Gestión de gastos de empresa — sin papeleo, sin pérdidas de tiempo

La gestión de gastos es el proceso de registrar, aprobar y reembolsar los gastos que los empleados realizan en nombre de la empresa. Un software como Plain centraliza todo el flujo: el empleado sube el ticket desde el móvil, el manager lo aprueba y la información llega a nómina y contabilidad sin exportaciones manuales.

El empleado fotografía el ticket o factura con la cámara del móvil y Plain extrae automáticamente los datos relevantes: importe, fecha, proveedor y categoría. Sin teclear nada manualmente. El gasto queda registrado en segundos y listo para revisión.

Sí. Plain permite configurar importes máximos por categoría —dietas, transporte, alojamiento o representación— y asignarlos a empleados o equipos concretos. El sistema avisa automáticamente cuando un gasto se acerca o supera el límite establecido.

La agrupación permite reunir varios gastos bajo un mismo concepto, como Viaje Madrid o Feria Barcelona. Todos los tickets relacionados —transporte, hotel, dietas— quedan vinculados, facilitando la revisión de los managers y la imputación contable sin buscar gasto a gasto.

Plain mantiene un directorio de proveedores con NIF, razón social y datos de contacto. Al registrar un gasto, el proveedor ya está identificado con sus datos fiscales completos, lo que permite exportar la información directamente al ERP sin reprocesamiento manual ni errores de validación.

Plain está pensado para empresas de entre 10 y 500 empleados que quieren dejar atrás las hojas de cálculo y los emails para gestionar tickets, dietas y reembolsos. Funciona especialmente bien en sectores con empleados móviles: retail, hostelería, logística y servicios.