Ley de control horario: sanciones
11 marzo 2025
María Alcaraz
Contenido
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, el control horario dejó de ser una recomendación para convertirse en una obligación legal para todas las empresas en España, sin excepción. Aunque la norma ha estado sujeta a interpretaciones y adaptaciones según sectores y convenios, hay una realidad que no ha cambiado: el incumplimiento tiene consecuencias, y no son precisamente menores.
Las sanciones por no cumplir con el registro de jornada van mucho más allá de una simple llamada de atención por parte de la Inspección de Trabajo. Las multas pueden ascender hasta los 7.500 euros por infracción grave, y en casos de reincidencia o mala fe, el impacto económico y reputacional puede ser aún mayor.
La intención de este artículo es doble. Por un lado, ayudar a comprender con precisión en qué consiste la obligación legal del control horario, y por otro, detallar qué sucede cuando no se cumple. Analizaremos los tipos de sanciones, cómo actúa la Inspección, qué errores suelen cometer las empresas y qué herramientas existen hoy para protegerse frente a posibles infracciones.
Aquí hablaremos de multas reales, de jurisprudencia, de las señales que activan una inspección y de cómo evitar errores que siguen costando miles de euros a empresas de todos los tamaños. Porque el control horario no es solo una obligación legal, es una herramienta de protección mutua entre empresa y plantilla. Y como verás a lo largo del post, cumplir con la ley no tiene por qué ser complejo… siempre que se haga bien.
Qué es el control horario y por qué es obligatorio en las empresas
Desde 2019, el control horario dejó de ser una opción voluntaria para convertirse en una obligación legal en España. Las empresas tienen que registrar con precisión la jornada de cada trabajador, cumpliendo con una normativa que, aunque en algunos casos se percibió como compleja, ha terminado por consolidarse en todo tipo de organizaciones. El objetivo principal es evitar abusos, mejorar la conciliación y garantizar que las horas extra no remuneradas dejen de ser una práctica encubierta.
Este apartado sirve para repasar, de forma breve, el marco en el que se sustenta esta obligación, cómo se ha desarrollado desde su implantación y qué elementos mínimos debe recoger un sistema de fichaje válido. Si quieres profundizar en algunos aspectos más concretos, a lo largo del texto te iremos llevando a otros artículos del blog donde lo hemos abordado en detalle.
El origen de la normativa y su evolución en España desde 2019
El punto de partida legal del control horario fue el Real Decreto-ley 8/2019, que obligó a todas las empresas a implantar un sistema de registro de jornada diario. Esta decisión fue impulsada por la creciente preocupación sobre las horas extra no declaradas y la falta de transparencia en algunos sectores. La normativa supuso un cambio estructural en la gestión de los tiempos de trabajo, sobre todo en las empresas que hasta entonces no llevaban un control sistemático.
En el blog de Plain ya explicamos cómo se gestó esta ley y qué implicaciones tuvo para los departamentos de recursos humanos en este artículo: Nueva ley sobre control horario: todo lo que necesitas saber
Qué exige exactamente la ley de control horario a las empresas
La ley no solo exige que se registre la jornada diaria, sino que también impone criterios concretos para validar ese registro. Las empresas están obligadas a recoger la hora real de inicio y finalización de cada jornada laboral, conservar esos datos durante al menos cuatro años y asegurarse de que estén disponibles en caso de que los solicite la Inspección de Trabajo, el trabajador o sus representantes. Además, el sistema debe ser fiable y no manipulable.
Estas obligaciones básicas están bien explicadas en otro post donde desarrollamos, entre otros aspectos, las condiciones legales y los márgenes de aplicación según el tamaño y tipo de empresa: Ley de control horario: plazos
Cómo afecta a diferentes tipos de jornadas, contratos y sectores
Uno de los errores más frecuentes es asumir que el control horario solo aplica a ciertos tipos de empleados. En realidad, la ley afecta a todas las personas contratadas, ya trabajen de forma presencial, en remoto o en formato híbrido. La obligación también se extiende a quienes trabajan a tiempo parcial, jornada reducida o con contratos eventuales. Lo que sí puede variar es cómo se articula ese registro y qué soluciones se adaptan mejor a cada situación.
Hemos tratado en profundidad los desafíos que esto plantea en entornos con horarios más flexibles o modelos híbridos. Puedes leer más aquí:
Control horario en empresas híbridas: cómo aplicarlo bien
También hemos analizado los matices legales en casos concretos, como el de los puestos directivos:
Control horario para directivos: ¿es necesario fichar?
