Firma digital fácil y segura con Plain + Signaturit

09 septiembre 2025 María Alcaraz

Firmar un documento laboral no debería requerir papel, bolígrafo, impresora ni una carrera contra el reloj por los pasillos. Y, sin embargo, en pleno 2025, aún hay demasiados equipos de recursos humanos que firman cambios de turno, acuerdos de horas complementarias o contratos eventuales en papel, por email o incluso con fotos de WhatsApp.

La firma digital es la forma legal, segura y eficiente de validar cualquier documento laboral sin salir del software que ya usas cada día. Y cuando esta firma se integra directamente en tu herramienta de planificación de turnos, el salto no es solo tecnológico: es operativo, cultural y estratégico.

En Plain, hemos integrado la firma digital de Signaturit, plataforma homologada a nivel europeo, para que puedas enviar y firmar documentos clave sin salir de tu entorno de trabajo. Todo fluye: cuadrantes pactados, acuerdos de disponibilidad, modificaciones de jornada, validaciones extraordinarias… Todo se firma con trazabilidad total y sin errores ni olvidos.

Este artículo explica desde cero qué es una firma digital, qué ventajas tiene para los responsables de equipo y departamentos de RRHH, cómo funciona esta integración en la práctica y qué documentos puedes empezar a firmar desde hoy. Si gestionas turnos, equipos en plantilla o necesitas agilizar la parte más burocrática de tu operativa laboral, esto te interesa. Porque la firma no es un simple trámite: es una oportunidad para que todo esté claro, acordado y en orden.

Qué es una firma digital y por qué importa en la gestión laboral

Firmar documentos ya no tiene por qué implicar imprimir, escanear o perseguir a alguien para que ponga su rúbrica. En el ámbito laboral, la firma digital no solo agiliza procesos: también garantiza seguridad jurídica, cumplimiento normativo y una experiencia mucho más fluida para todas las partes implicadas.

En contextos como la gestión de personal, donde es habitual tramitar contratos, anexos, consentimientos o documentos internos, contar con una solución de firma digital integrada en tu software de RRHH permite cerrar procesos con eficacia, trazabilidad y sin papeleo innecesario.

Además, la legislación europea y española reconoce distintas formas de firma electrónica, otorgándoles plena validez legal siempre que cumplan determinados requisitos técnicos. La clave está en conocer los tipos que existen, sus diferencias y qué necesitas para aplicarlas correctamente en tu empresa.

Firma manuscrita vs firma digital: diferencias clave

Aunque ambas tienen el mismo objetivo —validar la aceptación de un contenido—, la forma y los niveles de seguridad que ofrece cada una son muy distintos:

• Firma manuscrita: requiere presencia física, es fácilmente falsificable y no aporta trazabilidad más allá del papel. En muchos casos, además, implica procesos largos: imprimir, firmar, escanear y reenviar.
• Firma digital: se realiza de forma electrónica desde un ordenador o móvil, incluye identificación del firmante, huella criptográfica, sellado de tiempo y registro de evidencias. Todo el proceso queda auditado y protegido frente a manipulaciones.

En términos legales, la firma digital —cuando es avanzada o cualificada— tiene la misma validez jurídica que una firma manuscrita. Pero además, mejora los tiempos, ahorra costes y reduce errores.

Tipos de firma electrónica y cuál es legalmente válida

Según el Reglamento eIDAS (Reglamento UE nº 910/2014), existen tres tipos principales de firma electrónica, con distintos niveles de garantía:

• Firma electrónica simple: puede ser un clic de aceptación, una firma escaneada o un dibujo. Es fácil de usar, pero no siempre tiene fuerza probatoria suficiente si se impugna el documento.
• Firma electrónica avanzada: identifica al firmante de forma unívoca, garantiza la integridad del documento y vincula el acto de firma con una prueba técnica (como un código OTP o un registro de IP). Es válida legalmente para la mayoría de trámites laborales y empresariales.
• Firma electrónica cualificada: requiere un certificado digital reconocido y un dispositivo seguro de creación de firma. Se equipara a la firma manuscrita en todos los sentidos, incluso ante notarios o juzgados.

