Control horario y registro de jornada: qué exige la ley, cómo se rellena y qué va a cambiar

El control horario es obligatorio en España para todas las empresas y todas las personas trabajadoras desde el 12 de mayo de 2019. Se llama registro de jornada en la ley, y registro horario o control horario en todas partes: es lo mismo. Hay que anotar cada día la hora concreta de entrada y de salida, guardar esos registros cuatro años y tenerlos a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

No hay excepción por tamaño, sector ni tipo de contrato, y no importa que se trabaje en oficina, en fábrica o desde casa.

Y hay una segunda parte que casi nadie tiene en cuenta: el Ministerio de Trabajo tiene en tramitación un real decreto que obligará a que el registro sea digital y que ampliará bastante lo que hay que anotar. Todavía no está aprobado, pero conviene saber qué trae.

Qué es el registro de jornada y a quién obliga

Es el documento donde queda constancia de las horas que trabaja cada persona, día a día. Lo impuso el Real Decreto-ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.

Obliga a todas las empresas, sin excepción por tamaño ni por sector, y cubre a toda la plantilla: jornada completa y parcial, presencial y teletrabajo, oficina y fábrica. No importa si son dos personas o dos mil.

El objetivo declarado de la norma es que las horas que se trabajan de más se vean. Sin registro, demostrar una hora extra es palabra contra palabra; con registro, es un documento.

Qué tiene que recoger el registro

La ley pide poco y es muy concreta en ese poco:

Obligatorio hoy	Detalle
Hora de inicio de la jornada	La real, no la teórica del contrato
Hora de finalización	Igual: la efectiva de cada día
Cada día trabajado	Diario, no semanal ni mensual
Por cada persona	Individual, incluidos los contratos a tiempo parcial
Totales del periodo	En los contratos a tiempo parcial, además, resumen mensual entregado con la nómina

 

Lo que no exige la ley: registrar las pausas, ni el detalle de en qué se ha trabajado, ni geolocalizar a nadie. Eso puede pedirlo el convenio o decidirlo la empresa, pero no viene del Estatuto.

Cómo se rellena, día a día

Un registro válido es tan simple como una tabla con una fila por día y estas columnas:

Columna	Qué se anota
Fecha	Día natural
Entrada	Hora real de inicio
Salida	Hora real de fin
Pausas	Opcional, salvo que lo pida el convenio
Total del día	La suma, que es lo que se compara con la jornada pactada
Incidencias	Baja, vacaciones, permiso, ausencia

 

Tres reglas prácticas que evitan casi todos los problemas:

Se rellena el mismo día, no a fin de mes. Un registro reconstruido a posteriori no acredita nada y la Inspección lo detecta enseguida: horarios idénticos clavados durante semanas.

Lo rellena la persona trabajadora, o el sistema por ella. No vale que el responsable anote lo que cree que ha hecho su equipo.

Se firma o se valida. No lo exige la ley expresamente, pero una firma mensual convierte el documento en prueba y evita discusiones.

Si te va bien empezar por un formato hecho, tienes la plantilla de control horario en Excel y en PDF para imprimir y firmar.

Cuánto se conserva y quién puede pedirlo

Cuatro años. Lo dice el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y el plazo cuenta desde cada registro, no desde que la persona deja la empresa.

Durante esos cuatro años, el registro tiene que estar a disposición de tres partes: la persona trabajadora, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. «A disposición» significa poder consultarlo en el centro de trabajo cuando lo pidan, no tener que solicitarlo por escrito y esperar.

Guardarlo solo en el ordenador del responsable de personal, o en un cajón cerrado al que nadie más accede, no cumple.

Las pausas: qué se registra y qué no

Es la duda más repetida, y la respuesta corta es que la ley no obliga a registrar las pausas: obliga a registrar el inicio y el fin de la jornada.

Ahora bien, si tu convenio dice otra cosa, manda el convenio. Y hay una consecuencia práctica: si no se registran las pausas, todo el tiempo entre la entrada y la salida se presume tiempo de trabajo. Si la empresa quiere descontar la pausa de la comida, tiene que poder demostrarla, y para eso hay que registrarla.

Dicho de otro modo: registrar pausas no es una obligación, es una protección para la empresa.

Para los casos raros —trabajo a turnos partidos, desplazamientos, guardias— el propio Ministerio de Trabajo publicó una guía oficial sobre el registro de jornada con su criterio, que es la referencia que usa la Inspección.

