Künstliche Intelligenz

KI-Software für Schichtverwaltung und Schichtplanung

Geben Sie die Verfügbarkeiten Ihres Teams und Ihren Betriebsbedarf ein. Plain analysiert über 200 Einschränkungen — Tarifvertrag, Ruhezeiten, Präferenzen, historischer Bedarf — und erstellt automatisch den effizientesten Dienstplan. Keine Fehler, keine Lücken, keine Last-Minute-Improvisation.

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Keine unbesetzten Lücken Respektiert Tarifverträge und Regeln Dienstplan in Sekunden fertig HR frei für wertschöpfende Aufgaben

Ab 2,50 €/Mitarbeiter/Monat · Ohne Mindestlaufzeit · iOS- und Android-App inklusive

Generative KI für die Schichtplanung

Dienstplan in <30 Sekunden

So funktioniert es

Wie die automatische KI-Schichtplanung funktioniert

Plain benötigt nur zwei Dinge, um den optimalen Dienstplan für Ihr Team zu erstellen.

Die Verfügbarkeit Ihres Teams

Legen Sie fest, an welchen Tagen und in welchen Zeitfenstern jede Person arbeiten kann. Plain berücksichtigt Verträge, Teilzeitstunden und individuelle Präferenzen.

Alex López

Mo–Fr · 9–17 Uhr

Lidia Camacho

Di–Sa · 10–18 Uhr

Rodrigo Sales

Mo–Do · 8–16 Uhr

IA Plain

Ihr operativer Bedarf

Legen Sie fest, wie viele Personen Sie pro Schicht, in welcher Funktion und an welchem Standort benötigen. Plain deckt jedes Zeitfenster mit der effizientesten Kombination ab.

Frühschicht

3 Personen · Kassierer

Spätschicht

2 Personen · Kundendienst

Nachtschicht

1 Person · Sicherheit

Optimaler Dienstplan in weniger als 1 Sekunde fertig Ohne Konflikte, ohne Lücken, unter Einhaltung von Tarifverträgen und Präferenzen jeder Person.

Die Schichtverwaltungssoftware, die den Dienstplan für Sie erstellt

Manche Software schlägt Optionen vor. Manche warnt vor Konflikten. Plain macht etwas anderes: Geben Sie Ihre Regeln einmal ein und der Algorithmus erstellt den vollständigen Dienstplan — den optimalen aus Millionen möglicher Kombinationen — in weniger als einer Sekunde.

Kein Assistent. Der Planer.

Manuelle Planung Assistierte Software Plain mit KI

Zeit pro Dienstplan 3–8 Stunden 1–3 Stunden < 1 Sekunde

Abdeckungsfehler Häufig Reduziert Eliminiert

Angewandte Einschränkungen Die, die Sie erinnern Die, die Sie manuell konfigurieren 200+ automatisch

Bedarfsprognose Nein Teilweise Ja, mit historischen Daten

Last-Minute-Änderungen Manuell Halbmanuell Automatische Neuberechnung

Erweiterte Konfiguration

Über 200 konfigurierbare Einschränkungen: Tarifvertrag, Ruhezeiten und Bedarf

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Regeln. Plain ermöglicht es, alle die Planung betreffenden Bedingungen im Detail zu konfigurieren, von Tarifverträgen bis hin zu individuellen Präferenzen. Die KI respektiert sie alle bei der Erstellung jedes Dienstplans.

+200 konfigurierbare Einschränkungen

Arbeitszeit und -stunden

Maximale Wochenstunden Mindeststunden pro Schicht Maximale Schichtdauer Vertraglich vereinbarte Jahresstunden Ergänzungsstunden Arbeitszeitkonto

Ruhe und Erholung

Mindestruhezeit zwischen Schichten Obligatorische wöchentliche Ruhezeit Maximale aufeinanderfolgende Tage Ausgleichsruhe Minimale Ruhedauer

Feiertage und Verfügbarkeit

Nationale und lokale Feiertage Persönliche Feiertage Verfügbarkeit nach Zeitfenster Mitarbeiterpräferenzen Datumssperren

Bedarfsprognose

Bedarfsprognose für datenbasierte Schichtdimensionierung

Die Prognose von Plain verwendet historische Aktivitätsdaten, Umsatz und operative Muster, um zu antizipieren, wie viele Personen Sie in jeder Schicht und in jedem Zeitfenster des Tages benötigen.

Anhand von Variablen wie Kundenvolumen, Nachfragespitzen, Durchschnittstickets oder zeitbasiertem Verhalten berechnet Plain Personalbedarfsszenarien und integriert diese Prognose direkt in die Planung. HR und Operations hören auf, nach Gefühl zu schätzen.