Contenido mínimo que debe incluir el registro horario según la ley
El contenido obligatorio del registro horario es muy concreto: nombre del trabajador, fecha, hora exacta de entrada y de salida. Aunque algunos convenios añaden más detalles, como pausas o tiempos de comida, la norma no exige incluirlos si no están regulados expresamente. Lo importante es que el sistema permita guardar esos datos durante cuatro años y que sea verificable por las autoridades laborales.
En este otro artículo hablamos sobre las herramientas disponibles en el mercado para facilitar este proceso, desde sistemas sencillos hasta soluciones más avanzadas que integran turnos, descansos y fichajes digitales: Tipos de herramientas para el control de asistencia
Y si en tu empresa se aplican jornadas reducidas o tienes personal que se acoge a esta modalidad, aquí analizamos cómo se debe fichar correctamente:
Fichaje digital y jornada reducida: todo lo que debes saber
Qué pasa si una empresa no cumple con la ley de control horario
Uno de los grandes errores que todavía se repite en muchas empresas es restarle importancia al control horario. Hay quien piensa que basta con tener una hoja de Excel o que solo hay que fichar cuando se trabaja en oficina. Otros asumen que, si el equipo está contento, nadie va a reclamar. Pero lo cierto es que la ley es clara y las consecuencias por no cumplirla no se limitan a una advertencia. El riesgo no está solo en la multa, sino en todo lo que conlleva no tener una trazabilidad clara y verificada de las horas trabajadas.
Incumplir el registro de jornada puede abrir la puerta a sanciones económicas, reclamaciones laborales, pérdida de confianza por parte del equipo e incluso a conflictos judiciales si se considera que se ha producido fraude o abuso. No se trata únicamente de tener un sistema de fichaje, sino de que ese sistema cumpla con los requisitos que marca la norma, funcione bien en el día a día y esté perfectamente auditado. En este punto, muchas empresas creen que lo tienen todo cubierto… hasta que llega una inspección o una denuncia interna.
¿Es obligatorio para todas las empresas y todos los empleados?
Sí, el control horario es obligatorio para todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sin importar si tienen una plantilla de dos personas o de doscientas. No existen excepciones por tipo de actividad, sector o ubicación geográfica. La ley no distingue entre grandes empresas y pequeños negocios. Lo que cambia es la forma en la que se implementa el sistema, pero no la obligación de cumplirlo.
Respecto a los empleados, todos aquellos que estén contratados bajo un régimen laboral deben fichar, independientemente de su categoría, jornada o funciones. Incluso el personal que trabaja en remoto, en turnos partidos, con horarios flexibles o con jornadas reducidas, está obligado a registrar su entrada y salida diaria. La única excepción legal —y aun así discutida en algunos tribunales— son los altos cargos directivos que ejercen autoridad sobre la propia organización del tiempo de trabajo. Pero en la práctica, cada vez más empresas optan por incluir también a estos perfiles en los sistemas de control para evitar malentendidos y cubrirse ante posibles reclamaciones.
Errores comunes que conducen a sanciones: lo que se suele pasar por alto
A pesar de la obligatoriedad, es frecuente que muchas empresas caigan en errores que, aunque parezcan menores, acaban generando sanciones. Uno de los más habituales es no conservar los registros correctamente o no tenerlos disponibles en el momento en que la Inspección de Trabajo los solicita. También es frecuente que se utilicen sistemas de fichaje que no recogen con precisión la hora exacta de entrada y salida, o que permiten ser modificados sin dejar rastro.
Otro fallo habitual es aplicar el sistema solo a una parte del equipo: por ejemplo, al personal de tienda pero no al de oficina, o al equipo a tiempo completo pero no a quienes trabajan solo unas horas. Esto suele interpretarse como un incumplimiento parcial de la ley, lo cual también puede ser sancionable. Y luego están los errores por exceso de confianza: pensar que basta con una hoja firmada a final de mes, que nadie va a reclamar, o que los acuerdos verbales son suficientes. A nivel legal, eso no tiene validez.
También se dan casos en los que el sistema implantado es técnicamente correcto, pero en la práctica no se utiliza. Si los empleados no fichan, o si lo hacen de forma aleatoria, la empresa sigue estando expuesta. Tener el software no exime de la responsabilidad de usarlo de forma efectiva y conforme a la ley. El registro debe ser diario, individualizado y actualizado. No se admite que se rellene a posteriori o que se corrija sin justificación.
