Organizar turnos de trabajo: beneficios, desafíos y herramientas

Contenido

Organizar turnos de trabajo es una de las tareas más retadoras de los departamentos de recursos humanos de empresas que cuentan con diferentes turnos que cubrir. Es como hacer malabares entre el personal disponible, los turnos, la demanda del cliente y las necesidades de la compañía. Todo debe cuadrar a la perfección atendiendo, en la medida de lo posible, a los requerimientos de cada parte. A menudo suele ser una acción que genera mucho estrés y a la que sin duda, se le destina más tiempo del que se debería. Además, de forma habitual se cae en cometer errores que para subsanarlos hay que tirar de otros recursos, pedir favores de horas extras u otros planes b.

Esto en ningún caso, debería ser así. Las empresas deben tener como prioridad optimizare esta área de la gestión de personas. Organizar turnos de trabajo debe ser algo útil, fácil, ágil y sobre todo, liberado de equivocaciones. Las desviaciones deben estar contempladas y todo el mundo informado al instante de lo que está ocurriendo en los turnos en activos y los venideros. Hay que salvar escollos y superar los desafíos incesantes que generan los plannings de turnos.

Trabajar con orden genera importantes beneficios para todo el equipo y por consiguiente, para el negocio. Para organizar turnos de trabajo de forma eficiente existen numerosas herramientas tanto de ejecución remota (instalación en los ordenadores personales) y clouds, de las que están en la nube con acceso remoto y facilitan la labor a todos, en cualquier momento. Sea cual sea, es fundamental digitalizar esta labor. Los Excel deben ya ser algo del pasado. Es el momento de asumir que los turnos son fundamentales para la empresa y el equipo y a ellos hay que dirigir los recursos necesarios.

Sólo indagando y estudiando en profundidad hasta dónde llegan las consecuencias de una óptima organización de turnos de trabajo, sus beneficios, sus desafíos y qué herramientas son las mejores se podrá encontrar la mejor solución.

Qué son los turnos de trabajo

Los turnos de trabajo son una pieza clave en la maquinaria de cualquier empresa u organización. Representan un sistema organizado y estructurado para distribuir las horas de trabajo de los empleados a lo largo del día, la semana o incluso el año, con el objetivo de asegurar la continuidad de las operaciones y satisfacer las necesidades de la empresa, sus clientes y empleados.

Esta forma de programar el tiempo laboral es una práctica ampliamente utilizada en diversos sectores y desempeña un papel fundamental en la gestión de recursos humanos. A través de los turnos de trabajo, las organizaciones pueden optimizar la productividad, mantener la calidad de los servicios y productos, garantizar la seguridad laboral y proporcionar flexibilidad a sus empleados.

Hay diferentes tipos de turnos de trabajo como son los turnos fijos, turnos rotativos, turnos flexibles o partidos. Dependiendo de las necesidades de la empresa, la configuración del equipo, las leyes laborales locales y otros factores anexos, se elegirán unos u otros.

Qué es un cuadrante de turnos de trabajo

Una vez realizado el análisis correspondiente para conocer qué tipología de turnos necesita la empresa y cómo se van a configurar estos con el equipo disponible, habrá que plasmar los diferentes turnos asignados en un cuadrante de turnos de trabajo.

Un cuadrante de turnos de trabajo, también conocido como planificación de horarios o programación de turnos, es una herramienta crucial en la gestión de recursos humanos de una organización. Se trata de un documento o sistema que muestra de manera clara y organizada cómo se distribuirán los turnos de trabajo entre los empleados durante un período de tiempo determinado, que puede ser una semana, un mes o incluso un año.

El objetivo es que todo el mundo sepa cuándo le corresponde trabajar – librar y se tenga la información relativa a los turnos recopilada y “cuadrada” en un único lugar. Es la forma visual de saber que todos los turnos están cubiertos, nadie está en dos lugares y tampoco nadie librando en exceso.

Las funciones de los cuadrantes de turnos de trabajo son variadas como la planificación anticipada, aportar equidad y transparencia a todo el equipo, cumplimiento de regulaciones laborales, adaptabilidad de los turnos y por supuesto, aumentar la satisfacción de los empleados.

La creación de un cuadrante de turnos de trabajo puede ser una tarea compleja y requiere un equilibrio entre las necesidades operativas de la organización y las preferencias de los empleados. En muchas empresas, esta tarea se realiza mediante software de programación de turnos que facilita la asignación y la gestión de horarios de manera eficiente.

Beneficios de organizar turnos de trabajo de forma efectiva

Los beneficios para una empresa que cuenta con una organización efectiva de turnos de trabajo son realmente muy numerosos y de suma importancia. Pero además, hay que tener en cuenta los inconvenientes que existen y se derivan de no tenerlo porque son muchos más y muy graves.

