Gestão de despesas empresariais — sem papelada, sem perda de tempo

A gestão de despesas é o processo de registar, aprovar e reembolsar as despesas que os colaboradores realizam em nome da empresa. Um software como o Plain centraliza todo o fluxo: o colaborador carrega o recibo pelo telemóvel, o gestor aprova-o e a informação chega a remunerações e contabilidade sem exportações manuais.

O colaborador fotografa o recibo ou fatura com a câmara do telemóvel e o Plain extrai automaticamente os dados relevantes: valor, data, fornecedor e categoria. Sem introdução manual de dados. A despesa fica registada em segundos e pronta para revisão.

Sim. O Plain permite configurar valores máximos por categoria —subsídios, transporte, alojamento ou representação— e atribuí-los a colaboradores ou equipas específicas. O sistema avisa automaticamente quando uma despesa se aproxima ou ultrapassa o limite estabelecido.

A agrupação permite reunir várias despesas sob um mesmo conceito, como Viagem Lisboa ou Feira Porto. Todos os recibos relacionados —transporte, hotel, subsídios— ficam vinculados, facilitando a revisão dos gestores e a imputação contabilística sem procurar despesa a despesa.

O Plain mantém um diretório de fornecedores com NIF, denominação social e dados de contacto. Ao registar uma despesa, o fornecedor já está identificado com os seus dados fiscais completos, o que permite exportar a informação diretamente para o ERP sem reprocessamento manual nem erros de validação.

O Plain foi concebido para empresas entre 10 e 500 colaboradores que querem deixar para trás as folhas de cálculo e os emails para gerir recibos, subsídios e reembolsos. Funciona especialmente bem em setores com colaboradores móveis: retalho, hotelaria, logística e serviços.