Qué supone a efectos legales no disponer de un sistema válido de fichaje
Cuando una empresa no tiene un sistema de fichaje válido o no lo utiliza correctamente, la consecuencia inmediata es que no puede acreditar de forma fehaciente el cumplimiento de la jornada pactada. Esto deja la puerta abierta a reclamaciones por parte de los trabajadores, a sanciones de la Inspección y, en los casos más graves, a procedimientos judiciales por horas extra no abonadas o por fraude laboral.
A efectos legales, el registro horario es una prueba. Si no existe o no es fiable, se invierte la carga de la prueba: la empresa ya no puede demostrar que ha actuado conforme a la ley y cualquier indicio de incumplimiento puede volverse en su contra. Esto tiene un impacto directo en la resolución de conflictos laborales, en las demandas por impago de horas extraordinarias, en inspecciones derivadas de denuncias anónimas o en revisiones de convenios colectivos.
Un informe del Ministerio de Trabajo publicado en 2022 reveló que más del 55 % de las actas levantadas por la Inspección en materia de tiempo de trabajo se debían a incumplimientos del registro horario, incluyendo su inexistencia, su falta de fiabilidad o su aplicación desigual en la plantilla. Estas actas derivaron en propuestas de sanción en más de la mitad de los casos inspeccionados. Fuente: “Informe anual de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social 2022” – MITES.
Además, hay que tener en cuenta que el incumplimiento no solo se castiga con una multa económica. En función de la gravedad, también puede implicar daños reputacionales, pérdida de beneficios fiscales, obligación de regularizar situaciones pasadas y, en algunos casos, hasta imputaciones por fraude a la Seguridad Social si se detecta reiteración o intencionalidad.
La diferencia entre tener un sistema válido y tener uno que simplemente “cumple” de cara a la galería es clave. Lo primero protege. Lo segundo, no. Y muchas veces, cuando se detecta el problema, ya es tarde.
Marco sancionador: qué dice la Inspección de Trabajo sobre el control horario
La Inspección de Trabajo ha endurecido en los últimos años su postura respecto al incumplimiento del control horario, considerándolo una infracción que puede afectar directamente a los derechos fundamentales de los trabajadores. La normativa vigente, recogida en el Real Decreto Legislativo 5/2000 por el que se aprueba la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), clasifica las infracciones en materia de tiempo de trabajo y control de jornada según su gravedad y consecuencias.
El hecho de no disponer de un registro horario, de utilizarlo de forma incorrecta o de falsearlo intencionadamente puede derivar en distintas sanciones económicas y administrativas. Pero no solo eso: en determinadas circunstancias, también puede dar lugar a inspecciones más amplias, revisiones del cumplimiento de convenios colectivos o incluso denuncias ante los tribunales si hay indicios de fraude laboral.
Tipos de infracción: leves, graves y muy graves según la LISOS
La LISOS diferencia tres tipos de infracción en relación con el control horario: leve, grave y muy grave. Esta clasificación no se basa únicamente en la ausencia del registro, sino en aspectos como la reiteración, la intencionalidad, la extensión del daño o el perjuicio económico causado.
Se considera infracción leve cuando hay defectos formales o retrasos puntuales en la implantación del registro. Por ejemplo, si el sistema está implantado pero no se ha comunicado adecuadamente al equipo, o si faltan algunos datos ocasionalmente.
Una infracción grave se produce cuando no existe ningún sistema de registro, cuando este se aplica de forma desigual entre trabajadores o cuando no se conservan los datos durante el tiempo legalmente establecido. Es también grave que el sistema no permita verificar las horas reales de entrada y salida.
La infracción muy grave se da cuando se detecta una manipulación voluntaria del registro para ocultar horas trabajadas o para falsear los datos. También se incluye en esta categoría la resistencia o negativa a colaborar con la Inspección de Trabajo.
Cuantías económicas de las sanciones por cada tipo de infracción
Las sanciones económicas están reguladas y se actualizan periódicamente en función del salario mínimo interprofesional (SMI). A día de hoy, las cuantías establecidas por la LISOS (tras la última actualización publicada en el BOE) son:
- Infracción leve: de 70 a 750 euros
- Infracción grave: de 751 a 7.500 euros
- Infracción muy grave: de 7.501 a 225.018 euros
Estas cifras se aplican por infracción y por centro de trabajo. Es decir, una empresa con varias ubicaciones o plantillas en distintas sedes podría verse sancionada varias veces si el incumplimiento se repite. Además, en caso de reincidencia o negativa a subsanar, la sanción puede elevarse al tramo superior dentro de cada categoría.
