnologías como la biometría, la IA y la geolocalización.

Cambios más relevantes en los criterios de la Agencia

Durante el primer semestre de 2025, la AEPD ha reforzado su posición respecto al fichaje biométrico con nuevas resoluciones que aclaran los límites del uso de tecnologías de reconocimiento facial. Entre los puntos más importantes destacan:
• Se considera que la mayoría de los sistemas faciales no cumplen con los principios del RGPD.
• Se establece la nulidad del consentimiento laboral como base jurídica válida en estos casos.
• Se insiste en la exigencia de que la biometría sea la única alternativa técnicamente viable para permitir su uso.
• Se promueve la creación de protocolos híbridos que combinen identificación no biométrica con fichajes electrónicos convencionales.
En resumen: el fichaje digital sí es obligatorio, pero el uso de biometría no está amparado por defecto. Debe demostrarse caso por caso, y con criterios objetivos.

Sistemas que sí cumplen y tecnologías que están bajo vigilancia

Entre los sistemas considerados legales por la AEPD (siempre que se cumplan los principios de información, transparencia y seguridad), están:
• Aplicaciones móviles con trazabilidad y acceso protegido.
• Terminales físicos con códigos PIN, QR o tokens únicos.
• Soluciones cloud con trazabilidad de turnos y accesos (como Plain).
• Geolocalización opcional con consentimiento claro y revocable.
Por el contrario, las tecnologías bajo especial vigilancia incluyen:
• Reconocimiento facial o de iris.
• Sistemas de huella digital sin almacenamiento cifrado.
• Cámaras de detección automática de emociones o presencia.
En este contexto, la AEPD y la Inspección de Trabajo han empezado a trabajar de forma coordinada para establecer controles aleatorios a empresas con sistemas de fichaje que impliquen riesgo de invasión de la privacidad.

Implicaciones para pymes y empresas multisede con fichaje remoto

Para las empresas multisede o con personal remoto, el control horario sigue siendo una exigencia legal en 2025. La clave es encontrar herramientas que permitan:
• Fichaje desde el móvil con doble autenticación.
• Registro automático y exportable ante inspecciones.
• Integración con la planificación de turnos y descansos.
• Gestión ágil de incidencias y validación de cambios de turno.
Las PYMES, en particular, deben extremar las precauciones, ya que en muchos casos carecen de un DPO o de un asesoramiento jurídico constante. Por eso, soluciones como Plain, que cumplen con la normativa y ofrecen trazabilidad completa sin necesidad de biometría, son una alternativa segura y legalmente viable.

Qué riesgos legales y sanciones puede acarrear su uso indebido

El uso del reconocimiento facial en el control horario laboral, cuando no se ajusta estrictamente al marco legal, puede derivar en importantes sanciones económicas y reputacionales. La AEPD ha sido tajante en su postura: se trata de una tecnología que afecta directamente a derechos fundamentales como la privacidad y la dignidad del trabajador. Por ello, las empresas que lo implanten sin las debidas garantías pueden enfrentarse a consecuencias graves.

Casos reales de sanciones por implantar sistemas biométricos sin base legal

Un caso emblemático en España fue el de una conocida cadena de clínicas dentales que utilizó un sistema de fichaje facial sin realizar una EIPD ni disponer de base jurídica suficiente. La AEPD impuso una multa de 70.000 euros, al considerar que la empresa no había demostrado la necesidad ni la proporcionalidad del tratamiento biométrico. Además, el consentimiento recabado a los trabajadores no fue considerado válido por la Agencia.
Otro ejemplo se dio en una empresa de seguridad que implantó sistemas de fichaje con huella dactilar sin ofrecer una alternativa al personal. La sanción ascendió a 20.000 euros, y la resolución subrayó que el acceso al trabajo no puede depender del uso de datos especialmente protegidos si existen medios menos intrusivos.
Estos casos evidencian que no basta con implantar tecnología avanzada: debe hacerse con garantías jurídicas y transparencia documental.

