Cómo hacer una planilla de trabajo desde 0

14 noviembre 2018 María Alcaraz

Bien estés administrando una red de tiendas que abre los fines de semana o que gestiones una planta de fabricación que funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, el trabajo programado por turnos depende de equilibrar las necesidades de tu negocio con las necesidades de tus empleados. Desarrollar una planilla de trabajo sólida garantiza que tu empresa funcione de forma eficiente y que tus empleados puedan realizar sus tareas a niveles óptimos sin estrés ni fatigas.

Por ello, el objetivo de elaborar una planilla de trabajo es colocar los empleados correctos en los trabajos correctos en los momentos adecuados para satisfacer la demanda de los clientes.

Vamos a ver cómo hacer una planilla de trabajo desde cero, ya que independientemente del sector, el proceso de planificación de turnos de trabajo consta de 4 fases:

• Determinar la carga de trabajo y los requisitos para cubrirla, incluidas cualificaciones especiales.
• Planificar un modelo para elaborar turnos de trabajo reales.
• Crear la planilla de trabajo.
• Publicar, hacer seguimiento y ajustar los horarios de trabajo cuando sea necesario.

Determinar la carga de trabajo y los requisitos para cubrirla

Para determinar la carga de trabajo y los requisitos para cubrirla, hay que predecir la demanda de productos o servicios y traducir esa demanda a cuántos empleados se necesitan en diferentes intervalos de tiempo a lo largo de una semana o varios meses -el periodo para el que se planifique la planilla de trabajo-.

Se necesitan empleados para realizar ciertas tareas que se basan en las demandas del negocio, como las reservas confirmadas en un hotel, la cantidad de llamadas a recibir en un call center, la cantidad de pacientes de una clínica, las cuotas de fabricación, las rutas de vigilancia, etc. Y para definir esa demanda comercial necesitarás abordar algunas preguntas clave:

• ¿Cuales son los motores de la demanda de tu negocio? Por ejemplo, si tu negocio es un call center, lo que impulsa la demanda a la que tienes que hacer frente es el número de llamadas a responder, el tiempo promedio para cada llamada y el nivel de servicio requerido. En cambio, si estás organizando la planilla de trabajo para la limpieza de un hotel, puede ser el número de habitaciones a limpiar. Identificar estos ‘impulsores’ te permite pronosticar los requisitos de personal.
• ¿Varía la demanda del negocio según la hora del día? La identificación de los picos y valles y los periodos durante los cuales varía la demanda te ayuda a comprender la naturaleza cíclica de la carga de trabajo. Una vez que conoces ese patrón puedes saber cómo cubrir la demanda. Por ejemplo, un restaurante de comida rápida estará más ocupado de 2 a 4 o los servicios de llamadas para los servicios de emergencias serán más bajos durante la noche.
• ¿Qué tareas son necesarias para satisfacer la demanda de tu negocio? Para responder a esta pregunta debes conocer las tareas a realizar en cada periodo de tiempo, las habilidades requeridas para realizar la tarea y la ubicación donde realizarla (si corresponde).

Para pronosticar la demanda comercial puedes utilizar tus conocimientos operativos, las predicciones ventas, los pedidos confirmados, historial de reservas/llamadas, etc. A partir de esta información puedes crear un perfil de requisitos de personal en un periodo de tiempo.

Planificar un modelo para elaborar turnos de trabajo reales

Una vez que sabes el número de empleados necesarios para cada periodo de tiempo, es hora de diseñar un marco para la elaboración de horarios reales. Este es el paso donde se define el número de turnos, la duración de los turnos, los patrones de rotación así como los días de descanso.

Hay muchos modelos en los que se basan la mayoría de las organizaciones, desde el tradicional 8×5 (donde cada persona trabaja turnos de 8 horas durante cinco días consecutivos con fines de semana libres) a entornos 24×7 donde resulta clave crear equipos donde a cada persona se le asigna el mismo turno, rotación y días libres que el resto del equipo y los turnos y rotaciones se organizan en base a los equipos.

Otras alternativas pueden ser variaciones de los anteriores como cuatro días de 10 horas, días de 12 horas, tres días de 13 horas u horarios de semana laboral comprimidos.

También debes tener en cuenta otras restricciones al seleccionar la duración del turno y el patrón de días de trabajo/descanso. La regulación en materia laboral, los acuerdos sindicales y las propias normas de la empresa pueden restringir la cantidad de días de trabajo consecutivo y las horas trabajadas o requerir un periodo de descanso mínimo entre las asignaciones.

Aunque la primera vez que se diseña el modelo de planilla de trabajo puede suponer un gran esfuerzo, una planificación de turnos de turnos bien diseñada te ahorrará incidencias por falta de personal, te ahorrará dinero y tus clientes y empleados estarán más contentos.

Crear la planilla de trabajo

A partir del modelo de turnos de trabajo que se haya establecido ya se puede crear la planilla de trabajo real, simplemente asignando a los empleados los turnos correspondientes. Para ello, utiliza la información sobre disponibilidad, cualificación, costes laborales y el número de empleados requerido para cada periodo de tiempo.

El objetivo aquí es crear el mejor horario posible donde el número de trabajadores incluido en la planilla de trabajo coincida con el número ideal de empleados que se requieren en cada periodo al tiempo que se respetan las normas laborales y las preferencias de los empleados tanto como sea posible.

También es importante configurar una jerarquía acerca de las restricciones (habilidades requeridas en cada puesto, días de descanso necesarios, horas mínimas y máximas, preferencias de los empleados) para poder priorizar cuando haya restricciones en conflicto.

Publicar, hacer seguimiento y ajustar los horarios de trabajo

Es necesario revisar de forma continua y optimizar el cronograma planificado debido a los cambios de última hora en la demanda del negocio o la disponibilidad de los empleados. En muchas ocasiones hay que ajustar la planificación bien porque un empleado enferma o por circunstancias de la producción.

Realizar todas estas tareas a mano o en una hoja de cálculo requiere mucho tiempo y es difícil debido a las fluctuaciones de la carga de trabajo, las frecuentes solicitudes especiales de los empleados, los cambios de última hora y, en muchas ocasiones, la alta rotación de empleados. Además, la planilla de trabajo muchas veces debe cambiarse cuando un empleado llama porque está enfermo y no puede trabajar.Sin las herramientas adecuadas, se invertirá una gran cantidad de tiempo en estas tareas, tiempo mejor empleado en actividades más críticas para el negocio que ayuden a generar más ingresos.

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