Con el foco puesto en el lado positivo es importante determinar los beneficios para así convencernos de la necesidad imperante de contar con una organización efectiva de turnos de trabajo.

Optimización de recursos: Los cuadrantes permiten a las empresas asignar recursos humanos de manera precisa según las demandas operativas. Esto significa que hay suficiente personal disponible en los momentos de mayor necesidad y evita la sobrecontratación o la falta de personal.
Reducción de conflictos: Al establecer los horarios con anticipación y de manera justa, se reduce el riesgo de conflictos entre los empleados. Esto contribuye a un ambiente laboral más armonioso y a una mejor moral.
Mejora de la productividad: Los empleados que conocen sus horarios de trabajo con antelación tienden a ser más productivos. Además, la programación adecuada de turnos ayuda a evitar la fatiga laboral, lo que aumenta la eficiencia y la calidad del trabajo.
Equidad en la distribución de turnos: Los cuadrantes bien diseñados garantizan que todos los empleados tengan la oportunidad de trabajar en diferentes turnos, incluidos los más deseables y los menos deseados, como los nocturnos o los de fin de semana. Esto promueve la equidad en la asignación de turnos.
Satisfacción de los empleados: Los cuadrantes que ofrecen cierta flexibilidad y permiten a los empleados influir en su programación pueden aumentar la satisfacción de los trabajadores. Esto puede ser particularmente valioso para retener talento y reducir la rotación de personal.
Cumplimiento legal: Los cuadrantes bien gestionados garantizan que se cumplan todas las leyes y regulaciones laborales relacionadas con los horarios de trabajo, lo que evita sanciones y problemas legales para la empresa.
Mejora en la planificación personal: Los empleados pueden planificar mejor su vida fuera del trabajo cuando tienen sus horarios con anticipación. Esto es beneficioso tanto para la vida personal como para la profesional.
Adaptabilidad a los cambios:Los cuadrantes pueden modificarse según las circunstancias cambiantes, como cambios repentinos en la demanda del mercado o ausencias imprevistas de empleados. Esto permite una respuesta más rápida a situaciones inesperadas.
Mayor eficiencia en la gestión: Los cuadrantes de turnos de trabajo pueden ser administrados de manera más eficiente mediante el uso de software de programación, lo que reduce la carga de trabajo administrativa y la posibilidad de errores.
Mejora en la continuidad del servicio: En sectores como la atención médica o la industria de servicios, la planificación cuidadosa de turnos garantiza que siempre haya personal disponible para proporcionar servicios esenciales de manera continua.

En resumen, los cuadrantes de turnos de trabajo son una herramienta esencial para la gestión de recursos humanos que aporta una serie de beneficios importantes tanto para los empleadores como para los empleados.

Desafíos en la organización de turnos

Que la planificación de turnos aporte numerosos beneficios no la exime de ser una tarea ardua complicada sobre todo, si no se cuenta con las herramientas apropiadas. Los desafíos son constantes ya que siempre se generan situaciones que hay que solventar rápidamente de forma efectiva.

Estos desafíos pueden variar según la industria, el tamaño de la empresa y las regulaciones laborales locales, pero algunos de los desafíos más comunes incluyen:

Equilibrio entre la demanda y la oferta de trabajo: Uno de los desafíos más significativos es garantizar que haya suficientes empleados disponibles para cubrir las necesidades operativas en todo momento sin incurrir en costos innecesarios por exceso de personal.
Cumplimiento de regulaciones laborales: Las leyes laborales locales pueden ser complejas y variar de una región a otra. Es fundamental cumplir con las normativas relacionadas con los límites de horas de trabajo, los períodos de descanso, los días de descanso obligatorios y los salarios adecuados.
Rotación de empleados: La rotación frecuente de empleados puede dificultar la planificación de turnos, ya que la capacitación y la adaptación a nuevos empleados pueden ser costosas y llevar tiempo.
Turnos no deseados: Asignar constantemente a algunos empleados los turnos menos deseables, como los nocturnos o los de fin de semana, puede afectar la moral y la satisfacción de los trabajadores.
Necesidades de personalización: Cada empleado puede tener preferencias y necesidades diferentes en cuanto a su programación. La organización de turnos debe encontrar un equilibrio entre las preferencias individuales y las necesidades operativas de la empresa.
Comunicación efectiva: Es importante comunicar los horarios de manera clara y oportuna para evitar confusiones y asegurar que todos los empleados estén al tanto de sus responsabilidades.
Reemplazos de emergencia: Las ausencias inesperadas debido a enfermedades u otras emergencias pueden ser un desafío para asegurar que los turnos se cubran de manera adecuada y a tiempo.
Fatiga laboral y seguridad: La programación inadecuada de turnos que resulta en largas horas de trabajo puede aumentar la fatiga laboral y disminuir la seguridad en el trabajo, lo que puede llevar a accidentes y errores.
Herramientas y software de programación: En algunas organizaciones, la falta de herramientas adecuadas para la programación de turnos puede ser un desafío. La inversión en software y sistemas de gestión de turnos puede ser necesaria.
Costos laborales y presupuesto: Encontrar un equilibrio entre la optimización de los recursos humanos y el control de costos es un desafío constante en la organización de turnos.
Cambios en la demanda del mercado: En industrias con demanda estacional o fluctuante, ajustar los turnos para adaptarse a los cambios puede ser complicado.

