Vacaciones retribuidas y no disfrutadas: ¿Qué debes saber?

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Las vacaciones retribuidas y no disfrutadas no es una opción legal ni para el empleado ni para la empresa. Sólo en contadas ocasiones y muy bien justificadas es posible no disfrutar de las vacaciones y que estas, se abonen económicamente al trabajador. Eso sí, son particularidades muy específicas y en ningún caso se pueden convertir en una habitualidad de la empresa. Las vacaciones son necesarias y obligadas. Y es que hay que descansar por el bien de todos: la empresa, el empleado y el equipo.

¿Cómo se gestiona la situación de las vacaciones retribuidas y no disfrutadas? Analizaremos el caso desde ambos prismas, el del empleado y el de la empresa para que ambos, sepan cómo actuar en dichas circunstancias.

¿Qué son las vacaciones retribuidas y no disfrutadas?

Las vacaciones retribuidas y no disfrutadas son conocidas también como vacaciones pagadas o tiempo libre remunerado. Partiendo de la base de que las vacaciones siempre son pagadas y retribuidas, la diferencia de concepto radica en que al no ser disfrutadas, deben remunerarse de manera extra a como se haría si se disfrutasen.

Es decir: cualquier empleado tiene derecho a las vacaciones acordadas por contrato – convenio y según las horas / días trabajados. Estas vacaciones que sí se disfrutan, tiene que estar cubiertas económicamente por la empresa como si el empleado estuviese trabajando.

La cuestión es cuando, por el motivo que sea (por parte de la empresa o por el empleado), el empleado no disfruta de las vacaciones y la empresa se las remunera. Esta remuneración debe estar por encima y ser extra a lo que cobraría de forma normal estuviese trabajando o de vacaciones.

Para tener claro el escenario de las vacaciones no disfrutadas hay que tener siempre en el radar los siguientes puntos referentes a las vacaciones:

Las vacaciones son obligatorias para todos los empleados por cuenta ajena que estando en contrato full time, recibirán 30 días naturales de vacaciones al año.
Todas las vacaciones de los empleados están reguladas en el Estatuto de los Trabajadores no siendo algo arbitrario de las empresas.
Las vacaciones no pueden ser compensadas económicamente salvo muy contadas excepciones… No puede convertirse en una tónica habitual de la empresa.
Cuando existe una finalización de contrato, las vacaciones no disfrutadas hay que cuantificarlas y abonarlas al empleado.
En los turnos de trabajo anuales de cada empleado deben estar reflejadas y contempladas las vacaciones.
Las vacaciones no disfrutadas caducan al siguiente año natural.
Si la empresa no facilita las vacaciones y no abona las no disfrutadas, el empleado debe reclamarlas incluso, llegando a la vía judicial.

El ejemplo más claro para calcular las vacaciones sería: un empleado tiene 30 días naturales de vacaciones al año y sólo ha disfrutado 25 a día 31 de diciembre. Le quedarían por lo tanto 5 días por disfrutar que la empresa puede obligarle a coger / disfrutar o en su defecto, abonárselos (con la misma cuantía que si se tratase de días trabajados). Este opción (no disfrutarlas y abonarlas sólo es viable en determinadas circunstancias que abajo detallamos).

Vacaciones no disfrutadas: causas y consecuencias

El punto diferenciador está en que las vacaciones sean “no disfrutadas” (ya que todas son retribuidas en el caso de empleados por cuenta ajena – nómina). Existen algunas circunstancias (escasas) en las que las vacaciones son no disfrutadas ya sea por petición de la empresa o por petición del empleado.

Las circunstancias más habituales por las cuales existe la posibilidad de vacaciones no disfrutadas y retribuidas son:

Finalización de contrato

El empleado puede llegar al fin de la colaboración sin haber disfrutado los días de vacaciones que les correspondía para ese año (ya sea por despido o por baja voluntaria).

En ese caso, como el contrato termina y la vinculación también, la empresa tendrá que abonar la cuantía correspondiente a esos días que debiendo ser de vacaciones, el empleado ha trabajado. O en su defecto, los días que tiene disponible de vacaciones y que no va a disfrutar pero son suyos.

Jubilación a causa de incapacidad permanente

Cuando un empleado tiene que jubilarse por una incapacidad permanente (jubilación anticipada por obligación), las vacaciones que no se hayan disfrutado de ese año tendrán que ser remuneradas.

