Qué son los recursos humanos, qué áreas tiene y cuándo hace falta el departamento

Los recursos humanos son la gestión de las personas que trabajan en una empresa: contratarlas, pagarlas, organizarles el tiempo de trabajo, formarlas y cumplir con lo que la ley obliga respecto a ellas. Esa función existe en todas las empresas. El departamento de recursos humanos, no: en una plantilla de diez personas suele hacerlo el gerente entre otras diez cosas.

Qué son los recursos humanos: la definición y su doble sentido

El término se usa para dos cosas distintas, y de ahí viene buena parte de la confusión:

	Como función	Como departamento
Qué es	Gestionar personas: contratar, pagar, organizar, formar	El equipo que se dedica a ello
¿Existe siempre?	Sí, en toda empresa con empleados	No: depende del tamaño
Quién lo hace	Alguien, aunque no se llame así	Personas con ese puesto

 

Una empresa de ocho personas no tiene departamento de recursos humanos, pero alguien decide a quién se contrata, cuánto cobra y quién libra el sábado. Eso ya es gestión de personas, y suele hacerse sin método hasta que algo se rompe.

Qué hace un departamento de recursos humanos

Área	Qué incluye
Administración de personal	Contratos, altas y bajas, nóminas, cotizaciones, documentación
Tiempo de trabajo	Turnos, vacaciones, ausencias y el registro de jornada
Selección	Publicar ofertas, filtrar, entrevistar, incorporar. Aquí entran los sistemas ATS
Formación y desarrollo	Planes de formación, promociones, evaluación
Relaciones laborales	Convenio, representación de los trabajadores, régimen disciplinario, conflictos
Cumplimiento	Prevención de riesgos, igualdad, protección de datos, registro retributivo
Planificación	Cuántas personas hacen falta y cuándo: previsión de plantilla

 

Las cuatro primeras son las que todo el mundo asocia con RRHH. Las tres últimas son las que se descuidan, y son justo donde están las sanciones y los conflictos caros.

RRHH, RR. HH., RH: qué significa cada forma

Todas son la misma cosa. La sigla viene de «recursos humanos», y como las dos palabras van en plural, la forma correcta duplica las letras: RR. HH., con punto y espacio. Es la misma regla de EE. UU. o de FF. AA.

En la práctica se escribe RRHH casi siempre, sin puntos, y nadie lo considera un error en un contexto profesional. RH es la forma habitual en Latinoamérica. Y si te aparece RR. FF. en un documento, no es una errata de RRHH: son recursos financieros.

Por qué muchas empresas ya no lo llaman recursos humanos

Cada vez más compañías han cambiado el nombre por People, Talent o People & Culture, y los puestos por people manager o HR business partner.

El motivo de fondo es que «recurso» es vocabulario de contabilidad: algo que se asigna y se consume. Pero el cambio de etiqueta no cambia nada por sí solo. Lo que sí cambia el trabajo es dejar de gestionar solo el papeleo y empezar a tomar decisiones sobre cómo se organiza el equipo — algo que se nota antes en el cuadrante y en la rotación que en el organigrama, como explicamos en motivación laboral.

A partir de cuántos empleados hace falta un departamento

No hay ninguna ley que obligue a tener un departamento de recursos humanos. Lo que sí hay son obligaciones que aparecen al cruzar ciertos umbrales de plantilla, y son las que en la práctica marcan cuándo alguien tiene que dedicarse a esto a tiempo completo:

Plantilla	Qué aparece	Norma
Cualquiera	Registro diario de jornada y registro retributivo	art. 34.9 ET · RD 902/2020
De 6 a 10	Puede haber un delegado de personal si la plantilla lo decide por mayoría	art. 62.1 ET
De 11 a 49	Delegados de personal: uno hasta 30 personas, tres de 31 a 49	art. 62.1 ET
50 o más	Comité de empresa y plan de igualdad obligatorio	art. 63.1 ET · art. 45.2 LO 3/2007

 

El salto de las 50 personas es el que cambia la vida de una empresa. Aparecen un comité con el que negociar, un plan de igualdad que elaborar y registrar, y unos plazos que cumplir. Llegar ahí sin nadie dedicado a recursos humanos es la forma habitual de descubrirlo tarde.