En contextos como la gestión laboral, la firma electrónica avanzada es la opción más equilibrada: combina seguridad jurídica con facilidad de uso. De hecho, es el tipo que utilizamos en Plain a través de la integración con Signaturit.

Qué significa firmar desde una app o software de RRHH

Firmar desde un software como Plain no significa renunciar a garantías legales: todo lo contrario. Supone centralizar tus procesos, eliminar pasos innecesarios y asegurar que todo queda registrado, trazado y protegido.

Estas son algunas ventajas de la firma digital integrada:

• Todo en un mismo lugar: subes el documento, eliges los firmantes y lanzas el proceso directamente desde la app. Sin correos, sin herramientas externas.
• Identificación segura: cada firmante recibe un email con enlace seguro, se verifica su identidad y firma desde su propio dispositivo.
• Seguimiento automático: sabes en qué estado está cada documento, quién lo ha firmado y cuándo.
• Legalidad garantizada: la firma electrónica avanzada cumple con la normativa eIDAS y el Reglamento Europeo de Protección de Datos.

En resumen, firmar desde un software de RRHH no solo es más rápido: es más seguro, más cómodo y completamente legal. Y gracias a la colaboración entre Plain y Signaturit, ahora puedes hacerlo sin salir de tu entorno de trabajo.

La firma digital ya no es una opción para los equipos de RRHH

Durante años, los departamentos de Recursos Humanos han convivido con un exceso de papel, firmas manuales y procesos que requerían imprimir, escanear y archivar documentos físicamente. Pero hoy, esa forma de trabajar ya no tiene sentido. La digitalización de la firma no es una tendencia: es una necesidad operativa, legal y organizativa para cualquier empresa moderna.

El reto actual no es técnico. Es cultural. Porque las herramientas existen, están disponibles e incluso integradas en los softwares que ya utilizas. El verdadero salto es adoptar una mentalidad paperless, con procesos ágiles, auditables y conformes con la legislación vigente.

Procesos que hoy se firman todavía en papel (y no deberían)

Aún son muchas las empresas que gestionan manualmente documentos que podrían digitalizarse de forma segura:

• Contratos laborales y sus prórrogas.
• Acuerdos de confidencialidad y anexos.
• Documentos de protección de datos o de cesión de imagen.
• Autorizaciones internas para formación, movilidad o vacaciones.
• Notificaciones de turnos, horarios, modificaciones contractuales o comunicados oficiales.

Todos ellos pueden gestionarse con firma digital avanzada, sin necesidad de imprimir ni escanear, y con total validez jurídica.

Cambios legislativos que impulsan la digitalización de la firma

Desde la entrada en vigor del Reglamento eIDAS (UE 910/2014) y con la creciente exigencia de trazabilidad en los procesos laborales, la firma electrónica ha pasado de ser un extra a convertirse en un requisito en muchas operaciones.

Además, la normativa laboral española exige en múltiples casos que quede constancia escrita y verificable de ciertos documentos entre empresa y trabajador. La firma digital —si es avanzada o cualificada— garantiza esa validez y además protege legalmente a ambas partes.

A esto se suma el avance de normativas como la Ley Crea y Crece o la Ley de Startups, que fomentan el uso de herramientas digitales y eliminan barreras burocráticas. En este contexto, seguir firmando en papel es ir a contracorriente.

Ventajas prácticas: menos tiempo, más trazabilidad, todo en orden

Digitalizar la firma de documentos en RRHH no solo mejora la eficiencia. Tiene impactos reales en el día a día:

• Ahorro de tiempo: no hay desplazamientos ni esperas para firmar. Todo se hace desde el móvil o el ordenador.
• Mayor control: puedes ver en qué estado está cada documento, quién lo ha firmado y cuándo.
• Seguridad jurídica: con firma avanzada, tienes evidencias legales claras y auditables.
• Orden documental: olvídate de carpetas físicas, archivos perdidos o documentos sin localizar.

