Registro horario para autónomos: cuándo es obligatorio y cómo cumplirlo
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La pregunta más habitual es directa: ¿tengo que llevar un registro horario si soy autónomo? La respuesta también lo es.
Si trabajas solo, sin empleados a tu cargo, no estás obligado por el Real Decreto-ley 8/2019. La norma regula el registro de la jornada laboral de los trabajadores por cuenta ajena, no la tuya propia como autónomo.
Si tienes trabajadores contratados, sí. La obligación recae sobre ti como empleador, igual que en cualquier empresa. Y las sanciones por no cumplirla son las mismas.
Qué dice la ley: el RDL 8/2019
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores e impuso a todas las empresas —incluidos los autónomos empleadores— la obligación de registrar diariamente la jornada de sus trabajadores.
El registro debe incluir:
- Hora de inicio de la jornada
- Hora de finalización
- Total de horas trabajadas cada día
Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
La norma no distingue entre grandes empresas y autónomos con un solo empleado. Si tienes contratada una persona, aplica.
En 2025 se publicó el anteproyecto de la nueva ley de fichaje digital, que obligará a que el registro sea electrónico y en tiempo real. Su entrada en vigor está prevista para 2027. Si ya tienes una herramienta digital, no necesitarás hacer nada más.
¿Qué autónomos están obligados?
Autónomos sin trabajadores
No estás obligado a registrar tu propia jornada. La normativa no te aplica como trabajador porque no tienes relación laboral por cuenta ajena.
Otra cosa es que quieras llevar un control de tus horas para facturar, gestionar proyectos o simplemente conocer tu productividad. En ese caso, es una decisión tuya, no una exigencia legal.
Autónomos con trabajadores a cargo
Aquí cambia todo. En el momento en que contratas a una persona —aunque sea a tiempo parcial, por obra o con contrato fijo discontinuo— te conviertes en empleador y el RDL 8/2019 te aplica en su totalidad.
Eso incluye:
- Registrar la jornada de cada empleado cada día que trabaje
- Conservar los registros durante cuatro años
- Facilitar copia del registro al trabajador mensualmente
- Tenerlos disponibles para la Inspección de Trabajo en cualquier momento
No importa si tienes un empleado o quince. La obligación es la misma.
Métodos válidos para el registro horario
La ley no especifica qué herramienta hay que usar. Admite cualquier sistema que garantice la fiabilidad, inalterabilidad y accesibilidad de los datos. En la práctica, esto es lo que funciona y lo que no.
| Método | ¿Válido? | Observaciones |
| App móvil de fichaje | ✓ Válido | Opción recomendada para equipos pequeños y teletrabajadores |
| Portal web o software de RRHH | ✓ Válido | Ideal si los empleados trabajan en un ordenador |
| Reloj o terminal de fichaje | ✓ Válido | Práctico para equipos en un local fijo (hostelería, comercio) |
| Excel con firma digital | ✓ Con condiciones | Aceptado si garantiza integridad del dato y no es editable a posteriori |
| Excel editable sin firma | ✗ Riesgo legal | La Inspección puede cuestionar la fiabilidad del registro |
| Papel o cuaderno manual | ✗ Riesgo legal | Difícil de demostrar su inalterabilidad ante una inspección |
| WhatsApp o correo electrónico | ✗ No válido | No garantiza integridad ni accesibilidad estructurada |
| Sistema de honor / sin registro | ✗ No válido | Incumplimiento directo de la norma |
El criterio de la Inspección de Trabajo es claro: el sistema debe impedir que los datos se modifiquen después de ser registrados. Un Excel donde cualquiera puede cambiar una celda no lo garantiza.
Sanciones por no llevar el registro horario
Las infracciones en materia de registro horario se tipifican como graves en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), lo que implica multas que pueden alcanzar los 7.500 euros por cada incumplimiento.
| Tipo de infracción | Multa mínima | Multa máxima | Ejemplos |
| Leve | 70 € | 750 € | Irregularidades formales, retrasos puntuales en el registro |
| Grave | 751 € | 7.500 € | No llevar registro horario, registros incompletos o alterados |
| Muy grave | 7.501 € | 225.018 € | Reincidencia, fraude sistemático, vulneración de derechos fundamentales |
Como autónomo empleador, no eres inmune a estas sanciones. La Inspección de Trabajo actúa por igual ante una gran empresa y ante un autónomo con dos empleados. Y en sectores como hostelería, comercio o limpieza, las inspecciones son frecuentes.
