Qué son los turnos de trabajo

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Los turnos de trabajo son un tipo de programa de trabajo en el que grupos de trabajadores -que, por lo general, realizan el mismo tipo de trabajo- rotan a través de periodos establecidos a lo largo del día. El trabajo por turnos es común en entornos de producción donde se realizan tareas repetitivas y la actividad se desarrolla durante todo el día o en intervalos de tiempo superiores a las 8 horas habituales.

Ejemplos de sectores donde se divide la producción en turnos de trabajo son la industria, los comercios y franquicias, las clínicas y servicios médicos, hostelería y restauración, o servicios de asistencia a emergencias.

Para que este tipo de organización de la carga de trabajo en empresas sea efectivo, tanto para atender la demanda de clientes como para adecuar los turnos para los trabajadores sin afectar la productividad y su calidad de vida, se requiere una planificación apropiada que integre las necesidades del negocio y de las personas del equipo.

Cómo organizar horarios y turnos de trabajo que funcionen

Las dificultades para programar turnos de trabajo pueden causar problemas importantes para los clientes, la actividad del negocio y los miembros del personal por igual. Vamos a ver algunos consejos para facilitar la organización de turnos de trabajo.

Conoce tu negocio y los picos de trabajo

Factores como la demanda de los clientes o la distribución de la planta de producción juegan un papel clave en la forma de organizar los turnos de trabajo.

Es importante observar las tendencias respecto a las necesidades de personal que tiene tu negocio. Por ejemplo, es posible que por las tardes haya más personas que solicitan una cita en tu clínica porque es cuando no están trabajando y tienen disponibilidad, o que los fines de semana la ocupación en tu establecimiento se multiplique frente a los lunes.

Tener en cuenta cuándo se necesita más personal es esencial para evitar situaciones en las que tus clientes se sientan desatendidos o que están recibiendo un servicio mediocre debido a la escasez de recursos. Y también lo es para minorar el estrés de los trabajadores porque sienten que se les está pidiendo demasiado al esperar que cada uno haga el trabajo de varias personas porque no se anticipó el pico de trabajo.

Para poder llevar a cabo una planificación efectiva de los turnos de trabajo, necesitas conocer las tareas a realizar que requieren rotación de personal, los perfiles profesionales que se requieren en cada turno y el número de personas para cada puesto, cuándo se necesita incluir excepciones o refuerzos, la localización donde se desarrolla la tarea (si se dispone de distintas ubicaciones o el servicio se presta en las instalaciones del cliente), el comportamiento de la demanda por parte de clientes, y si hay cuestiones a considerar por parte de proveedores (por ejemplo, si un proveedor solo entrega mercancía tres días por semana por las mañanas).

A su vez, existen ciertos aspectos legales a respectar a la hora de organizar turnos de trabajo. Por lo que es recomendable que revises el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, el Arts. 1 y 2 del Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo y la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales. La legislación vigente estipula que las empresas tienen la obligación de promover la organización de tiempos de trabajo y descansos que permitan compatibilizar la vida laboral y personal a los trabajadores. Y te será de ayuda para conocer los límites a la hora de asignar determinados turnos de trabajo, por ejemplo, los turnos de noche.

Conoce a tu equipo

Es importante comunicarse con el equipo tan regularmente como sea posible. Esto te permitirá organizar turnos de trabajo que tengan en cuenta sus necesidades y las franjas horarias en las que pueden trabajar mejor.

Teniendo en cuenta que el trabajo por turnos puede conllevar alteraciones del sueño o en la alimentación -especialmente cuando hay turnos de noche-, se recomienda distribuir de la forma más equitativa posible las rotaciones en los turnos de trabajo y hacerlo de forma gradual para afectar lo mínimo posible el sueño natural de los empleados.

Sin embargo, si conoces a tu equipo es posible que sepas que hay personas del equipo que prefieren levantarse muy temprano y que pueden trabajar durante las primeras horas de la mañana en las que la mayoría de las personas prefieren dormir/llevar su hijos al colegio.

Equilibrar los turnos de trabajo, los descansos y tener en cuenta las necesidades de los trabajadores es bueno para su salud y estabilidad emocional, pero también lo es para mantenerlos motivados, mejorar su productividad y reducir la tasa de incidencias, accidentes y bajas laborales.

Planifica los turnos de trabajo por adelantado

Para que los trabajadores puedan tener estabilidad en sus vidas necesitan poder organizar su tiempo libre. Y esto es imposible si conocen los horarios de trabajo con un día de antelación o si en su día libre reciben llamadas de urgencia para que acudan al trabajo.

Los empleados tienen una vida personal y tienen familia, amigos, responsabilidades y tareas diarias que realizar. Por esto, es importante planificar los turnos de trabajo con suficiente antelación.

Es cierto que hay situaciones que no se pueden prevenir como enfermedades graves o el fallecimiento de un familiar, pero si trabajas con una plataforma de gestión de turnos de trabajo es posible organizar los horarios con mayor simplicidad y rapidez y con el menor impacto en la actividad de tu equipo y de tu negocio.

Respeta las solicitudes de tiempo libre y otras circunstancias

Hay muchos factores que determinan las horas en las que las personas prefieren estar en el trabajo, como poder compaginar el trabajo con su vida familiar. En otras ocasiones, hay personas que prefieren trabajar solo los fines de semana porque estudian entre semana. O a quienes les gusta programar con meses de antelación sus vacaciones y esperan poder tener ese tiempo libre.

Haz todo lo posible para tener en cuenta las preferencias y los periodos en que las personas han indicado que no pueden trabajar. No siempre es posible acomodar todo al crear un programa de turnos, pero al menos hay que estar al tanto de los posibles conflictos y hacer todo lo posible para mantener contentos a los miembros del equipo

Con Plain puedes planificar los turnos de tu equipo de forma inteligente y añadir todas las reglas que necesites: vacaciones, lactancias, reducciones de jornada, horas extra, bajas, horas máximas entre descanso y descanso… y más. Y también es posible añadir excepciones a las reglas comunes para que la configuración de tu planilla de trabajo sea perfecta.

Aprovecha la tecnología

Programar turnos de trabajo con hojas de cálculo y llevar de cabeza todas las reglas a tener en cuenta es complejo y con frecuencia da lugar a conflictos o errores de planificación.

Sin embargo, aplicaciones como Plain te ayudan a planificar, comunicar y gestionar el día a día de los turnos de trabajo de tus trabajadores de forma sencilla y eficaz.

Plain te permite planificar turnos de trabajo con la flexibilidad que necesita tu negocio, incluir todas las reglas e información importante sobre la disponibilidad de tus empleados y obtener planificaciones inmediatas que tu equipo podrá conocer al momento.

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