Cómo prevenir el Absentismo Laboral: Recomendaciones y estrategias

05 septiembre 2023 María Alcaraz

El absentismo laboral es una de las lacras más importantes que sufren las empresas. Conseguir solucionar de forma eficaz cualquier absentismo ya sea puntual y, mucho más, el prolongado y reiterado, significará eliminar un problema más que arraigado que genera consecuencias pésimas para la compañía y el equipo de trabajo.

Sea cual sea el motivo que acredite la ausencia inesperada a su puesto de trabajo de un empleado (absentismo laboral) va a generar importantes perjuicios al funcionamiento habitual de la empresa. Hay que sustituir esta falta de forma rápida sin que el servicio y por tanto el cliente lo perciba y la imagen de la marca sufra daños.

Cualquier empresa que sufra de forma continuada de absentismo por parte de sus empleados estará en una posición muy comprometida. ¿Cómo solucionarlo? Ante todo, conociendo la raíz y lo que motiva a esta circunstancia para de ahí, implementar las herramientas y estructuras necesarias en pro de solventar y evitar el absentismo laboral.

¿Qué es el absentismo laboral?

El absentismo laboral como definición es la situación por la que un empleado no acude a su puesto de trabajo cuando sí debería estar haciéndolo (es decir, no está de baja o con previo aviso, ha notificado su ausencia).

Las circunstancias más habituales que se consideran absentismo laboral son las ausencias repentinas (poco tiempo antes de empezar su horario o turno), sin previo aviso, de forma temporal (una ausencia de un turno o un día) o prolongadas, retrasos en la hora de llegada o abandono prematuro del trabajo sin justificación.

Las faltas justificadas también se consideran absentismo aunque lo menos dañino de estas es que se pueden solventar con más margen.

En el caso de que las ausencias (ya sean de un mismo empleado o de varios) sean repetidas, prolongadas y algo que se convierte en habitual, la empresa va a empezar a tener importantes daños y consecuencias. El funcionamiento del equipo va a verse comprometido, la imagen de la compañía se dañará y los ingresos – ventas, caerán.

Por lo tanto, el absentismo es un gran problema relativo al personal y los recursos humanos que debe ser tenido muy en cuenta. Para ello debe haber ante todo, un plan B – contingencia para salvar las ausencias repentinas. Y por supuesto, una estrategia para identificar si se convierte en una práctica habitual y de ahí, corregir esta desviación tan dañina.

¿Cuáles son las causas del absentismo laboral?

La importancia del absentismo laboral radica en las consecuencias que este tiene y no solo para la empresa y sus posibles beneficios (derivados de la actividad diaria) sino también para el equipo de trabajo, cada empleado y, aunque parezca que no, también para la propia persona que genera y sufre la ausencia laboral.

El absentismo es realmente, una gran lacra mucho más cuando se convierte en algo reiterado y prolongado en el tiempo. Las causas que lo generan son numerosas y sólo descubriéndolas y analizándolas se podrá, en cada caso, interponer soluciones efectivas para su erradicación.

Enfermedades y problemas de salud

Las enfermedades y problemas de salud son una de las causas más comunes del absentismo laboral. Esto puede incluir enfermedades físicas como gripes, resfriados, lesiones, o problemas de salud mental como la ansiedad y la depresión.

La empresa debería tener desarrollados planes de contingencias para este tipo de situaciones sobre todo si la actividad laboral se puede ver afectada por rachas de enfermedades “no graves” pero sí que generen un alto volumen simultáneo de absentismo.

Conflictos personales

Los problemas personales, como conflictos familiares, divorcios, problemas financieros o la pérdida de un ser querido, pueden ser motivos significativos para el absentismo laboral.

Estos problemas personales pueden afectar negativamente la concentración y la productividad de un empleado generando ausencias temporales o prolongadas mientras intentan resolver sus problemas personales.

