Guía del Registro de la jornada laboral

07 julio 2020 María Alcaraz

El Registro de la Jornada Laboral de los trabajadores no es algo que se pueda realizar de cualquier manera. Hay que estar bien atentos al procedimiento y a todos los detalles de cómo se hace. ¿Qué implica el registro de la jornada laboral? ¿Para qué se hace? ¿Quién tiene que llevarlo a cabo? Desde la última Ley de Registro Horario han cambiado y mucho las cosas así que tomemos buena nota del cómo y el qué.

Qué es el registro de la jornada de trabajo

El 8 de marzo de 2019 entró en vigor el Real Decreto 8/2019 sobre el Registro de la Jornada Laboral. A partir de entonces, todas las empresas deben registrar la jornada laboral de sus empleados sea cual sea su puesto, actividad y rol.

A partir de esta nueva obligación de las empresas se pretende disminuir el fraude por jornadas laborales demasiado largas o que suman horas no cobradas (se evita que estas horas extraordinarias no se abonen al trabajador que las realiza).

De esta forma y gracias al nuevo registro de la jornada laboral el trabajador podrá acreditar ante un juzgado las horas realizadas y que estas no han sido abonadas.

Desde la entrada en vigor de esta Ley toda empresa está obligada a tener un sistema de registro de jornada para todos sus empleados y se debe realizar de forma pulcra para evitar posibles sanciones descritas aquí.

Para poder cumplir con las obligaciones del registro de la jornada laboral es importante conocer sus detalles y diferentes casuísticas específicas así como sus obligaciones.

Obligaciones para la empresa de la ley de registro de jornada laboral

Como empresa hay determinadas obligaciones que esta debe cumplir a la hora de implementar y ejecutar la Ley de Registro Horario. Las empresas por lo tanto deben estar muy alerta de cumplir estas obligaciones porque serán sobre las que se rija la Administración ante cualquier inspección.

Las dos obligaciones más importantes y básicas son:

Registro diario:

El registro de la jornada laboral de los empleados debe ser diario. Es decir, todos los días de trabajo de los mismos. No es ni semanal ni mensual sino diario. De lunes a domingo si durante todos los días hay al menos, un empleado realizando su trabajo (ya sea en oficina o remoto).

Registro de entrada y salida:

El registro horario se realiza a la entrada del empleado y a la salida del mismo. Es decir, no hay que registrar las pausas o salidas y entradas durante la jornada (las pausas) sino el cómputo total de la jornada (al entrar y al salir). Esta obligación se cumplirá de esta forma siempre y cuando el convenio específico no determine lo contrario.

Registro de las pausas en el trabajo

De forma habitual, las pausas realizadas durante la jornada de trabajo no se contabilizan en el registro horario. No es obligatorio su registro pero si la empresa lo considera oportuno para llevar un control de productividad de su equipo sí se puede pedir que lo chequeen. Este punto ya quedará a criterio de la empresa puesto que no es una obligación de la ley.

Si la empresa considera que quiere realizar una visualización de las pausas de sus empleados es muy importante y aconsejable que lo haga porque ante un posible enfrentamiento con el trabajador este podrá acreditar que lo que se considera como jornada laboral es el tiempo desde la entrada hasta la salida, no imputan las pausas (si por ejemplo el empleado se queda más tiempo para compensar las pausas esto será considerado como tiempo extra de trabajo que hay que abonar y no como compensación de pausas). Será la empresa entonces la que tendrá que demostrar y acreditar de forma fehaciente que el empleado se ha tomado determinadas y extras pausas no justificadas.

Soporte para el control horario de la jornada

La duda más recurrente de las empresas es cómo se realiza el control horario de la jornada de trabajo. El formato, el soporte, la forma fue uno de los grandes escollos en 2018 cuando entró en vigor la Ley que todas las empresas debían ejecutar de forma inmediata.

Para empresas de gran volumen de plantilla era algo que ya estaba más asumido y la mayoría de ellas contaban con fórmulas sobre todo electrónicas para el registro de la jornada de trabajo (huella o similar al entrar / salir de las instalaciones o de su trabajo). Pero las empresas medianas y pequeñas tuvieron que hacer inversiones para adaptarse a esta nueva ley.

