Control horario en teletrabajo: obligaciones legales y cómo cumplirlas (2026)
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El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a registrar la jornada de cada trabajador, incluidos los que teletrabajan. La ley no distingue entre trabajo presencial y remoto: la hora de inicio y la hora de fin deben quedar registradas cada día, en cualquier formato que garantice la integridad del registro.
El error más frecuente es pensar que el teletrabajo queda fuera del control horario. No es así. La Inspección de Trabajo puede pedir los registros de los empleados remotos con la misma autoridad que los del personal de oficina, y las sanciones son idénticas: entre 626 € y 6.250 € por infracción.
En este artículo explicamos qué exige exactamente la ley, cómo pueden fichar los empleados en remoto, qué métodos son válidos y cuáles no, y qué cambia cuando entre en vigor la nueva ley de fichaje digital obligatorio.
Qué dice la ley sobre el control horario en teletrabajo
RDL 8/2019: la obligación de registro aplica igual en remoto
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a todas las empresas a garantizar el registro diario de la jornada de cada trabajador. El texto no menciona ninguna excepción por modalidad de trabajo: presencial, remoto o híbrido, la obligación es la misma.
Lo que debe quedar registrado cada día:
| Dato | Obligatorio | Observaciones |
| Hora de inicio de jornada | Sí | Momento en que el trabajador comienza a trabajar |
| Hora de fin de jornada | Sí | Momento en que finaliza el trabajo del día |
| Descansos (si superan el cómputo diario) | Recomendado | Obligatorio si el convenio los regula expresamente |
| Incidencias: baja, permiso, festivo | Sí | Para cuadrar el cómputo mensual |
| Lugar de trabajo (presencial/teletrabajo) | No obligatorio, pero recomendado | Facilita auditorías y gestión interna |
RD 28/2020: la Ley de Teletrabajo y su impacto en el registro
El Real Decreto-ley 28/2020 regula el trabajo a distancia en España. Define como teletrabajo la prestación de servicios a distancia con carácter regular y voluntario, cuando represente al menos el 30 % de la jornada en un período de referencia de tres meses.
Este decreto no elimina ni modifica la obligación de registro horario del RDL 8/2019. La refuerza en dos sentidos:
Derecho a la desconexión digital: la empresa no puede exigir disponibilidad fuera del horario registrado. El registro horario es, por tanto, el documento que delimita cuándo empieza y termina el tiempo de trabajo y cuándo comienza el derecho a desconectarse.
Acuerdo de teletrabajo: el acuerdo individual firmado entre empresa y trabajador debe recoger el horario de trabajo y las reglas de disponibilidad. Este acuerdo no sustituye al registro diario: son documentos distintos con funciones distintas.
Nueva ley de fichaje digital 2027: qué cambia para el teletrabajo
El anteproyecto de ley aprobado en septiembre de 2025 prevé que el registro de jornada sea obligatoriamente digital y en tiempo real para todas las empresas. Cuando entre en vigor —previsiblemente en 2027, aunque la fecha puede variar— el registro en papel o en Excel sin validación digital dejará de ser suficiente.
Para los empleados en teletrabajo, esto implica que el fichaje deberá realizarse mediante una herramienta que garantice la trazabilidad y la autenticación del trabajador en el momento del fichaje. Una app móvil o un portal web con login propio cumplirá este requisito; un Excel que el trabajador rellena a final de semana, no.
Cómo pueden fichar los empleados en teletrabajo: métodos válidos y no válidos
La ley no obliga a usar un sistema concreto, pero sí exige que el registro sea fiable, que no pueda modificarse de forma unilateral y que esté disponible para la Inspección de Trabajo durante 4 años. Estos son los métodos más habituales y su valoración:
| Método | Válido legalmente | Ventajas | Limitaciones |
| App móvil | ✓ Sí | Geolocalización opcional, accesible desde cualquier lugar, registro en tiempo real | Requiere smartphone con datos o WiFi |
| Portal web (navegador) | ✓ Sí | Sin instalar nada, accesible desde cualquier dispositivo | Requiere conexión a internet |
| Tablet / quiosco | ✓ Sí (en oficina) | Útil en entornos físicos | No tiene sentido en teletrabajo puro |
| Excel firmado digitalmente | ✓ Sí (con condiciones) | Bajo coste | Sin firma digital válida no garantiza integridad; no cumplirá la nueva ley 2027 |
| Excel sin firma / Word | ✗ Riesgo legal | Ninguna | No garantiza integridad del registro; manipulable |
| Email o mensaje de Slack | ✗ No válido | Ninguna | No tiene formato de registro; no es auditable por Inspección |
| Honor / declaración verbal | ✗ No válido | Ninguna | Sin evidencia documental alguna |
App móvil: el método más práctico para el teletrabajo
Una app de control horario instalada en el móvil del trabajador permite fichar en cualquier momento y desde cualquier lugar, con o sin geolocalización. Es el método más extendido en empresas con equipos remotos o híbridos porque:
— El trabajador no depende de estar en la oficina para registrar su jornada.