Multas acumuladas: qué ocurre si se detectan fallos continuados
La acumulación de sanciones por control horario no es solo un escenario hipotético. Existen ya casos documentados de empresas que han recibido varias actas sancionadoras en menos de un año por no haber subsanado los errores detectados en una primera inspección.
Cuando la Inspección comprueba que el incumplimiento se mantiene en el tiempo, no solo puede volver a sancionar, sino que puede considerar que existe una vulneración sistemática de los derechos laborales. Esto eleva la infracción de categoría y puede tener repercusiones incluso sobre la responsabilidad de los administradores o responsables de RRHH.
Además, si hay indicios de que se está utilizando un sistema diseñado para aparentar cumplimiento —pero que en la práctica no refleja la realidad laboral—, se puede abrir un expediente más amplio por fraude de ley o por simulación contractual.
Sanciones adicionales por falsedad, manipulación o encubrimiento de fichajes
Cuando la Inspección de Trabajo detecta que los datos del registro horario han sido manipulados, o que existe una práctica interna destinada a encubrir las horas reales trabajadas, las consecuencias son mucho más graves. En estos casos, no solo se sanciona la empresa, sino que puede abrirse la vía penal si se acredita que ha habido intención de defraudar.
Esto puede incluir situaciones como la firma retroactiva de registros, el fichaje por parte de terceros, la eliminación de datos que reflejan horas extra no declaradas, o la modificación sistemática de entradas y salidas para ajustarlas a la jornada teórica. En todos estos supuestos, el perjuicio económico para los trabajadores y para la Seguridad Social se convierte en un agravante claro.
En función del contexto, estos casos pueden derivar en sanciones por fraude a la Seguridad Social, impago de cotizaciones o incumplimiento de convenios colectivos. Incluso podría afectar a la reputación pública de la empresa si se trata de un conflicto colectivo o se produce una denuncia mediática.
Cómo actúa la Inspección de Trabajo ante un incumplimiento del control horario
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede actuar de oficio, a raíz de una denuncia o como parte de un plan de control específico en un sector determinado. En todos los casos, su objetivo no es solo comprobar que existe un sistema de registro, sino verificar que se utiliza correctamente, que recoge la realidad diaria de la jornada laboral y que cumple los requisitos exigidos por la normativa.
No tener el sistema implantado ya es motivo de sanción, pero también lo es tenerlo y no usarlo correctamente, no poder acreditar su trazabilidad o aplicarlo de forma discriminatoria. La inspección analiza el contexto global, no se limita a revisar un documento.
Señales que despiertan sospechas: prácticas bajo el radar del inspector
Algunas señales actúan como indicadores claros de que puede haber irregularidades en el registro de jornada. Por ejemplo, fichajes idénticos todos los días, con la misma hora de entrada y salida sin apenas variación, generan sospechas inmediatas. También lo hacen los registros que solo están firmados a final de mes, las fichas en papel sin soporte digital, o la falta de coherencia entre los turnos reales y los registrados.
La Inspección también detecta patrones como la asignación sistemática de horarios que coinciden con la jornada mínima pactada por convenio, pero que no se ajustan a la realidad operativa de la empresa. Si existen testigos o documentos que demuestran una jornada mayor, el registro pierde su valor probatorio.
Documentación requerida en una inspección y cómo se revisa
En una inspección por control horario, los inspectores solicitan varios documentos clave: el registro diario de jornada de al menos los últimos cuatro años, los contratos laborales de la plantilla, los cuadrantes de turnos, la nómina y cualquier prueba documental que relacione las horas trabajadas con las retribuciones percibidas.
La revisión no se limita a comprobar que el papel existe. Se analiza la coherencia entre lo registrado y lo que se ejecuta en la realidad: si hay cuadrantes que cambian con frecuencia, si los fichajes están firmados, si hay pausas o descansos identificables, o si el sistema puede ser manipulado. También se contrasta con testimonios, mails internos, partes de trabajo o chats de coordinación.