Condiciones laborales insatisfactorias

Si el ambiente de trabajo es tóxico, complicado y realmente desmotivador, el empleado tenderá consciente o inconscientemente a evitar a acudir al centro de trabajo. La falta de valoración, la sobrecarga de trabajo o compañeros que complican el día a día generan este tipo de absentismo para el que la empresa debe estar muy atento y ante la menor señal, solucionar la situación que lo ocasiona.

Poca capacidad y oportunidad de conciliación

A día de hoy, la conciliación personal – familiar – profesional debe ser obligatoria en todas las empresas. Los empleados necesitan poder enfocarse en cada área y faceta de su vida sin que esto suponga un problema.

El no poder equilibrar las demandas de todas las áreas será motivo (y de hecho lo es) de absentismo laboral. Está en la mano de la empresa solucionar este motivador de falta al trabajo con políticas más conciliadoras. Gracias a softwars de control horario y de diseño de turnos de trabajo es posible tener en cuenta de forma más saludable, las necesidades de los empleados.

Lesiones laborales

Hay trabajos que requieren de mayor esfuerzo físico que otros. Estos, estarán expuestos a posibles lesiones (sobre todo si no se te lleva a rajatabla las medidas de prevención de riesgos laborales) y por lo tanto, a absentismo laboral.

Generar lugares de trabajo seguros, aportar la capacitación adecuada y estar al tanto de posibles lesiones repetitivas siempre ayudará a evitar el absentismo laboral.

Problemas en el transporte

El transporte puede ocasionar uno de los absentismos laborales más reiterados y es que con absentismo también se entienden los retrasos en la hora de entrada. Un problema en el transporte público o un atasco puede generar importantes problemas en la puesta en marcha de la actividad y en los cambios de turno.

Las empresas ubicadas en lugares con problemas de transporte y/o tráfico deberían tener un plan para estas situaciones.

Desmotivación profesional

Las bajas laborales por depresión son cada vez, más habituales. La desmotivación profesional suele estar detrás de muchas ellas y es que cuando el miembro del equipo no se siente valorado ni motivado, es imposible acudir al puesto de trabajo con garantías.

La empresa deberá en todo caso cuidar de su equipo y mantener la motivación en niveles elevados para evitar no solo el absentismo sino la frustración de sus integrantes.

Abuso de bajas médicas

Por otro lado, hay empleados que abusan de situaciones que benefician al absentismo como son las bajas laborales que se extienden sin necesidad.

Las aseguradores tienen medidas de control para estas situaciones pero es responsabilidad de todos no incurrir en este tipo de bajas laborales porque perjudica a todo el ecosistema.

Cómo reducir el absentismo y rotación en las empresas

Muchas de las empresas que se encuentran inmersas en una situación quizás algo descontrolada de absentismo laboral se preguntan cómo pueden solucionarlo. Es posible pero para ello, hay que implementar medidas a veces, drásticas (sobre todo cuando conlleva incluir a esos empleados que abusan de bajas laborales).

Es todo un desafío desarrollar esta política contra el absentismo laboral pero sin duda alguna, es totalmente necesario. Una empresa que está bajo los efectos del absentismo sufrirá de forma continuada sus consecuencias convirtiéndose en nefastas en poco tiempo.

Otra de las aristas del absentismo es la rotación en las empresas, algo igual o más dañino que el propio absentismo. Formar a un empleado, que este se involucre en el espacio – equipo – objetivos requiere de esfuerzo en tiempo y recursos. Que después de un tiempo abandone el barco y hay que sustituirlo (con el mismo esfuerzo dedicado a la captación – contratación y onboarding del nuevo miembro) generará importantes pérdidas y no solo económicas.

Hay grandes empresas que se vinieron abajo por la rotación tan elevada de personal que sufrieron (Telepizza es uno de los mayores ejemplos en España). Evitarla es fundamental. Aunque un empleado pueda pensar que es fácilmente sustituible, la empresa siempre preferirá reconducir una situación con un buen trabajador que la sustitución.

¿Cómo se pueden evitar y solucionar el absentismo y la rotación laboral?