Die Informationen werden visuell und verständlich präsentiert, wodurch Anpassungen erleichtert werden, bevor operativer Druck entsteht: Verstärkung dort, wo sie gebraucht wird, Kostenkontrolle dort, wo sie nicht gebraucht wird.

Nachfragespitzen und -täler im Voraus antizipieren

Verstärken Sie dort, wo es nötig ist, kontrollieren Sie die Kosten dort, wo es nicht nötig ist

Von reaktiver Planung zur kriteriengeleiteten und vorausschauenden Entscheidung

Operativer Bedarf

Kontrolle des operativen Bedarfs nach Funktion und Standort

Wenn der Bedarf je nach Funktion, Arbeitslinien oder Standorten variiert, wird die Planung fragil und schwer skalierbar. Plain ermöglicht HR, klar zu definieren, welche Profile benötigt werden, in welcher Menge und an welchem Standort, damit der Plan die operative Realität widerspiegelt.

Der operative Bedarf wird nach Funktion und Standort verwaltet — Produktionslinien, Filialen, Dienstleistungen oder spezifische Bereiche — und die KI berücksichtigt diesen automatisch bei der Erstellung der Schichten. Dies vermeidet übliche Fehlzuordnungen wie überdimensionierte Teams an einem Standort und Mängel an einem anderen.

Das Ergebnis ist ein auf die reale Operation abgestimmter Dienstplan, der die Abdeckung dort garantiert, wo sie gebraucht wird, und HR einen klaren, kontrollierten Überblick über das Gesamtbild gibt, auch in verteilten Umgebungen.

Bedarf nach Schicht und Standort

Funktion Filiale Mitte Filiale Nord Lager

Kassierer/in 3 2 —

Kundendienst 2 1 —

Logistikmitarbeiter — — 4

Aufsicht 1 1 1

Die KI respektiert diese Anforderungen in jedem erstellten Dienstplan

Planungsansichten

Mehrere Schichtansichten für klare Entscheidungen

Wenn die Planung komplex wird, besteht das Problem nicht nur darin, Schichten zu erstellen, sondern sie zu verstehen. Plain bietet mehrere Planungsansichten, damit HR die Abdeckung nach Funktion, Standort oder Zeitfenstern analysieren kann, ohne Arbeit zu duplizieren oder den Kontext zu verlieren.

Die Ansichten nach Funktion und Standort ermöglichen es, Fehlzuordnungen zwischen Bedarf und zugewiesenem Personal schnell zu erkennen, während die Stundenansicht mit 15-Minuten-Detail eine echte Sichtbarkeit auf Spitzen, Überlappungen und Lücken bietet, die oft unbemerkt bleiben.

Das Ergebnis ist eine präzisere und umsetzbarere Planung, die es ermöglicht, Schichten mit Bedacht anzupassen, Probleme zu antizipieren und die operative Kontrolle auch in komplexen Umgebungen aufrechtzuerhalten.

Funktionsansicht Standortansicht Stundenansicht · 15 Min. Wochen- / Monatsansicht

Zeiterfassung

Zeiterfassung integriert
mit der Schichtplanung

Wenn Planung und Zeiterfassung getrennt laufen, verliert HR die Übersicht und schwer zu rechtfertigende Abweichungen treten auf. Plain integriert die Zeiterfassung direkt in die Planung, um sicherzustellen, dass Geplantes und Gearbeitetes vom ersten Tag an übereinstimmen.

Stempeluhr verbunden mit der Schicht

Das System umfasst Stempeluhren, Geolokalisierung und automatische Warnungen bei Verstößen oder Abweichungen von der zugewiesenen Schicht. Erkennt Vorfälle in Echtzeit, ohne manuelle Überprüfungen oder nachträgliche Kontrollen.

Echtzeit-Warnungen und -Erkennung

Plain erkennt automatisch, wenn ein Mitarbeiter außerhalb des autorisierten Standorts, verspätet oder gar nicht stempelt. Warnungen erreichen den Verantwortlichen, ohne dass er manuell prüfen muss, und ermöglichen ein Handeln, bevor der Vorfall eskaliert.

Berichte für die Arbeitsbehörde

Plain generiert automatisch die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeitaufzeichnungen mit vollständiger Nachverfolgbarkeit jeder Änderung. Das Ergebnis: garantierte Rechtskonformität und keine rechtlichen Überraschungen für HR.

