Las vacaciones se computan como horas trabajadas

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La duda sobre si las vacaciones se computan como horas trabajas es de las más habituales tanto en empleados como en gestores de recursos humanos primerizos. Y es que entre las vacaciones, días libres, días festivos y días de asuntos propios a menudo, resulta complicado también teniendo en cuenta las características propias de cada convenio, cómo realizar el cálculo y cómputo general. Para ello, lo mejor es conocer en profundidad hasta dónde abarca cada circunstancia y conseguir así que no haya ningún error en este cálculo previo y necesario para el extraer el total a pagar – percibir en una nómina.

Introducción a la normativa laboral sobre vacaciones

Lo primero que hay que conocer es si las vacaciones de cualquier empleado – trabajador están consideradas como horas trabajadas. Según la ley, sí se consideran como tal. Es decir, los empleados (por cuenta ajena – con nómina) tiene derecho como parte de su salario, a percibir días libres “pagados”. Dicho de otra forma, un empleado en nómina tiene derecho a vacaciones retribuidas de igual forma que si fuesen días trabajados.

El tiempo de vacaciones en ningún caso, podrá verse reflejado en cuanto a reducción de salario por ser días de libres.

Todos los trabajadores por cuenta ajena con nómina están acogidos a esta condición. No afecta el rol, el cargo, la antigüedad, las horas trabajadas, el tipo de contrato ni el turno a realizar.

Siempre, en todo caso, el empleador está obligado a pagar el salario completo cuando el empleado está disfrutando de sus vacaciones. Bajo ninguna circunstancia se podrá reducir el salario por estar de vacaciones o disfrutando de sus días libres.

Y es que las vacaciones son un derecho de los trabajadores que en ningún caso pueden o deben ser negociadas por el empleador mucho menos, eliminadas. Todo según reflejado y regularizado por la Directiva 2003/88/CE y el Estatuto de los Trabajadores.

Igualmente, hay que tener en cuenta para los posibles plannings de trabajo y organización de la empresa que los empleados tienen derecho a elegir sus vacaciones en periodos consecutivos o no. No pueden obligar a un empleado a tomar sus vacaciones en días sueltos durante el año.

Tiempo de trabajo efectivo

La clave está para realizar cualquier cálculo en saber qué es el tiempo de trabajo efectivo: el tiempo que transcurre cuando un empleado desempeña sus tareas y responsabilidades como trabajador dentro de su jornada laboral atendiendo a las exigencias de la empresa.

Esto no significa que esté en su puesto de trabajo o realizando tareas propias. Y es que el tiempo de descanso también está considerado como tiempo de trabajo efectivo. Por lo tanto, las vacaciones y días libres también son consideradas como horas de trabajo y computan como tal.

En España, los empleados tienen derecho a un período mínimo de vacaciones anuales pagadas, de acuerdo con lo establecido en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores. Según esta normativa, los trabajadores tienen derecho a disfrutar de un período mínimo de 30 días naturales de vacaciones al año, o proporcionalmente si no han trabajado el año completo. Esto significa que un empleado que trabaje a tiempo completo durante todo el año tiene derecho a 30 días naturales de vacaciones remuneradas.

¿Cuánto computan las vacaciones como horas trabajadas?

Las vacaciones en España se conciben como un período de descanso remunerado para los empleados. Durante este período, los empleados tienen derecho a recibir su salario normal y completo, incluyendo los complementos y pagos adicionales que forman parte de su salario habitual. Esto significa que, a pesar de no estar trabajando, los empleados siguen recibiendo su compensación económica completa.

*En España, las vacaciones no se cuentan como horas sino como días naturales, es lo más habitual salvo excepciones.

Por ejemplo, si un empleado tiene derecho a 30 días naturales de vacaciones al año, estos días se consideran completos, independientemente de cuántas horas trabaje en un día laborable estándar. Así que, si un empleado toma un día de vacaciones, se considerará que ha disfrutado de un día completo de descanso remunerado.

Aún así, el cálculo también se puede hacer por horas sobre todo para contratos que no son a jornada completa o son por horas. Para ello hay que estipular el total de horas trabajadas en el año de un empleado. Se suele tomar la base de 8 horas al día por 5 horas a la semana (jornada completa). De aquí, se irá deduciendo según lo que se haya estipulado según contrato con ese empleado – empleador.

