Inteligencia artificial aplicada a Recursos Humanos

12 septiembre 2023 María Alcaraz

La Inteligencia Artificial (IA) aplicada a recursos humanos está revolucionando la gestión de personas en la empresa. Los departamentos de RRHH tienen que ver en esta tecnología, una oportunidad y no una amenaza como a veces, sucede. La gestión de personas, los turnos de trabajo, la contratación, lo optimización de vacaciones y ausencias o el desarrollo profesional son algunos de los aspectos esenciales dentro de cualquier empresa que trabaja con personas y que ahora, puede verse mejorada gracias a la aplicación, correcta, de la IA.

¿Cómo puede aprovecharse todo lo bueno y positivo que ofrece la Inteligencia Artificial en el área de gestión de personas sin caer en errores y problemas derivados de la misma? Abrir este “melón” es ahora más que nunca, imprescindible. Sólo conociendo en profundidad lo que la IA abarca, sus límites, problemas y oportunidades podemos aplicarla y sobre todo, aprovecharla de la mejor manera en este caso, para la gestión de los Recursos Humanos.

¿Cómo se aplica la inteligencia artificial en recursos humanos?

Empezando por el principio, que es lo que siempre se debe hacer, la Inteligencia Artificial no es más que una tecnología en desarrollo constante que dota a las máquinas con ciertas características similares a la inteligencia humana. Así, las máquinas, podrían realizar tareas que normalmente necesitan de esa inteligencia humana y que hasta ahora, sólo las personas podían hacer.

La característica principal de la IA que la hace tan potente es precisamente lo que nos hace diferentes a los humanos: la capacidad de aprendizaje. Un aprendizaje automático que desarrolla para el procesamiento del lenguaje natural y la toma de decisiones basada en los datos que recoge del ecosistema (Internet en el caso más habitual).

El aprendizaje: la mayor baza de la IA

En el caso de los Recursos Humanos, las tareas de sus gestores van ahora mucho más allá que las propias administrativas de cumplimentación de nóminas o hacer turnos de trabajo “en automático”. Ahora, lo que se espera de ellos es un liderazgo en pro de la gestión saludable y optimizada del mayor valor de cada empresa, el humano.

A esto, es a lo que la Inteligencia Artificial ha venido a ayudar y a apoyar. Con el primer propósito de hacer todo más fácil y ganar tiempo al reloj, gracias a la IA, los responsables de los recursos humanos disponen de más tiempo para enfocarse en tareas más evolucionadas con las personas del equipo.

Eliminar o minimizar tareas repetitivas (gestión de curriculums, programación de agendas, etc) es imprescindibles para poder trabajar más cerca de las personas.

La IA ayuda a simplificar procesos, busca información cualificada de forma más ágil y arroja análisis pormenorizados de situaciones complejas para de ahí, que la persona y líder del equipo se centre aún más en tareas estratégicas.

Beneficios de la IA en la gestión de personal

Sin duda alguna, la IA arroja importantes beneficios en todas las áreas y negocios en los que se implementa. Es fundamental superar los miedos y las barreras que se están interponiendo como siempre suele ocurrir con algo nuevo. Estamos convencidos de que la IA representa una oportunidad brutal y está muy lejos de eliminar puestos de trabajo.

Como ya ocurriese con la tecnología e Internet, hay que aprender a utilizarla, a integrarla y seguramente, se avecina un proceso de reacondicionamiento de funciones, tareas y conocimientos. El reciclaje es por tanto una tarea fundamental que los Recursos Humanos tiene que tener siempre presente sobre todo en un escenario tan cambiante, tan rápido como el que estamos viviendo.

Dicho esto, si los beneficios de la IA existen en todas sus aplicaciones, por supuesto también es extensible a lo que tiene que ver en su relación con la gestión de personal.

