Cuadrante de turnos de trabajo: claves

03 abril 2019 admin

¿Sabes cómo hacer un cuadrante de turnos de trabajo a nivel ninja? Si no sabes, te enseñamos y si ya los estás haciendo, te enseñamos a ser un auténtico pro de los cuadrantes de turnos de trabajo.

Porque una vez que los hagas con estas claves, ya jamás volverás a hacerlos de forma manual y como antes. ¿Por qué? Porque verás lo eficientes a la vez que fáciles que son.

Un cuadrante de turnos de trabajo bien hecho es fundamental para que tu empresa funcione correctamente. No hay nada peor que un equipo mal organizado, que no sepa cuándo tiene que trabajar o lo que es más grave, que tu plantilla no esté equilibrada por turnos.

Tener un turno de trabajo muy potente en unas características profesionales y muy débil en otras es horrible para sacar un trabajo de calidad hacia delante. Un turno de trabajo con personal descontento por no haber tenido en cuenta sus necesidades horarias, avecina debacle.

Olvida ya estar expuesto a la catástrofe y conoce al detalle las claves más eficaces además de las más desconocidas de cómo hacer un cuadrante de turnos de trabajo.

¿Qué es un cuadrante de turnos de trabajo?

Un cuadrante de turnos de trabajo es esa herramienta que te va a hacer la vida muchísimo más fácil en tu empresa – negocio – trabajo. Si tienes una plantilla que funciona por horarios y turnos, necesitas sí o sí un cuadrante de turnos de trabajo.

En el cuadrante de turnos de trabajo incluirás:

• Los turnos disponibles: dependiendo del horario de tu empresa, serán unos u otros. Hay empresa que tienen 2 turnos (mañana y tarde), 3 turnos (mañana – tarde – noche).
• Las personas implicadas en cada turno: dependiendo de tu personal, de los que hay disponibles en cada franja horaria y de los que asignes a ellas, aparecerán en tu cuadrante unos empleados u otros.
• Los horarios de tus turnos: no todos los turnos tienen los mismos horarios y eso, debes tenerlo en cuenta.

Con todo esto, tendrás que elaborar tu calendario de turnos de trabajo y con él… vivirás más tranquilo.

Diferencias entre calendario y cuadrante de turnos de trabajo

En realidad hay pocas o ninguna diferencias entre ambos. Un calendario de turnos de trabajo es en base, lo mismo que un cuadrante. Los puedes hacer – construir como tú consideres y necesites. Incluye en ellos la información que tú creas que es útil más que para ti, para tu equipo y el correcto funcionamiento de tu empresa.

Crea tu cuadrante o tu calendario. Llámalo como quieras pero ponte a ello. No dejes esto al azar o anotado en un papel mal hecho. Eso ya pasó y tanto tú como tu empresa tenéis que evolucionar.

Claves del cuadrante de turnos de trabajo

Ahora sí, descubramos esas claves que van a hacer que tu cuadrante sea maravilloso. Porque queremos que sea perfecto. Queremos que cuando lo termines, estés deseando hacer otro. Que tu equipo se sorprenda y maraville con tu cuadrante y estén motivados a trabajar sólo de verlo.

Además de los tips que hemos detallado anteriormente, aquí añadimos 4 claves fundamentales para completar tu cuadrante de forma excepcional.

Soporte

Elige un soporte cómodo para ti, que te sea familiar y con el que sientas confianza. ¿El que sea? Bueno, eso no. Si vas a coger un folio – libreta y bolígrafo, te diríamos que estamos en el siglo XXI, en plena transformación digital y que hay que avanzar.

¿Un Excel? Pues preferiríamos que tampoco porque hay herramientas como Plain que son mucho más eficaces pero bueno, si para empezar te sientes más cómodo y con mayor confianza… Ok pero sabiendo que hay que cambiarlo lo antes posible a un software que con unos parámetros que incluyas una vez, haga el trabajo solo y de forma súper eficaz.

Responsable del cuadrante

Esto debe ser una responsabilidad de una sola porque como haya varias personas “que metan mano” estamos / estarás perdido. El caos será vuestro mejor amigo a no ser, que tengáis una herramienta de gestión que ayude a hacerlo todo fácil y que cada uno tenga su rol asignado. Así podréis ver los cambios que hace cada uno, habrá avisos de modificaciones, etc.

Comunicación y difusión del cuadrante

Cuando tengas el cuadrante debes pensar en las formas de comunicación y difusión del mismo. De poco o nada va a servir tu cuadrante si nadie de tu equipo lo ve ni tiene acceso. Es un documento que hay que compartir y que debe servir como guía de trabajo.

Si el equipo no lo ve, si no tiene acceso, si no puede consultarlo para saber cuándo tiene que trabajar ¿de qué sirve el cuadrante de trabajo? Pues para que pierdas el tiempo haciendo algo que no vas a poner en práctica. Más claro…

Analiza las vías de difusión del mismo que tienes disponibles y cuáles son las más efectivas para que lleguen a todos de forma rápida, concisa y con facilidad de acceso (que no de modificación).

Actualización del cuadrante

Y por último, determina cuándo se puede actualizar el cuadrante. ¿Por qué? Porque cuando un cuadrante está terminado y por ejemplo los turnos de una semana están hechos y ya se ha comunicado y mostrado a tu equipo, no es eficaz que se esté cambiando cada día.

Si hay modificaciones que sean por una máxima urgencia. Si no, no los aceptes porque puede que el resto del equipo ya haya creado sus planes según los horarios que tú has marcado. Evita locuras y descontentos. Crea un protocolo saludable para todos. Puede que al principio sea difícil de aceptar pero con el tiempo, todos lo agradecerán.

Ahora es el momento de crear tu cuadrante de turnos de trabajo. Nosotros te invitamos gratis a probar Plain. Seguro que todo te resultará más fácil y verás los resultados muy pronto.