La técnica está en la proporción de horas trabajadas que un empleado irá acumulando. De ahí, se deducirán las vacaciones por cada hora al año trabajada que según la empresa será de un tanto por ciento determinado pero lo normal es entre 4 y 5%.

No dudes en consultar este artículo si quieres saber cómo quedan reflejadas las vacaciones retribuidas y no disfrutadas en la vida laboral.

Implicaciones para empleados y empleadores

En España, de nuevo, las vacaciones son un derecho para el empleado y un deber para el empleador que debe darlas bajo la condición de ser remuneradas.

Según establece el Tribunal de Justicia “toda práctica u omisión de un empresario que tenga un efecto potencialmente disuasorio sobre el disfrute de las vacaciones anuales por un trabajador es incompatible con la finalidad del derecho a vacaciones anuales retribuidas”.

Y añade en el artículo 32 de la sentencia que se ha analizado para ampliar información aquí a este respecto que “los incentivos para renunciar al tiempo de descanso o para lograr que los trabajadores renuncien a él son incompatibles con los objetivos del derecho a vacaciones anuales retribuidas que están vinculados a la necesidad de garantizar al trabajadores a un descanso efectivo, en aras de la protección eficaz de su salud y seguridad”.

Todo esto significa que el empleador debe garantizar que su empleado se vaya de vacaciones y es que el descanso no es solo un derecho sino una necesidad. Cualquier empleador que intente convencer a su equipo de que renuncie de una forma u otra a las vacaciones está realizando una práctica inmoral pero también ilegal. Añadiendo además que está perjudicando a su propio esquipo y empresa porque todo el mundo necesita descansar para rendir correctamente.

Dentro de todo lo que tenga que ver con las vacaciones y por supuesto, con el asunto del trabajo… Tanto empleado como empleador tienen derechos y obligaciones que cumplir. Por desgracia, los grandes escollos están en los derechos del empleado y las obligaciones del empleador en cuanto a las vacaciones se refiere (no al revés). ¿Qué hay que tener en cuenta, cada uno dar y defender según su rol?

Derechos del empleado

Los derechos de los empleados en España en cuanto a las horas de vacaciones se encuentran regulados en detalle en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, una pieza fundamental de la legislación laboral española. Los principales derechos incluyen:

Duración de las Vacaciones: Los empleados tienen derecho a un período mínimo de 30 días naturales de vacaciones al año (si se tiene un contrato de trabajo a tiempo completo). Esto se traduce en un mes calendario completo, independientemente de los días de la semana que contenga.
Acumulación de derechos: Los días de vacaciones se acumulan a lo largo del año, lo que significa que si un empleado no ha disfrutado de todos sus días de vacaciones al final del año, tiene derecho a disfrutarlos en el futuro (algunas empresas estipulan por ejemplo que solo se pueden disfrutar hasta el 30.01 del año siguiente evitando así prolongar mucho las vacaciones no disfrutadas).
Determinación de las fechas: La fijación de las fechas de las vacaciones debe ser acordada entre el empleador y el empleado de común acuerdo. Sin embargo, la empresa tiene la última palabra en caso de desacuerdo y las fechas no pueden ser impuestas de manera unilateral.
Fraccionamiento de las vacaciones: En principio, las vacaciones deben ser disfrutadas de manera ininterrumpida. No obstante, en algunos convenios colectivos o acuerdos individuales, se permite el fraccionamiento de las vacaciones, siempre que al menos 15 días sean disfrutados de forma continua.

Implicaciones para los empleados

Si bien las vacaciones son un derecho esencial para los empleados, también conllevan varias implicaciones y obligaciones para los trabajadores:

Planificación y comunicación: Los empleados tienen la responsabilidad de planificar sus vacaciones con suficiente antelación y de comunicar sus preferencias a sus empleadores. Esto permite una mejor organización en el lugar de trabajo y facilita la cobertura de sus responsabilidades durante su ausencia.
Disfrute responsable: Al disfrutar de sus vacaciones, los empleados deben ser conscientes de sus obligaciones hacia sus compañeros de trabajo y su empleador. Esto implica no dejar asuntos pendientes o desorganizados que puedan afectar el funcionamiento de la empresa durante su ausencia.
Cumplimiento de plazos: Si se acuerda un período específico para tomar las vacaciones, los empleados deben asegurarse de cumplir con esos plazos y regresar al trabajo en la fecha acordada. El incumplimiento de estos plazos puede generar problemas de planificación y afectar la relación laboral.
Compensación por días no disfrutados: Si un empleado no puede tomar sus vacaciones dentro del año calendario, la ley establece que el empleador está obligado a compensarlo económicamente por los días de vacaciones no disfrutados. Esta compensación suele ser el equivalente a la remuneración correspondiente a los días de vacaciones no tomados.

