¿Cómo se calculan los días de vacaciones?

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El cálculo de los días de vacaciones puede generar en algunos momentos, auténticos dolores de cabeza a los responsables de recursos humanos. Tanto si eres empresa como si eres empleado, una de las cuentas más recurrentes que hacemos y sobre todo llegados este tiempo es cuántos días de vacaciones corresponden a cada uno. Evitar los errores en estos cálculos es imprescindible para que además, cuadren los turnos de trabajo en horas bajas de personal. Cada uno contamos de una manera en beneficio propio pero la realidad es que contar días de vacaciones solo se puede hacer de una forma si se quiere hacer bien. ¿Cómo se calculan los días de vacaciones?

Días naturales, días laborables y vacaciones

Antes de adentrarnos en el cálculo de los días de vacaciones que corresponden a cada uno de los trabajadores es importante conocer con detalle qué implica cada uno de los términos que aparecerán en dicho cálculo.

Días naturales: se refiere a todos los días del año. Los 365 (si es bisiesto, 366). Aquí no hay distinción de ningún tipo y se incluyen todos los días sean festivos, laborables, de vacaciones o lo que se considere.
Días hábiles: son aquellos días (trabajados o no) que no son festivos. Por ejemplo, un martes no festivo. Un domingo sería día inhabil.
Días laborables: todos los que no son festivos y por ende, se trabajan (en condiciones habituales de contratación). Por ejemplo un sábado puede ser día laboral dependiendo de las condiciones del contrato que vincula al empleado con la empresa.
Días de vacaciones: aquellos que independientemente de si son laborales o no, el trabajador y la empresa han decidido que el primero, no trabaje y por lo tanto, disfrute de sus vacaciones (no son días de baja).

Los días de vacaciones de cada trabajador

Si eres responsable de recursos humanos o trabajas en una empresa en la que te encargas de las vacaciones de tus empleados, tendrás que de una forma o de otra calcular los días libres por año que le corresponden a cada trabajador.

El cálculo a priori es bien sencillo pero suele generar dudas debido a la diferenciación entre días naturales y días laborales y también cuando las vacaciones “cogidas” por los empleados incluyen fines de semana – días de fiesta y por supuesto teniendo en cuenta cuando empiezan y finalizan las mismas.

Para poder hacer bien este cálculo lo primero es saber cuántas vacaciones le corresponden a un empleado de forma habitual. Por regla general y según lo establecido por ley en España, un empleado tiene para disfrutar 22 días laborables por año trabajado (por normal general. Hay convenios y sectores que tienen más vacaciones pero eso son casos específicos como por ejemplo, el de hostelería y sanidad).

En resumen, un trabajador dispone al año de 22 días laborales o lo que es igual, 30 días naturales para vacaciones (si ha trabajado el año completo en la empresa). Si son días laborales o naturales depende del régimen al que esté acogido la empresa que hay que tenerlo determinado.

Si tu empleado ya ha cumplido un año completo en tu empresa, el cálculo es bien sencillo: tiene para disfrutar 22 días laborables o 30 días naturales que podrá distribuirse como él considere y la empresa permita.

Pero, ¿qué ocurre si el empleado no lleva trabajando un año en la empresa?

Cálculo proporcional de los días de vacaciones

El gran problema del cálculo de estos días de vacaciones para cada empleado aparece cuando este no lleva trabajando un año completo y entonces hay que sacar la proporción de los días de vacaciones que le pertenecen.

Para realizar el siguiente cálculo es fundamental que tengáis bien definido en la empresa si os regís por días naturales o laborales de vacaciones.

Una vez con esto claro, el cálculo sería:

Días de vacaciones anuales (30 días naturales / 20 días laborales) dividido entre 12 meses del año = cantidad de días de vacaciones por mes trabajado.

Con este resultado sabrás cuántos días tendrá el trabajador disponibles para coger vacaciones según los meses que haya trabajado y podrá disponer de los mismos según acuerdo conjunto.

Días extras de vacaciones

Una vez hecho el cálculo habrá que sumar si la empresa da y proporciona días extra de vacaciones por algún motivo especial: por trabajo extra, viajes, día de cumpleaños, bonus, días de asuntos propios… Todos estos días hay que tenerlos en cuenta para la suma del cómputo final.

Fechas obligatorias de vacaciones

También para ofrecer a nuestros empleados los días disponibles de vacaciones y que puedan organizar sus viajes o momentos libres hay que tener en cuenta las fechas obligatorias de la empresa. ¿Qué son? Los días que la empresa no permite que se cojan de vacaciones o por el contrario los días que la empresa obliga a que se disfruten de vacaciones.

La empresa por Ley puede reservarse el derecho de decidir sobre un determinado grupo de días de tus vacaciones y sobre el resto no, dejándolos a la elección del empleado.

Otro punto importante es que las vacaciones, por Ley también siempre deben comenzar a contar a partir de un día laboral (no desde un día festivo ni fin de semana).

Las bajas laborales y las vacaciones

Para terminar es importante considerar la casuística de que un empleado ha estado de baja y no sabemos cómo sumar o computar las vacaciones. Si el empleado ha estado de baja y no ha podido disfrutar de sus vacaciones tendrán que ser reservados esos días para cuando termine su periodo de baja laboral aunque eso sea pasar los días libres al año siguiente.

Ahora ya sabemos mejor cómo calcular los días de vacaciones de nuestros empleados. ¿Quieres llevar estos cálculos de forma impecable? No te compliques y hazte con Plain que es la herramienta perfecta para la gestión de personas, vacaciones, turnos de trabajo… ¡Pruébalo gratis ahora!