Factores positivos de la IA en RRHH

Basándonos en las premisas o en los principales objetivos de la Inteligencia Artificial en Recursos Humanos que son la optimización del tiempo y la realización de tareas de forma más ágil, se derivan otra serie de factores positivos a tener muy en cuenta:

• Automatización de tareas repetitivas: enfocado a la liberación de tiempo, la IA automatiza tareas administrativas y rutinarias que roban tiempo de forma exacerbada. Gracias a soluciones de planificación de turnos como Plain (que se alimenta de IA), se pueden optimizar esta y otras tareas extrayendo el mejor resultado.
• Aumento de la productividad del departamento: Con la liberación de tiempo y la capacidad de optimizar tareas, todo el mundo estará más enfocado y por ende, será más productivo sin sentir frustración ni desidia.
• Disminución del riesgo en la selección de personal: La IA toma decisiones basadas en datos objetivos, reduciendo el sesgo en la selección de candidatos y promoviendo la diversidad en el lugar de trabajo (según los parámetros que se le introduzcan y que aprenda).
• Optimización de los procesos de contratación: la revisión de currículums, la identificación de candidatos destacados y la organización de entrevistas, lleva mucho tiempo que ahora se puede optimizar acortando el ciclo de contratación.
• Desarrollo profesional personalizado: ayuda a la evaluación continua de las habilidades de los empleados y recomendaciones de programas de capacitación personalizados para impulsar su crecimiento y desarrollo.
• Mejora en la experiencia del empleado: gracias a la recopilación ágil de información y estado de los empleados, se pueden tomar decisiones de mejora del ambiente laboral.
• Predicción de la posible rotación de personal: la IA es predictiva y mucho por lo que se puede, entrenándola correctamente, anticiparse a los posibles picos de rotación de personal.
• Predicción del posible absentismo laboral: gracias al análisis pormenorizado que arroja la IA es posible detectar puntos de absentismo laboral y de ahí, tomar decisiones efectivas y con anticipación.
• Análisis de grandes volúmenes de datos: con la capacidad de procesar grandes cantidades de información de recursos humanos, identifica patrones y tendencias que ayudan en la toma de decisiones estratégicas.
• Reducción de errores humanos: con IA los errores se reducen gracias a la precisión con la que esta opera. Aporta seguridad y fiabilidad siempre que esté bien programada y enseñada.
• Mejora en la planificación de turnos: identifica a empleados con potencial de liderazgo y facilita la planificación de sucesión al recomendar candidatos internos para roles clave.
• Cumplimiento normativo y ético sin fisuras: por último pero no menos importante, ahora se puede implementar el cumplimiento normativo y ético de las empresas con más seguridad haciendo registros transparentes de las prácticas de recursos humanos.

Aplicaciones prácticas de la IA en RRHH

Hay que tener siempre muy en cuenta que estamos inmersos en un paso muy avanzado de la revolución tecnológica. Las nuevas tecnologías entre ellas la IA está revolucionando el modo en el que las empreas contratan, capacitan y retienen a sus empleados. Además, se está remodelando la forma en que comprendemos y optimizamos la fuerza laboral. Todo ello es de gran valor para el ecosistema empresarial.

La IA ha dejado de ser algo futurista y lejano para convertirse en algo real, cercano y accesible para todos. Ahora se ha convertido para muchos en una herramienta fundamental para el trabajo y desempeño de sus funciones. Y es que en áreas como los RRHH el aporte sin duda es excepcional.

Las diferentes aplicaciones prácticas de la IA en los RRHH sin duda está desencadenando una transformación profunda y muy positiva. Entendida de buena forma, ayudará y mucho al escenario empresarial y de la gestión de personas.

¿Cuáles son las aplicaciones prácticas y ejecutables que ofrece la Inteligencia Artificial en los Recursos Humanos?

Reclutamiento y selección

Dentro del área del reclutamiento y selección hay diversas tareas en las que la Inteligencia Artificial puede realizar un aporte excepcional. Sin duda alguna, esta tecnología va a beneficiar procesos de reclutamiento al optimizar las tareas de identificación de perfiles y ofreciendo análisis más detallados en menos tiempo.

