Coronavirus en las empresas: ¿cómo actuar?

Lo primero, la salud, por supuesto. Pero después, la economía y esta la sustentan las empresas. ¿Cómo deben actuar las empresas en estos tiempos de pandemia por coronavirus? El Gobierno está lanzando desde el principio diferentes medidas que nos gusten más o menos, son las que debemos acatar y a las que podemos acogernos para poder sobrellevar esta situación pero, en la práctica, en el día a día ¿cómo se organiza una empresa que ha visto modificado totalmente su escenario?

Los cambios reales en las empresas

Mucho se habla del teletrabajo, de los Ertes o de cómo pedir aplazamientos de impuestos (según las medidas adoptadas por el Gobierno en este periodo para el pago del IVA – IRPF e impuesto de sociedades se ha ampliado el plazo hasta el 20 de mayo) y son medidas que ayudan a tener un poco de aire y margen para la tesorería de la empresa. Pero, ¿qué ocurre con el día a día?

Nuestros equipos y empleados tienen que seguir trabajando (si no hemos hecho un Erte) para poder acometer las tareas y seguir a pleno rendimiento. Esta situación pasará y habrá que retomar todo con más fuerza para paliar las ventas bajas o no existentes de estos meses y los que vienen.

Lo primero es diseñar un plan de acción interno, planificar qué se va a hacer, cómo y en qué periodo y una vez claro, trasladarlo a los empleados y equipo para que nadie se sienta desinformado, fuera de juego y entre en miedo (siguiente paso es la cero productividad).

Como líderes de las organizaciones hay que mantener la calma y no dejar que la situación nos supere. Jamás hay que perder las formas y menos con nuestro equipo porque cada uno tiene su situación particular y son siempre los que apuestan por la empresa y con su trabajo, la sacan adelante. Calma, tranquilidad y buen hacer.

En ese plan de acción habrá medidas como la implementación del teletrabajo, reducción de horas de algunos, aumento de trabajo para otros, tareas nuevas que hay que desarrollar para afrontar esta situación, etc. Hay que valorar cada caso por separado y así poner las soluciones necesarias por escenarios.

Herramientas para el trabajo de los empleados

En las empresas, todo el que ha podido, está ahora teletrabajando (trabajar desde casa) y aunque está comprobado que es igual o en algunos casos, más eficaz y productivo, hay que saber adaptarse a la situación sobre todo, si no se ha implementado antes.

Tus empleados, para poder trabajar, necesitan de herramientas que les proporcione la empresa para realizar su trabajo. Además del ordenador de uso profesional, hay que asegurarles una buena conexión a Internet: revisar sus conexiones, sus contratos por si necesita una ampliación de banda (y que corra a cargo de la empresa). También revisar qué dispositivos necesita cada uno porque quizás, las personas del departamento financiero – administración o pedidos van a necesitar sí o sí una impresora en casa que habrá que proporcionarle.

Si no lo tenéis de antes es el momento de implementar un sistema de almacenamiento en la nube para compartir la información de la empresa que está en uso continuo y diario. La transformación digital ya hace tiempo que nos está empujando a ello pero ahora aún más justificado todos necesitamos espacios en la nube para poder trabajar en remoto y siempre tener acceso a toda la información.

Sistemas hay más de los que pensamos y además de ser fáciles de uso son muy accesibles en precio. Los beneficios son muy elevados y una vez que estés en ellos, no los dejarás aunque se vuelva a la oficina. La libertad de movimiento que permiten es absoluta. Google Drive o Dropbox son los dos más conocidos y usados. Y si lo que te preocupa es la seguridad, más fácil es que se rompa un ordenador o que os roben información de un dispositivo a que esto ocurra en Google Drive o Dropbox que están más que preparados para ello.

En el caso de que tu equipo esté trabajando en la empresa (en uno u otro punto o moviéndose) necesita con más razón que los dotes de las herramientas necesarias ante todo, para salvaguardar su salud. Hazte con mascarillas, geles, guantes y todo lo que necesiten. También ayúdales con dispositivos móviles que puedan aliviar su carga de trabajo cuando vuelvan a casa y con los que puedan reportar en tiempo real desde cualquier punto.

Asegúrate de que tu equipo tiene todo lo que necesita para trabajar.

Jornadas de trabajo

Otro de los puntos importantes en estos momentos es el registro de las jornadas de trabajo. Según la Ley de Control Horario que entró en vigor el pasado año, todas las empresas deben llevar un exhaustivo control horario de las jornadas de trabajo de sus empleados. Y ahora, este momento, no es una excepción.

Debéis seguir registrando las jornadas de trabajo. Hay que seguir fichando a la entrada y a la salida. Y si se está trabajando en casa – teletrabajando, también. Es por ello que ahora soluciones como Plain cobran mayor significado que nunca. Es fácil, ágil y eficaz. Todo el mundo tiene acceso a la plataforma solo con una conexión a internet y un dispositivo como un ordenador.

A través de Plain podréis registrar cuándo empezáis a trabajar y cuándo finalizáis la jornada de trabajo. Si en algún momento nos requieren la información para una posible inspección será tan fácil como exportar los datos y entregar el informe.

Además, registrar las horas que estamos trabajando nos sirve a cada uno de nosotros para controlar nuestro foco de atención en el trabajo y cómo trabajamos. En casa hay más distracciones que en la oficina y es más fácil perder la atención pero si sabemos que estamos contabilizando (aunque solo sea para nosotros mismos) el tiempo trabajado, estaremos más concienciados. Es una muy buena aliada para la productividad.

Reuniones virtuales puntuales

Otro de los aspectos que va a ayudar mucho a continuar construyendo la sensación de equipo ahora que estamos deslocalizados es tener reuniones virtuales con el equipo. Servirán para saber en qué punto de tareas y proyectos estamos cada uno pero también nos ayudará a seguir sintiéndonos parte del equipo, a conocer cómo están nuestros compañeros y a que esa unidad y trabajo conjunto no se pierda.

Igualmente, herramientas y soluciones online no faltan. Solo hay que elegir la que más se adapta a las necesidades de cada equipo.

Como líder de una empresa este es un momento en el que se te va a exigir lo mejor de ti y no es cuestión de mandar sino de saber gestionar al equipo, de aportar y dar valor más que nunca.