Qué ocurre si un trabajador se niega a fichar con la cara

Si un trabajador rechaza el uso del sistema por razones de protección de datos, la empresa no puede sancionarlo ni tomar represalias. De hecho, está obligado a ofrecerle un sistema alternativo que permita cumplir con la obligación legal de registrar la jornada, sin vulnerar sus derechos.
La AEPD considera que el derecho del trabajador a no ser identificado mediante datos biométricos prevalece, salvo en casos de justificación muy excepcional (seguridad nacional, infraestructuras críticas, etc.). No respetar esta objeción podría considerarse una infracción muy grave por vulneración del artículo 9 del RGPD.

Posibles denuncias ante Inspección de Trabajo o AEPD

Los trabajadores o sus representantes pueden denunciar la implantación de estos sistemas ante dos vías principales:
• Inspección de Trabajo, si consideran que el sistema afecta a sus derechos laborales o implica una discriminación.
• Agencia Española de Protección de Datos, si detectan un tratamiento de datos biométricos sin base jurídica válida, sin evaluación de impacto, o sin transparencia suficiente.
Ambos organismos colaboran de forma habitual en estos procesos. Por tanto, una denuncia puede derivar en una inspección conjunta, sanciones cruzadas y una orden de retirada inmediata del sistema.

¿Se puede utilizar el reconocimiento facial de forma legal y segura?

A pesar de los riesgos mencionados, sí es posible utilizar reconocimiento facial para fichar en contextos muy concretos, siempre que se respeten todas las garantías del RGPD y las directrices de la AEPD. No se trata de una prohibición absoluta, sino de una limitación severa basada en el principio de proporcionalidad.

Casos excepcionales en los que podría estar justificado

La AEPD y el Comité Europeo de Protección de Datos reconocen algunos escenarios donde el uso de biometría puede estar justificado:
• Centros de alta seguridad o defensa nacional.
• Laboratorios con acceso restringido por ley.
• Empresas con infraestructuras críticas (como energía, transporte ferroviario o telecomunicaciones).
• Actividades con riesgo elevado de suplantación o fraude documentado.
En estos casos, debe demostrarse que el sistema es imprescindible y que no existe ninguna alternativa menos invasiva. Además, deben establecerse canales de verificación periódica y de revisión del tratamiento.

Condiciones mínimas de proporcionalidad, necesidad y garantías

Para que el uso del fichaje facial sea legal, deben cumplirse de forma simultánea varias condiciones:
• Evaluación de impacto de protección de datos (EIPD) realizada y actualizada.
• Base jurídica válida, no basada únicamente en el consentimiento.
• Medidas de minimización, como el almacenamiento local, cifrado y sin uso comercial posterior.
• Alternativa no biométrica disponible, para quienes rechacen su uso.
• Información clara y accesible al trabajador, con canales de oposición habilitados.
Estas condiciones están recogidas en la Guía sobre sistemas biométricos publicada por la AEPD en 2023 y actualizada en 2025, en la que se desaconseja el uso generalizado del reconocimiento facial como método de control horario.

Recomendaciones oficiales para empresas que aún lo usan

Si una empresa ya ha implantado este tipo de sistema, o se plantea hacerlo, debe:
• Revisar si su uso sigue siendo proporcional y necesario.
• Realizar una nueva evaluación de impacto con fecha actualizada a 2025.
• Consultar a su delegado de protección de datos (si tiene).
• Valorar una retirada progresiva hacia sistemas menos intrusivos.
• Documentar todo el proceso de decisión y justificarlo técnicamente.
La AEPD ha establecido incluso modelos de revisión del consentimiento y del análisis de riesgos que deben utilizarse en estos casos, especialmente para evitar que sistemas heredados o antiguos acaben siendo motivo de sanción.

Alternativas legales al fichaje facial: registro válido y sin conflictos

En 2025, existen múltiples sistemas de control horario que cumplen plenamente con la normativa y no implican el uso de datos especialmente protegidos. Estas alternativas ofrecen fiabilidad, trazabilidad y cumplimiento legal sin vulnerar la privacidad del trabajador.

