¿Cómo hacer una plantilla de horario semanal?

06 marzo 2019 María Alcaraz

Tienes un equipo y un horario que encajar. Tienes que cuadrar quién trabajará cuando. Necesitas, pero de forma urgente, una plantilla de horario semanal. Una plantilla que luego podrás perfeccionar y gestionar con soluciones como Plain que te harán la vida más fácil pero para empezar, necesitas una Plantilla de Horario Semanal.

¿Por qué una plantilla de horario semanal?

Porque tienes que organizar los turnos de tu empresa de forma saludable. Porque necesitas que todos sepan cuándo tienen que trabajar y cuando no. Tú tienes que conseguir, de forma ordenada, un equilibrio de turnos y de fuerza de trabajo.

Si tienes una empresa – negocio que necesita de varios turnos (mañana – tarde – noche) es imposible que puedas tener todo en la cabeza y que no cometas el error de cargar mucho de personal un turno y otro, dejarlo “tiritando”. Tienes que crear turnos y para ello, una plantilla de horario semanal es lo más apropiado.

Cometer el gran error de no balancear bien los horarios, es uno de los mayores desastres que un negocio puede vivir. Un horario es lo más saludable que todos podemos tener. Desde siempre, desde que somos niños, tenemos rutinas para comer, dormir, ir al colegio, jugar… Un horario es saludable. Y más si tienes un negocio en el que todos tienen que cumplir una serie de tareas y cubrir unos servicios que ofreces a tus clientes.

¿Por qué semanal?

Este aspecto también es muy importante. ¿Por qué la plantilla no puede ser diaria o mensual? ¿Por qué elegimos la medida de “semanas” para hacer turnos? Las semanas son la medida más habitual que tenemos los humanos para generar ciclos.

Un día es algo “pequeño” para estar haciendo horarios constantes y no nos proporciona una visión en el tiempo suficiente para planear nuestra vida. Un mes es algo más lejano y “grande” en el tiempo y puede que se nos haga demasiado difícil de acometer. Además, en un mes, puedes ocurrir muchas cosas y necesitarás hacer variaciones (bajas médicas, picos de trabajo, eventos que necesiten más personal de forma inesperado).

Una plantilla de horario semanal es la medida más adecuada para la empresa y para el trabajador. Bien es cierto que además de la plantilla semanal puedes hacer la mensual para tener una visión más global pero para utilizar día a día, la semana es la medida más adecuada.

Hagamos una plantilla de horario semanal

Una vez que tienes claro que necesitas una plantilla de horario semanal, lo siguiente que tienes que tomar son ciertas decisiones clave como:

Formato de tu plantilla de horario semanal

El formato es la pieza clave para esta plantilla. Tiene que ser, siempre, un formato que sea cómodo para ti. Déjate de inventar y ponerte a estudiar tediosos formatos que te llevan más tiempo entender cómo funcionan que ponerlo en práctica.

Hagamos la vida sencilla. Una plantilla de horarios semanal tiene que ser fácil para ti. Elige un papel y un boli si para ti es lo sencillo (obviamente esto para empezar, luego hay que perfeccionar), un Excel y/o una solución como Plain (esto es el objetivo a llegar porque te facilita todo).

Participantes de la plantilla

Tus empleados, los que van a formar el equipo de trabajo en cada turno, los que tienen que aparecer en la plantilla. Esos, tenlos presente y además, añade a cada uno sus posibilidades tanto en negativo (cuando no pueden trabajar) como en positivo.

Horarios que vas a utilizar

Qué horarios tienes sobre la mesa de tu negocio. No es igual si vas a hacer una plantilla de horarios semanal con un solo turno que si necesitas incluir dos (mañana – tarde) o incluso tres (mañana – tarde – noche). Esto tienes que tenerlo súper claro, cuántas horas incluye cada turno y qué horas son esas.

Comunicación y uso de la plantilla

Cómo vas a comunicar tu plantilla a tu equipo. Cómo ellos la van a tener disponible. Si va a ser editable por todos (recomendable que no) o sólo tú. Qué hay que hacer para implementar un cambio…

Con estos factores, ya puedes crear tu plantilla de horario semanal. ¿Lo más sencillo? Generar cuadrículas por horas de trabajo y en las mismas, incluir al trabajador que lo va a cubrir. Por supuesto, incluye todos los días. Todos. También los de cierre para que así tengas la semana completa. No te dejes nada que luego viene alguien que no esté muy familiarizado con tu plantilla y no entiende por qué falta el miércoles. Incluye también todas las horas del día y si no hay turno, ponlas de un color gris por ejemplo. Lo importante es tener toda la semana vista, con todas las franjas horarias e ir rellenando huecos de forma inteligente con los miembros del equipo.

Aquí tienes el paso inicial para crear una plantilla de horarios semanal. ¿Lo siguiente? Usar una herramienta – solución ágil como Plain que te ayude a protocolarizar el proceso. ¡Pruébalo gratis ahora!