Ausgabenverwaltung für Unternehmen — kein Papierkram, kein Zeitverlust

Ausgabenverwaltung ist der Prozess der Erfassung, Freigabe und Erstattung von Ausgaben, die Mitarbeiter im Namen des Unternehmens tätigen. Software wie Plain zentralisiert den gesamten Ablauf: der Mitarbeiter lädt den Beleg vom Handy hoch, der Manager genehmigt ihn und die Daten gelangen ohne manuelle Exporte in Lohnbuchhaltung und Buchhaltung.

Der Mitarbeiter fotografiert den Beleg oder die Rechnung mit der Handykamera und Plain extrahiert automatisch die relevanten Daten: Betrag, Datum, Lieferant und Kategorie. Ohne manuelle Eingabe. Die Ausgabe ist in Sekunden erfasst und zur Überprüfung bereit.

Ja. Plain ermöglicht die Konfiguration von Höchstbeträgen nach Kategorie — Tagesspesen, Reise, Unterkunft oder Repräsentation — und deren Zuweisung an bestimmte Mitarbeiter oder Teams. Das System warnt automatisch, wenn eine Ausgabe das festgelegte Limit erreicht oder überschreitet.

Die Gruppierung erlaubt es, mehrere Ausgaben unter einem Konzept zu bündeln, wie Dienstreise Berlin oder Messe Hamburg. Alle zugehörigen Belege — Transport, Hotel, Spesen — sind verknüpft und erleichtern so die Überprüfung durch Manager und die Kostenzuordnung, ohne Ausgabe für Ausgabe suchen zu müssen.

Plain pflegt ein Lieferantenverzeichnis mit Steuernummer, Firmenname und Kontaktdaten. Beim Erfassen einer Ausgabe ist der Lieferant bereits mit vollständigen Steuerdaten identifiziert, sodass Informationen direkt ins ERP exportiert werden können — ohne manuelle Nachbearbeitung oder Validierungsfehler.

Plain ist für Unternehmen mit 10 bis 500 Mitarbeitern konzipiert, die Tabellen und E-Mails für die Verwaltung von Belegen, Spesen und Erstattungen hinter sich lassen wollen. Es funktioniert besonders gut in Branchen mit mobilen Mitarbeitern: Handel, Gastronomie, Logistik und Dienstleistungen.