Implementar la firma digital en RRHH es una mejora inmediata. Pero cuando, además, está integrada dentro de tu propio software de gestión —como en Plain— el cambio es aún más profundo: se convierte en parte natural del flujo de trabajo.

Plain se integra con Signaturit: así funciona la firma digital desde tu software de turnos

Para facilitar una firma digital rápida, legal y completamente integrada en tu operativa diaria, en Plain hemos incorporado Signaturit, uno de los proveedores de firma electrónica más robustos del mercado europeo. ¿El resultado? Puedes enviar, firmar y recibir documentos sin salir de Plain.

Todo el proceso ocurre dentro de la misma herramienta que ya usas para planificar turnos, controlar ausencias o gestionar equipos. Sin saltos entre plataformas. Sin complicaciones.

Qué documentos puedes firmar directamente desde Plain

Puedes utilizar la firma electrónica avanzada para todos aquellos documentos laborales que necesiten respaldo legal o trazabilidad:

• Contratos y renovaciones.
• Comunicaciones oficiales a plantilla.
• Consentimientos informados o autorizaciones.
• Documentos de registro horario o cuadrantes pactados.
• Protocolos internos o documentos de formación.

La única condición es que el archivo esté en formato PDF. Si lo tienes en Word o en otro formato, basta con convertirlo antes de subirlo.

Cómo funciona el proceso paso a paso, sin salir del software

1. Sube el documento a la carpeta correspondiente de tu panel de Plain, o directamente desde la ficha del empleado.
2. Inicia la firma digital con un clic en “Firmar con Signaturit”.
3. Selecciona los firmantes: puede ser solo el empleado, el responsable, o ambas partes. Solo necesitas su nombre y email.
4. Envía el documento: cada firmante recibirá un enlace seguro con instrucciones claras.
5. Firma desde cualquier dispositivo: el firmante dibuja su firma, verifica su identidad, y finaliza el proceso.
6. Recibe el documento firmado en la misma carpeta. Si lo deseas, el documento original se puede eliminar automáticamente.

Todo ocurre sin abandonar Plain. Desde el envío hasta la recepción final, cada paso está automatizado y trazado.

Seguimiento, validación y archivo de documentos firmados

• Seguimiento en tiempo real: puedes comprobar quién ha firmado, quién falta y cuándo se ha completado el proceso.
• Registro de evidencias: cada firma queda auditada con trazabilidad completa: IP, código OTP, fecha, hora y dispositivo.
• Cumplimiento legal: la firma digital avanzada cumple con el Reglamento eIDAS y con el RGPD.
• Archivo automático: los documentos firmados se guardan automáticamente en Plain, sin necesidad de descargar o archivar manualmente.

Esta integración refuerza la seguridad jurídica de tus procesos laborales, reduce fricciones administrativas y garantiza que todos los documentos relevantes estén donde deben estar: seguros, accesibles y en orden.

Qué aporta Signaturit como plataforma de firma electrónica

La firma electrónica no es solo una funcionalidad. Es una garantía legal, una medida de seguridad y una mejora operativa. Por eso, en Plain hemos elegido integrar Signaturit: una de las plataformas más robustas y reconocidas del mercado europeo.

Gracias a esta colaboración, puedes firmar documentos directamente desde tu software de gestión de turnos, con validez legal y una experiencia sin fricciones. Pero, ¿qué hace que Signaturit sea diferente?

Firma con validez legal en toda la UE (reglamento eIDAS)

Signaturit cumple con los requisitos del Reglamento Europeo eIDAS (910/2014), que regula la identificación electrónica y los servicios de confianza en las transacciones digitales. Esto significa:

• Validez legal en todos los países de la Unión Europea.
• Reconocimiento de la firma en procedimientos judiciales.
• Equivalencia con la firma manuscrita, si se utiliza una firma electrónica avanzada o cualificada.

En Plain se utiliza la firma electrónica avanzada, que incluye identificación del firmante, vinculación al documento mediante huella digital y un registro completo de evidencias (audit trail).