En este punto la Ley no especifica si el registro se debe hacer de forma manual (por escrito manual) o electrónico. Por lo tanto, cualquier fórmula es válida para la Administración. Eso sí, debe ser un procedimiento que garantice que nadie puede alterar y modificar los horarios y datos registrados.

Un Excel, un papel con firma, un sistema electrónico con huella conectado a una solución como Plain para la recogida de las horas y gestión de las mismas… Todo es válido y dependerá de lo que cada empresa pueda acometer según sus circunstancias (de personal, económicas, de recursos y de necesidades).

Lo que sí hay que tener en cuenta son dos puntos: el primero como decíamos que sea un método que no permita la alteración de los datos y por supuesto, el segundo, que no suponga un gasto económico para el empleado. Es la empresa la que tiene que hacerse cargo de todo.

Una empresa no puede obligar a un trabajador a utilizar sus propios soportes para realizar dicha tarea de control horario (se conoce ya la sentencia en contra de Telepizza que obligaba a sus repartidores a utilizar sus propios teléfonos móviles para el registro de la jornada laboral). Igualmente, el Tribunal Supremo también ha considerado que los GPS no son un sistema válido para el registro de la jornada laboral ya que no tienen en cuenta el antes y el después de que la persona entre – salga del vehículo.

Es importante tomar en cuenta todos estos detalles para realizar correctamente el registro horario.

Qué otros datos hay que recopilar

Además de la hora de entrada y salida de los empleados a su puesto de trabajo, el Estatuto de los Trabajadores también recoge otras obligaciones a la hora de realizar dicho registro de tiempo de trabajo.

Es decir, no solo están incluidos los empleados que trabajan a jornada completa sino que los que tienen jornada parcial o teletrabajan por ejemplo así como los que están fuera de un espacio físico de trabajo (repartidores, técnicos de campo, etc) también están obligados a realizar el control horario de su jornada de trabajo.

Por supuesto, queda reflejado que hay que realizar un control exacto de las horas extraordinarias realizadas y estas deben aparecer en la nómina del trabajador reflejadas.

Tiempo de conservación del registro horario

¿Cuánto tiempo hay que tener guardado y almacenados los datos de la jornada de trabajo? La empresa no puede a final de cada mes borrar ni machacar los datos recopilados de las jornadas de trabajo de sus empleados.

De hecho, será durante un periodo de 4 años el tiempo en el que una empresa debe guardar los datos recopilados de registro de la jornada de trabajo.

Todo empleado y representantes de los mismos tienen derecho a visualizar estos datos en cualquier momento.

Los convenios colectivos

Según cada convenio colectivo esta ley puede tener puntualizaciones específicas y que se lleve a cabo de una u otra forma determinada. Sea como sea y afecte como afecte cada convenio y sus particularidades lo que jamás quedará exento es la obligación de cumplimiento de esta Ley así cómo que se haga un registro diario de las jornadas de trabajo.

¿Hay trabajadores exentos?

En principio y a rasgos generales, no, ningún trabajador (sea el cargo que sea) está exento del registro horario. Todos deben “fichar” su jornada de trabajo al entrar y al salir.

Perjuicios para el trabajador

¿Puede un empleado estar preocupado por esta ley? En principio, si hace las cosas bien y cumple con sus obligaciones de trabajo y horario, no tiene ningún perjuicio para él. Otra cosa es si no está cumpliendo con su horario. El empresario puede hacer uso del registro horario para descontar el tiempo no trabajado de la nómina del mismo.

Al igual que la empresa estará obligada al pago de las horas extraordinarias registradas, el empleado deberá cumplir con su horario y si no, como ya hay alguna empresa que lo ha realizado, se puede conectar el reloj de registro con la producción de las nóminas y que automáticamente se descuente el tiempo no trabajado.

Por supuesto, una empresa podrá utilizar los datos extraídos para justificar un despido por incumplimiento reiterado del horario establecido así como por generar algún tipo de fraude con esta base.

Si quieres cumplir a rajatabla con la Ley de Registro Horario lo mejor es que tengas una gestión constante y perfecta de los horarios de tus empleados. Estar al día de forma saludable y cómoda también afectará a la productividad del equipo. Con Plain puedes llevar a cabo este registro horario de forma excepcional. Prúebalo ahora gratis.