La propia incapacidad será seguro, la causa por la que no se han disfrutado esas vacaciones.

Si la jubilación es por edad y porque ha llegado el momento, las vacaciones no disfrutadas no se compensan.

Trabajadores en empresas de trabajo temporal (contratados por ETT)

En este caso, las vacaciones también son un derecho del trabajador y da igual si lo contrata la empresa final o una ETT. Y esto no es que lo digamos nosotros o ni siquiera que esté contemplado en el Estatuto de los Trabajadores. Es que así lo especifica una reciente sentencia del Tribunal de Justicia Europeo. En ella se detalla que la compensación por días de vacaciones anuales no disfrutados es la misma independientemente de quien sea la empresa contratante.

Cuando se trabaja para una ETT por periodos cortos, el cálculo se hará igualmente en base a esos días de trabajo partiendo de que corresponden 2,5 días de vacaciones por cada mes trabajado. En base al salario estipulado y las vacaciones que corresponde se calcula lo que se debe abonar – cobrar por las vacaciones no disfrutadas.

Trabajadores a tiempo parcial

Otra de las circunstancias posibles para darse la situación de vacaciones no disfrutadas y remuneradas es para trabajadores a tiempo parcial. Estos tienen las mismas vacaciones que otro empleado que esté contratado a tiempo completo por lo que se acogerá a las mismas circunstancias.

Sus vacaciones serán en proporción al contrato y al salario a percibir.

Consideraciones legales de las vacaciones no disfrutadas

Hay que tener muy en cuenta las consideraciones que recoge la ley en este ámbito. Todo está contemplado en el Estatuto de los Trabajadores en el artículo 38. Este establece:

Las vacaciones por obligación, hay que disfrutarlas. La empresa no puede (a priori y salvo contadas excepciones) sustituirlas o compensarlas por dinero.
El periodo vacacional anual mínimo para un contrato a jornada completa es de 30 días naturales. Según cada convenio al que se acoja el empleado, este periodo se podrá ampliar.
Si el empleado por estar de baja o tener una incapacidad temporal no pudiese disfrutar de sus vacaciones, este podrá disfrutarlas pasado el año natural de las mismas o pactar con la empresa cobrarlas.

Igualmente, hay que tener siempre en cuenta que unas vacaciones no disfrutadas van a caducar como hemos comentado en el año natural posterior a cuando se debían haber disfrutado. La empresa debe dar ese margen al trabajador o en su defecto, abonarlas.

Téngase siempre en cuenta que es ILEGAL no dejar disfrutar a un empleado de sus vacaciones y por el contrario, retribuirlas.

¿Puede un empleado pedir a la empresa no disfrutar de las vacaciones y que por el contrario, esta se las abone – retribuya? En realidad no. Esta práctica estaría incurriendo en una ilegalidad.

Se han dado casos en los que el empleado ha pedido a la empresa que le pague unas vacaciones para poder después irse a un viaje más largo o por alguna circunstancia especial. Igualmente también se da cuando la empresa se lo ofrece al empleado porque hay un pico de trabajo o un viaje. Esto a priori, de nuevo, es ilegal. Otra cosa es que se haga dentro del marco privado de la empresa acordado entre las partes pero cuidado porque sería una práctica cuanto menos, para analizar en caso de inspección.

Importancia de las vacaciones retribuidas para los empleados y la empresa

Las vacaciones son un punto fundamental para ambas partes de la partida. Tanto la empresa como el empleado se verán beneficiados de las vacaciones retribuidas (siempre las vacaciones entendidas como tal, son retribuidas).

Y es que descansar no es que sea un derecho sino que es una obligación. Es imposible mantener largos periodos de tiempo de trabajo continuado y esperar de la persona el mismo nivel de productividad, enfoque, creatividad, implicación…

El descanso es fundamental. Es como en el entrenamiento físico: no se puede entrenar todos los días 8 horas sin días de descanso. Hay que parar. El cuerpo y sobre todo la mente necesitan relajarse, dejar de estar sometidos a presión, parar de pensar y poder recuperarse.

Por eso, las vacaciones están contempladas en el Estatuto de los Trabajadores como algo totalmente obligatorio para todos los empleados. Y las empresas deberían salvaguardar estos momentos de descanso de sus equipos.