Lo que va a cambiar: el registro pasará a ser digital

El Ministerio de Trabajo tiene en tramitación un real decreto que desarrolla el registro de jornada. No está aprobado —está en fase de audiencia pública—, así que hoy no obliga a nada. Pero su contenido ya se conoce y marca hacia dónde va esto:

Hoy	Con el real decreto en tramitación
Vale cualquier soporte, papel incluido	Registro por medios digitales
Se anota inicio y fin	Además: tiempos de espera y a disposición, interrupciones de la desconexión, horas por conciliación o flexibilidad, y totalización diaria y mensual
Sin requisitos técnicos	Objetivo, fiable y accesible, con esos tres términos definidos en la propia norma
Los cambios no dejan rastro	Un asiento no se modifica sin autorización de las dos partes, y toda modificación queda registrada con su autoría
Acceso cuando se pide	Derecho de acceso, consulta y copia para la persona, sus representantes y la Inspección
Sin documentación asociada	La empresa deberá tener un protocolo del registro, con evaluación periódica participada por la representación legal

 

Dos detalles que afectan a quién es responsable: en subcontratas y ETT, la obligación de registro recaerá en la empresa usuaria. Y quien use un sistema propio, distinto del que fijen los requisitos técnicos, necesitará un informe de un técnico competente que lo justifique.

El texto prevé que entre en vigor a los veinte días de publicarse en el BOE. Es decir, cuando se apruebe habrá menos de un mes para estar listo.

Qué sistemas valen y cuáles dejarán de valer

Sistema	¿Vale hoy?	¿Y con el real decreto?
Hoja de papel firmada	Sí	No, el registro tendrá que ser digital
Excel compartido	Sí	Dudoso: cuesta garantizar que un asiento no se modifique sin rastro
App o software de fichaje	Sí	Sí, si cumple autenticidad, trazabilidad y acceso
Huella o reconocimiento facial	Con muchas cautelas de protección de datos	Igual: el dato biométrico sigue siendo especialmente protegido

 

Si estás eligiendo herramienta, la comparativa está en el post sobre sistemas de control horario. Y si lo que necesitas es que el registro se lleve solo en equipos con turnos rotativos, es lo que hace el software de control horario de Plain.

Qué pasa si no llevas el registro

No llevarlo, llevarlo mal o falsearlo es una infracción grave, con multa de 751 a 7.500 euros, y la Inspección lo valora por cada centro de trabajo. El detalle de los tramos está en el post sobre sanciones por incumplir el control horario.

Pero la sanción no suele ser lo más caro. Sin registro, cuando alguien reclama horas extraordinarias impagadas, la empresa se queda sin la prueba que la defendería, y los tribunales tienden a dar por buenas las horas que acredita quien reclama.

Casos especiales

Teletrabajo. La obligación es idéntica. El registro debe reflejar el horario real de quien trabaja desde casa, y la ley de trabajo a distancia lo remite expresamente al artículo 34.9.

Autónomos. Un autónomo sin empleados no registra su propia jornada. Si tiene contratada a una persona, sí: la obligación es de la empresa, tenga el tamaño que tenga. Está desarrollado en el post sobre el registro horario para autónomos.

Directivos y personal de alta dirección. El personal de alta dirección tiene una relación laboral especial y queda fuera del régimen común de jornada. Los mandos intermedios con contrato ordinario, no: fichan como el resto.

Jornadas especiales. Transporte, mar, guardias y otras actividades con normativa propia mantienen sus reglas específicas, que conviven con la obligación general.

Preguntas frecuentes sobre el registro horario

¿Es obligatorio el registro horario en todas las empresas? Sí, desde el 12 de mayo de 2019, sin excepción por tamaño ni sector, y para toda la plantilla, incluido el teletrabajo y los contratos a tiempo parcial.

¿Hay que registrar las pausas? La ley solo obliga a anotar el inicio y el fin de la jornada. Si el convenio lo exige, sí. Y a la empresa le interesa registrarlas: sin ese dato, todo el tiempo entre entrada y salida se presume trabajado.

¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro? Cuatro años, a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

¿Vale un registro en papel? Hoy sí, siempre que sea diario, individual y fiable. El real decreto en tramitación obligaría a que fuera digital, así que el papel tiene los días contados.

¿Cuándo entra en vigor el registro horario digital? Todavía no hay fecha: el real decreto está en tramitación. El texto prevé que entre en vigor a los veinte días de su publicación en el BOE, de modo que el margen de adaptación será corto.

¿Quién rellena el registro, la empresa o el trabajador? Lo rellena la persona trabajadora o el sistema por ella, de forma personal y directa. La empresa es la responsable de que exista, de conservarlo y de que sea fiable.

¿Puede la empresa modificar un registro ya hecho? Hoy la ley no lo regula expresamente. Con el real decreto, un asiento no podrá modificarse sin autorización de las dos partes, y cada cambio quedará registrado con su autor