Obligaciones del empleador

De igual forma, las vacaciones o días de descanso también tienen una serie de obligaciones para la empresa – empleador. Este debe darlos y proporcionarlos en total tranquilidad y no estar molestando a la persona que está de vacaciones. Tampoco debe poner en riesgo el descanso ni amenazar con la pérdida del trabajo por ejemplo si se va de vacaciones o hay alguna tarea a realizar durante su ausencia.

Gestión de recursos: Los empleadores deben planificar cuidadosamente la cobertura de trabajo durante las ausencias de los empleados de vacaciones para garantizar la continuidad de las operaciones. Esto puede requerir la redistribución de tareas o la contratación de personal temporal.

Compensación económica: En el caso de que un empleado no pueda tomar sus vacaciones, el empleador está obligado a compensarlo económicamente por los días de vacaciones no disfrutados. Es importante que los empleadores tengan un sistema claro para calcular esta compensación.

Cumplimiento de la Ley: Los empleadores deben respetar escrupulosamente la legislación laboral relacionada con las vacaciones, incluyendo la duración y la forma en que se disfrutan. El incumplimiento de estas normas puede dar lugar a sanciones y litigios laborales.
Conciliación laboral y personal: Fomentar un ambiente de trabajo que permita a los empleados disfrutar plenamente de sus vacaciones es beneficioso para la conciliación laboral y personal. Esto, a su vez, contribuye a una mayor satisfacción y retención de los empleados.

Cálculo y registro de las horas de vacaciones

Con toda esta información sobre la mesa lo que resta es realizar el cálculo y posterior registro de las horas de vacaciones que le corresponden a cada empleado. Este es un cálculo fundamental ya que a menudo, empleado y empleador suelen realizar ajustes diferentes y hay días de diferencia entre lo que uno y otro considera que corresponde. Es muy importante no solo por el disfrute o no de esas jornadas sino por la organización de turnos, plannings de trabajo, etc.

Cómo se realiza el cálculo de los días de vacaciones

De nuevo, lo más importante a tener en cuenta es que las vacaciones se computan como horas trabajadas. Es decir, un empleado de vacaciones contará esos días – horas como tiempo de trabajo realizado.

Un trabajador a medida que va trabajando días – horas – jornadas va acumulando horas – jornadas para sus vacaciones. Es como sumar horas que después se canjeán en proporción del 4 – 5% por vacaciones.

Para tener vacaciones hay que acumular una “bolsa” de horas – jornadas trabajadas que está también reflejado en el Estatuto de los Trabajadores.

Para un trabajador con contrato a jornada completa (8 horas al día x 5 días a la semana) que trabaja durante un año completo (total de 1.920 horas) y en base a los días de vacaciones que ha estipulado la empresa (y siempre dentro de la legalidad), lo habitual es que le correspondan 30 días naturales de vacaciones remuneradas.

Una fórmula fácil para calcular las horas de vacaciones es:

Horas de vacaciones = horas trabajadas x días de vacaciones / días de trabajo al año.

Cuando se tiene la cifra de horas de vacaciones que corresponden a cada empleado al año, lo siguiente es convertirlas en jornadas / días.

Si para una empresa 8 horas es igual a una jornada completa, bastará con dividir el número resultante de horas de vacaciones entre 8. Así se extraerá el número de días de vacaciones.

*En empresas que computan horas trabajadas por horas de vacaciones el empleado debe estar en conocimiento siempre de las horas que ha trabajado y del porcentaje que corresponde de vacaciones a cada hora trabajada para así poder realizar el cálculo.