 Implementación de horarios flexibles

El tema de los horarios suele ser en algunas empresas, más que peliaguda. Cada persona tiene sus necesidades y obviamente ajustarse a todos ellos más a las demandas del mercado se torna imposible. Eso sí, siempre se puede hacer un esfuerzo en pro del bienestar de todos.

Ahora, con la implantación del teletrabajo es más fácil y todo el mundo, si la empresa así lo considera y lo apoya, puede acogerse a horarios muchísimo más flexibles. Escuchar las necesidades del equipo siempre es el punto de partida para evaluar los horarios y hacer plannings de trabajo más saludables.

Creación de un ambiente de trabajo saludable

Promover un ambiente de trabajo positivo donde los empleados se sientan valorados y respetados, reduce notablemente el absentismo y la rotación.

Una de las técnicas con más éxito que se pueden implementar para conocer el estado de la plantilla es realizar encuestas de satisfacción laboral. Con esta información es mucho más fácil y ágil tomar medidas para abordar las preocupaciones y quejas de los empleados.

Políticas claras de asistencia

A veces, cuando la situación se descontrola y se torna complicada es importante y totalmente necesario implementar medidas de asistencia para todo el mundo las tenga en cuenta. Ayudará a que todo el equipo tome aún más conciencia de la importancia de reducir el absentismo laboral y la rotación y no solo por la empresa sino por ellos mismos (es importante transmitir el mensaje de que lo que es perjudicial para la compañía, lo es para el equipo y por consiguiente, para cualquier individuo que pertenezca a ella).

La flexibilidad razonable, el control de registro horario, cómo deben ser los procedimientos de notificación o las consecuencias y sanciones derivadas del absentismo son algunas pautas de las políticas de asistencia que deben quedar claramente establecidas por el buen funcionamiento de la empresa.

Rol de la comunicación en la prevención del absentismo

Si hay algo comprobado que ayuda a reducir notablemente el absentismo laboral eso es sin duda, la comunicación interna de la empresa. Los empleados necesitan poder comunicar sus necesidades para que sean cubiertas y así evitar posibles situaciones complicadas. Igualmente, la empresa estará ávida de recibir esa información para así, poder tomar las medidas oportunidad en pro de un buen funcionamiento.

Debe instaurarse y mantenerse siempre una comunicación fluida, sólida y totalmente bidireccional. De otra forma, no va a funcionar.

Gracias a esta comunicación se podrán establecer medidas muy positivas tales como:

• Clarificación de expectativas y políticas horarias: si no se conoce la política horaria, las expectativas y lo que hay que hacer es imposible cumplirlo y además, adaptar la vida de cada uno a ello.
• Sensibilización sobre los recursos de apoyo existentes en la empresa: sobre todo enfocados a la conciliación y al apoyo en situaciones complicadas del empleado (una separación, la enfermedad de un familiar, etc).
• Comunicación sobre cambios de políticas horarias: si esto se da, el cambio de un horario o de una situación particular que pueda repercutir en el empleado, la empresa debe no solo comunicarlo sino además, escuchar y ofrecer alternativas para que se pueda encajar de forma saludable.
• Cultura del apoyo y la apertura: porque nada funciona si es rígido o al menos, durante largo tiempo. La flexibilidad, la apertura y el apoyo debe surgir de la empresa enfocado al bienestar del equipo.
• Educación y sensibilización de todos los estamentos de la empresa: porque todos deben estar bien educados y concienciados del daño que supone el absentismo. Conocer las medidas de solución y contingencia es primordial en todos los escalafones de la empresa.