Un detalle importante: la multa se puede aplicar por trabajador afectado. Si tienes tres empleados y no llevas el registro de ninguno, la sanción se multiplica.
Casos habituales: hostelería, comercio y servicios
Los autónomos con empleados se concentran en pocos sectores, y cada uno tiene sus particularidades a la hora de gestionar el registro.
Hostelería y restauración
Es el sector con más inspecciones. Los horarios son irregulares, hay turnos partidos y mucha rotación. El sistema más habitual y más práctico es el terminal de fichaje en el local —tarjeta, pin o huella— combinado con una app para los repartidores o el personal de sala que trabaja en distintas ubicaciones.
El registro debe reflejar exactamente la hora de entrada y salida de cada turno, incluidos los tiempos de descanso si superan los umbrales legales.
Comercio y retail
Aquí los horarios suelen ser más predecibles, pero los empleados a tiempo parcial complican el seguimiento. Es fundamental registrar cada día, no solo los días completos, y conservar el historial aunque el empleado ya no trabaje para ti.
Servicios y trabajos en casa del cliente
Es el caso más delicado: el empleado trabaja en ubicaciones distintas y el autónomo no siempre está presente. La solución más habitual —y la más sólida ante una inspección— es una app móvil con geolocalización opcional que registra el fichaje desde el lugar de trabajo.
Cómo gestionarlo si tienes pocos empleados
La mayoría de los autónomos empleadores tienen entre uno y cinco trabajadores. Para ese tamaño, montar un sistema de RRHH complejo no tiene sentido. Pero tampoco vale el cuaderno de papel.
Lo que funciona en la práctica:
- Una app móvil donde cada empleado ficha con su teléfono al empezar y al terminar
- Un registro automático que tú puedes consultar y exportar cuando lo necesites
- Acceso a los datos desde cualquier dispositivo, sin depender de que estés en el local
- Informes mensuales que puedes guardar y entregar al empleado
Plain funciona desde un solo empleado, a 2,50 € al mes por persona. Los empleados fichan desde su móvil, tú ves el historial en tiempo real y puedes exportar el registro cuando lo necesites. Sin instalaciones, sin formación técnica.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo sin empleados tiene que llevar registro horario?
No. El RDL 8/2019 obliga a los empleadores a registrar la jornada de sus trabajadores. Si eres autónomo sin asalariados, la norma no te aplica.
¿Y si tengo un empleado a tiempo parcial?
Sí, la obligación aplica igualmente. De hecho, para los contratos a tiempo parcial el registro es especialmente importante porque la ley exige reflejar las horas concretas trabajadas cada día, no solo el total.
¿Puedo usar un Excel para el registro?
Puedes, pero con precauciones. El sistema debe garantizar que los datos no se modifican una vez registrados. Un Excel compartido donde cualquiera puede editar celdas no cumple ese requisito. Si usas Excel, firma digitalmente cada registro mensual y guarda los archivos protegidos.
¿Cuánto tiempo tengo que conservar los registros?
Cuatro años, contados desde la fecha del registro. Es el mismo plazo que para los documentos de cotización a la Seguridad Social.
¿Puede la Inspección de Trabajo visitarme sin previo aviso?
Sí. La Inspección puede personarse en cualquier momento y solicitar los registros horarios de los últimos cuatro años. No tienes que avisar a nadie antes de una inspección, y tú tampoco recibirás aviso previo en la mayoría de los casos.
¿Qué cambia con la nueva ley de fichaje digital de 2027?
El anteproyecto de ley, publicado en septiembre de 2025, prevé que el registro sea electrónico, en tiempo real y con transmisión automática a un sistema de la Seguridad Social. Los sistemas en papel o Excel quedarán obsoletos. Si ya usas una herramienta digital homologada, el cambio será transparente.
¿Puedo usar la misma app para gestionar los turnos y el registro?
Sí, y es lo más eficiente. Las mejores herramientas combinan planificación de turnos y fichaje en una sola plataforma: diseñas el horario, el empleado lo recibe en su móvil y ficha directamente desde ahí. El registro horario queda vinculado al turno planificado y cualquier desviación se detecta de forma automática.