Zeiterfassung im Detail ansehen

Lohnbuchhaltung und Integrationen

Lohnbuchhaltungsvariablen und reibungslose Integrationen für HR

Einer der größten Reibungspunkte bei der Schichtverwaltung ist, wenn der Plan nicht mit der Lohnbuchhaltung übereinstimmt. Falsch berechnete Überstunden, Zulagen oder Feiertage erzeugen letztendlich Fehler, Nacharbeit und interne Konflikte. Plain verbindet die Schichtplanung mit den tatsächlichen Lohnbuchhaltungsvariablen, um Fehlzuordnungen an der Quelle zu vermeiden.

Die KI von Plain berücksichtigt Konzepte wie geleistete Stunden, Nachtarbeit, Feiertage oder Überstunden und bereitet sie für die direkte Integration in HR- und Lohnbuchhaltungssysteme vor. Ohne manuelle Exporte oder spätere Korrekturen.

Was geplant und was bezahlt wird, stimmt immer überein.

Automatisch berechnete Variablen

Überstunden Nachtzuschlag Feiertage Schichtzulagen Ergänzungsstunden Arbeitszeitkonto Ausgleichsruhe

Native Integration mit

SAP HCM

Grupo Castilla

Intrho

a3nom

Meta4

Sage HR

Digitale Signatur

Signaturit-Integration zur Formalisierung von Vereinbarungen ohne Betriebsunterbrechung

Wenn die Planung vertragliche Änderungen oder formale Genehmigungen beinhaltet, integriert sich Plain mit Signaturit, damit Dokumente innerhalb desselben HR-Workflows digital versendet und unterzeichnet werden können — ohne Drucken, ohne Unterschriften hinterherzulaufen und ohne Betriebsunterbrechung.

HR erstellt das Dokument Anhang, Änderung der Bedingungen oder Arbeitsvereinbarung, aus Plain

Automatischer Versand an den Mitarbeiter Der Mitarbeiter erhält den Link per E-Mail oder SMS zum Unterzeichnen

In Sekunden unterzeichnet, von jedem Gerät aus Elektronische Unterschrift mit voller Rechtsgültigkeit, ohne Installation

Dokument unterzeichnet, nachverfolgt und archiviert Zeitstempel, rechtliche Prüfspur und vollständige Nachverfolgbarkeit

Alles, was Sie zur Verwaltung Ihres Teams benötigen

20 Funktionen, damit HR besser, schneller und fehlerfrei planen kann.

Funktion Beschreibung

KI-Planung Erstellt automatisch optimale Dienstpläne basierend auf Verfügbarkeiten und betrieblichen Anforderungen

Bedarfsprognose Antizipiert den Personalbedarf anhand historischer Aktivitätsdaten und operativer Muster

Bedarf nach Funktion und Standort Definiert Abdeckungen nach Profil, Menge und Standort, damit die KI mit operativer Präzision plant

+200 konfigurierbare Einschränkungen Maximale Stunden, Mindestruhezeiten, aufeinanderfolgende Tage, Feiertage, individuelle Präferenzen und mehr

Integrierte Zeiterfassung Stempeluhr verbunden mit der Planung: erkennt Abweichungen in Echtzeit und generiert rechtskonforme Berichte

Geolokalisierte Zeiterfassung Mitarbeiter stempeln über die App mit Standortverifizierung, um die tatsächliche Anwesenheit zu bestätigen

Berichte für die Arbeitsbehörde Arbeitszeitaufzeichnungen mit vollständiger Nachverfolgbarkeit, automatisch generiert und rechtskonform

Mehrere Planungsansichten Ansichten nach Funktion, Standort, Stunde (15 Min.), Woche und Monat für klare Analysen

Mitarbeiter-App (iOS und Android) Mitarbeiter sehen ihre Schichten, stempeln, beantragen Wechsel und erhalten Benachrichtigungen vom Handy

Schichttausch zwischen Mitarbeitern Mitarbeiter können Tausche untereinander beantragen; HR genehmigt oder delegiert direkt aus der App

Automatische Lohnvariablen Berechnet Überstunden, Nachtzuschläge, Feiertage, Zulagen und Arbeitszeitkonto ohne manuelle Exporte

Lohnbuchhaltungsintegration Nativ verbunden mit SAP HCM, Grupo Castilla, Intrho, a3nom, Meta4 und Sage HR

Digitale Signatur mit Signaturit Formalisiert Arbeitsvereinbarungen mit rechtsgültiger elektronischer Unterschrift direkt aus Plain

Echtzeit-Warnungen Automatische Benachrichtigungen bei Abweichungen, unbesetzten Lücken und Stempeln außerhalb der Schicht

Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung Anfragen, Genehmigungen und Abwesenheitskalender integriert in die Schichtplanung

AILA — KI-Copilot Konversationeller KI-Assistent, der Fragen beantwortet, Planungen vorschlägt und Abweichungen erklärt

