Gestione delle spese aziendali — senza burocrazia, senza perdite di tempo

La gestione delle spese è il processo di registrazione, approvazione e rimborso delle spese sostenute dai dipendenti per conto dell'azienda. Un software come Plain centralizza l'intero flusso: il dipendente carica la ricevuta dallo smartphone, il manager la approva e le informazioni raggiungono buste paga e contabilità senza esportazioni manuali.

Il dipendente fotografa la ricevuta o fattura con la fotocamera dello smartphone e Plain estrae automaticamente i dati rilevanti: importo, data, fornitore e categoria. Senza digitare nulla manualmente. La spesa è registrata in secondi e pronta per la revisione.

Sì. Plain consente di configurare importi massimi per categoria —diaria, trasporto, alloggio o rappresentanza— e assegnarli a dipendenti o team specifici. Il sistema avvisa automaticamente quando una spesa si avvicina o supera il limite impostato.

Il raggruppamento permette di raccogliere più spese sotto uno stesso concetto, come Viaggio Milano o Fiera Bologna. Tutte le ricevute correlate —trasporto, hotel, diaria— sono collegate, semplificando la revisione dei manager e l'imputazione contabile senza cercare spesa per spesa.

Plain mantiene una rubrica fornitori con Partita IVA, ragione sociale e dati di contatto. Al momento di registrare una spesa, il fornitore è già identificato con i dati fiscali completi, consentendo di esportare le informazioni direttamente all'ERP senza rielaborazione manuale né errori di validazione.

Plain è pensato per aziende con 10-500 dipendenti che vogliono abbandonare fogli di calcolo ed email per gestire ricevute, diarie e rimborsi. Funziona particolarmente bene nei settori con dipendenti in mobilità: retail, ristorazione, logistica e servizi.