Más de 245 millones de firmas electrónicas realizadas

Signaturit no es una herramienta emergente ni en fase de prueba. Es una plataforma consolidada, con más de:

• 245 millones de firmas realizadas
• 000 usuarios empresariales activos
• 10 años de experiencia en el sector legal-tech

Numerosas empresas, administraciones públicas y despachos jurídicos utilizan Signaturit a diario para firmar documentos con validez legal.

Seguridad, trazabilidad y experiencia sin fricción

La experiencia de firma con Signaturit está diseñada para ser:

• Segura: identificación del firmante mediante email verificado y código de un solo uso (OTP).
• Auditada: cada firma genera un informe de evidencias con fecha, hora, dispositivo, IP y detalles del proceso.
• Ágil: el firmante solo necesita abrir un enlace, firmar en pantalla (con un gesto simple) y validar.
• Automatizada: el documento vuelve firmado a Plain sin que tengas que mover un dedo.

Este enfoque garantiza que cualquier firma hecha desde Plain sea completamente legal, sencilla y trazable.

Ejemplos reales: qué documentos laborales puedes firmar con un clic

La integración de firma digital en Plain permite cerrar procesos laborales que antes requerían impresora, boli y escáner, en cuestión de minutos y sin salir del software. Pero ¿qué documentos concretos puedes firmar así?

Acuerdos de horas complementarias o cambios puntuales de jornada

En sectores como retail, sanidad o hostelería, es habitual pactar ampliaciones temporales de jornada, o sumar horas complementarias a contratos parciales.

Estos acuerdos deben formalizarse por escrito y con la aceptación expresa del trabajador. Gracias a la firma con Signaturit, puedes enviar el documento, recibirlo firmado y archivarlo automáticamente en su ficha.

Esto evita errores, deja rastro legal y mejora la transparencia del proceso.

Pactos de disponibilidad, contratos y documentos vinculantes

Además de contratos iniciales, también pueden firmarse electrónicamente:

• Pactos de disponibilidad o localización.
• Acuerdos de no competencia.
• Documentación asociada a cambios de convenio, condiciones o tipo de contrato.

Todo lo que requiera firma entre empresa y persona empleada puede gestionarse desde Plain con trazabilidad y cumplimiento legal.

Validación de cuadrantes o ampliaciones pactadas en temporada alta

En campañas como Navidad, verano o eventos especiales, es frecuente ampliar jornadas, reestructurar turnos o validar cuadrantes especiales.

A veces, basta con una confirmación verbal. Pero cuando hay implicaciones legales o ajustes sensibles (horarios nocturnos, turnos partidos, etc.), una firma electrónica es la forma más segura de dejar constancia.

Desde Plain, puedes generar el documento, enviarlo al trabajador y recibirlo firmado en minutos. Sin desplazamientos, sin imprimir, y con respaldo legal.

Cómo activar la integración y empezar a firmar desde Plain

¿Quieres empezar a firmar documentos directamente desde tu software de planificación? Activar la integración con Signaturit es un proceso ágil, con soporte incluido y sin barreras técnicas. Tanto si ya tienes una cuenta como si necesitas contratarla, lo puedes hacer desde tu panel de Plain.

Todo el proceso es guiado, simple y con soporte personalizado

A partir de aquí, es realmente sencillo. Desde la activación hasta la primera firma, te acompañamos en cada paso. Nuestro equipo de soporte está disponible para resolver cualquier duda técnica o legal.

Lo mejor es seguir el paso a paso que tienes disponible esta guía paso a paso para ver cómo subir un documento, seleccionar firmantes y cerrar el proceso con trazabilidad total.

Firmar documentos desde Plain no requiere conocimientos técnicos ni formación compleja. Es tan sencillo como subir un PDF y pulsar “Firmar con Signaturit”.

Preguntas frecuentes sobre firma digital en RRHH

¿Tiene validez legal firmar desde Plain con Signaturit?

