Ley de Control Horario 2026: qué cambia, cuándo entra en vigor y cómo adaptarse

Actualizado mayo 2026

El fichaje digital obligatorio aún no está en vigor, pero está a punto de estarlo. El Consejo de Ministros aprobó el anteproyecto de Real Decreto el 30 de septiembre de 2025 con carácter de urgencia. Tras el dictamen del Consejo de Estado (marzo 2026), la publicación en el BOE es inminente. El plazo de adaptación previsto es de solo 20 días desde su publicación.

Lo que cambia es sustancial: la ley actual (RDL 8/2019) permite registrar la jornada en papel o en Excel. La nueva norma lo prohíbe expresamente. Solo serán válidos los sistemas 100% digitales con trazabilidad, inmutabilidad y acceso remoto para la Inspección de Trabajo.

¿Es ya obligatorio el fichaje digital en las empresas?

No todavía, pero el marco legal actual ya obliga al registro de jornada desde 2019. Lo que cambia con la nueva ley es el formato: hasta ahora la empresa podía registrar las horas en papel, en una hoja de Excel o en cualquier sistema. Con la nueva norma, solo serán válidos los sistemas digitales que cumplan requisitos técnicos específicos.

El RDL 8/2019 obliga a todas las empresas a registrar la hora de entrada y salida de cada trabajador desde mayo de 2019. Ese registro debe conservarse cuatro años y estar disponible para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Ese marco sigue vigente — la nueva ley lo endurece, no lo sustituye.

Qué cambia respecto al RDL 8/2019

Aspecto	RDL 8/2019 (actual)	Nueva ley 2026 (en tramitacion)
Formato del registro	Cualquier metodo: papel, Excel, app	Solo sistemas digitales verificables
Trazabilidad	Sin requisitos especificos	Log inmutable: cada cambio registra usuario, fecha y hora
Datos requeridos	Hora de entrada y salida	Entrada, salida, pausas, horas extra y guardias
Acceso de la Inspeccion	Bajo peticion, en visita presencial	Acceso remoto en tiempo real via API estandarizada
Acceso del trabajador	Variable segun empresa	Acceso inmediato e individual desde cualquier dispositivo
Fichaje biometrico	Sin regulacion especifica	Prohibido salvo que no exista alternativa viable
Excel y papel	Permitidos	Expresamente prohibidos
Conservacion	4 anos	4 anos (sin cambio)
Plazo de adaptacion	—	20 dias desde publicacion en BOE

 

Requisitos técnicos del sistema de fichaje digital

El anteproyecto fija una serie de requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas de registro. No cualquier app o software valdrá: la norma exige garantías concretas de seguridad e integridad del dato.

Sistema 100% digital. El registro no puede realizarse en papel ni en formatos editables sin trazabilidad (Excel, Word, PDF sin firma digital). El sistema debe ser digital desde el origen, no una digitalización posterior del papel.

Log de auditoría inmutable. Cada entrada en el registro debe quedar sellada con marca temporal automática. Si alguien modifica un registro, el sistema debe dejar constancia de quién lo modificó, cuándo y cuál era el valor anterior.

Identificación unívoca del trabajador. El sistema debe identificar de forma inequívoca al trabajador que ficha. Se admite PIN personal, tarjeta NFC, app con credenciales individuales o reconocimiento facial — aunque este último queda limitado a casos donde no exista alternativa.

Registro completo de la jornada. No basta con registrar la entrada y la salida. La norma exige registrar también las pausas, las horas extraordinarias y, en su caso, las guardias o períodos de disponibilidad.

Acceso remoto para la Inspección. El sistema debe poder enviar datos a la Inspección de Trabajo (ITSS) mediante un protocolo estandarizado. La empresa tendrá un plazo máximo de respuesta de 24 horas ante un requerimiento inspector.

Acceso del trabajador. Cada empleado debe poder consultar su registro histórico completo desde cualquier dispositivo, de forma inmediata y sin depender de la empresa.

Seguridad del dato. Los datos deben cifrarse en reposo y en tránsito. Los servidores donde se almacenen deben estar ubicados en la Unión Europea.

Plazos: cuándo entra en vigor

Hito	Fecha
Aprobacion en Consejo de Ministros (urgencia)	30 de septiembre de 2025
Dictamen del Consejo de Estado	Marzo 2026 (opinion desfavorable por impacto economico en pymes)
Publicacion en BOE	Pendiente — inminente (mayo-junio 2026 estimado)
Plazo de adaptacion para empresas	20 dias desde publicacion en BOE
Entrada en vigor efectiva	Estimada: verano 2026

 

El dictamen desfavorable del Consejo de Estado no bloquea la norma — es un informe preceptivo pero no vinculante. El Gobierno puede publicar el Real Decreto igualmente. Los principales reparos del Consejo de Estado son el impacto económico estimado (867 millones de euros de coste para las pymes) y la necesidad de reforzar las garantías de protección de datos.