Posibles consecuencias de una inspección: requerimientos, sanciones o denuncias
Una inspección puede finalizar con distintas consecuencias, en función de lo que se detecte. Si el incumplimiento es puntual o subsanable, la empresa puede recibir un requerimiento para corregir la situación en un plazo determinado. Pero si hay incumplimientos graves, reiterados o con perjuicio económico para la plantilla, se inicia directamente un procedimiento sancionador.
En los casos más delicados, cuando hay indicios de fraude, simulación o vulneración de derechos, se puede remitir el expediente al juzgado de lo social o incluso al Ministerio Fiscal. Y aunque el procedimiento administrativo sea el habitual, cada vez son más los trabajadores que utilizan el acta de inspección como base para iniciar una reclamación judicial individual o colectiva.
Por eso, más allá de evitar la multa, lo importante es entender que tener un control horario legal y bien implementado es una medida de protección para la empresa. No se trata solo de cumplir por obligación, sino de blindarse ante riesgos innecesarios.
Casos reales de empresas sancionadas por errores en el control horario
Aunque muchas veces se percibe como una cuestión menor, los errores en el control horario ya han derivado en sanciones reales, tanto a grandes empresas como a pymes. La Inspección de Trabajo no distingue entre tamaño o facturación cuando se trata de garantizar los derechos laborales.
Sanciones impuestas en grandes compañías por uso de sistemas obsoletos
En 2022, una conocida cadena de distribución fue sancionada con más de 20.000 euros por utilizar un sistema de fichaje que permitía modificaciones manuales sin trazabilidad. La Inspección consideró que no ofrecía garantías suficientes ni podía demostrar que los datos reflejaran la jornada real. En otro caso, una multinacional del sector industrial recibió una sanción grave por no actualizar su software tras un cambio en el convenio que afectaba a la distribución de la jornada.
Pymes penalizadas por no conservar los registros o por fichaje en papel
Una empresa de servicios con 12 empleados fue multada con 3.126 euros por no conservar los registros horarios más allá del último mes. Otra, del sector hostelería, fue sancionada con 6.251 euros por seguir utilizando fichas firmadas a mano, sin respaldo digital ni posibilidad de verificar su autenticidad. Ambas sanciones fueron impuestas pese a no existir denuncias internas: se detectaron en inspecciones aleatorias dentro de planes de control sectorial.
Qué se puede aprender de estos fallos: ejemplos prácticos y jurisprudencia
Los tribunales han respaldado de forma constante el criterio de la Inspección: si no hay registro válido, se presume que no se ha cumplido la jornada legal. En sentencias como la del TSJ de Madrid (rec. 933/2021), se confirmó la sanción a una empresa que presentaba fichajes en papel sin pruebas de que correspondieran con los horarios reales. La lección es clara: un sistema de registro que no sea fiable, verificable y conservado adecuadamente deja a la empresa completamente expuesta.
Cómo evitar sanciones por incumplimiento del control horario
Prevenir es siempre más rentable que corregir. Cumplir con la ley del control horario no tiene por qué convertirse en una carga operativa si se hace con orden y criterio. La clave está en establecer buenas prácticas, aplicar políticas internas claras y apoyarse en herramientas que den seguridad legal. Cuando todo está alineado, el control horario deja de ser una obligación temida y se convierte en una parte más del funcionamiento diario.
Recomendaciones prácticas para cumplir con la ley sin complicaciones
La primera recomendación es sencilla pero clave: elegir un sistema de registro horario que encaje con la operativa real de la empresa. Si se trabaja con turnos, el sistema debe reflejarlos; si hay trabajo remoto, debe permitir fichar desde cualquier ubicación. Lo importante es que el registro no sea una carga para el equipo ni una fuente de errores. Una segunda medida básica es establecer recordatorios o automatizaciones para que el fichaje no dependa exclusivamente del hábito individual.
También es útil revisar periódicamente los registros. Detectar incoherencias, fichajes olvidados o registros duplicados a tiempo evita que se acumulen errores que luego resulten difíciles de justificar ante una inspección.
Políticas internas de control horario: manuales, comunicación y seguimiento
Contar con una política interna clara ayuda a normalizar el proceso y a reducir resistencias. Es recomendable documentar cómo funciona el sistema, quién debe fichar, en qué momentos y qué ocurre si se olvida. Esto se puede incluir en el manual de bienvenida, en las políticas de recursos humanos o como un protocolo interno específico.