Preguntas frecuentes

De nuevo y de ahí la razón de este post, las vacaciones suelen generar dudas tanto para la parte contratante como para los empleados. Las preguntas más frecuentes y habituales que surgen son:

¿Cómo se contabilizan las horas laborales?

En España, las horas laborales se contabilizan de acuerdo con las regulaciones establecidas en la legislación laboral y en los convenios colectivos. El método de contabilización de las horas laborales puede variar según el tipo de contrato, el sector laboral y los acuerdos específicos entre empleadores y empleados. Aquí te proporciono una visión general de cómo se contabilizan las horas laborales en España:

Jornada laboral estándar: En España, la jornada laboral estándar es de 40 horas semanales, distribuidas en un máximo de 8 horas al día. Esto significa que, en condiciones normales, los empleados trabajan 8 horas al día de lunes a viernes.

Horas extra: Las horas laborales que exceden la jornada laboral estándar se consideran horas extras. Estas horas extras están sujetas a regulaciones específicas y, en general, deben ser compensadas con un recargo en el salario del empleado, que puede variar según el convenio colectivo y la legislación aplicable.

Trabajo a tiempo parcial: Para los empleados con contratos a tiempo parcial, las horas laborales se contabilizan en función del número de horas acordadas en el contrato. La jornada laboral a tiempo parcial puede variar considerablemente y debe estar especificada en el contrato de trabajo.

Flexibilidad horaria: Algunas empresas permiten la flexibilidad horaria, lo que significa que los empleados pueden elegir sus propios horarios dentro de ciertos límites establecidos por la empresa. En estos casos, las horas se suelen contabilizar de acuerdo con los registros de entrada y salida de los empleados.

Teletrabajo: Con el auge del teletrabajo, las horas laborales pueden ser más flexibles y basarse en resultados en lugar de un horario fijo. En estos casos, se espera que los empleados cumplan con sus tareas y objetivos laborales acordados, independientemente de cuántas horas necesiten para hacerlo.

Descansos y pausas: Los empleados tienen derecho a pausas durante su jornada laboral. En general, se establece un período mínimo de descanso diario de 15 minutos en jornadas superiores a 6 horas y de 30 minutos en jornadas superiores a 9 horas. Además, se suele conceder un período de descanso para comer de al menos 1 hora.

Registros de horario: La ley española requiere que los empleadores lleven un registro de la jornada laboral de sus empleados. Esto incluye el registro de la hora de entrada y salida de cada empleado, así como cualquier hora extra realizada. El registro de horario es una medida para controlar el cumplimiento de las horas laborales y asegurarse de que se respeten los derechos de los empleados.

¿Cómo se contabilizan los días de vacaciones?

La contabilización de los días de vacaciones se rige por la legislación laboral y los convenios colectivos. La forma en que se cuentan los días de vacaciones puede variar según diferentes factores, como el tipo de contrato, el convenio aplicable y la práctica empresarial. Aquí te proporciono una visión general de cómo se contabilizan los días de vacaciones en España:

Días naturales: En España, los días de vacaciones se cuentan en días naturales, no en días laborables. Un día natural incluye todos los días de la semana, incluyendo sábados, domingos y festivos. Por ejemplo, si un empleado tiene derecho a 20 días naturales de vacaciones, significa que tiene derecho a ausentarse del trabajo durante 20 días consecutivos, independientemente de si son días laborables o no.

Acumulación anual: Los días de vacaciones se acumulan en el transcurso del año. Esto significa que un empleado puede comenzar el año con una cierta cantidad de días de vacaciones disponibles, y estos se irán utilizando a lo largo del año según se acuerde con el empleador.

Fechas de disfrute: La elección de las fechas para tomar las vacaciones debe acordarse entre el empleado y el empleador. Aunque el empleado puede expresar sus preferencias, la decisión final recae en el empleador, quien debe comunicar las fechas de vacaciones al empleado con un mínimo de dos meses de antelación.

Fraccionamiento de las vacaciones: En principio, las vacaciones deben tomarse de manera ininterrumpida. Sin embargo, en algunos convenios colectivos o acuerdos individuales, se permite el fraccionamiento de las vacaciones, siempre que al menos 15 días sean disfrutados de forma continua. El empleado y el empleador deben acordar esta modalidad.