Sanciones por incumplimiento

Las sanciones por incumplir el registro de jornada siguen rigiéndose por la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). El marco sancionador actual contempla multas de hasta 7.500 euros por infracción grave. Con la nueva ley no se prevé un endurecimiento inmediato de los importes, pero sí un incremento significativo del control: en 2024 la ITSS realizó 9.097 actuaciones inspectoras en materia de registro horario. Para más detalle sobre el régimen sancionador vigente, consulta ley de control horario y sanciones.

Lo que cambia en la practica. Con acceso remoto de la Inspección en tiempo real, el incumplimiento es mucho más fácil de detectar. Hasta ahora, la empresa podía preparar el registro para una visita inspectora. Con la nueva norma, la Inspección puede acceder al sistema directamente y sin previo aviso.

Quién está afectado

Todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena en España, sin distinción de tamaño. El RDL 8/2019 ya era universal; la nueva norma mantiene ese alcance. No hay excepciones por número de empleados ni por sector.

Los trabajadores autónomos sin empleados no están afectados. Los autónomos con trabajadores a cargo sí tienen obligación de registro de jornada para esos empleados.

Cómo prepararse antes de que entre en vigor

Auditar el sistema actual. Si la empresa registra las horas en papel, Excel o cualquier sistema sin trazabilidad, ese sistema no será válido con la nueva norma. Es el momento de evaluar qué software cumplirá los requisitos.

Verificar que el sistema registra pausas y extras. Muchas empresas solo registran entrada y salida. La nueva norma exige también pausas y horas extraordinarias. Hay que verificar que el sistema actual lo permite o buscar uno que sí lo haga.

Revisar el acceso de los trabajadores. La nueva norma exige que cada empleado pueda consultar su registro histórico desde cualquier dispositivo. Si el sistema actual no lo permite, hay que adaptarlo.

Comprobar dónde se almacenan los datos. Si el proveedor del software almacena datos fuera de la UE, la empresa puede estar en riesgo de incumplimiento tanto de la nueva norma como del RGPD.

Plazo de adaptacion: 20 dias. Es el plazo más corto que se recuerda en una normativa laboral de este alcance. Las empresas que no hayan empezado a evaluar alternativas antes de la publicación en el BOE tendrán muy poco margen.

Para entender el marco completo del registro de jornada actual mientras la nueva norma entra en vigor, consulta nuestra guía del registro de la jornada laboral.

Cómo gestiona Plain el fichaje digital

Plain cumple con los requisitos del anteproyecto: registro digital con sellado temporal, log de auditoría inmutable, acceso individual del trabajador desde cualquier dispositivo, registro de pausas y horas extraordinarias, y datos almacenados en servidores dentro de la UE.

Si quieres ver cómo funciona con tu equipo antes de que entre en vigor la norma, puedes reservar una demo gratuita.

Preguntas frecuentes sobre la ley de fichaje digital

¿Es obligatorio el fichaje digital en las empresas ahora mismo? No todavía. El registro de jornada es obligatorio desde 2019 (RDL 8/2019), pero el formato puede ser cualquiera: papel, Excel o digital. La nueva norma que hace obligatorio el fichaje digital está pendiente de publicación en el BOE. Se espera para verano de 2026.

 

¿Un Excel es válido con la nueva ley? No. La nueva norma prohíbe expresamente los formatos editables sin trazabilidad, incluyendo Excel. Solo serán válidos los sistemas 100% digitales con log de auditoría inmutable que registre quién modificó cada dato, cuándo y cuál era el valor anterior.

 

¿Cuánto tiempo tienen las empresas para adaptarse? El plazo previsto es de 20 días desde la publicación en el BOE. Es un plazo muy corto. Las empresas que aún no tengan un sistema digital de registro de jornada deben empezar a evaluar alternativas antes de que se publique la norma.

 

¿La nueva ley afecta a todas las empresas? Sí, a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sin distinción de tamaño ni sector. No hay umbral mínimo de empleados. Las pymes y microempresas también están obligadas.

 

¿Está prohibido el fichaje biométrico? El anteproyecto lo prohíbe como método general, salvo que no exista una alternativa técnicamente viable. En la práctica, dado que existen alternativas (PIN, tarjeta NFC, app con credenciales), el reconocimiento facial y la huella dactilar quedan muy limitados en el nuevo marco.