Mientras no hay departamento, el trabajo lo hace alguien igualmente. Cómo repartirlo sin montar una estructura está en organizar los recursos humanos en una empresa pequeña.

Lo que hay que cumplir, haya departamento o no

Estas obligaciones no dependen del tamaño ni de que exista un departamento. Si hay empleados, hay que cumplirlas:

Obligación	Qué implica
Registro de jornada	Hora concreta de entrada y salida de cada persona, cada día, conservado 4 años
Registro retributivo	Medias y medianas salariales desglosadas por sexo, en todas las empresas. Ver transparencia salarial
Prevención de riesgos	Evaluación de riesgos y formación, propia o con un servicio ajeno
Convenio aplicable	Saber cuál es y aplicarlo: salarios, jornada, permisos y régimen disciplinario

 

La primera y la segunda se incumplen a diario en empresas pequeñas, casi siempre por desconocimiento. Y las dos son de las que la Inspección comprueba primero, porque se verifican pidiendo un fichero.

Con qué se gestiona todo esto

En plantillas pequeñas, con una hoja de cálculo y una gestoría. Funciona hasta que hay turnos, y entonces deja de funcionar: el cuadrante cambia cada semana, las ausencias se cubren sobre la marcha y el registro de jornada tiene que reflejar lo que pasó de verdad, no lo que estaba planificado.

Ahí es donde se separan las herramientas. Para el papeleo hay software de administración de personal; para el tiempo de trabajo hace falta algo que junte el cuadrante con el fichaje, que es lo que hacen la gestión de turnos y el control horario.

El error más común es comprar la segunda capa antes de tener resuelta la primera, o al revés: llevar diez años con una gestoría impecable y un cuadrante en Excel que nadie sabe leer.

Preguntas frecuentes sobre los recursos humanos

¿Qué son los recursos humanos?
La gestión de las personas que trabajan en una empresa: contratarlas, pagarlas, organizar su tiempo de trabajo, formarlas y cumplir las obligaciones legales que las afectan. El término designa a la vez esa función y al departamento que se ocupa de ella.

¿Qué significa RRHH?
Recursos humanos. La forma correcta de la sigla es RR. HH., con las letras duplicadas por ser palabras en plural, aunque en la práctica se escribe RRHH. En Latinoamérica es más habitual RH.

¿Qué hace el departamento de recursos humanos?
Administración de personal, tiempo de trabajo, selección, formación, relaciones laborales, cumplimiento normativo y planificación de plantilla. En empresas pequeñas esas siete áreas las lleva una sola persona a tiempo parcial.

¿A partir de cuántos empleados hace falta un departamento de RRHH?
Ninguna ley lo exige. Lo que sí aparece con la plantilla son obligaciones: delegados de personal a partir de once trabajadores, y comité de empresa y plan de igualdad a partir de cincuenta.

¿Cuáles son las áreas de recursos humanos?
Administración de personal, tiempo de trabajo, selección, formación y desarrollo, relaciones laborales, cumplimiento y planificación de plantilla. Las tres últimas son las que suelen descuidarse.

¿Por qué ahora se llama People o Talent?
Porque «recurso» es vocabulario de contabilidad y describe mal a las personas. El cambio de nombre no cambia el trabajo por sí solo: lo que lo cambia es pasar de tramitar papeleo a decidir cómo se organiza el equipo.

¿Qué diferencia hay entre recursos humanos y administración de personal?
La administración de personal es una de las áreas de recursos humanos, la del papeleo: contratos, nóminas y cotizaciones. Recursos humanos incluye además selección, formación, relaciones laborales y planificación.