Sistemas digitales seguros que cumplen la normativa

Entre los sistemas más utilizados por empresas de todos los tamaños en España destacan:
• Aplicaciones móviles de fichaje con acceso mediante usuario/contraseña y doble factor.
• Terminales físicos de fichaje mediante tarjetas RFID o códigos QR.
• Plataformas web integradas con el calendario laboral y los turnos.
• Sistemas que combinan firma digital con geolocalización voluntaria.
Todos estos métodos permiten registrar la entrada, salida, pausas y descansos de los empleados cumpliendo con lo exigido por el Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto-ley 8/2019.

Control horario con geolocalización, app móvil y firma digital

El uso de apps móviles con geolocalización se ha popularizado especialmente entre las empresas con trabajadores en movilidad (repartidores, instaladores, comerciales, técnicos, etc.). Estas aplicaciones:
• Registran el fichaje solo si el trabajador está en una ubicación permitida.
• Envían la información cifrada al sistema central.
• Permiten al empleado visualizar sus registros y acceder a su historial.
• Integran firma digital cuando es necesario validar incidencias o justificar ausencias.
La clave aquí es que la geolocalización solo debe activarse en el momento del fichaje, no durante toda la jornada, tal como exige la AEPD.

Qué soluciones permiten trazabilidad sin biometría

Algunas de las plataformas que actualmente permiten cumplir con los requisitos normativos sin recurrir a la biometría son:
• Plain, con funciones de planificación de turnos, fichaje móvil y control de horas reales.
• Factorial HR, que integra gestión documental y control horario.
• Sesame HR, con opciones de personalización para distintos sectores.
• Woffu, muy extendida entre pymes y medianas empresas por su facilidad de uso.
Estas soluciones permiten:
• Trazabilidad completa de la jornada laboral.
• Exportación automática de informes para Inspección.
• Adaptación a distintos convenios y tipologías de contrato.
• Automatización de avisos, cambios de turno y validaciones.
En definitiva, el reconocimiento facial no es necesario para cumplir con la ley. Existen opciones igual de seguras, legales y mucho más respetuosas con los derechos del trabajador.

Plain: gestión legal de turnos y control horario sin invasión de privacidad

La tecnología puede ser aliada o amenaza, dependiendo de cómo se utilice. En el ámbito laboral, la gestión del tiempo y los turnos debe adaptarse a un entorno donde los derechos de los trabajadores están más vigilados que nunca. Plain ha desarrollado un ecosistema que cumple con toda la normativa vigente sin poner en riesgo la privacidad ni la confianza del equipo.

Registro horario desde el móvil con firma legal y sin conflicto RGPD

Plain permite que cada empleado registre su jornada directamente desde su móvil o tablet, ya esté en la oficina, en casa o desplazándose entre centros de trabajo. Este sistema de fichaje:
• No requiere datos biométricos.
• Utiliza firma digital conforme a la normativa europea eIDAS.
• Permite incorporar validaciones legales para justificar incidencias, pausas y descansos.
El trabajador puede acceder a su historial completo y comprobar en tiempo real si sus registros son correctos. La empresa, por su parte, dispone de informes exportables y auditables ante cualquier inspección.

Cuadrantes inteligentes, geofencing y fichaje remoto legalizado

La solución de Plain no se limita al fichaje. Su sistema de cuadrantes automáticos, adaptados a convenios y roles, permite distribuir la carga de trabajo cumpliendo límites legales de jornada, descansos y festivos. Además:
• El sistema de geofencing permite establecer zonas de fichaje válidas sin necesidad de rastrear al empleado continuamente.
• Se pueden configurar alertas por exceso de jornada, ausencia de pausas o solapamiento de turnos.
• La app cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) sin ambigüedades ni prácticas de tratamiento intensivo.
Todo esto permite que tanto pymes como grandes empresas gestionen turnos y horarios con precisión y sin vulnerar derechos fundamentales.

