Facility Services und Hilfsdienste

Jeder Mitarbeiter im richtigen Gebäude. Keine unbesetzte Stelle.

Schichtplanungs-Software für Facility Services, die qualifiziertes Personal automatisch jedem Kunden zuweist, Anwesenheit per Geolokalisierung erfasst und exakte Daten für die Abrechnung generiert.

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Planung nach Kunde/Gebäude Geolokalisierung Arbeitsschutz-Zertifizierungen Genaue Zeiterfassung Mobile App
Planung nach Standort

Die richtige Person, im richtigen Gebäude, zur genauen Zeit

Im Facility Services hat jeder Kunde seine eigenen Anforderungen: Zertifizierungen, Protokolle, feste Arbeitszeiten. Plain weist automatisch die Mitarbeiter zu, die die Vertragsanforderungen erfüllen und im jeweiligen Zeitfenster verfügbar sind.

  • Zuweisung nach Kundenstandort
  • Validierung der vertraglich geforderten Zertifizierungen
  • Verwaltung von Routen und mehreren Standorten
  • Warnmeldung wenn ein Dienst unbesetzt bleibt
Schichtplanung für Facility Services — Plain
Qualifikationen und Zertifizierungen

Nur wer die Kundenanforderungen erfüllt, erhält die Schicht

Jeder Servicevertrag kann Arbeitsschutz-Zertifikate, Führerschein, spezifische Schulungen oder Sicherheitsakkreditierungen erfordern. Plain prüft automatisch, ob der zugewiesene Mitarbeiter diese vor Schichtbestätigung besitzt und sie noch gültig sind.

  • Zertifizierungen und Akkreditierungen pro Mitarbeiter
  • Automatische Validierung nach Vertrag
  • Warnmeldung bei bald ablaufenden Zertifizierungen
  • Schulungshistorie
Profil · Jordi Mas Aktiv
Gültige Zertifizierungen
Arbeitsschutz-Zertifikat ✓ Gültig
Führerschein ✓ Gültig
Schulung Krankenhausreinigung ✓ Gültig
Sicherheitsbereichszugang ✗ Ausstehend
Arbeitsschutz Basis ⚠ Läuft in 30 Tagen ab
Zeiterfassung und Abrechnung

Echte Stunden pro Kunde. Abrechnung ohne Diskussionen.

Der Mitarbeiter stempelt beim Betreten des Kundengebäudes per Geolokalisierung. Plain erfasst exakt die in jedem Vertrag geleisteten Stunden und erstellt den Anwesenheitsbericht für die monatliche Abrechnung.

  • Geolokalisierung mit konfigurierbarem Radius pro Gebäude
  • Stundenerfassung nach Kunde und Vertrag
  • Export des Anwesenheitsberichts für die Abrechnung
  • Unveränderliches Protokoll für Prüfungen
Geolokalisierte Stempelung Aktiv
Stempelung heute · 08:01
Torre Glòries · Vertrag A
✓ Innerhalb des erlaubten Bereichs
Stundenübersicht nach Vertrag
Vertrag A — Torre Glòries 168h
Vertrag B — Diagonal-Gebäude 52h
Vertrag C — Nordkrankenhaus 204h
Abrechnungsbericht exportieren
App für Mitarbeiter

Der Mitarbeiter weiß, wo er hin muss und wann. Ohne Anrufe.

Jeder Mitarbeiter sieht in der App seinen Arbeitsort für den Tag, den zugewiesenen Kunden, das Zugangsprotokoll und die Kollegen in der Schicht. Stempeln bei Ankunft, Vorfälle melden und Wechsel beantragen — ohne in der Zentrale anzurufen.

  • Adresse und Zugangsprotokoll pro Schicht
  • Stempelung bei Ankunft mit einem Tippen
  • Zugewiesene Kollegen sichtbar
  • Vorfallmeldung an die Einsatzleitung
App Plain · Jordi Mas Im Dienst
Deine Schicht heute
08:00 — 16:00
Torre Glòries · Reinigung Gemeinschaftsbereiche
Gestempelt ✓
Einstempel 07:58
Zugangsprotokoll
Ebene B — Besucherparkplatz. Code: 7821
Kollegen in der Schicht
Anna P. Marc V.
Urlaub und Koordinationsdokumentation

Teamverwaltung und Koordinationsdokumentation zentral

Urlaub des Teams und Koordinationsdokumentation in einem einzigen System — ohne physische Ordner und verstreute E-Mails.