Beneficios de combatir el absentismo laboral

Sin duda alguna, conseguir disminuir al máximo el absentismo laboral es uno de los grandes logros de cualquier equipo y empresa. Y decimos disminuirlo porque somos conscientes que erradicarlo, es imposible. Siempre habrá imprevistos, cualquier día puede haber situaciones que lleven a una persona a ausentarse sin preaviso… Eso es normal y lo más cómodo es tener un plan de contingencia. Pero, la reducción del absentismo siempre va a traer importantes beneficios a la empresa tales como:

Mejora de la productividad 

Un menor absentismo laboral conduce a una mayor productividad en la empresa. A  empleados más presentes y comprometidos con su trabajo, mejor van a  completar sus tareas de manera eficiente, contribuyendo así al éxito general de la organización.

Reducción de costes

Si el absentismo está minimizado la empresa no tendrá que asumir horas extras para cubrir esas carencias ni la capacitación de nuevos empleados (situación muy habitual cuando se da mucha rotación de personal).

Por supuesto, los costes asociados a la bajada de la productividad se verán reducidos notablemente si el absentismo está solucionado.

Mejora del ambiente de trabajo

Un ambiente de trabajo con tasas bajas de absentismo tiende a ser más positivo y saludable. Los empleados que están presentes y satisfechos con su trabajo contribuyen a una atmósfera laboral más armoniosa algo que aumenta la moral y la motivación en el equipo.

Mejora de la calidad del trabajo y disminución del estrés

Los empleados presentes y comprometidos tienden a producir un trabajo de mayor calidad. Además, su estrés es mucho menor y por supuesto, no hay nada más productivo que bajos niveles de estrés y frustración. Reducir el absentismo puede contribuir a la mejora de la calidad de los productos o servicios ofrecidos por la empresa.

Fomento de la innovación y la creatividad

Si el equipo está contento, si es estable y sólido, si no hay rotación y el absentismo está en los límites normales, la creatividad fluirá y la innovación seguro, se verá disparada. Y es que con empleados comprometidos, los objetivos son más fácilmente alcanzables para todos.

Herramientas y tecnologías para monitorizar el absentismo laboral

Combatir el absentismo laboral es una necesidad imperante no solo para la empresa que lo sufre sino por supuesto, para todo el ecosistema empresarial. Hay que evitar que se sucedan las bajas y ausencias reiteradas de una compañía sin margen para ser resueltas.

Para ello, actualmente existen multitud de herramientas y tecnologías disponibles que hacen todo más sencillo, ágil y efectivo:

Softwares de Gestión de Asistencia:

Los sistemas de software específicos para la gestión de asistencia permiten a las empresas registrar y hacer un seguimiento de la asistencia de los empleados de manera eficiente. Estos sistemas pueden generar informes detallados sobre las tasas de absentismo y ayudar a identificar tendencias a lo largo del tiempo. Es el caso de Plain que con un simple funcionamiento en cualquier dispositivo y siempre accesible para los empleados, recoge cualquier actividad y situación en tiempo real.

Sistemas de registro de tiempo:

Los sistemas de registro de tiempo automatizados registran la entrada y salida de los empleados. Esto facilita el seguimiento de las horas trabajadas y la detección de ausencias no planificadas.

Herramientas de programación de turnos:

Las herramientas de programación de turnos pueden ayudar a las empresas a crear horarios de trabajo efectivos y a asignar tareas de manera equitativa. Una tarea que ayudará a reducir el estrés y la insatisfacción de los empleados, lo que a su vez puede disminuir el absentismo.

Estas herramientas son súper útiles para empresas que tienen un medio o alto volumen de turnos y empleados o en las casuísticas de turnos rotativos.

Sistemas de notificación y alertas:

Los sistemas de notificación y alertas pueden recordar a los empleados la importancia de notificar ausencias con anticipación y proporcionar recordatorios para el registro de asistencia. Estos sistemas pueden ser automáticos o basados en aplicaciones.

Lo mejor es contar con softwares completos como Plain en el que en un mismo lugar, tienes todas las situaciones relativas a plannings de turnos, avisos de situaciones determinadas, notificaciones, ausencias y vacaciones.

Incluir un software de estas características en una empresa o departamento de recursos humanos es una de las mejores soluciones que se pueden implementar para la lucha contra el absentismo laboral.