Cómo planificar los turnos de trabajo de un hotel

22 agosto 2023 María Alcaraz

Planificar los turnos de trabajo de un hotel puede ser una de las tareas más complicadas de un negocio turístico. Cualquier mínimo fallo supondrá un turno sin cubrir o uno doblado con las consecuencias catastróficas que pueden derivarse en un momento de alta ocupación. Evitarlo es posible si se trabaja con anterioridad y las herramientas concretas, los plannings de trabajo y turnos del equipo. ¿Cómo hacerlo de forma optimizada y exitosa? Evitar errores es posible siempre que se tenga en cuenta determinados aspectos. 

Turnos de trabajo de un hotel: los problemas

Planificar turnos de trabajo es una labor compleja e incluso tediosa si no se tiene implementado un procedimiento saludable y optimizado. Tener en cuenta la demanda de la clientela, la temporalidad a la que está sujeta un hotel, las necesidades de cada miembro del equipo y la disponibilidad de todos los elementos suele generar importantes problemas de cuadratura. Y es que un hotel suma particularidades especiales y únicas que hay que tener mucho más en cuenta que en otros establecimientos. 

Para los responsables de recursos humanos o los directores de departamentos de un hotel (gobernanta, food & beverage, mantenimiento, recepción, etc), diseñar los cuadrantes de turnos semanales y/o mensuales se puede convertir en su peor momento. El estrés generado y derivado a menudo se traduce en errores con consecuencias en cadena. La problemática a la que se enfrentan es única y siempre deben tener muy en cuenta:

• La estacionalidad del negocio: Los hoteles están sujetos a una fluctuación de la demanda en base a la estacionalidad del negocio. Todos, independientemente de su ubicación, tienen diferentes temporadas que afectan a las necesidades de equipo. Temporada baja – media – alta deberán siempre ser tenidas muy en cuenta a la hora de diseñar un plan de turnos. 
• Demanda derivada de la estacionalidad: por supuesto, si hay una estacionalidad marcada es porque la demanda de la clientela va acorde a esta. En temporada baja la demanda es menor por lo que se necesita menos personal mientras que en la alta, hay más clientes y se necesitará de mayor equipo. 
• Horarios diferentes y diversos: además de la estacionalidad, dentro de esta, hay que contemplar los diferentes horarios ya que suelen ser de mayor demanda y actividad a “contra hora” o cuando los demás descansan: comidas, cenas, noches…

Las necesidades de los empleados

Uno de los puntos a tener más en cuenta (aunque algunos lo pasen por alto) a la hora de realizar un planning de turnos en un hotel es siempre, las necesidades de los empleados. Podemos pensar a priori que están ahí para trabajar y que ellos son conocedores de los horarios a los que se deben enfrentar. Por supuesto es así. Pero, de la otra parte, de la empresarial, siempre se puede y se debe trabajar en pro de la felicidad del equipo porque es el mayor y mejor baluarte de la compañía.

Atender en la medida de los posible a las necesidades que los empleados tengan siempre ayudará a que estos, desempeñen sus funciones de una manera optimizada, motivada y en conclusión, más saludable. 

Dentro del rango de días y horarios disponibles para trabajar, preguntar y tener en cuenta las preferencias del equipo ayudará a crear plannings mucho mejores. Todos los empleados tendrán sus preferencias acordes a su vida personal por lo que tomar en cuenta sus preferencias les ayudará a optimizar la conciliación con su tiempo personal. 

Los turnos de un hotel

Teniendo en cuenta que la vida en un hotel es 24 / 7, no para y es constante, hay que planificar los turnos del equipo en las diferentes áreas y departamentos según sus momentos de mayor y menor actividad. Los horarios no son los mismos, unos trabajan cuando otros duermen y descansan y otros estarán más activos cuando el cliente desea consumir. Esto hay que tenerlo muy en cuenta.

A priori y de forma generalizada, los turnos de trabajo en un hotel se dividen en 3:

• Turno de mañana: de 7 am a 3 pm (o de 8 a 4)
• Turno de tarde: de 3 pm a 11 pm (o de 4 a 12)
• Turno de noche: de 11 pm a 7 am (o de 12 pm a 8 am)

Estos turnos son los habituales en recepción y otros departamentos en los que se puede establecer tres turnos que deben estar siempre, cubiertos (siempre debe haber alguien en recepción para atender las necesidades de los clientes). 

En el resto de departamentos, los horarios de turnos pueden y de hecho lo hacen, variar. 

• Pisos: las camareras de pisos suelen entrar a trabajar entre las 6 y las 7 am y terminan a medio día (tras las 8 horas de trabajo si así está distribuido). La idea es que ellas limpian durante las mañanas las habitaciones para que puedan hacerse los check-in después o los clientes disfruten de sus espacios a la vuelta de sus actividades.
• Restauración: aquí los turnos están ligados a los horarios de comidas siempre teniendo en cuenta que se entra y se sale antes y después de la apertura – cierre de los espacios de restauración. Habrá que tener en cuenta el marco de desayuno – comida – cena. Y en los bares de los hoteles, estos horarios suelen potenciarse antes y después de las comidas y las cenas. 
• Socorristas – piscina – animación: aquí también varía el horario del “estandar” y es que comenzará la actividad (normalmente) después del desayuno y se amplía durante la tarde – noche según las actividades que ofrezca el hotel. 

Cada departamento tendrá su horario particular adaptado a las necesidades de los clientes. Habrá que tener siempre muy en cuenta cada área para además de cumplir con esto, que los responsables de estos departamentos coincidan con dirección en algún momento para las reuniones de equipo necesarias y habituales. 

Vacaciones en turismo

A la hora de realizar los plannings de turnos de trabajo es imprescindible tener en cuenta las vacaciones a las que los empleados tienen derecho. Antiguamente el convenio marcaba y establecía otros parámetros pero actualmente, como todos los trabajadores de jornada completa en España, estos gozarán de 30 días naturales más los 14 festivos nacionales generales. 

Estos días de vacaciones (23 en el caso de los laborables) deberán distribuirse durante el año natural y serán menos en caso de contratación temporal o de media jornada. 

Generador de turnos de trabajo para hotel

El paso “más complicado” puede ser sin duda alguna, diseñar los turnos de trabajo para cada departamento del hotel. Teniendo en cuenta todo lo comentado anteriormente, es el momento de, por semanas o meses, diseñar los plannings de turnos.

Para ello, se puede realizar como antaño, en excel (lo que puede incurrir en errores, tachones y conflictos con importantes consecuencias) o apostar por una planificación profesional a través de un software. 

Con Plain la segunda opción la tienes resuelta y además, suma el beneficio de una planificación fácil, rápida y sin errores. Gracias a algoritmos especialmente diseñados para planificar turnos en diferentes tipologías de negocio, el esfuerzo será mínimo. Sólo hay que volcar la información de horarios, necesidades, estacionalidad, equipo disponible y preferencias y la aplicación, por si misma, arrojará opciones personalizadas de planings de turnos de trabajo. 

Es una herramienta sumamente sencilla a la que todos los empleados pueden acceder en tiempo real, sin inconvenientes y mediante la cual se puede comunicar cualquier cambio e incidencia. Sin duda, representa un antes y un después en la organización de turnos de trabajo en hotel. Probarla es la mejor opción.