La IA en este sentido puede ayudar:

Cribado automatizado: La IA analiza currículums y aplicaciones de manera eficiente, identificando candidatos que coinciden con los criterios del puesto.

Búsqueda avanzada: Los motores de búsqueda de candidatos basados en IA rastrean bases de datos en línea y redes sociales para encontrar talento potencial, incluso entre candidatos pasivos.

Entrevistas virtuales: Chatbots y asistentes virtuales con IA pueden realizar entrevistas iniciales, evaluando las respuestas y el tono de los candidatos.

Eliminación de sesgos: La IA ayuda a reducir los sesgos en la toma de decisiones de selección, enfocándose en datos objetivos.

Análisis de cultura organizativa: La evaluación de los candidatos es más ágil ya que la IA logra determinar si estos encajan con la cultura de la empresa mediante el análisis de su presencia en redes sociales entre otros escenarios.

Seguimiento del rendimiento: Después de la contratación, la IA evalúa el rendimiento de los nuevos empleados, identificando áreas de mejora.

Formación y desarrollo

Otra de las áreas principales de todo departamento de RRHH es sin duda, la formación y el desarrollo. Aumentar la capacitación de los miembros del equipo es clave para avanzar sobre seguro y extraer más de cada uno en pro no solo de la empresa sino del desarrollo individual. En este aspecto se centra en áreas como:

Formación personalizada: La IA evalúa las habilidades y necesidades de cada empleado, recomendando cursos y contenido de formación adaptados a sus objetivos individuales.

Aprendizaje adaptativo: Los sistemas de aprendizaje automático ajustan la dificultad y el contenido de los cursos en tiempo real según el progreso del empleado, mejorando la retención de conocimientos.

Evaluación continua: La IA monitorea el desempeño de los empleados, identificando áreas de mejora y brindando datos objetivos para la toma de decisiones.

Recomendaciones personalizadas: Basándose en el historial de aprendizaje y preferencias, la IA sugiere contenido adicional para mantener a los empleados comprometidos.

Simulaciones y realidad virtual: La IA permite crear entornos de simulación y entrenamiento de RV, especialmente útiles en campos donde la práctica en el mundo real es costosa o riesgosa.

Automatización de evaluación del desempeño: Facilitar la evaluación del desempeño al proporcionar datos objetivos, ayudando a los gerentes a identificar áreas de mejora.

Planificación de carrera personalizada: También la IA ayuda a los empleados a trazar trayectorias profesionales, sugiriendo roles y desarrollo futuro.

Análisis de desempeño 

Es imprescindible evaluar la actividad de cada empleado y saber con detalle cómo está siendo su desempeño. Primero por la productividad de la empresa pero también por su propio crecimiento. Así se podrá conocer sus límites y también sus fortalezas para de ahí, ofrecer nuevas oportunidades de ascender en la empresa.

Análisis de datos en tiempo real: La IA permite recopilar y analizar datos de desempeño en tiempo real. Esto incluye métricas como la productividad, la calidad del trabajo y la puntualidad.

Predicción de desempeño: Utilizando algoritmos de aprendizaje automático, la IA puede predecir el desempeño futuro de un empleado en función de su historial y patrones de trabajo actuales.

Identificación de tendencias: La IA detecta tendencias y patrones en el desempeño de los empleados, lo que permite a los gerentes tomar decisiones más informadas sobre promociones, aumentos salariales y asignación de tareas.

Retroalimentación continua: Los sistemas de retroalimentación basados en IA ofrecen a los empleados comentarios constantes y personalizados sobre su desempeño, lo que facilita la mejora constante.

Detección de problemas de desempeño: La IA identifica automáticamente a los empleados que puedan estar experimentando dificultades en su trabajo y permite a los gerentes intervenir de manera proactiva.

Evaluación objetiva: La IA elimina sesgos personales en la evaluación de desempeño, lo que garantiza una revisión más objetiva y basada en datos.