Beneficios para los empleados

Descanso y recuperación: Las vacaciones retribuidas brindan a los empleados la oportunidad de desconectar del trabajo, descansar y recargar energías. Este período de descanso es esencial para mantener la salud mental y física, ya que permite al cuerpo y la mente recuperarse del estrés acumulado.

Reducción del estrés: El estrés crónico en el lugar de trabajo puede tener un impacto negativo en la salud. Las vacaciones proporcionan un respiro necesario para reducir el estrés, lo que a su vez puede prevenir enfermedades relacionadas con el trabajo, como el síndrome de burnout.

Mejora de la productividad: Cuando los empleados regresan de sus vacaciones, tienden a ser más productivos y eficientes. Han tenido la oportunidad de desconectar, lo que les permite abordar sus tareas laborales con una mente fresca y renovada.

Mejora en la moral y la satisfacción: Saber que la empresa valora su bienestar y les proporciona tiempo libre pagado puede aumentar la moral de los empleados y su satisfacción laboral. Esto, a su vez, puede conducir a una mayor retención de empleados.

Fomento de la creatividad: El tiempo libre durante las vacaciones puede estimular la creatividad y la innovación. Los empleados pueden tener nuevas ideas y perspectivas después de un período de descanso y exploración

Beneficios para la empresa

Mejora de la productividad global: A pesar de la preocupación de que las vacaciones reduzcan la productividad, en realidad, un personal descansado y motivado tiende a ser más productivo. Los empleados que toman vacaciones regulares están mejor preparados para enfrentar desafíos laborales.

Reducción del absentismo: El agotamiento y el estrés relacionados con la falta de vacaciones pueden llevar al ausentismo laboral. Las vacaciones retribuidas ayudan a prevenir esto, lo que ahorra a la empresa el costo de la rotación y la cobertura de ausencias inesperadas.

Mejora en la retención de empleados: Ofrecer vacaciones retribuidas es un atractivo beneficio laboral que puede ayudar a atraer y retener talento. Los empleados valoran las empresas que promueven un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Cultura laboral positiva: Las empresas que fomentan las vacaciones retribuidas demuestran su compromiso con el bienestar de los empleados. Esto crea una cultura laboral positiva donde los empleados se sienten valorados y cuidados.

Fomento de la creatividad y la innovación: El tiempo libre de las vacaciones puede impulsar la creatividad de los empleados. Las ideas frescas y la resolución de problemas innovadora pueden ser el resultado de un descanso adecuado.

Salud organizacional: Promover las vacaciones retribuidas puede contribuir a la salud a largo plazo de la organización al reducir la rotación de empleados, mejorar la moral y aumentar la eficiencia operativa.

Un empleado descansado, que se haya recuperado después de un tiempo de esfuerzo podrá volver a la carga con energía, foco e ilusión. La empresa se va a ver beneficiada de esto porque le aportará más frescura y enfoque.

Con las vacaciones, todas las partes ganan.

Gestión adecuada de las vacaciones retribuidas y no disfrutadas

Para la empresa, uno de los puntos de dolor siempre va a ser la gestión de las vacaciones no disfrutadas. El empleado tiene derecho a ellas ya sea cual sea la motivación para llegar a la situación de vacaciones no disfrutadas.

Una gestión eficaz de todos los departamentos de la empresa pero sobre todo, el de recursos humanos, es vital para el correcto funcionamiento del negocio. Las personas que integran el equipo son el activo de más valor así que mejor cuidarlo al máximo.

El primer punto es contar con una herramienta eficaz para el control y la gestión de las vacaciones. Con un software online como Plain esto es posible en un único lugar, con acceso siempre disponible y control en tiempo real.

En la aplicación se puede (y se debe) realizar los plannings de trabajo y cuadrantes de turnos (personalizados según necesidades de todas las partes), controlar las ausencias y las vacaciones, optimizar todas las áreas de recursos humanos, etc.

Para las vacaciones de los empleados hay que tener en cuenta muchos factores como los cuadrantes de turnos, los periodos de alta y baja actividad, la demanda y el resto de compañeros que necesitan / solicitan vacaciones.

En Plain la gestión de vacaciones es algo muy dinámico que puede ayudarnos a optimizar el tiempo de trabajo y también los resultados. Siempre teniendo en cuenta dos premisas:

Las vacaciones son obligatorias para todos los empleados y trabajadores.
Las vacaciones que no se disfruten deben ser retribuidas de forma extra a como se hacen normalmente.