Empresas que ya han sustituido el fichaje facial por sistemas menos intrusivos

Cada vez más compañías están abandonando la biometría como método de control horario. El cambio no solo responde a razones legales, sino también culturales. Según un informe publicado por ADigital y la Fundación COTEC en 2024, más del 45% de las empresas encuestadas han dejado de utilizar datos biométricos por temor a sanciones.
Entre las que ya operan con Plain, destacan sectores como:
• Restauración y hostelería con alta rotación de personal.
• Centros logísticos con múltiples ubicaciones.
• Comercios minoristas con necesidades de fichaje flexible.
• Startups tecnológicas con modelos híbridos o 100% remotos.
Para estas empresas, el fichaje facial no solo era un riesgo jurídico, sino también una fuente de fricción con sus equipos. Al adoptar soluciones como Plain, han reducido errores, evitado multas y mejorado el clima laboral.

Preguntas frecuentes sobre reconocimiento facial y control horario

¿Puedo obligar a mi equipo a fichar con reconocimiento facial?

No. El reconocimiento facial implica el tratamiento de datos biométricos, considerados como especialmente sensibles por el RGPD. No puede imponerse su uso de forma obligatoria, salvo en contextos muy concretos y excepcionales. Si una empresa fuerza este tipo de fichaje sin base legal válida ni evaluación de impacto previa, se expone a sanciones por parte de la AEPD y a impugnaciones por parte de los trabajadores.

¿Qué hago si ya tengo un sistema facial instalado desde antes de 2023?

Si implantaste el sistema antes de la actual interpretación restrictiva de la AEPD, deberías actuar de forma preventiva:
• Revisar si hiciste una Evaluación de Impacto conforme al RGPD.
• Verificar que tienes una base jurídica válida distinta al consentimiento.
• Ofrecer desde ya una alternativa no biométrica a todos los empleados.
• Consultar con un Delegado de Protección de Datos o experto en la materia.
• Valorar sustituir el sistema por uno menos intrusivo como los que ofrece Plain.
Mantener el sistema facial sin actualizaciones puede considerarse negligencia por parte de la empresa en 2025.

¿Qué alternativas tengo si quiero evitar sanciones por fichaje ilegal?

Las mejores alternativas en 2025 son:
• Aplicaciones móviles con autenticación mediante usuario y contraseña.
• Geolocalización puntual en el momento del fichaje (no rastreo continuo).
• Firma digital para registrar incidencias.
• Cuadrantes inteligentes que se ajustan a convenios y jornada máxima.
• Informes automatizados auditables ante Inspección de Trabajo.
Herramientas como Plain ya integran todas estas funcionalidades sin poner en riesgo los datos personales del trabajador.

¿Hay diferencias legales entre huella dactilar y reconocimiento facial?

Ambas son formas de biometría y, por tanto, están sujetas al artículo 9 del RGPD. Sin embargo:
• El reconocimiento facial es considerado más invasivo por la AEPD.
• El uso de la huella dactilar ha sido permitido en algunos casos, siempre con EIPD y cuando no se almacena la imagen sino el dato encriptado.
• Ninguna de las dos formas es válida por defecto para fichar si no se cumplen todos los requisitos: base legal adecuada, proporcionalidad y consentimiento informado opcional (nunca obligatorio).
Por tanto, ningún sistema biométrico puede ser obligatorio en entornos laborales generales, ni siquiera si se trata solo de huella.

Conclusión: el control horario debe respetar la ley, la privacidad y la confianza

El control horario es una obligación legal, pero no puede convertirse en una herramienta de vigilancia o de conflicto con los derechos de los trabajadores. Las autoridades españolas y europeas han dejado clara su postura: los sistemas biométricos solo pueden utilizarse en entornos donde su necesidad esté justificada y demostrada. Para la mayoría de las empresas, esto no se cumple.
Por eso, optar por alternativas que aseguren el cumplimiento normativo, la transparencia y la aceptación por parte del equipo es una decisión estratégica. Plain permite fichar sin riesgos, sin fricciones y con una gestión inteligente de turnos, jornadas y descansos.
Evita sanciones, mejora el clima laboral y da un paso hacia una digitalización responsable. Prueba Plain ahora y lleva el control horario al siguiente nivel, sin renunciar a la privacidad.