Compensación económica: Si un empleado no puede disfrutar de todos sus días de vacaciones dentro del año calendario, la ley establece que el empleador debe compensar económicamente al empleado por los días de vacaciones no disfrutados. El importe de esta compensación suele ser el equivalente a la remuneración correspondiente a los días de vacaciones no tomados.

Contratos temporales y a tiempo parcial: Los empleados con contratos temporales o a tiempo parcial también tienen derecho a vacaciones, y la cantidad de días se calcula de manera proporcional al tiempo trabajado durante el contrato. Esto significa que recibirán un número de días de vacaciones acorde con su carga de trabajo y el tiempo que hayan trabajado en la empresa.

Registro de vacaciones: Es importante llevar un registro de las vacaciones tomadas y las que quedan por disfrutar, tanto por parte del empleado como del empleador, para evitar malentendidos y conflictos.

¿Qué se considera tiempo de trabajo?

El tiempo de trabajo se define como el período durante el cual un empleado está a disposición del empleador y desempeña sus tareas laborales o cumple con las obligaciones laborales impuestas por el empleador. La legislación laboral española establece pautas claras sobre lo que se considera tiempo de trabajo y cómo se debe contar. Aquí hay algunas pautas clave sobre lo que se considera tiempo de trabajo en España:

Horas de trabajo regular: Las horas de trabajo regulares, es decir, las horas en las que un empleado está programado para trabajar de acuerdo con su contrato laboral, se consideran tiempo de trabajo. Esto incluye el tiempo efectivamente trabajado en el lugar de trabajo o en cualquier otro lugar designado por el empleador.

Horas extras: Las horas extras, es decir, las horas que un empleado trabaja más allá de su jornada laboral regular, también se consideran tiempo de trabajo. Estas horas deben ser registradas y compensadas de acuerdo con la legislación laboral y los convenios colectivos aplicables.

Descansos y pausas: Los períodos de descanso y las pausas para comer durante la jornada laboral se consideran tiempo de trabajo si el empleado no tiene libertad para abandonar el lugar de trabajo durante esos períodos. En otras palabras, si un empleado debe estar disponible durante los descansos o pausas, ese tiempo se considera tiempo de trabajo.

Horas de guardia: Las horas de guardia o de disponibilidad también se consideran tiempo de trabajo si el empleado debe permanecer en el lugar de trabajo o estar disponible para responder a llamadas o tareas laborales durante ese tiempo. Las horas de guardia suelen estar sujetas a regulaciones específicas y pueden variar según el sector y el convenio colectivo.

Tiempo de viaje por trabajo: El tiempo de viaje necesario para realizar tareas laborales, como desplazarse a reuniones de trabajo o visitar clientes, se considera tiempo de trabajo. Esto incluye el tiempo de viaje desde el lugar de residencia del empleado hasta el lugar de trabajo, si este es variable.

Formación y cursos obligatorios: El tiempo dedicado a la formación o cursos requeridos por el empleador como parte de las responsabilidades laborales también se considera tiempo de trabajo

¿Qué no se considera tiempo de trabajo?

Hay ciertos períodos y actividades que generalmente no se consideran tiempo de trabajo, es decir, no están sujetos a la regulación laboral y no deben ser compensados como tiempo de trabajo. Es algo que puede llevar a confusión ya que las vacaciones sí están consideradas como tiempo de trabajo ya que se deben abonar como tal. Y es que el tiempo de trabajo no es aquel en el que se está desempeñando una tarea sino el que está pagado por la empresa.

Tiempo de desplazamiento al trabajo: El tiempo que un empleado dedica para desplazarse desde su lugar de residencia hasta el lugar de trabajo generalmente no se considera tiempo de trabajo, a menos que existan circunstancias excepcionales o acuerdos específicos que establezcan lo contrario.

Tiempo de viaje personal fuera de vacaciones: El tiempo que un empleado dedica a actividades personales o actividades fuera del trabajo, no se considera tiempo de trabajo. Esto incluye el tiempo que un empleado pasa en su tiempo libre o en actividades recreativas.

Horas de guardia inactivas: Si un empleado está de guardia pero no está realizando tareas laborales activas y tiene la libertad de utilizar su tiempo para actividades personales, esas horas de guardia inactivas generalmente no se consideran tiempo de trabajo.

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