Urlaub und Abwesenheiten
Mit automatisch vorgeschlagenem Ersatz
  • Antrag per App, 2 Genehmigungsebenen
  • Stundenweise Abwesenheiten (Arzt, Behördengänge)
  • Automatisch vorgeschlagener Ersatz mit gültigen Zertifizierungen
  • Kundenabdeckung vor Genehmigung geprüft
Dokumente und Koordination
Pro Mitarbeiter und pro Kunde
  • Koordinationsdokumentation nach Kunde organisiert
  • Zertifikate pro Mitarbeiter und Vertrag
  • Warnmeldungen bei ablaufenden Dokumenten
  • Kundenzugang zu ihrer spezifischen Dokumentation
Verwaltung · FacilServ GmbH 3 Warnmeldungen
Urlaubsantrag
JM
Jordi Mas — Urlaub
1. Aug – 7. Aug · 5 Tage · Torre Glòries
Vorgeschlagener Ersatz: Anna P. (Arbeitsschutz ✓, Zugang ✓)
Kundenabdeckung geprüft ✓ OK
Koordinations-Warnmeldungen
Arbeitsschutz Basis — Jordi Mas
Läuft in 30 Tagen ab · Torre Glòries
Risikobewertung — Nordkrankenhaus
Läuft ab am 15. Aug. 2026
18
verfügb. Tage
3
Verträge
2
Koordinations-Warnungen
Dokumentenverwaltung

Koordination, Arbeitsschutz, Verträge und Lohnabrechnungen. Alles zentral.

Alle Mitarbeiterdokumente und die Koordination der Unternehmensaktivitäten — von jedem Gerät aus zugänglich, ohne Bürokratie.

Verträge, Arbeitsschutz-Zertifikate und Führerschein pro Mitarbeiter

Organisiere Vertrag, Arbeitsschutz-Zertifikate, Führerschein und Koordinationsdokumentation jedes Mitarbeiters. HR verwaltet im Dashboard, der Mitarbeiter greift per App zu.

  • Arbeitsschutz-Zertifikate und Akkreditierungen pro Mitarbeiter
  • Mitarbeiter laden Ausweis, Führerschein und Zertifikate hoch
  • Zugriff über Web und mobile App
Dokumente · Jordi Mas
Unbefristeter Vertrag.pdfAnsehen
Arbeitsschutz-Zertifikat.pdfAnsehen
Führerschein Klasse B.jpgAnsehen
+ Dokument hochladen

Funktionen

Alles, was Plain für Facility Services bietet

KI & Planung
Dienstplan nach Kunde · Zuweisung nach Standort · +200 Einschränkungen · Abdeckung garantiert
Zertifizierungen
Validierung nach Vertrag · Ablaufwarnungen · Schulungshistorie · Zonenzugang
Zeiterfassung
Geolokalisierung nach Gebäude · Stempelung App · Stunden nach Kunde · Prüfungsberichte
Abrechnung
Stunden nach Vertrag · Export Anwesenheitsbericht · Lohnvariablen · Lohnabrechnungsexport
Urlaub und Abwesenheiten
Antrag per App · 2 Genehmigungsebenen · Stundenweise Abwesenheiten · Ersatz vorgeschlagen
Dokumentenverwaltung
Koordinationsdok. nach Kunde · Mitarbeiterordner · Arbeitsschutz und Zertifikate · Signatur Signaturit

Häufig gestellte Fragen

Kann Plain Mitarbeiter an verschiedene Kunden am selben Arbeitstag zuweisen?

Ja. Plain verwaltet Routen und Multi-Standort-Schichten innerhalb desselben Arbeitstags. Du kannst konfigurieren, dass ein Mitarbeiter an zwei verschiedenen Gebäuden am selben Tag arbeitet — das System erfasst die Stunden für jeden Vertrag separat, mit Geolokalisierung an jedem Servicepunkt.

Wie werden Arbeitsschutz-Zertifizierungen vor der Schichtzuweisung geprüft?

Jeder Servicevertrag kann eigene Zertifizierungsanforderungen haben. Plain prüft automatisch, ob der zugewiesene Mitarbeiter alle gültigen Zertifizierungen besitzt, bevor die Schicht bestätigt wird. Fehlt eine oder ist sie abgelaufen, blockiert das System die Zuweisung und benachrichtigt die Verantwortlichen, einen geeigneten Ersatz zu finden.

Kann ich die pro Kunde geleisteten Stunden für die Abrechnung exportieren?

Ja. Plain erstellt automatisch einen detaillierten Anwesenheitsbericht pro Kunde, mit den per Geolokalisierung erfassten genauen Stunden. Der Bericht kann als PDF oder Excel exportiert werden und ist für die monatliche Abrechnung oder Kundenprüfungen bereit.

Funktioniert die Geolokalisierung in Gebäudeinnenräumen?

Die Geolokalisierung von Plain nutzt das GPS des Mobilgeräts und funktioniert im Außen- und Innenbereich bei guter Signalstärke. Bei Gebäuden mit schwachem GPS-Signal bietet Plain auch die Möglichkeit der Stempelung per QR-Code oder PIN am Empfangstablet des Kunden — für eine präzise Erfassung unabhängig vom GPS-Signal.

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