Mehrere Unternehmen und Standorte Verwaltet mehrere Unternehmen oder Standorte aus einem einzigen Konto mit unabhängigen Daten und Berechtigungen

Granulare Rollen und Berechtigungen Legen Sie fest, was jeder Benutzer sehen und tun kann: Manager, HR, Supervisor oder Mitarbeiter

Offene API Integrieren Sie Plain mit Ihren eigenen Systemen über eine dokumentierte REST-API und Echtzeit-Webhooks

Vollständige Nachverfolgbarkeit Prüfprotokoll jeder Änderung in Planung, Zeiterfassung und Dokumenten mit Zeitstempel

Häufige Fragen

Was ist eine Schichtplanungssoftware?

Eine Schichtplanungssoftware ist ein digitales Werkzeug, das die Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen automatisiert. Sie ersetzt Excel und manuelle Prozesse: Der Verantwortliche definiert Abdeckungsbedarf, Tarifvertragseinschränkungen und die Verfügbarkeit des Teams, und die Software erstellt den optimierten Dienstplan. Die fortschrittlichsten, wie Plain, nutzen künstliche Intelligenz, um die optimale Kombination aus Millionen von Möglichkeiten in Sekunden zu finden.

Was ist der Unterschied zwischen der Schichtverwaltung mit Excel und mit KI-Software?

Mit Excel baut der Verantwortliche den Dienstplan manuell auf: prüft Verfügbarkeiten, vermeidet Konflikte und füllt Abdeckungslücken einzeln. Der Prozess kann 3–8 Stunden pro Dienstplan dauern. Mit KI-Software wie Plain geben Sie die Regeln einmal ein und der Algorithmus erstellt den vollständigen Dienstplan in weniger als einer Sekunde, indem er automatisch über 200 Einschränkungen anwendet.

Wie funktioniert die automatische KI-Schichtplanung?

Plain benötigt zwei Eingaben: die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds und den Betriebsbedarf. Mit diesen Daten bewertet der KI-Algorithmus alle möglichen Kombinationen unter Einhaltung von über 200 konfigurierbaren Einschränkungen und erstellt den optimalen Dienstplan in weniger als einer Sekunde. Wenn sich die Bedingungen ändern, berechnet Plain automatisch neu.

Für welche Branchen ist Plain geeignet?

Plain ist für jedes Unternehmen konzipiert, das Schichtteams verwaltet: Einzelhandel und Supermärkte, Gastronomie und Hotellerie, Gesundheitswesen und Pflegeheime, Industrie und Logistik, Facility Services und Sicherheit. Es funktioniert von Teams mit 10 Personen bis hin zu Organisationen mit mehreren Standorten und Hunderten von Mitarbeitern.

Wie viel Zeit spart Plain bei der Schichtverwaltung?

Plain-Kunden reduzieren die Zeit für die Schichtplanung um durchschnittlich 40 %. Die größten Einsparungen entstehen bei komplexen Dienstplänen: Teams mit rotierenden Schichten, mehreren Standorten oder hoher Nachfrageschwankung.

Welche Einschränkungen kann Plain konfigurieren?

Plain ermöglicht die Konfiguration von über 200 Einschränkungen: maximale Tages- und Wochenstunden, jährliche Vertragsarbeitszeit, Mindestruhezeit zwischen Schichten, obligatorische Wochenruhezeit, maximale aufeinanderfolgende Tage, nationale und lokale Feiertage, Verfügbarkeit nach Zeitslot, Mitarbeiterpräferenzen und funktions- oder standortspezifische Einschränkungen.

Hilft Plain bei der Einhaltung von Tarifverträgen und Arbeitsrecht?

Ja. Die konfigurierbaren Einschränkungen von Plain umfassen die Parameter, die das Arbeitszeitgesetz und Tarifverträge verlangen: Mindestruhezeit zwischen Schichten (§5 ArbZG: 11 Stunden), wöchentliche Ruhezeit, Überstundengrenzen und Feiertagsschutz. Der erstellte Dienstplan kann nicht veröffentlicht werden, wenn er eine konfigurierte Einschränkung verletzt.

Kann Plain mit Lohnabrechnungssoftware integriert werden?

Ja. Plain integriert sich nativ mit führenden Lohnabrechnungssystemen: SAP HCM, Grupo Castilla, Intrho, a3nom, Meta4 und Sage HR. Geleistete Stunden — einschließlich Überstunden, Nachtzuschläge, Feiertage und Schichtzulagen — werden automatisch berechnet und in das Lohnabrechnungssystem exportiert, wodurch manuelle Dateneingabe und Übertragungsfehler entfallen.