Planificación de desarrollo individual: La IA ayuda a los empleados a establecer metas de desarrollo personalizadas y recomienda cursos de capacitación relevantes.

Informes y visualización de datos: Los sistemas de IA generan informes detallados y visualizaciones de datos que facilitan la comprensión del desempeño y la toma de decisiones estratégicas.

Integración con otros sistemas de RRHH: La IA se integra fácilmente con otros sistemas de recursos humanos, como la gestión de nóminas y el seguimiento del tiempo, para proporcionar una visión completa del desempeño.

Seguridad de datos y privacidad: La IA en recursos humanos también se enfoca en garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de la privacidad, protegiendo la información confidencial de los empleados.

Planificación y asignación de turnos con IA

Si hay un área de trabajo dentro de la gestión de recursos humanos que trae de cabeza a todos los implicados eso es siempre, la planificación de turnos. Hacer plannings es una tarea ardua complicada si se quiere tener en cuenta las necesidades de todos: empleados, producción, mercado, clientes, proveedores, etc.

Son muchas horas las que se vierten sobre esta tarea algo que gracias a la IA y soluciones que ya la integran, se puede hacer de forma ágil, rápida, eficaz y sin errores. Al usar un software de gestión de turnos (como Plain) se puede introducir los parámetros necesarios (necesidades del equipo, situaciones especiales, turnos, volumen de horas, vacaciones, etc) y de ahí, el algoritmo de la solución arrojará completos plannings de turnos de trabajo. Además, la IA en este sentido aporta soluciones para:

Predicción de la demanda de personal: La IA utiliza datos históricos, patrones de ventas y otras variables para predecir la demanda de personal en diferentes momentos del día, semana o año.

Asignación óptima de turnos: Utilizando algoritmos avanzados, la IA asigna turnos de trabajo de manera óptima, teniendo en cuenta factores como las habilidades de los empleados, las preferencias de horarios y la carga de trabajo prevista.

Gestión de rotación: La IA ayuda a los gerentes a gestionar la rotación de los empleados de manera eficiente, minimizando el agotamiento y garantizando la cobertura adecuada.

Optimización de la productividad: La IA puede programar turnos de trabajo de manera que se maximice la productividad, teniendo en cuenta la fatiga, las horas extras y los descansos necesarios.

Flexibilidad y adaptabilidad: Los sistemas de programación basados en IA pueden adaptarse rápidamente a cambios inesperados en la demanda o la disponibilidad de empleados.

Integración con preferencias de los empleados: Los empleados pueden comunicar sus preferencias de horarios a través de la IA, lo que contribuye a una mayor satisfacción laboral y retención de talento.

Cumplimiento de regulaciones laborales: La IA ayuda a garantizar que las asignaciones de turnos cumplan con las regulaciones laborales, como las horas de trabajo y las pausas obligatorias.

Análisis de costes: La IA proporciona información detallada sobre los costos asociados con la programación de turnos, lo que permite un mejor control presupuestario.

Visualización de programas: Los sistemas de programación basados en IA generan calendarios y horarios de manera visual y fácil de entender para los empleados.

Mejora continua: La IA analiza el rendimiento de la programación de turnos y proporciona recomendaciones para mejorar la eficiencia y la satisfacción de los empleados.

Desafíos y consideraciones éticas  

A medida que la inteligencia artificial (IA) continúa transformando el ámbito de Recursos Humanos, surgen desafíos y preocupaciones éticas que deben abordarse para garantizar que su implementación sea beneficiosa y justa para todos los empleados y candidatos.

El presente está en constante cambio, evolución y construcción gracias a nuevas tecnologías que necesitan de un minucioso análisis. Hay por supuesto numerosos desafíos en cuanto a la IA se refiere. Desafíos que hay que contrastar con las consideraciones éticas que actualmente nos rigen para extraer el mejor resultado.

