Facility services et services auxiliaires

Chaque employé dans le bon bâtiment. Aucun poste non couvert.

Logiciel de planification des horaires pour les facility services qui affecte automatiquement le personnel qualifié à chaque client, enregistre les présences par géolocalisation et génère les données exactes pour la facturation.

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Planification par client/bâtiment Géolocalisation Certifications SST Contrôle horaire précis App mobile
Planification par site

La bonne personne, dans le bon bâtiment, à l'heure exacte

En facility services, chaque client a ses propres exigences : certifications, protocoles, horaires fixes. Plain affecte automatiquement les employés qui remplissent les conditions du contrat et qui sont disponibles sur ce créneau horaire.

  • Affectation par site client
  • Validation des certifications requises par contrat
  • Gestion des tournées et sites multiples
  • Alerte si un service reste sans couverture
Planification des horaires pour facility services — Plain
Compétences et certifications

Seuls ceux qui remplissent les exigences du client accèdent au poste

Chaque contrat de service peut exiger des certifications SST, un permis de conduire, une formation spécifique ou une habilitation sécurité. Plain valide automatiquement que l'employé affecté les a bien à jour avant de confirmer le poste.

  • Certifications et habilitations par employé
  • Validation automatique par contrat
  • Alerte de certification proche de l'expiration
  • Historique des formations
Perfil · Jordi Mas Activo
Certifications valides
Certification SST ✓ Valide
Permis de conduire ✓ Valide
Form. nettoyage hospitalier ✓ Valide
Accès zone sécurisée ✗ En attente
SST de base ⚠ Expire dans 30 jours
Contrôle horaire et facturation

Heures réelles par client. Facturez sans discussion.

L'employé pointe à son arrivée dans le bâtiment du client par géolocalisation. Plain enregistre exactement les heures travaillées pour chaque contrat et génère le rapport de présence prêt pour la facturation mensuelle.

  • Géolocalisation avec périmètre configurable par bâtiment
  • Enregistrement des heures par client et contrat
  • Export de présence pour facturation
  • Historique immuable pour audits
Pointage géolocalisé Actif
Pointage aujourd'hui · 08:01
Torre Glòries · Contrat A
✓ Dans la zone autorisée
Récapitulatif heures par contrat
Contrat A — Torre Glòries 168h
Contrat B — Edificio Diagonal 52h
Contrat C — Hospital Nord 204h
Exporter le rapport pour facturation
App pour les employés

L'agent sait où il va et quand. Sans appels.

Chaque employé voit dans l'app son lieu de travail du jour, le client assigné, le protocole d'accès et ses collègues de poste. Il pointe à l'arrivée, signale les incidents et demande des changements sans avoir à appeler le siège.

  • Adresse et protocole d'accès par poste
  • Pointage à l'arrivée en un tap
  • Collègues affectés visibles
  • Notification des incidents au responsable
App Plain · Jordi Mas En service
Votre poste aujourd'hui
08:00 — 16:00
Torre Glòries · Nettoyage parties communes
Pointé ✓
Arrivée 07:58
Protocole d'accès
Niveau B — Parking visiteurs. Code : 7821
Collègues de poste
Anna P. Marc V.
Congés et coordination multi-entreprises

Gestion d'équipe et documentation de coordination centralisées

Congés de l'équipe et documentation de coordination des activités dans un système unique, sans dossiers physiques ni e-mails éparpillés.

Congés et absences
Avec remplacement automatique proposé
  • Demande depuis l'app, 2 niveaux d'approbation
  • Absences en heures (médecin, démarches)
  • Remplacement automatique proposé avec certifications valides
  • Couverture vérifiée par client avant approbation
Documents et coordination
Par employé et par client
  • Documentation de coordination organisée par client
  • Certificats par employé et par contrat
  • Alertes d'expiration de documents
  • Accès clients à leur documentation spécifique
Gestion · FacilServ S.L. 3 alertes
Demande de congés
JM
Jordi Mas — Congés
1 août – 7 août · 5 jours · Torre Glòries
Remplaçant proposé : Anna P. (SST ✓, Accès ✓)
Couverture client vérifiée ✓ OK
Alertes coordination
SST de base — Jordi Mas
Expire dans 30 jours · Torre Glòries
Évaluation risques — Hospital Nord
Expire le 15 août 2026
18
jours disp.
3
contrats
2
alertes coord.
Gestion documentaire

Certifications, contrats et fiches de paie. Tout centralisé.

Toute la documentation de vos employés et la coordination des activités, accessibles depuis n'importe quel appareil sans bureaucratie.

Contrats, certifications SST et permis de conduire par employé

Organisez le contrat, les certifications SST, le permis de conduire et la documentation de coordination de chaque employé. Les RH gèrent depuis le tableau de bord et l'employé accède depuis l'app.

  • Certifications SST et habilitations liées à l'employé
  • L'employé télécharge sa pièce d'identité, son permis et ses certifications
  • Accès depuis web et app mobile
Documents · Jordi Mas
Contrat CDI.pdfVoir
Certification SST.pdfVoir
Permis de conduire B.jpgVoir
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Fonctionnalités

Tout ce que Plain inclut pour les facility services

IA & Planification
Planning par client · Affectation par site · +200 contraintes · Couverture garantie
Certifications
Validation par contrat · Alertes expiration · Historique formations · Accès par zone
Contrôle horaire
Géolocalisation par bâtiment · Pointage app · Heures par client · Rapports inspection
Facturation
Heures par contrat · Export rapport présence · Variables paie · Export fiches de paie
Congés et absences
Demande app · 2 niveaux approbation · Absences en heures · Remplacement proposé
Gestion documentaire
Coordination par client · Dossier employé · SST et certifications · Signature Signaturit

Questions fréquentes

Plain peut-il affecter des employés à plusieurs clients dans la même journée ?

Oui. Plain gère les tournées et les postes multi-sites dans la même journée. Vous pouvez configurer qu'un employé travaille dans deux bâtiments différents au cours de la même journée, et le système enregistrera les heures pour chaque contrat de façon indépendante, avec géolocalisation à chaque point de service.

Comment les certifications SST sont-elles validées avant d'affecter un poste ?

Chaque contrat de service peut avoir ses propres certifications requises. Plain valide automatiquement que l'employé affecté possède toutes les certifications à jour avant de confirmer le poste. Si l'une d'elles est expirée ou manquante, le système bloque l'affectation et avertit le responsable pour trouver un remplaçant qui remplit bien les conditions.

Puis-je exporter les heures travaillées par client pour facturer ?

Oui. Plain génère automatiquement un rapport de présence détaillé par client, avec les heures exactes enregistrées par géolocalisation. Le rapport peut être exporté en PDF ou Excel et est prêt à joindre à la facturation mensuelle ou aux audits du client.

La géolocalisation fonctionne-t-elle à l'intérieur des bâtiments ?

La géolocalisation de Plain utilise le GPS du téléphone mobile et fonctionne en extérieur et en intérieur avec un bon signal. Pour les bâtiments avec un signal GPS faible, Plain propose également le pointage par QR code ou PIN depuis la tablette d'accueil du client, garantissant un enregistrement précis sans dépendre du signal GPS.

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