Gestion des notes de frais — sans paperasse, sans perte de temps

La gestion des notes de frais est le processus d'enregistrement, de validation et de remboursement des dépenses engagées par les salariés au nom de l'entreprise. Un logiciel comme Plain centralise tout le flux : le salarié télécharge le reçu depuis son téléphone, le manager le valide et les données parviennent à la paie et à la comptabilité sans exports manuels.

Le salarié photographie le reçu ou la facture avec la caméra de son téléphone et Plain extrait automatiquement les données pertinentes : montant, date, fournisseur et catégorie. Sans saisie manuelle. La dépense est enregistrée en quelques secondes et prête pour révision.

Oui. Plain permet de configurer des montants maximaux par catégorie —indemnités, transport, hébergement ou représentation— et de les affecter à des salariés ou équipes précis. Le système alerte automatiquement quand une dépense approche ou dépasse le plafond fixé.

Le regroupement permet de rassembler plusieurs dépenses sous un même intitulé, comme Déplacement Paris ou Salon Lyon. Tous les reçus associés —transport, hôtel, indemnités— sont liés, facilitant la révision des managers et l'imputation comptable sans chercher dépense par dépense.

Plain maintient un annuaire de fournisseurs avec numéro de TVA, raison sociale et coordonnées. Lors de l'enregistrement d'une dépense, le fournisseur est déjà identifié avec ses données fiscales complètes, ce qui permet d'exporter les informations directement vers l'ERP sans retraitement manuel ni erreurs de validation.

Plain est conçu pour des entreprises de 10 à 500 salariés qui veulent abandonner les tableurs et les emails pour gérer reçus, indemnités et remboursements. Il fonctionne particulièrement bien dans les secteurs avec des salariés mobiles : retail, hôtellerie, logistique et services.