Se tendrá siempre en cuenta en este sentido:

1. Sesgo en los datos y algoritmos:

Desafío: Los algoritmos de IA pueden perpetuar sesgos existentes en los datos de entrenamiento, lo que lleva a decisiones sesgadas en la selección y gestión de personal.

Consideración Ética: Es esencial auditar y limpiar los datos de entrenamiento para minimizar sesgos. También se deben establecer medidas para identificar y corregir sesgos en los algoritmos.

2. Privacidad de los datos Personales:

Desafío: La IA en RRHH puede requerir acceso a datos personales y confidenciales de los empleados, lo que plantea preocupaciones sobre la privacidad.

Consideración Ética: Se deben establecer protocolos de seguridad robustos para proteger los datos y garantizar que solo se utilicen para fines legítimos de RRHH.

3. Falta de transparencia en las decisiones de IA:

Desafío: Los algoritmos de IA pueden ser complejos y difíciles de entender, lo que dificulta que los empleados y candidatos comprendan por qué se tomaron ciertas decisiones.

Consideración ética: Es fundamental que las organizaciones sean transparentes en cuanto a cómo se utilizan los sistemas de IA y proporcionen explicaciones claras de las decisiones tomadas por estos algoritmos.

4. Desempleo tecnológico:

Desafío: La automatización impulsada por la IA puede llevar a la eliminación de ciertos trabajos, lo que plantea preocupaciones sobre el desempleo tecnológico.

Consideración ética: Se debe considerar la reubicación y la capacitación de los empleados afectados para mitigar el impacto negativo en el empleo.

5. Discriminación indirecta:

Desafío: Aunque la IA puede eliminar sesgos conscientes, aún puede resultar en discriminación indirecta al utilizar variables correlacionadas con características protegidas.

Consideración ética: Las organizaciones deben garantizar que las métricas y los algoritmos utilizados no discriminen indirectamente a ciertos grupos de empleados o candidatos.

6. Invasión de la privacidad en el lugar de trabajo:

Desafío: La IA, como el monitoreo constante de los empleados, puede ser percibida como una invasión de la privacidad.

Consideración Ética: Se deben establecer políticas claras de monitoreo y límites éticos para proteger la privacidad de los empleados.

7. Falta de control humano:

Desafío: La automatización total de procesos de RRHH puede llevar a la falta de supervisión y control humano en la toma de decisiones importantes.

Consideración ética: Se debe garantizar que los sistemas de IA sean supervisados por humanos y que haya una forma de intervenir en decisiones críticas.

La implementación de la Inteligencia Artificial en Recursos Humanos ofrece beneficios significativos, pero también plantea desafíos éticos importantes que deben ser abordados con diligencia. La transparencia, la responsabilidad, la protección de datos y la equidad son fundamentales para garantizar que la IA en RRHH sea justa y beneficiosa para todos los empleados y candidatos.

Por supuesto, además, es esencial mantener una constante revisión y mejora de las prácticas éticas en este campo en constante evolución.

Tendencias de la IA en Recursos Humanos

Cualquier área que esté tocada por la tecnología está en constante cambio y evolución. En todo lo que se refiere a Inteligencia Artificial, tenemos que estar muy atentos a cualquier modificación ya que puede darse un vuelco en cuestión de jornadas.

En un escenario tan cambiante y que va a una velocidad tan vertiginosa aventurarse a definir tendencias es sumamente arriesgado. Aún así, se prevé que la evolución irá enfocada a la automatización de tareas administrativas, el análisis de sentimiento del empleado, el énfasis en la ética y la privacidad, la aplicación de la cultura organizativa y diversidad, tareas predictivas del desempeño o la realidad aumentada en formación.

Sin duda, estemos muy atentos porque todo va a pasar por poner más atención a cómo se siente el empleado, qué necesita y de ahí, diseñar estrategias de recursos humanos y gestión del personal – talento mucho más desarrolladas. Con Plain, software de gestión de turnos, la tarea es mucho más fácil, ágil y eficaz. Optimizar el trabajo diario es posible con tecnología aplicada. ¿Probamos?