Plantilla control horario fichaje: Excel gratis 2026 (Plain)
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Desde el Real Decreto-ley 8/2019, registrar la jornada de cada trabajador es obligatorio en España. Todas las empresas, sin excepción, independientemente del tamaño o el sector.
Esta plantilla de control horario en Excel te permite hacerlo sin complicaciones: introduces la hora de entrada, la hora de salida y los minutos de pausa, y el fichero calcula automáticamente las horas trabajadas y las horas extra del día. Al final del mes tienes el resumen listo para imprimir y firmar: Descargar plantilla Excel — gratis
Qué incluye la plantilla de control horario
El fichero Excel tiene tres pestañas:
Registro mensual: la hoja principal. 31 filas para los días del mes, con campos de entrada, salida, pausa y observaciones. Calcula automáticamente las horas trabajadas y las horas extra de cada día, y suma los totales al final.
Registro semanal: para el seguimiento semana a semana. Mismos campos que el mensual pero en formato de 7 días, más cómodo para imprimir y revisar cada semana.
Instrucciones: guía rápida para rellenar correctamente la plantilla y entender qué exige la ley.
| Campo | Descripción | Se rellena |
| Fecha | Día del registro | Manualmente |
| Día | Día de la semana | Manualmente |
| Entrada | Hora de inicio de jornada (formato HH:MM) | Manualmente |
| Salida | Hora de fin de jornada (formato HH:MM) | Manualmente |
| Pausa (min) | Minutos de descanso descontados de la jornada | Manualmente |
| Horas jornada | Horas trabajadas netas = (Salida – Entrada) – Pausa | Automático |
| Horas extra | Horas por encima de 8h diarias | Automático |
| Incidencia | Vacaciones, baja IT, festivo, teletrabajo, etc. | Desplegable |
Cómo rellenar la plantilla paso a paso
- Rellena los datos de cabecera: empresa, empleado/a, DNI/NIE y el mes o semana correspondiente.
- Cada día, introduce la hora de entrada y salida en formato HH:MM (por ejemplo: 09:00 y 18:00). La columna ‘Horas jornada’ se calcula sola.
- Si el trabajador ha hecho una pausa para comer u otro descanso, introduce los minutos en la columna ‘Pausa’. Se descuentan automáticamente.
- Si ha habido alguna incidencia —vacaciones, baja, festivo, teletrabajo— selecciónala del desplegable en la columna ‘Incidencia’. También puedes escribir texto libre.
- Al final del mes imprime la hoja ‘Registro mensual’, fírmala el trabajador y el responsable, y consérvala. La ley obliga a conservar los registros durante 4 años.
Sobre las horas extra: la plantilla calcula automáticamente las horas que superan las 8 horas diarias. Si tu convenio colectivo establece una jornada diaria distinta, puedes cambiar el 8 por el valor que corresponda directamente en la fórmula de la columna G.
Qué exige la ley sobre el control horario
El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas a registrar la jornada diaria de cada trabajador. Estos son los requisitos mínimos:
| Obligación | Detalle |
| Qué registrar | Hora de inicio y hora de fin de la jornada de cada trabajador, cada día |
| Cuánto conservar | Mínimo 4 años, a disposición de trabajadores, representantes y la Inspección de Trabajo |
| A quién aplica | Todas las empresas, sin excepción por tamaño ni sector |
| Forma del registro | Puede ser papel, Excel, software o app — no hay formato obligatorio |
| Sanciones por incumplimiento | Entre 626 € y 6.250 € por infracción |
La ley no exige que el registro sea digital ni que tenga un formato concreto. Esta plantilla en Excel cumple la normativa siempre que se imprima, se firme por ambas partes y se conserve correctamente.
Nueva ley de fichaje digital (en trámite): el anteproyecto aprobado en septiembre de 2025 prevé que el registro sea obligatoriamente digital y validado en tiempo real. Cuando entre en vigor, una plantilla Excel dejará de ser suficiente para muchas empresas. Si quieres anticiparte, consulta cómo funcionan los sistemas de control horario digitales disponibles ahora mismo.