Además, es importante comunicar al equipo por qué se hace, qué se espera de cada persona y cómo se va a supervisar. La transparencia en este punto marca la diferencia. A mayor implicación, menor fricción. También es útil designar responsables del seguimiento y crear una rutina de revisión, especialmente en equipos donde los turnos varían con frecuencia.
El rol del departamento de RRHH en la supervisión de los registros
Recursos Humanos no solo gestiona altas y bajas, también debe velar por la legalidad interna. Supervisar los registros de jornada forma parte de esa responsabilidad. Su rol consiste en auditar que se ficha de forma regular, revisar que los datos sean coherentes con los turnos pactados y, si se detectan anomalías, actuar de inmediato.
RRHH también es el canal para informar al equipo sobre cambios normativos, resolver dudas relacionadas con el fichaje o actualizar los protocolos internos. En empresas pequeñas donde no hay un departamento propio, esta función debe recaer sobre la dirección o la asesoría externa.
Importancia de conservar los datos durante 4 años y garantizar su trazabilidad
No basta con registrar la jornada: los datos deben conservarse durante al menos cuatro años. Así lo exige la normativa, y es un punto que la Inspección revisa con especial atención. Si la empresa no puede demostrar los registros de años anteriores, incluso aunque haya cumplido, la sanción es posible.
Además de conservarlos, es imprescindible que los datos sean trazables. Esto significa que cualquier modificación debe quedar registrada, que se pueda saber quién ha accedido al sistema y que exista coherencia entre lo fichado y lo retribuido. No se trata solo de almacenar, sino de garantizar la integridad de la información a lo largo del tiempo.
Cómo ayuda el software de gestión de turnos a cumplir con la normativa
Una de las formas más eficaces de asegurar el cumplimiento del control horario es digitalizarlo. Especialmente en empresas con turnos variables, modelos híbridos o jornadas fraccionadas, contar con un software específico permite automatizar procesos, reducir errores y blindarse ante cualquier inspección.
No se trata de implantar tecnología por moda, sino por eficiencia. Un buen software convierte una obligación legal en una tarea sencilla, auditada y útil para la gestión.
Ventajas del fichaje digital y automatizado frente al registro manual
El fichaje digital elimina muchos de los riesgos asociados al papel o a los sistemas manuales: pérdida de registros, errores humanos, falta de trazabilidad o imposibilidad de comprobar su veracidad. Además, permite integrar el registro con el calendario de turnos, notificar al empleado cuando olvida fichar y generar informes al instante si la Inspección los solicita.
También facilita el cumplimiento en entornos de trabajo deslocalizados. Un empleado puede fichar desde su móvil al comenzar su jornada en remoto o desde una tablet al entrar a su turno. Y la empresa cuenta con un histórico ordenado, accesible y seguro.
Qué debe ofrecer un software para ser válido ante una inspección
No todos los sistemas de control horario son válidos a efectos legales. Para que un software cumpla con la normativa debe reunir ciertas condiciones:
– Registrar hora exacta de entrada y salida
– Almacenar los datos durante al menos 4 años
– Garantizar que los registros no puedan ser alterados sin dejar rastro
– Permitir la exportación de datos de forma inmediata y legible
– Ser accesible para la persona trabajadora y sus representantes legales
Además, el sistema debe adaptarse a los distintos tipos de jornada de la empresa y reflejar con claridad los descansos, turnos y días no laborables. Si no lo hace, aunque sea digital, no garantiza cumplimiento.
Plain como solución integral para cumplir con la ley y evitar sanciones
Plain ha sido diseñado precisamente para cubrir este tipo de necesidades. No se limita a fichar: permite gestionar turnos, controlar la jornada real, detectar posibles incumplimientos antes de que se conviertan en un problema y, sobre todo, disponer de toda la documentación en regla cuando se necesita.
Su valor no está solo en la tecnología, sino en la capacidad de adaptarse a las particularidades de cada empresa. Desde sectores con alta rotación, como hostelería o retail, hasta entornos con planificación anticipada o modelos híbridos, Plain permite tener una visión clara de lo que ocurre y cumplir con la ley sin complicaciones.
Cómo generar informes al instante y auditar registros con un solo clic
Uno de los mayores retos ante una inspección es poder presentar en minutos toda la información requerida. Con Plain, los informes se generan automáticamente, con todos los datos ordenados y listos para revisar o compartir. Se puede acceder al historial completo de cualquier trabajador, comprobar patrones de fichaje y detectar posibles desviaciones en la jornada.