Sí. Cada firma realizada desde Plain, a través de la integración con Signaturit, cumple con los requisitos del Reglamento eIDAS y se considera una firma electrónica avanzada con plena validez legal en la Unión Europea.

Esto significa que puede utilizarse como prueba válida ante cualquier procedimiento legal o laboral, ya que:

• Identifica de forma inequívoca al firmante.
• Vincula la firma al documento con trazabilidad.
• Impide la alteración posterior del contenido firmado.

La firma avanzada se reconoce como equivalente a la manuscrita siempre que se cumplan estas condiciones, y Signaturit garantiza todas ellas en cada proceso.

¿Qué tipo de firma se usa: simple, avanzada o cualificada?

En Plain utilizamos firma electrónica avanzada, el nivel intermedio reconocido por la normativa europea.

La firma avanzada tiene muchas más garantías que la firma simple (como un tic o una aceptación por email), pero es más ágil y accesible que la firma cualificada, que requiere certificado digital personal y dispositivos seguros.

Esta modalidad permite:

• Verificación del correo del firmante.
• Uso de códigos de un solo uso (OTP).
• Registro de datos como IP, navegador, dispositivo y fecha exacta.
• Generación de un informe de evidencias (audit trail) por cada firma.

Es la opción más adecuada para entornos laborales y documentos vinculantes del día a día, como contratos, acuerdos o autorizaciones.

¿Los trabajadores tienen que instalar algo o registrarse?

No. El proceso es totalmente sin fricciones para la persona firmante. No necesita:

• Instalar ninguna app.
• Crear cuenta.
• Iniciar sesión en ningún portal.

Recibe un enlace seguro por correo electrónico desde Signaturit. Al abrirlo, solo tendrá que confirmar su identidad (ej. con un código enviado al mismo email) y dibujar su firma en pantalla. El proceso dura menos de un minuto.

Es accesible desde cualquier dispositivo y no requiere conocimientos técnicos.

¿Se puede firmar desde el móvil?

Sí. La experiencia de firma está totalmente optimizada para teléfonos móviles y tablets. De hecho, más del 60 % de las firmas realizadas con Signaturit se completan desde un smartphone. Y Plain puedes usarlo fácilmente desde tu teléfono por lo que no tendrás problema al estar todo integrado.

Esto permite que personas que no están delante de un ordenador (por ejemplo, en hostelería, retail o centros sanitarios) puedan firmar en el momento, sin retrasos, sin desplazamientos, y sin interrupciones.

Además, la interfaz de Plain está adaptada para que la firma sea cómoda incluso con el dedo en pantallas pequeñas.

¿Dónde se guardan los documentos firmados?

Una vez finalizado el proceso, el documento firmado vuelve automáticamente a Plain, y se guarda en la misma carpeta desde la que fue enviado.

Si iniciaste la firma desde la ficha de un empleado, el archivo firmado aparecerá en su historial documental.

Además:

• Puedes elegir si deseas conservar el archivo original no firmado o reemplazarlo automáticamente por el firmado.
• Todos los documentos firmados quedan disponibles para descarga, consulta o archivo.
• El informe de evidencias (registro completo de la firma) queda asociado al documento.

Esto garantiza orden documental, cumplimiento legal y trazabilidad sin esfuerzo.

Conclusión: una firma, un clic, cero papeleo

Gestionar personas no debería implicar perseguir papeles, imprimir contratos o buscar firmas en pasillos. Con la integración de Plain + Signaturit, ahora puedes firmar documentos laborales con seguridad jurídica, trazabilidad total y sin salir de tu software de gestión.

• Contratos, anexos, cuadrantes, pactos… todo firmado en minutos.
• Sin impresoras, sin errores, sin necesidad de apps externas.
• Con validez legal en toda la UE y audit trail completo.

El resultado: equipos de RRHH más ágiles, empleados más informados y procesos administrativos que simplemente fluyen.

¿Aún firmas documentos en papel? Dale el salto a una gestión laboral más inteligente, más digital y con todo en orden. Activa ya la integración con Signaturit desde tu panel de Plain o pide más info a nuestro equipo.