Cuándo es suficiente el Excel y cuándo necesitas un software
La plantilla es una solución válida para empresas pequeñas, pero tiene limitaciones claras a partir de cierto tamaño o complejidad.
| Situación | ¿Plantilla Excel? | ¿Software de control horario? |
| 1-5 empleados, horario fijo | ✓ Suficiente | Opcional |
| 6-20 empleados, horario estable | ✓ Funciona | Recomendable |
| +20 empleados o turnos rotativos | ✗ Propenso a errores | Necesario |
| Empleados en remoto o en campo | ✗ No controla ubicación | Necesario |
| Empresa con inspecciones frecuentes | ⚠ Riesgo si hay errores | Recomendable |
| Nueva ley fichaje digital (2027) | ✗ No cumplirá la norma | Necesario |
Si tu empresa tiene más de 20 empleados o gestiona turnos rotativos, una plantilla Excel multiplica el riesgo de errores y consumo de horas administrativas. Plain gestiona el control horario y la planificación de turnos en una sola app: los empleados fichan desde el móvil, los managers ven los registros en tiempo real y el sistema genera automáticamente los informes que exige la Inspección.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla de control horario
¿La plantilla Excel cumple con la ley de control horario?
Sí, siempre que registres correctamente el inicio y el fin de la jornada de cada trabajador cada día, imprimas el registro mensual, lo firmes con el trabajador y el responsable, y lo conserves durante al menos 4 años. El Real Decreto-ley 8/2019 no exige un formato digital concreto.
¿Qué pasa si la nueva ley de fichaje digital entra en vigor?
El anteproyecto en trámite prevé que el registro sea obligatoriamente digital y en tiempo real. Si se aprueba tal como está redactado, una plantilla Excel dejará de ser suficiente para la mayoría de empresas. La fecha de entrada en vigor prevista es 2027, pero puede variar. Es recomendable planificar la transición a un software de control horario antes de esa fecha.
¿Puedo usar la misma plantilla para todos los empleados?
Sí. Cada empleado debe tener su propio registro mensual. Puedes duplicar la hoja ‘Registro mensual’ tantas veces como empleados tengas — haz clic derecho sobre la pestaña y selecciona ‘Mover o copiar’.
¿Cómo calcula la plantilla las horas extra?
La columna ‘Horas extra’ aplica la fórmula =MAX(0, horas_jornada – 8). Si el trabajador ha trabajado más de 8 horas en un día, la diferencia se registra como hora extra. Si tu convenio colectivo establece una jornada ordinaria distinta a 8 horas, puedes cambiar ese valor en la fórmula.
¿Sirve esta plantilla para empleados en teletrabajo?
Sí para el registro de horas. No para el control de ubicación. La ley obliga a registrar la jornada también en días de teletrabajo. Con esta plantilla puedes hacerlo manualmente. Si necesitas geolocalización del fichaje o que el empleado fiche desde el móvil con validación automática, necesitas una app específica.
¿Qué diferencia hay entre esta plantilla y la de Factorial?
La plantilla de Plain incluye cálculo automático de horas extra, campo de incidencias con desplegable (vacaciones, baja, festivo, teletrabajo), resumen mensual automático y hoja de instrucciones. Está disponible directamente en Excel, sin registro previo.
¿Ya tienes más de 10 empleados? Prueba Plain gratis
La plantilla es un buen punto de partida. Pero si tu empresa crece, los problemas del Excel crecen con ella: archivos que se pierden, fórmulas que se rompen, registros sin firmar, empleados que olvidan apuntarse la hora.
Plain hace lo mismo que la plantilla, pero sin ninguno de esos problemas:
| Con la plantilla Excel | Con Plain |
| El empleado rellena la hoja manualmente | El empleado ficha desde la app en un segundo |
| Calculas las horas tú a final de mes | Los totales están disponibles en tiempo real |
| No sabes si alguien ha olvidado registrar | Ves al instante quién ha fichado y quién no |
| Sin control de ubicación | Geolocalización del fichaje incluida |
| Hay que imprimir, firmar y archivar | El registro es digital, firmado y siempre accesible |
| Excel no cumplirá la nueva ley de fichaje digital (2027) | Plain ya está preparado para la nueva normativa |
Además, si tu empresa trabaja con turnos, Plain los planifica automáticamente con IA: introduce las disponibilidades y las necesidades de cobertura, y el cuadrante está listo en menos de 1 segundo. El control horario y la planificación de turnos en una sola herramienta, desde 2,50 €/empleado/mes.