Para superar estos desafíos, las empresas deben implementar estrategias de programación efectivas, utilizar herramientas de software adecuadas, cumplir con las regulaciones laborales y mantener una comunicación clara con los empleados para lograr un equilibrio entre las necesidades operativas y las preferencias del personal. Estas son las únicas vías para lograr una gestión eficaz de personas.

Herramientas para la planificación de turnos

Para conseguir una planificación eficaz de turnos de trabajo lo más apropiado es hacerse con herramientas digitales apropiadas. Estas deben estar alineadas con las necesidades de la empresa, cubrir los cuadrantes que esta necesita y además, ser accesible para todo equipo (tanto para quien los genera como para quien va a trabajar con ellos día a día).

En el mercado existen multitud de soluciones digitales accesibles, que crecen con la empresa y los equipos y que ayuden de forma muy notable a la gestión eficaz de personas. Las más habituales son:

Software de programación de turnos: Estos programas permiten a los gerentes de recursos humanos crear, modificar y gestionar los cuadrantes de turnos de manera eficaz.

Lo mejor es que estos estén alojados en la nube (que sean cloud) para evitar problemas de conexión deslocalizada. Además, con los softwares cloud todos los miembros del equipo pueden acceder a través de su dispositivo móvil (con la aplicación móvil del software) interactuando en tiempo real a su planning de turnos.

Estas plataformas permiten a los gerentes de programación de turnos crear y compartir horarios en línea, lo que facilita el acceso y la colaboración.

Hojas de cálculo: Aplicaciones como Microsoft Excel o Google Sheets también se utilizan a menudo para crear cuadrantes de turnos personalizados. Si bien pueden ser menos automatizadas que el software especializado, brindan flexibilidad para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.

*Esta solución está bien para un primer paso pero a día de hoy, debería estar eliminada de todas las empresas. Hay que apostar por una digitalización y conseguir que esta sea lo más profesional posible. Un Excel es algo obsoleto que está mermando muchísimo las posibilidades de crecimiento en el área de gestión de turnos.

Sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS): Los HRMS integran la programación de turnos con otras funciones de recursos humanos, como la nómina y la gestión de beneficios.

Aplicaciones móviles: Muchas aplicaciones móviles permiten a los empleados ver sus horarios y realizar solicitudes de cambio de turno. Esto puede facilitar la comunicación entre empleados y empleadores. Algunos sistemas de programación de turnos también ofrecen aplicaciones móviles.

Sistemas de relojes de entrada/salida: Estos sistemas pueden registrar con precisión las horas trabajadas y ayudar en la gestión de turnos. Algunos de ellos también tienen características de programación de turnos integradas.

Sistemas de comunicación interna: Herramientas de comunicación interna, como Slack o Microsoft Teams, pueden utilizarse para compartir información sobre los horarios de trabajo y realizar cambios de turno.

Software de gestión de proyectos: En empresas donde la programación de turnos está directamente relacionada con proyectos, herramientas como Trello o Asana pueden ser utilizadas para coordinar a los empleados y gestionar los horarios de manera efectiva.

Herramientas de análisis y optimización: Algunos sistemas de programación de turnos avanzados incluyen capacidades de análisis que ayudan a optimizar los horarios en función de métricas como la carga de trabajo, la productividad y los costos laborales.

Software de seguimiento del tiempo: Estas herramientas permiten a los empleados registrar sus horas de trabajo con precisión y pueden integrarse con sistemas de programación de turnos para una gestión más eficiente del tiempo.

Lo mejor y más optimizado es elegir una solución lo más completa posible. En el caso de Plain ofrece la gestión de personas a través de la generación de plannings de turnos eficaces, fáciles y optimizados. Además incluye el módulo de vacaciones y ausencias así como el control horario. Todo ello es accesible desde cualquier dispositivo con una app visual y muy fácil de utilizar. ¿Quieres probarlo? La gestión de tu equipo vivirá un antes y un después único.