— El registro queda guardado en el servidor en tiempo real, con la marca de tiempo del dispositivo.
— Si la empresa lo activa, puede incluir la ubicación del fichaje como dato adicional (siempre con información previa al trabajador y base legal en el artículo 20.3 del ET).
— Los datos son accesibles para el mando intermedio y para Recursos Humanos desde cualquier panel de gestión.
¿Es válido el Excel para registrar la jornada en teletrabajo?
El Excel es válido siempre que se pueda garantizar la integridad del registro: que nadie pueda modificar los datos una vez introducidos sin que quede constancia del cambio. En la práctica, un Excel que el trabajador rellena manualmente y envía por email al manager no cumple esa condición de forma robusta.
La Inspección de Trabajo ha aceptado registros en Excel en procedimientos de verificación, pero exige que exista un procedimiento claro, que los datos sean coherentes y que el registro esté firmado (idealmente con firma electrónica) por el trabajador y el responsable.
Cuando entre en vigor la nueva ley de fichaje digital, el Excel estándar dejará de ser suficiente para la mayoría de empresas.
Cómo gestionar las pausas y descansos en teletrabajo
La ley no obliga a registrar cada descanso breve (ir a por agua, ir al baño). Lo que sí debe quedar reflejado en el registro es el inicio y el fin de la jornada efectiva de trabajo.
La situación más habitual en teletrabajo son las pausas para comer. La normativa general establece que las interrupciones de la jornada que superen los 15 minutos deben descontarse del tiempo de trabajo si así lo establece el convenio colectivo aplicable. Consulta siempre el convenio de tu sector.
| Tipo de pausa | ¿Fichar salida y entrada? | Criterio |
| Pausa para ir al baño o estirar las piernas (5-10 min) | No | No interrumpe la jornada laboral |
| Pausa para comer (30-60 min) | Recomendado | Si el convenio la considera tiempo no trabajado, sí debe reflejarse |
| Interrupción larga (>1 hora, gestión personal) | Sí | Debe descontarse del cómputo diario |
| Baja médica o cita médica a media jornada | Sí (incidencia) | Registrar como incidencia en el sistema |
Consejo práctico: la forma más sencilla de gestionar las pausas largas es registrar la salida y la entrada al reincorporarse. Una app de control horario lo hace en dos toques. Así el cómputo diario es exacto y no hay discusiones a final de mes.
5 errores frecuentes en el control horario del teletrabajo
| Error | Por qué es un problema | Cómo evitarlo |
| Pensar que el teletrabajo está exento del registro | El RDL 8/2019 no hace distinciones: presencial o remoto, el registro es obligatorio | Aplicar el mismo sistema de fichaje que en oficina |
| Usar Excel sin firma y sin procedimiento documentado | Sin integridad del dato, la Inspección puede no aceptarlo como registro válido | Implantar una app o portal web con login propio |
| Registrar solo los días presenciales y olvidar los remotos | El registro debe ser diario y completo; los días en remoto también cuentan | Usar una herramienta única para todos los empleados, independientemente de dónde trabajen |
| No conservar los registros durante 4 años | La ley obliga a tenerlos disponibles para trabajadores, representantes y la Inspección durante 4 años | Asegurarse de que el sistema de registro archive automáticamente los datos |
| No informar al trabajador de los datos que se recogen (geolocalización) | Si se activa la geolocalización del fichaje sin informar, hay infracción de la LOPD además del ET | Incluir en el acuerdo de teletrabajo y en la política de privacidad qué datos se registran y con qué finalidad |
Sanciones por no llevar el control horario en teletrabajo
Las sanciones son las mismas que para el trabajo presencial. La Inspección de Trabajo no distingue modalidades: si un trabajador en teletrabajo no tiene registro de jornada, la empresa incurre en infracción.
| Tipo de infracción | Importe | Supuesto |
| Leve | 70 € – 750 € | Defectos formales sin perjuicio real al trabajador |
| Grave | 751 € – 7.500 € | No llevar el registro de jornada o tenerlo incompleto (art. 7.5 LISOS) |
| Muy grave | 7.501 € – 225.018 € | Conducta reiterada o con perjuicio grave al trabajador |
El importe exacto dentro de cada tramo depende de la gravedad, el número de trabajadores afectados y si hay reincidencia. En empresas medianas y grandes, donde el número de empleados sin registro se multiplica, la sanción puede ser muy significativa.
