El empleado fotografía el ticket y Plain lee importe, fecha y proveedor. Apruebas desde el móvil y el gasto sale hacia tu ERP. Dietas y kilometraje incluidos.
Desde el escaneo del ticket hasta el reembolso, sin papel ni emails.
Flujo configurable de aprobación: el empleado sube el ticket, el manager aprueba o rechaza desde la app con un clic. Sin hojas de cálculo ni emails.
Escanea con la cámara del móvil y Plain extrae automáticamente importe, fecha, proveedor y categoría. El gasto queda registrado en segundos.
Define importes máximos por categoría —dietas, transporte, alojamiento— para cada empleado o equipo. El sistema avisa antes de superarlos.
Agrupa varios gastos bajo un mismo concepto, como 'Viaje Madrid', y gestiona transporte, hotel y dietas en un solo expediente.
Registra gastos por tarjeta de empresa, efectivo o cuenta personal. Control centralizado de todos los métodos de pago de tu organización.
Directorio de proveedores con NIF, razón social y datos de contacto para integrar la información directamente con tu ERP sin reprocesamiento.
Aprobar un ticket es la parte fácil. El tiempo se va en lo de después: saber qué parte de una dieta tributa, cuadrar un viaje con cinco justificantes sueltos y volver a teclear los datos del proveedor al contabilizarlo.
Hacienda fija un importe por debajo del cual la dieta no tributa. Lo que se pague por encima de ese límite es retribución sujeta a retención y tiene que llegar a la nómina del mes. El problema habitual no es el cálculo: es enterarse tarde, cuando el gasto ya está aprobado y pagado.
En Plain esos importes se configuran como límite de la categoría —dietas, kilometraje, alojamiento—, así que el aviso salta en el momento de aprobar y no al cerrar el mes.
| Concepto | España | Extranjero |
|---|---|---|
| Dieta con pernocta | 53,34 € / día | 91,35 € / día |
| Dieta sin pernocta | 26,67 € / día | 48,08 € / día |
| Kilometraje en vehículo propio | 0,26 € / km | 0,26 € / km |
| Peajes y aparcamiento | Exentos en su totalidad, siempre que se aporte el justificante | |
Importes del artículo 9 del Reglamento del IRPF, con la cuantía de locomoción actualizada por la Orden HFP/792/2023. Revisados en septiembre de 2026. No sustituye al asesoramiento fiscal ni al convenio colectivo aplicable.
| Momento | Hoja de cálculo | Plain |
|---|---|---|
| El empleado paga la comida | Guarda el ticket y lo pasa a la plantilla a fin de mes, si no lo ha perdido antes. | Lo fotografía en el momento y el OCR rellena importe, fecha y proveedor. |
| El gasto supera el límite de su categoría | Se descubre al revisar, si alguien revisa. | El aviso salta antes de aprobarlo. |
| Un viaje con tren, hotel y dietas | Cuatro filas sueltas que hay que cuadrar a mano. | Un solo expediente agrupado, del tipo «Viaje Madrid». |
| Contabilizar el gasto | Se vuelven a teclear el NIF y la razón social del proveedor. | Ya están en el directorio de proveedores, listos para exportar. |
| El reembolso | Un correo al responsable y otro a nómina. | Se aprueba en la app y la información sale hacia el ERP. |
Un reembolso acaba siendo un concepto más de la nómina del mes, y la factura del proveedor, un apunte contable. Plain se integra de forma nativa con los principales sistemas del mercado español, de modo que el gasto aprobado viaja con su importe, su categoría y los datos fiscales del proveedor, sin exportaciones manuales ni doble tecleo.
Si además llevas los turnos o los fichajes con Plain, las horas y los gastos salen por el mismo sitio. Puedes verlo en todas las funcionalidades de la plataforma o en los planes y precios.
Configurando ese importe como límite de la categoría. Cuando el empleado registra la dieta, Plain compara el importe contra el límite y avisa antes de que el responsable apruebe. La decisión sigue siendo suya —a veces se paga por encima a propósito—, pero se toma sabiendo que ese exceso tendrá que ir a nómina como retribución sujeta a retención, en lugar de descubrirlo semanas después.
Solo si el justificante reúne los requisitos de una factura. Un ticket corriente es una factura simplificada y no basta para deducir el IVA salvo que incluya el NIF y el domicilio del destinatario, que es lo que hay que pedir en el establecimiento. Por eso Plain mantiene el directorio de proveedores con NIF y razón social: el dato que falta para que ese justificante sirva es justo el que el sistema ya tiene guardado.
Reglas de facturación del Real Decreto 1619/2012. Consulta con tu asesoría el tratamiento concreto de cada gasto.
Se registra igual, pero marcado con su método de pago: tarjeta de empresa, efectivo o cuenta personal. Esa distinción es la que separa lo que hay que reembolsar de lo que ya está pagado, y evita el error clásico de devolverle a alguien un gasto que nunca adelantó. El justificante sigue haciendo falta para contabilizarlo, lo pague quien lo pague.
Reserva una demo y te mostramos cómo Plain automatiza la gestión de gastos de tu empresa de principio a fin.
Reservar una demo