Qué es un calendario de turnos de trabajo

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Sin calendario de turnos de trabajo, no se puede planificar. Sin calendario de turnos de trabajo, tu empresa será un auténtico caos. Si quieres que todo funcione, que todo fluya y que todo tu equipo sepa cuándo tiene que trabajar, necesitas un calendario de turnos de trabajo.

¿Qué es un calendario de turnos de trabajo?

Si tienes una empresa en la que trabajan varias personas cubriendo la misma actividad, necesitas un calendario de turnos de trabajo. Es la forma más eficaz, ágil y eficiente de organizar quién trabaja en cada momento del día, de la semana y del mes.

Con un calendario de turnos de trabajo vas a conseguir poner orden en tu negocio. Gracias a un calendario de turnos de trabajo cada empleado y miembro del equipo tendrá de forma visible, ordenada y optimizada, asignados sus turnos de trabajo en tu empresa.

Así, todo el mundo sabrá cuando tiene que trabajar, cuando descansa y tú, podrás vivir tranquilo. Con un calendario de turnos bien hecho, nada puede salir mal. Evitarás que un turno esté saturado de empleados y por el contrario, otro “cojee” de personal.

Por qué necesitas un calendario de turnos de trabajo

Porque quieres un negocio saludable. Porque quieres vivir tranquilo y sobre todo, deseas que tu negocio funcione a las mil maravillas. Por eso, necesitas un calendario de turnos de trabajo bien elaborado, que contemple todas las necesidades y además, que siempre esté actualizado con todos los cambios que surjan al minuto.

Si tienes una empresa o negocio en el que se conjugan varios empleados a la vez y tienes que cubrir diferentes franjas horarias, es indispensable que tengas un calendario de turnos de trabajo. Y a estas alturas, ya no vale con uno “cutre” y a mano en el que abunden los tachones.

A día de hoy, en el siglo XXI, en la era digital, tu calendario de turnos de trabajo tiene que estar a la altura. Un calendario de turnos no es tarea sencilla y se irá complicando a medida que tu plantilla aumente. Cuanto más personal tengas, más difícil puede tornarse todo… O no. Todo dependerá de las herramientas en las que inviertas para esta tarea.

Tu negocio es un restaurante, un almacén o empresa de fabricación en la que se trabaja durante varios turnos diarios y semanales, un hospital, una residencia… Hay infinidad de empresas que necesitan contar con un calendario de turnos de trabajo.

Las necesidades de un calendario de turnos de trabajo

Hacerlo, componerlo y actualizarlo, suele ser una tarea del departamento de recursos humanos o en su defecto, del gerente o responsable de cada área. Sea quien sea el responsable, siempre hay que tener presente que el calendario debe estar optimizado y adecuado a dos grandes referencias:

Las necesidades de la empresa.
Las necesidades de los trabajadores.

Hacer un calendario de turnos de trabajo sólo pensando en lo que la empresa necesita y obviando a los trabajadores, no va a funcionar. Reinará el desánimo y la desidia hasta llegar al enfado con la dirección. Desarrollar un calendario sólo atendiendo a lo que los trabajadores quieren al cien por cien, tampoco va a funcionar porque es muy difícil “contentar” a todos en todo momento.

En un calendario de trabajo debe reinar el equilibrio. Piensa en todos y en todo. Gracias a herramientas y softwares como Plain, esto es más sencillo porque podrás incluir en el programa los parámetros más importantes a tener en cuenta y él solo te dará la mejor opción de turnos de trabajo con tu personal disponible.

Cómo hacer un calendario de turnos de trabajo

Para hacer un buen calendario de trabajo pon sobre la mesa lo que tienes: tus necesidades de empresa y las de tus trabajadores. Deberás tener en cuenta:

Necesidades de la empresa: lista, enumera, cuantifica todo lo que sea relevante a la hora de cubrir con personal tu negocio. Quién tiene que hacer qué tarea, en qué momento del día – semana, los picos de trabajo, las horas bajas (muy importante para vacaciones y días libres)…
Necesidades de tu equipo: antes de ponerte a construir los turnos de trabajo, habla con tu equipo o mejor, escúchales. Pregunta qué necesitan. En este caso está muy bien crear un formulario en el que a través de las preguntas que tú decidas, respondan cuáles son sus necesidades y preferencias a la hora de realizar turnos. Deja bien claro que esto ayudará a crear los turnos y que la empresa lo tendrá en cuenta pero que no es de obligado cumplimiento (así evitarás problemas posteriores).

Con toda esta información fundamental y básica, puedes empezar a armar el rompecabezas de los turnos de trabajo de tu empresa. Estipula lo que necesites: calendario por día – semana – mes. Incluye las vacaciones o cuándo vais a necesitar extras (por ejemplo, hay negocios más temporeros que tienen que concentrar su producción en 3 meses y no se para en todo el día y la noche).

Y por supuesto, no olvidar que un calendario de turnos de trabajo es un documento VIVO. Siempre activo, siempre abierto a los cambios que puedan surgir (enfermedades, bajas, cambios) para contemplarlos en tiempo real.

Calendario de turnos de trabajo… Visible para todos

Es importante a tener en cuenta si estás adentrándote en esto de los calendarios de turnos de trabajo saber que todos deben tener visible el calendario. Visible y accesible. Todos deben poder saber en cualquier momento cuando trabajan, cuando libran y poder solicitar de forma ordenada y por el canal adecuado, cualquier tipo de cambio. Si tienes que hacer de forma continuada, calendarios de turnos de trabajo, facilítate la vida con una herramienta que lo haga por ti. Un software que te permita tener tu calendario siempre actualizado y disponible para tu equipo. Prueba Plain ahora gratis y verás la diferencia de eso de usar un Excel o un cuadrante en papel.