Además de la sanción económica, la empresa puede enfrentarse a reclamaciones individuales de trabajadores por horas no reconocidas si el registro está incompleto o no existe.
Cómo elegir el software de control horario para empleados en teletrabajo
No todos los sistemas de control horario están igual de adaptados al trabajo remoto. Estos son los criterios que debes valorar:
| Criterio | Por qué importa en teletrabajo |
| App móvil disponible | El trabajador puede fichar desde cualquier lugar, sin depender de estar en la oficina |
| Fichaje desde navegador web | Alternativa sin instalar nada, útil si el trabajador usa ordenador corporativo |
| Geolocalización opcional | Permite verificar la ubicación del fichaje sin ser invasivo (configurable por empresa) |
| Alertas de fichaje olvidado | En teletrabajo es más fácil olvidar registrar — las notificaciones automáticas reducen las incidencias |
| Acceso del manager en tiempo real | El mando intermedio puede ver quién ha fichado y quién no sin necesidad de estar físicamente presente |
| Exportación legal del registro | El sistema debe generar informes descargables válidos para la Inspección de Trabajo |
| Cumplimiento nueva ley 2027 | Verificar que el proveedor ya tiene hoja de ruta para el fichaje digital obligatorio |
Plain es el software de control horario y planificación de turnos diseñado para equipos que combinan presencial y remoto. Los empleados fichan desde la app en un segundo — con o sin geolocalización, según la configuración de la empresa —, los managers ven los registros en tiempo real y el sistema genera automáticamente los informes que exige la Inspección de Trabajo. Descubre cómo funciona el control horario de Plain →
| Con Excel o sistema manual | Con Plain |
| El empleado rellena el registro manualmente, a veces con días de retraso | El empleado ficha desde la app en el momento exacto |
| El manager no sabe quién ha fichado hasta que revisa el archivo | Vista en tiempo real de quién ha fichado y quién no |
| No hay alertas de fichaje olvidado | Notificaciones automáticas al empleado si no ha registrado entrada o salida |
| El Excel puede modificarse sin dejar rastro | Registro con marca de tiempo inalterable, válido para Inspección |
| Geolocalización imposible | Geolocalización del fichaje opcional (configurable) |
| No cumplirá la nueva ley de fichaje digital 2027 | Plain ya prepara la adaptación a la nueva normativa |
Preguntas frecuentes sobre el control horario en teletrabajo
¿Están obligadas las empresas a controlar el horario de los empleados en teletrabajo?
Sí. El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas a registrar la jornada diaria de cada trabajador sin excepción de modalidad. La obligación aplica igual en trabajo presencial, en teletrabajo y en modelos híbridos.
¿Puede la empresa controlar la geolocalización de un trabajador en teletrabajo?
Sí, pero con condiciones. El artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores permite el control mediante medios tecnológicos, pero la empresa debe informar previamente al trabajador de su uso, la finalidad, el alcance y el tiempo de conservación de los datos. Activar la geolocalización sin información previa vulnera la LOPD y puede acarrear sanciones adicionales de la Agencia Española de Protección de Datos.
¿Es válido que el trabajador envíe su horario por email o WhatsApp?
No. El email o el mensaje de mensajería no constituyen un registro de jornada válido a efectos del RDL 8/2019. No garantizan la integridad del dato ni son auditables por la Inspección de Trabajo. Es necesario un sistema que genere un registro con marca de tiempo no modificable.
¿Hay que registrar los descansos cuando se trabaja desde casa?
La ley no obliga a registrar cada pausa breve. Lo que sí debe quedar registrado es el inicio y el fin de la jornada efectiva. Si el trabajador hace una pausa larga (para comer, por ejemplo) y el convenio establece que ese tiempo no computa como trabajo, lo correcto es registrar la salida y la entrada al reincorporarse.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de los empleados en teletrabajo?
Cuatro años, igual que para los empleados presenciales. Los registros deben estar disponibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo durante ese período. El sistema de control horario debe archivar automáticamente los datos sin posibilidad de borrado.
¿Qué pasa cuando entre en vigor la nueva ley de fichaje digital?
El anteproyecto aprobado en septiembre de 2025 prevé que el registro sea obligatoriamente digital y validado en tiempo real. Para los empleados en teletrabajo, esto significa que el fichaje deberá realizarse mediante una herramienta digital con autenticación del trabajador — una app móvil o un portal web con login propio cumplirá el requisito; un Excel manual, no. La fecha prevista de entrada en vigor es 2027, pero puede adelantarse. Es recomendable adaptar el sistema antes.