Esto no solo es útil ante la Administración, también lo es en el día a día: permite a RRHH detectar problemas de carga de trabajo, evaluar la puntualidad o identificar si hay equipos que sistemáticamente no están cumpliendo con los turnos establecidos.
Preguntas frecuentes sobre sanciones por incumplimiento del control horario
¿Qué pasa si una empresa no lleva el registro horario?
Si una empresa no lleva el registro de jornada de su plantilla, incurre en una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Esto puede derivar en sanciones económicas que van de 751 a 7.500 euros por centro de trabajo. Además, en caso de denuncia por parte de una persona trabajadora, la empresa no podrá demostrar que ha respetado la jornada pactada, lo que abre la puerta a reclamaciones por horas extra no pagadas o a inspecciones más amplias por parte de la Administración. No registrar la jornada es, a efectos legales, equivalente a incumplirla.
¿Qué tipo de sanción puede imponer la Inspección de Trabajo por no tener fichaje?
La sanción dependerá de la gravedad del incumplimiento. Si no existe ningún sistema de fichaje o este no cumple con los requisitos legales (por ejemplo, no es fiable, no es accesible o se puede modificar sin dejar rastro), se considera una infracción grave. Las multas oscilan entre los 751 y los 7.500 euros. En casos más extremos, donde se detecta manipulación voluntaria o encubrimiento sistemático de horas trabajadas, la infracción puede ser calificada como muy grave y superar los 7.500 euros, llegando hasta los 225.000 euros en supuestos de fraude reiterado.
¿Es obligatorio fichar también en trabajos en remoto o híbridos?
Sí. La normativa exige que se registre la jornada diaria de todos los empleados, independientemente de si trabajan en la oficina, desde casa o en formato mixto. En estos casos, el sistema de control horario debe adaptarse para permitir el fichaje desde cualquier ubicación, respetando a la vez la privacidad del trabajador. Lo importante es que la empresa pueda demostrar la hora real de inicio y fin de la jornada, de forma verificada y trazable. No tener una solución para fichar en remoto es considerado igualmente un incumplimiento.
¿Puede una empresa ser sancionada si el fichaje se hace en papel?
Sí, si ese sistema no cumple con los requisitos de trazabilidad y conservación de los datos. El fichaje en papel no está prohibido, pero debe garantizar la misma fiabilidad que un sistema digital. Eso implica que los registros no puedan ser manipulados, que estén firmados diariamente por la plantilla y que se conserven durante cuatro años. En la práctica, este formato conlleva muchos más riesgos de pérdida, error o invalidez ante una inspección. De hecho, muchas sanciones a pymes tienen su origen en fichajes manuales que no superan el filtro legal.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada?
La ley establece que los registros horarios deben conservarse durante al menos cuatro años. Este periodo es obligatorio y no depende del tipo de contrato, jornada ni tamaño de la empresa. Durante ese tiempo, los datos deben estar accesibles para la Inspección de Trabajo, para la propia persona trabajadora y, si los hubiera, para sus representantes legales. No basta con tener acceso interno: deben poder presentarse de forma clara y legible ante cualquier requerimiento. No cumplir este punto específico también es motivo de sanción.
¿Puede sancionarse a una empresa aunque tenga un software implantado?
Sí, si ese software no se utiliza correctamente o no cumple con los requisitos legales. Disponer de un sistema no basta: debe estar operativo, usarse de forma regular y recoger con exactitud la jornada real. También debe conservar los datos de forma segura y demostrar que no son alterables. Muchas empresas instalan un sistema por obligación, pero no lo integran bien en su operativa. En esos casos, el riesgo sigue existiendo. Lo importante no es solo tener la herramienta, sino utilizarla correctamente, hacer seguimiento y mantenerla alineada con la normativa vigente.
Conclusión: cumplir con la ley es más fácil y rentable que asumir sanciones
Cumplir con la normativa de control horario no debería ser una preocupación constante, ni mucho menos una fuente de riesgos legales. La diferencia entre exponerse a una sanción o tenerlo todo en regla está en contar con un sistema que funcione de verdad, que se adapte a tu operativa y que te dé tranquilidad.
Plain te permite hacerlo fácil: turnos, fichajes y registros legales, todo en un solo lugar. Pruébalo y gana en control, agilidad y seguridad desde el primer día.